Kundenkonto und Rechnungsnummer bearbeiten

Wenn Sie die Kundennummer sowohl im Postenbuch als auch in den Kosten- und Profitstellen ändern oder die Rechnungsnummer anpassen, stellen Sie sicher, dass keine offenen Rechnungen aus den Vorjahren vorhanden sind.

Kundenkonto bearbeiten ohne Anfangssaldi

Das Kundenkonto kann mit dem Befehl Umbenennen geändert werden.

Wenn bereits Buchungen mit dem alten Konto existieren, werden diese automatisch auf das neue Kundenkonto aktualisiert.

Es wird empfohlen, ein Kundenkonto zu Beginn des Jahres umzubenennen, sofern keine offenen Rechnungen vorhanden sind.

Kundenkontos bearbeiten mit Anfangssaldi

Wenn ein Kundenkonto mit Eröffnungssalden (offenen Rechnungen) umbenannt werden soll, kann das Konto nicht einfach geändert werden. Stattdessen muss ein neues Konto mit der neuen Nummerierung angelegt werden. Der Eröffnungssaldo wird anschliessend durch eine Buchung vom alten Konto auf das neue Konto übertragen.

• Fügen Sie in der Tabelle Konten das neue Konto mit der neuen Nummerierung hinzu.

• Erstellen Sie in der Tabelle Buchungen eine Buchung, um den Eröffnungssaldo vom alten Konto auf das neue Konto umzubuchen.
• Falls im neuen Jahr noch Rechnungen existieren, die sich auf das alte Konto beziehen, können diese dem neuen Konto zugeordnet werden. Dazu muss die Kontonummer in allen zugehörigen Buchungen geändert werden. 

Wichtige Hinweise: 

• Seien Sie besonders vorsichtig, wenn Rechnungen bereits an den Kunden gesendet oder bezahlt wurden.
• Falls die Belegnummer auch die Kundennummer enthält, prüfen Sie, ob eine Änderung erforderlich oder möglich ist.

• Im Menü Aktionen > Kundenbericht > Offene Rechnungen pro Kunde wird ein Bericht angezeigt, der die Schliessung des alten Kontos sowie die Übertragung des Saldos auf das neue Konto dokumentiert.
• Ein Konto mit der alten Nummerierung und einem Nullsaldo kann im folgenden Jahr gelöscht werden, sofern der Anfangssaldo Null beträgt.

Ändern einer bereits gebuchten oder ausgestellten Rechnungsnummer

Wenn Sie die Nummer einer noch nicht bezahlten Rechnung ändern möchten, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

• Ersetzen Sie die Rechnungsnummer direkt in der ursprünglichen Buchung der Rechnung.

Diese Vorgehensweise wird nicht empfohlen, wenn die Rechnung mit der alten Nummer bereits in der Vorjahresdatei erfasst wurde.

• Stornierung und erneute Buchung
  • Stornieren Sie die ursprüngliche Buchung der Rechnungsausstellung.
• Erfassen Sie eine neue Buchung mit folgenden Angaben:
  • Spalte Rechnung – Geben Sie die neue Rechnungsnummer ein.
  • Spalte Typ – Tragen Sie den Wert 15 ein (schliesst den Kundenbeleg).
  • Spalte Soll – Geben Sie ein Transferkonto an.
  • In der Spalte Haben – Geben Sie das Kundenkonto an.
  • Spalte Betrag – Erfassen  Sie den Rechnungsbetrag.

Diese Vorgehensweise wird empfohlen, wenn die Rechnung mit der alten Nummer in der Vorjahresdatei erfasst wurde, da sie sicherstellt, dass die Änderung korrekt nachvollzogen werden kann.