Émission de la facture et TVA sur l'encaissement

Dans la facturation intégrée, les factures sont créées et enregistrées dans le même fichier. En ce qui concerne la comptabilisation à l’encaissement, les factures doivent être enregistrées au moment de leur encaissement.

Dans la gestion des factures à l’encaissement, il est nécessaire de configurer le sous-compte clients dans le tableau Comptes, via le Centre de profit CC3.

• Tous les comptes clients doivent contenir des données complètes (nom, prénom ou raison sociale, adresse), car au moment de la création de la facture, le programme les utilise pour l’en-tête de la facture destinée au client.

Il est possible de créer et comptabiliser des factures avec ou sans TVA.

Facture à l’encaissement

Dans le système à l’encaissement, la facture est créée pour être envoyée au client, mais la comptabilisation se fait ultérieurement, lors de l’encaissement.

Ainsi, pour créer la facture, on enregistre les éléments à facturer en utilisant le centre de profit CC3 du client :

• Dans la colonne Date et Doc., saisir la date et un éventuel numéro de document.
• Dans la colonne Facture, saisir le numéro de la facture.
• Dans la colonne Description, indiquer les éléments à facturer qui doivent apparaître sur la facture.
• Les colonnes Débit et Crédit doivent rester vides, car la comptabilisation se fait lors de l’encaissement du paiement du client.
• Dans la colonne Montant, indiquer le montant brut.
• Dans la colonne CC3, saisir le compte centre de profit CC3 du client.

Facture à l’encaissement et TVA – méthode effective

La procédure de gestion de la TVA dans Banana Comptabilité prévoit d’insérer le code TVA toujours sur la ligne où est enregistré le revenu.

Les revenus sont comptabilisés uniquement lorsque la facture est effectivement payée. Par conséquent, dans la gestion de la TVA à l’encaissement, le code TVA est inséré uniquement au moment de l’encaissement de la facture.

Les données de la facture sont saisies dans le Tableau Écritures. Pour chaque nouvelle facture, il faut insérer une nouvelle ligne d’écriture.

• Indiquer la date de l’écriture
• Le numéro de facture
  • En cas de facturation avec le QR suisse avec compte IBAN, utiliser uniquement des chiffres ou lettres, sans espaces, séparateurs ou autres caractères. La longueur maximale autorisée est de 7 caractères.
  • En cas de facturation avec le QR suisse avec QR-IBAN, utiliser uniquement des chiffres, sans espaces, séparateurs ou autres caractères. La longueur maximale autorisée est de 7 chiffres.
  • Si le QR suisse n’est pas utilisé, le numéro de facture peut être choisi librement.
  • Chaque facture doit avoir un numéro de facture unique, même sur plusieurs exercices comptables. C’est important car utiliser le même numéro de facture sur plusieurs années est considéré comme un seul document. Si l’on souhaite réutiliser le même numéro, il faut ajouter l’année au numéro de facture ou un autre identifiant qui le distingue des factures des années précédentes (ex. 1234524, 1234525).
• Le texte de la description (produits, services, consultations...) qui apparaîtra sur la facture du client
• Le compte Débit doit rester vide
• Le compte Crédit doit rester vide
• Insérer le montant brut
• En cas d’assujettissement à la TVA, insérer le code TVA de vente entre crochets (ex. "[V81]").
  Le code TVA inséré entre crochets permet d’afficher le montant TVA sur la facture, sans que la comptabilisation ne soit effectuée. Celle-ci aura lieu lors de l’enregistrement de l’encaissement.