Come gestire i giustificativi digitali

Con Banana Contabilità puoi gestire i giustificativi (fatture, ricevute, estratti conto e altri documenti) in formato digitale, riducendo o eliminando l’uso della carta.

Ogni riga della tabella Registrazioni può contenere un collegamento a un file PDF. Con un semplice clic puoi visualizzare immediatamente il documento associato.

In questo modo:

• registrazioni e giustificativi restano collegati
• la ricerca dei documenti è più rapida
• il controllo e la revisione risultano semplificati

Come organizzare il file contabile e gli allegati

Per garantire il corretto funzionamento dei collegamenti ai documenti, il file di contabilità Banana (.ac2) e i documenti digitali devono essere salvati nello stesso ambiente di archiviazione (tutti in locale oppure tutti nel cloud) e trovarsi nella stessa cartella principale.

Puoi organizzare i documenti in due modi:

• Caso 1 – Allegati salvati direttamente nella cartella principale
  Gli allegati digitali e il file di contabilità si trovano direttamente nella cartella principale.
   
• Caso 2 – Allegati salvati in una sottocartella della cartella principale 
  Gli allegati digitali (giustificativi) sono salvati in una sottocartella (ad esempio "Allegati" o "Documenti") della cartella principale che contiene il file di contabilità.

Consigliamo questa seconda soluzione, perché mantiene separato il file di contabilità dai documenti allegati e rende l'archivio più ordinato e facile da consultare.

Vantaggi dei collegamenti relativi

Quando i documenti (es. giustificativi Pdf) vengono salvati nella stessa cartella principale del file contabile (direttamente o in una sottocartella), Banana Contabilità utilizza collegamenti relativi. Questo permette di mantenere validi i collegamenti ai documenti anche:

• utilizzando sistemi di sincronizzazione (ad esempio Dropbox o servizi simili)
• quando il percorso dei file varia da un computer all’altro.

Organizzazione dell'archivio

È consigliabile creare una cartella separata per ogni anno contabile. 

All'interno della cartella dell'anno è possibile creare una sottocartella dedicata agli allegati e, se necessario, ulteriori sottocartelle per organizzare i documenti, ad esempio:

• fatture clienti
• fatture fornitori
• carte di credito
• fatture estere

L’importante è mantenere una struttura logica e coerente, che rispecchi l’organizzazione della contabilità e permetta di ritrovare facilmente i documenti anche a distanza di anni.

Esempio di organizzazione dell'archivio digitale

Salva nella cartella Documenti tutti i giustificativi digitali che ricevi o che digitalizzi durante l'anno.

Consiglio per la denominazione dei file

Utilizza sempre lo stesso criterio per assegnare il nome ai file. Un formato consigliato è:

• anno-mese-giorno + controparte + tipo documento

Esempi:

• 2024-01-15-TIM-fattura.pdf
• 2024-01-31-Rossi Marco-fattura.pdf.

È preferibile utilizzare la data del giustificativo. 

Con questo metodo:

• i documenti vengono ordinati automaticamente in ordine cronologico
• la ricerca è più semplice
• l’archivio resta coerente nel tempo.

Una denominazione sistematica è tanto importante quanto la struttura delle cartelle.

Collegare il documento alla registrazione

Quando inserisci una registrazione, collegala al relativo documento digitale tramite la colonna DocLink.

Per visualizzare il PDF:

• Posizionati sulla riga della registrazione interessata.

  

• Clicca sull’icona di apertura nella colonna Doc.Link.

Sintesi 

Per organizzare correttamente i giustificativi digitali in Banana Contabilità:

• crea una struttura di cartelle chiara e stabile
• salva i documenti nella sottocartella dedicata all’anno contabile
• utilizza una denominazione coerente dei file (anno-mese-giorno + controparte + tipo documento)
• collega ogni PDF alla relativa registrazione tramite la colonna Doc.Link

Una gestione sistematica dei documenti digitali migliora l’ordine, facilita la ricerca e rende la contabilità più verificabile nel tempo.