In questo articolo
Per chiusure della contabilità si intendono tutte quelle operazioni di controllo, di assestamenti e di delimitazioni temporali, eseguite alla fine dell'anno, prima di preparare il bilancio d'esercizio definitivo.
Aspetti tecnici e nuovo anno
Con Banana Contabilità ogni anno contabile ha un proprio file separato, tecnicamente non c'è il concetto di chiusura contabile:
- Quando inizia un nuovo anno si crea un nuovo file con il comando Crea nuovo anno.
- Si può continuare a lavorare contemporaneamente sia sul file dell'anno nuovo, sia su quello dell'anno precedente. Una volta terminate le operazioni di chiusura, nel file del nuovo anno si riprendono i saldi aggiornati, con il comando Aggiorna saldi iniziali.
Aspetti fiscali
Prima di chiudere la contabilità bisogna effettuare tutta una serie di operazioni che hanno implicazioni fiscali. Bisogna assestare il conto merci, registrare gli ammortamenti, i ratei attivi e passivi, effettuare le dichiarazioni dell'IVA, stabilire come e su quali conti deve essere ripartito l'utile ed effettuare tante altre operazioni di verifica e controllo.
Dal punto di vista del programma, l'ammontare dell'utile è indifferente a fine anno, cambia invece molto dal punto di vista fiscale. Questi aspetti devono essere verificati con il proprio fiscalista e commercialista. La prima volta che gestisci una contabilità può essere utile, prima di procedere alle chiusure, consultare un esperto per capire quali siano le esigenze. I commercialisti solitamente sono molto impegnati tra la fine dell'anno e i mesi che precedono la scadenza del termine di presentazione delle imposte; pertanto può essere utile trovarsi con il proprio commercialista o inviargli la contabilità qualche mese prima della chiusura per sapere come procedere.
Comando controllo della contabilità
Banana Contabilità consente di registrare velocemente e anche di lasciare delle operazioni in sospeso senza interrompere il proseguo del lavoro.
Il comando Azioni > Controlla contabilità esegue tutta una serie di verifiche, come se si inserissero nuovamente i dati dall'inizio, e nel momento che vengono rilevati degli errori o delle differenze, queste vengono segnalate.
Si consiglia di usare il comando Controlla contabilità con una certa regolarità e tutte le volte che ci sono delle differenze o segnalazioni di errori, dei cambiamenti importanti (cambi iniziali, codici IVA) e specialmente prima di chiudere la contabilità.
Utilizza il Filtro per verifiche e correzioni veloci
Per eseguire rapidamente il controllo, soprattutto a fine anno, consigliamo di utilizzare la funzione del Filtro, che permette di filtrare tutti i movimenti in base ad una parola, una frase, un conto o un'insieme di elementi. L'utilità di questa funzione è che si possono correggere o modificare i movimenti direttamente sulle righe visualizzate dal filtro, senza scorrere tutta la tabella Registrazioni per cercare i movimenti con le stesse corrispondenze. Maggiori dettagli si trovano nella pagina:
- Filtra righe (solo con piano Advanced).
Controlli e verifiche
Prima di aggiornare i saldi iniziali, per evitare che ci siano differenze fra i saldi di chiusura e quelli di apertura dell'anno successivo, è importante assicurarsi di aver effettuato tutti i controlli, le verifiche e tutte le registrazioni contabili di chiusura. Qui di seguito elenchiamo le principali:
Verifica dei saldi di apertura
- Nella tabella Conti, nelle colonne Apertura e Saldo, alla riga "Differenza deve essere zero" non ci deve essere alcun importo, altrimenti bisogna trovare l'errore e correggere per avere la quadratura del bilancio iniziale.
Nota: nella vista Movimento, nelle colonne Dare e Avere, è normale che ci siano degli importi. - Assicurarsi che i transitori attivi e passivi dell'anno precedente risultino chiusi.
- Verificare che i saldi di apertura siano conformi a quelli finali dell'anno precedente già revisionati e dichiarati all'Ufficio di tassazione.
- Per la contabilità multi-moneta si veda l'apposita pagina Saldi d'apertura contabilità multi-moneta.
Verifica corrispondenza dei saldi contabili
La prima verifica è senza dubbio quella di accertarsi che il saldo contabile dei conti corrisponda alla realtà. Il saldo del conto cassa deve corrispondere con quello dello stato della cassa effettivo. Il saldo dei conti bancari, carte di credito, prestiti o averi deve corrispondere con quello dell'estratto conto. Lo stesso vale per tutti gli altri conti con cui si hanno dei risconti, IVA, fornitori, ecc.
Se vi è una differenza bisogna scoprirne il motivo e completare o il saldo iniziale o le registrazioni.
Differenze nella tabella Registrazioni
Nella tabella Registrazioni (finestra Info in basso) verificare che non ci siano segnalate delle differenze. Oltre alle funzioni presenti nel comando Controlla contabilità, Banana Contabilità Plus, presenta nella tabella Registrazioni la colonna Saldo, che permette di rilevare tutte le righe dove si vengono a creare delle differenze. Basta un rapido scorrimento della colonna per individuare subito le differenze contabili e correggere, senza riportare errori nel nuovo anno.
Differenze tra saldi bancari degli estratti conto e saldi contabili (funzione CheckBalance)
Questo controllo è fondamentale per la veridicità della contabilità. Consigliamo di eseguire la verifica dei saldi, #CheckBalance, oltre che alla fine dell'esercizio contabile, anche periodicamente a fine mese, per evitare che eventuali saldi non corrispondenti vengano riportati sbagliati da mese in mese.
Le informazioni sulle Registrazioni di verifica dei saldi sono disponibili alla pagina Registrazioni saldi di verifica.
Contabilità multi-moneta
Se si sta usando una contabilità in multi-moneta si devono anche impostare i cambi di chiusura e registrare gli utili e le perdite di cambio non realizzate. Per questo si rimanda a: