In questo articolo
La tabella Registrazioni è il fulcro della contabilità, dove vengono inserite tutte le operazioni con impatto finanziario ed economico. Simile a Excel, permette di visualizzare e ordinare facilmente i movimenti, offrendo una chiara visione di tutti gli accadimenti.
Tutti i dati inseriti possono essere modificati per garantire una contabilità accurata e precisa. La tabella Registrazioni è caratterizzata anche dalla Colonna Saldo, che facilita l'individuazione delle differenze tra Dare e Avere e segnala la riga in cui si è generata la discrepanza. Inoltre, la finestra informativa in basso evidenzia errori e differenze contabili.
Registrazioni semplici e composte
Le registrazioni semplici riguardano quelle operazioni contabili che si registrano su di un'unica riga, con un conto in dare e un conto in avere; l'importo registrato nella colonna Importo sarà registrato in automatico nei rispettivi conti di addebito e accredito.
Le registrazioni composte sono quelle che concernono addebiti e/o accrediti su più conti (es. quando si pagano fatture diverse con il conto corrente bancario). In quest'ultimo caso occorre registrare su più righe: una riga per ciascun conto di addebito e accredito. Quando tutti gli addebiti e accrediti sono stati inseriti non ci devono essere differenze. Nelle registrazioni composte, l'importo di ogni riga di registrazione viene riportato in automatico nel corrispondente conto, inserito nella colonna Dare o Avere. Per maggiori dettagli, consultare la pagina Registrazioni.
Registrazioni con IVA
Per poter registrare delle operazioni con IVA è necessario avere impostato un tipo di file con le opzioni e la tabella Codici IVA. Pertanto, quando si inizia, occorre:
- scegliere una contabilità in partita doppia con IVA dal menu File → Nuovo.
- aprire uno dei Piani contabili già predisposti con IVA.
Registrare i movimenti con IVA è semplice e veloce, basta inserire nella tabella Registrazioni, oltre ai soliti dati, il codice IVA, definito nella tabella Codici IVA e specifico al tipo di operazione contabile. Con l'inserimento del codici il programma calcola in automatico gli importi IVA e li registra nel conto IVA in automatico.
Puoi anche automatizzare l'inserimento del codice IVA, tramite la funzione collegare un codice IVA ad ogni conto con movimenti soggetti a IVA. Per maggiori dettagli consultare la pagina Registrazioni della gestione IVA.
Registrazioni al netto e al lordo d'IVA
Per registrare i movimenti contabili al netto o al lordo IVA, è necessario avere delle impostazioni nella tabella Codici IVA. Solitamente la tabella Codici IVA è impostata per registrare i movimenti al lordo IVA.
Nelle Registrazioni con IVA al lordo, nella tabella Registrazioni si inserisce l'importo lordo e con l'inserimento del codice IVA, il programma scorpora l'IVA dal conto dei costi e/o dei ricavi, calcola l'imponibile che visualizza in un'apposita colonna e l'importo IVA viene automaticamente inserito nel conto IVA in automatico, mentre nelle schede dei costi e ricavi vengono contabilizzati gli importi netti (escluso IVA).
Nelle registrazioni con IVA al netto, nella tabella codici IVA, nella colonna Tipo importo si inserisce 1 (IVA esclusa). Contrariamente alla registrazione con IVA al lordo, nella colonna Importo si registra l'importo netto; con l'inserimento dei codice IVA viene calcolata l'IVA sulla base dell'importo netto inserito (imponibile).
Registrazioni incassato e fatturato
Con Banana Contabilità Plus puoi registrare sull'incassato (o principio di cassa), oppure sul fatturato (o principio di competenza). A dipendenza del principio adottato, nella tabella Conti, cambiano le impostazioni dei Clienti e dei Fornitori.
Con le registrazioni sull'incassato, non vengono registrati i conti dei clienti e dei fornitori. I costi, i ricavi e l'IVA vengono registrati nella contabilità nel momento dell'incasso o del pagamento.Per poter tenere conto della situazione Clienti e Fornitori, nella tabella Conti, alla fine del piano contabile, questi vengono impostati con i Centri di costo/profitto CC3 che non hanno alcuna influenza e non figureranno nel Bilancio. Si tratta di una gestione separata a scopo unicamente informativo.
Con le registrazioni sul fatturato, i costi, i ricavi e l'IVA devono essere registrati al momento dell'emissione della fattura ai clienti e al ricevimento della fattura dai fornitori. Questo implica la registrazione dei conti Clienti e Fornitori. Nel piano contabile, nella tabella Conti, alla fine del piano contabile, i partitari clienti e fornitori vengono impostati come conti attivi e passivi, pertanto figureranno nel Bilancio. Maggiori dettagli disponibili alla pagina Metodo di Competenza e Cassa.
