Rechnungsstellung und MWST-Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten

In der integrierten Fakturierung werden die Rechnungen im selben Buchhaltungsdokument erstellt und verbucht.

Bei der Verbuchung auf vereinnahmter Basis müssen die Rechnungen erst zum Zeitpunkt des Zahlungseingangs erfasst werden.

Für die Verwaltung von Rechnungen nach vereinnahmtem Entgelt müssen die Kundenkonten im Kontenplan mit der Profitstelle KS3 (Postenbuch) eingerichtet werden.

• Alle Kundenkonten müssen vollständig ausgefüllt sein (Name, Vorname bzw. Firmenname, Adresse), da das Programm diese Angaben beim Erstellen der Rechnung automatisch für den Rechnungskopf verwendet.

Es können sowohl Rechnungen mit MWST als auch Rechnungen ohne MWST erstellt und verbucht werden.

Rechnung mit MWST-Verwaltung nach vereinnahmten Entgelten

Bei der MWST-Verwaltung nach vereinnahmten Entgelten wird die Rechnung erstellt und dem Kunden übermittelt, verbucht wird sie jedoch erst mit dem Zahlungseingang.

Zur Erstellung der Rechnung werden die zu fakturierenden Positionen wie folgt erfasst – unter Verwendung der Profitstelle KS3 des jeweiligen Kunden:

• In der Spalte Datum und Beleg tragen Sie das Rechnungsdatum und ggf. eine Belegnummer ein.
• In der Spalte Rechnung geben Sie die Rechnungsnummer ein.
• In der Spalte Beschreibung erfassen Sie die zu verrechnenden Positionen, die auf der Kundenrechnung erscheinen sollen.
• Die Spalten Soll und Haben bleiben leer, da die Buchung erst beim Zahlungseingang erfolgt.
• In der Spalte Betrag wird der Bruttobetrag eingetragen.
• In der Spalte KS3 tragen Sie das Kundenkonto als Profitstelle KS3 ein.

Rechnungen auf Basis vereinnahmter Entgelte und MWST nach vereinnahmter Methode

Bei der MWST-Verwaltung mit vereinnahmtem Entgelt sieht Banana Buchhaltung vor, den MWST-Code erst beim Zahlungseingang zusammen mit dem Ertrag zu erfassen.

Da die Erträge erst bei Zahlungseingang erfasst werden, wird der MWST-Code im System der vereinnahmten Versteuerung ebenfalls erst zum Zeitpunkt des Zahlungseingangs eingetragen.

Die Rechnungsdaten werden in der Tabelle Buchungen erfasst. Für jede neue Rechnung ist eine zusätzliche Rechnungszeile hinzuzufügen und wie folgt vorzugehen:

• Datum: Das Buchungsdatum angeben.
• Rechnung: Die Rechnungsnummer erfassen.
  • Bei Schweizer QR mit IBAN-Konto gilt:
    • Die Rechnungsnummer darf nur Zahlen oder Buchstaben enthalten –  keine Leerzeichen, Trennzeichen oder Sonderzeichen.
    • Die Rechnungsnummer darf höchstens 7 alphanumerische Zeichen enthalten.
  • Bei Schweizer QR mit QR-IBAN gilt:
    • Die Rechnungsnummer darf nur Zahlen enthalten – keine Leerzeichen, Trennzeichen oder Sonderzeichen.
    • Die maximale Länge der Rechnungsnummer beträgt 7 Zeichen.
  • Wird der Schweizer QR nicht verwendet, kann die Rechnungsnummer frei definiert werden.
  • Die Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden und muss über mehrere Geschäftsjahre hinweg eindeutig sein.
    Die Verwendung derselben Rechnungsnummer in mehreren Jahren würde vom System als ein einziges Dokument betrachtet werden.
    Um doppelte Rechnungsnummern zu vermeiden, empfiehlt es sich, das Jahr oder eine andere eindeutige Kennung hinzuzufügen, um die Rechnungen klar von denen der Vorjahre zu unterscheiden (z.B. 1234524,1234525).
• Beschreibung: Den Text (Produkte, Dienstleistungen, Beratungen ...), der auf der Kundenrechnung erscheinen soll, angeben.
• KtSoll (Soll-Konto): Die Spalte Soll bleibt leer.
• KtHaben (Haben-Konto): Die Spalte Haben bleibt leer.
• Betrag: Den Rechnungsbetrag inkl. MWST (Bruttobetrag) eingeben.
• MWSTUSt-Code: Bei Mehrwertsteuerpflicht ist der MWST-Code für den Verkauf in derselben Zeile in eckigen Klammern einzugeben (z.B. [V81]). Siehe Rechnungen ausdrucken und MWST verwalten.
  Durch die Eingabe des MWST-Codes in eckigen Klammern wird der MWST-Betrag auf der Rechnung ausgewiesen, ohne sofort verbucht zu werden. Die Verbuchung erfolgt erst beim Zahlungseingang (bei Einnahmen).