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In diesem Artikel

Dieses Dialogfenster wird angezeigt, wenn Sie aus der Druckvorschau heraus in das PDF-Format exportieren möchten.

So exportieren Sie beispielsweise Rechnungen im PDF-Format:

 

Dateiname / Verzeichnis

Den Namen der neuen Datei eingeben oder mit der Schaltfläche Blättern eine bestehende Datei auswählen. Wenn die Option Separate Dateien aktiviert ist, geben Sie den Namen des Ordners/Archiv an, in welchem die Dateien gespeichert werden sollen, und stellen Sie sicher, dass sich am Ende des Ordnernamens keine Leerzeichen befinden.

Optionen speichern (nur im Advanced-Plan)

Anhänge einschliessen (nur im PDF)

Die Anhänge werden in der PDF-Datei gespeichert. Anhänge/Beilagen sind lokale Dateien, die in der Spalte Link (DokLink) eingefügt werden

  • Diese Option ist nur sichtbar, wenn das/die Dokument(e) Links/Verknüpfungen zu einer externen Datei enthalten.
  • In die erstellte PDF-Datei wird entsprechend den Anhängen ein Symbol eingefügt. Durch Klicken auf das Symbol wird der Anhang geöffnet und angezeigt.
  • Es werden nur Anhänge exportiert, die sich im selben Ordner wie die Buchhaltungsdatei oder in einem Unterordner befinden. Anhänge, die sich in anderen Ordnern befinden, wird die Meldung „Zugriff verweigert“ ("access denied") gemeldet.
    Diese Einschränkung soll verhindern, dass durch das Einfügen eines Links zu einer System- oder vertraulichen Datei, die sich in einem beliebigen Ordner befindet, versehentlich in die PDF-Datei exportiert wird.
    Es wird daher empfohlen, die angehängten Dokumente in einem Unterordner der Buchhaltung zu speichern.
  • Das Öffnen der angehängten Dateien/Beilagen ist nur in PDF-Readern (Lesegeräten) wie Adobe Acrobat Reader, Foxit und anderen möglich. Andere Browser erlauben keinen Zugriff auf Anhänge.

Weitere Informationen finden Sie auf der Seite PDF-Dateien mit digitalen Anhängen erstellen.

Getrennte Dateien (nur PDF)

Mit dieser Funktion wird der Ausdruck in separaten PDF-Dateien gespeichert. Werden beispielsweise mehrere Rechnungen, mehrere Mahnungen oder Kontoauszüge der Kunden gleichzeitig gedruckt, kann jede Rechnung oder jeder Kontoauszug separat gespeichert werden. Weitere Informationen finden Sie in dem entsprechenden Abschnitt unten.

Datei sofort anzeigen

Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Datei sofort nach der Erstellung geöffnet. Auf diese Art sieht man gleich das Resultat des Exportes. 

Drucken von Rechnungen oder Kundenauszügen als separate PDFs

Mit dieser Funktion können Sie mehrere Rechnungen oder Kontoauszüge in einem Arbeitsgang ausdrucken, wobei Sie separate PDF-Dateien erhalten, was eine erhebliche Zeitersparnis bedeutet.

    

Beim Drucken von separaten Dateien können Sie bestimmte Daten individuell anpassen:

  • Im Eingabefeld rechts ist es möglich, den Namen der zu verwendenden Datei anzugeben.
  • Es ist möglich, Variablen zu verwenden, die Informationen zu den einzelnen Dokumenten enthalten, wie z.B. <number> für die Belegnummer oder <name> für den Dateinamen, welcher als Standard verwendet wird. 
    • Die vollständige Liste der verfügbaren Variablen kann durch Klicken auf das Symbol {xy} aufgerufen werden. 
    • In der Zeile darunter sehen Sie eine Vorschau des vollständigen Dateinamens, den das Programm generiert.
  • Während des Speichern werden Sie vom Programm aufgefordert, falls eine Datei mit dem gleichen Namen bereits im angegebenen Ordner vorhanden ist, dies zu bestätigen.
  • Diese Option ist nur sichtbar, wenn der Ausdruck aus mehreren Dokumenten besteht.

Parameter für die PDF-Erstellung

Druckformat

Die Seitengrösse der PDF-Datei wird aus den Druckereinstellungen übernommen

Bevor Sie die PDF-Datei erstellen, die gedruckt oder per E-Mail verschickt werden soll, vergewissern Sie sich bitte, dass das Seitenformat in den Druckereinstellungen auf A4 eingestellt ist. Falls Sie beispielsweise das Format A4 bereits festgelegt haben, müssen Sie es erneut auswählen, damit die Seitengrösse angepasst wird.

PDF/A-Format

Die Datei wird in das Format PDF/A konvertiert, das einen eingeschränkteren Speicherstandard als das Standard-PDF darstellt. Wenn bestimmte Elemente enthalten sind, entspricht die PDF-Datei nicht dem PDF/A-Standard.  

  • Das Einbinden von Anhängen jeglicher Art entspricht nur dem PDF/A-3-Standard.
  • Links zu externen Dokumenten sind nicht erlaubt.

Schriftart

Das Programm erstellt das PDF unter Verwendung der vom Benutzer angegebenen Schriftarten. Falls Sie Probleme mit der Lesbarkeit haben oder die Suche innerhalb des PDFs nicht funktioniert, können Sie die True-Type-Schriftart im Menü Werkzeuge > Basiseinstellungen > Erweitert > Schriftart True-Type deaktivieren.
 

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