Come gestire i giustificativi digitali

Con Banana Contabilità Plus puoi gestire i giustificativi (fatture, ricevute, estratti conto e altri documenti) in formato digitale, riducendo o eliminando l’uso della carta.

Ogni riga della tabella Registrazioni può contenere un collegamento a un file PDF. Con un semplice clic puoi visualizzare immediatamente il documento associato.

In questo modo:

• registrazioni e giustificativi restano collegati
• la ricerca dei documenti è più rapida
• il controllo e la revisione risultano semplificati

Struttura consigliata delle cartelle

Nella stessa cartella dove hai salvato il file della contabilità:

• Creare una sottocartella dedicata ai giustificativi
• Salvando i giustificativi in Pdf in questa sottocartella, Banana Contabilità Plus genera collegamenti relativi al file contabile. Questo significa che:
• anche utilizzando sistemi di sincronizzazione (ad esempio Dropbox o servizi simili)
• anche se il percorso dei file varia da un computer all’altro
• i collegamenti ai documenti continueranno a funzionare correttamente.

È consigliabile predisporre una sottocartella separata per ogni anno contabile. Se necessario, puoi creare ulteriori sottocartelle all’interno della cartella principale, ad esempio:

• fatture clienti
• fatture fornitori
• carte di credito
• fatture estere

L’importante è mantenere una struttura logica e coerente, che rispecchi l’organizzazione della contabilità e permetta di ritrovare facilmente i documenti anche a distanza di anni.

Esempio di organizzazione dell'archivio digitale

Salva nella cartella Documenti tutti i giustificativi digitali che ricevi o che digitalizzi durante l'anno.

Consiglio per la denominazione dei file

Utilizza sempre lo stesso criterio per assegnare il nome ai file. Un formato consigliato è:

• anno-mese-giorno + controparte + tipo documento

Esempi:

• 2024-01-15-TIM-fattura.pdf
• 2024-01-31-Rossi Marco-fattura.pdf

È preferibile utilizzare la data del giustificativo. 

Con questo metodo:

• i documenti vengono ordinati automaticamente in ordine cronologico
• la ricerca è più semplice
• l’archivio resta coerente nel tempo

Una denominazione sistematica è tanto importante quanto la struttura delle cartelle.

Collegare il documento alla registrazione

Quando inserisci una registrazione, collegala al relativo documento digitale tramite la colonna Doc.Link.

Per visualizzare il PDF:

• Posizionati sulla riga della registrazione interessata.
  
• Clicca sull’icona di apertura nella colonna Doc.Link.

Sintesi 

Per organizzare correttamente i giustificativi digitali in Banana Contabilità Plus:

• crea una struttura di cartelle chiara e stabile
• salva i documenti nella sottocartella dedicata all’anno contabile
• utilizza una denominazione coerente dei file (anno-mese-giorno + controparte + tipo documento)
• collega ogni PDF alla relativa registrazione tramite la colonna Doc.Link

Una gestione sistematica dei documenti digitali migliora l’ordine, facilita la ricerca e rende la contabilità più verificabile nel tempo.