Registrazioni su Centri di costo e profitto
I Centri di costo e di profitto sono utilizzati per analizzare e monitorare le performance di diverse aree o divisioni di un'azienda: unità organizzative, reparti e filiali, anche senza avere una correlazione fra di loro. Per poterli utilizzare è necessario impostare nella tabella Conti, i conti dei Centri di costo e di profitto.
Nella tabella Registrazioni, nella vista Centri di costo, sono visualizzate le colonne previste dei tre centri di costo, e per registrare occorre indicare il conto del centro di costo nella colonna specifica.
I centri di costo vengono anche utilizzati per impostare il partitario Clienti / Fornitori nella contabilità sull'incassato o per gestire i soci di un'associazione.
Registrazioni su Segmenti
I Segmenti sono utilizzati per avere una separazione sistematica dei costi e dei ricavi per unità, dipartimento o succursale. Usando i segmenti si può avere il Conto economico suddiviso per unità, dipartimento o succursale, senza creare dei conti specifici per ciascuna unità.
L'utilizzo prevede l'impostazione dei Segmenti nella tabella Conti. Per registrare i segmenti, nella tabella Registrazioni, nelle colonne Dare e/o Avere, successivamente ai numeri di conto, si inserisce il o i segmenti. Maggiori dettagli sono disponibili alla pagina Segmenti.
Registrazioni di verifica saldi
Per facilitare le verifiche dei saldi, affinché questi siano conformi a determinate condizioni di veridicità e corrispondenza, come ad esempio nel caso dei saldi dei conti bancari che devono coincidere con i saldi contabili dei corrispondenti conti, si possono impostare le Registrazioni di verifica (#CheckBalance).
Con il comando Controlla contabilità, il programma controlla tramite le registrazioni di verifica le corrispondenze, e in caso di errori, segnala dei messaggi di errore nella finestra Messaggi.
Registrazioni per creare le fatture
Con Banana Contabilità Plus puoi generare le fatture da inviare ai tuoi clienti direttamente nel file della tua contabilità. Puoi stampare le fatture con codice QR (per la Svizzera) o senza codice QR (per altre nazioni).
Bastano pochi passaggi per creare le tue fatture:
- Nella tabella Conti imposti la lista dei tuoi clienti, e per ogni cliente inserisci tutti i dati (indirizzo, nazione, lingua..).
- Nella tabella Registrazioni inserisci i dati delle fatture.
- Nelle Colonne quantità e prezzo inserisci i dati specifici della fattura
- Completando i dati
Inserimento veloce
Ci sono tante funzionalità che rendono molto veloce l'inserimento e la modifica dei dati:
- Annullare e ripristinare.
- Selezionare una o più celle e copiare/incollare.
- Aggiungere, copiare, incollare e cancellare righe, singolarmente o in blocco.
- Ricercare e sostituire testi.
- Ordinare le righe per data.
- Filtro per cercare facilmente i dati che hai bisogno e modificare direttamente.
- Con il tasto F6 i valori della riga vengono completati, riprendendo quelli della riga uguale.
- Il tasto F4 riprende i valori dalla riga precedenti.
- La data viene completata con i valori della riga precedente.
- Nella colonna Doc ti viene suggerito il numero progressivo (con diversi contatori).
- Nella colonna Conto dare o avere puoi ricercare il conto digitando la sua descrizione.
- Nelle colonne degli importi puoi inserire formule, del tipo "30+25" e il programma inserisce il risultato.
Maggiori informazioni sono disponibili alle pagine:
Importazione movimenti
Con l'importazione dei movimenti dagli estratti bancari, postali o dalle carte di credito, si velocizza l'inserimento dei dati nella tabella Registrazioni e si evitano errori. I dati vengono ripresi esattamente come si presentano sull'estratto conto.
Nella versione di Banana Contabilità Plus, piano Advanced, si può utilizzare la funzione delle Regole che permette in un istante di importare i movimenti dal conto bancario, postale o carta di credito, registrando in modo completo con la contropartita, il codice IVA e centri di costo o profitto.
- Oltre agli estratti conto, si possono importare i dati anche da altri programmi.
- Il programma completa in automatico i valori mancanti.
- Sono a disposizioni diversi formati per l'importazione.
- Si possono copiare e incollare dati da altri programmi.
- I dati importati possono essere completati, modificati o eliminati.
- Possibilità di programmare delle estensioni per importare qualsiasi tipo di file.
Maggiori informazioni sono disponibili alle pagine
Gestione di molteplici informazioni
Per ogni riga di registrazione si possono indicare molte informazioni:
- La data valuta e quella del documento.
- Un numero progressivo di documento e di protocollo, o di riferimento esterno.
- Altre informazioni supplementari che necessiti, aggiungendo delle colonne.
- Collegamento al file del documento digitale.
- Aggiungere e rimuovere collegamenti.
- Aprire il collegamento e visualizzare il contenuto.
- Gestione IVA (se nella creazione del file è stato scelta il tipo di contabilità con IVA):
- Nella registrazione inserendo il codice IVA il programma calcola l'IVA in automatico.
- Scompone e registra l'IVA sul conto designato.
- Puoi definire se l'importo è al netto o al lordo IVA.
- Puoi indicare che si tratta di uno storno inserendo il segno meno "-" prima del codice IVA.
- Puoi indicare una percentuale IVA che non è recuperabile.
- Puoi codificare con codici supplementari casi particolari.
- Centri di costo e profitto:
- Fino a 3 centri di costo e profitto per ogni riga di registrazione.
- Puoi registrare in negativo indicando il segno "-" davanti al conto centro di costo o profitto.
- Segmenti:
- Per ogni conto dare o avere puoi indicare fino a 10 segmenti.
- Gestione fornitori:
- Gestione sia per principio di competenza (impostazione come partitario) che di cassa (impostazione come centri di costi e profitto).
- Gestione data di scadenza e di pagamento, per avere il report delle fatture aperte e quelle pagate.
- Gestione clienti:
- Gestione sia per principio di competenza (impostazione come partitario) che di cassa (impostazione come centri di costi e profitto).
- Gestione data di scadenza e di pagamento, per avere il report delle fatture aperte e quelle incassate.
- Fatture ai clienti:
- Inserimento dati per la creazione delle fatture.
- Suggerimento del conto del cliente.
- Quantità e prezzo (rendere le colonne visibili).
- Per la fatturazione o controllo dei costi.
- Calcolo automatico dell'importo.
- Numero articolo (se attivata l'opzione)
- Per collegarti alla tabella articoli.
- Calcolo automatico delle quantità prodotti entrati e uscite.
- Stampa fatture.
- Indicazione di ulteriori informazioni necessarie alle stampe della fattura.
Scheda conto
Dalla tabella Registrazioni si può accedere a qualsiasi scheda conto, basta posizionarsi sulla cella del conto (nella colonna Dare o Avere) e cliccare sul piccolo simbolo che appare nell'angolo in alto a destra della cella.
Quando ci si trova nella scheda conto, cliccando sul numero di riga di un movimento si ritorna nella tabella Registrazioni, esattamente sul movimento di origine.
Maggiori informazioni sulle schede conto sono disponibili alla pagina Scheda conto.
Verifica dati
L'inserimento dei valori è molto sicuro. Banana Contabilità ha delle funzioni che consentono la rilevazione e la segnalazione automatica di errori.
- Il programma verifica che i valori inseriti siano corretti.
- Se vi è uno sbilancio tra le colonne Dare e Avere viene segnalato in rosso nella finestra Info.
- Le registrazioni di cui non si è sicuri si possono lasciare in sospeso e completarle successivamente.
- Per ogni avviso di errore vi è una corrispondente pagina di aiuto (richiede la connessione internet).
- Nella finestra Info in basso hai le seguenti informazioni:
- Descrizione, movimento e saldo dei conti usati.
- Segnalazioni di errori messaggi d'errore con il link alla pagina di aiuto.
- Segnalazione differenza Dare e Avere.
- Con la funzione del #checkbalance, inserendo i saldi effettivi della banca, puoi verificare subito la corrispondenza dei saldi in contabilità ed evitare errori.
- Con il comando Controlla contabilità, il programma ricontrolla tutti i dati inseriti e ti segnala dimenticanze ed errori.
- Puoi colorare le righe, cambiare font e metterle in grassetto.
- Puoi proteggere le righe.
- Blocco registrazioni con tecnologia blockchain.
Disposizione colonne
Per avere un inserimento dei dati a te più congeniale puoi disporre tutte le colonne secondo un ordine proprio.
Puoi scegliere di:
- Spostare le colonne verso destra o sinistra.
- Visualizzare ulteriori colonne o nascondere quelle non necessarie.
- Aggiungere colonne proprie
- Memorizzare la disposizione delle colonne (viste).
Maggiori informazioni sono disponibili alla pagina Disponi colonne.