Écritures | Comptabilité en partie double multi-devises

Types d'écritures multidevises

Avec l'application de comptabilité multidevise, il est également possible d'enregistrer des écritures avec des comptes en devises étrangères.
Dans le tableau Écritures, en plus des mouvements en devise de base, on saisit également ceux en devise étrangère : tous les éléments de l’écriture sont indiqués, ainsi que le montant et le compte en devise étrangère, le taux de change appliqué à l’écriture, tandis que le montant en devise de base est automatiquement calculé par conversion selon le taux de change saisi. 

Tous les montants, qu’ils soient en devise de base ou en devise étrangère, doivent toujours être saisis dans la colonne Mont.Devise

En ce qui concerne les taux de change, multiplicateurs et taux historiques, se référer à la page Tableau changes.

Attention : dans les exemples d’écritures, la devise de base est l’Euro.

Pour chaque écriture, il y a deux comptes (compte débit et compte crédit). Le programme permet d’avoir une seule devise étrangère par ligne d’écriture. Les combinaisons directes suivantes sont donc possibles :

• Écriture entre deux comptes en devise de base avec montant en devise de base (dans l'image, écriture n°1 dans la colonne Pièce /Doc 1)
  La devise du compte au débit et du compte au crédit est la devise de base.
• Écriture entre deux comptes en devise de base avec montant en devise étrangère (Pièce/Doc 2)
  Les comptes au débit et au crédit sont en devise de base, mais l’abréviation de la devise (colonne devise) et le montant indiqué dans la ligne d’écriture ne sont pas en devise de base, mais en devise étrangère.
  Pour saisir une devise étrangère, il faut modifier manuellement l’abréviation proposée automatiquement.
  Cela s’utilise, par exemple, lorsqu’on se rend à l’étranger et qu’on échange de l’argent pour payer dans la monnaie locale. Dans ce cas, il n’y a pas de compte spécifique en comptabilité.
  Pour le calcul du solde (puisque les deux comptes sont en devise de base), seul le montant de la colonne devise de base est utilisé.
• Écriture entre un compte en devise étrangère et un compte en devise de base (Pièce/ Doc 3)
  La devise doit être celle du compte en devise étrangère.
  Pour le calcul du solde du compte en devise étrangère, le programme utilise le montant en devise étrangère, et pour le solde en devise de base, le montant en devise de base est utilisé.
• Écriture entre deux comptes ayant la même devise étrangère (Pièce/ Doc 4)
  La devise doit être identique à celle des comptes utilisés (USD1 et USD2). Pour actualiser le taux de change, il faut se placer sur la cellule Devise et appuyer sur F6.
• Écriture avec deux comptes ayant des devises étrangères différentes (Pièce/ Doc 5)
  Par exemple, la banque effectue une opération de change entre deux devises étrangères.
  Dans ce cas, il est nécessaire de faire deux lignes d’écriture (avec la même date).
  Le montant en devise de base doit obligatoirement être identique. Il est conseillé d’utiliser un taux de change proche de la réalité pour éviter des écarts excessifs.
  Pour que les montants en devise de base soient identiques sur les deux lignes, il faut saisir manuellement le montant en devise de base et laisser le programme calculer le taux de change.
• Écritures pour différences de change (Pièce/ Doc 6)
  Le but de cette écriture est d’aligner le solde du compte en devise de base à la contre-valeur du compte en devise étrangère au taux du jour.
  Seul le montant en devise de base relatif à la différence de change est enregistré sur le compte en devise.
  Ces écritures sont générées automatiquement avec la commande Calculer les différences de change.
  • Pour les gains de change, le programme insère automatiquement le compte à réévaluer au débit et le compte de gains de change au crédit, tel qu'indiqué dans les Propriétés du fichier, données de base, ou dans le compte défini dans la colonne Différences de change de la vue Divers (Tableau Compte) – prévu pour un ou plusieurs comptes spécifiques.
  • Pour les pertes, le programme insère automatiquement le compte à réévaluer au crédit et le compte des pertes de change au débit, tel qu’indiqué dans les Propriétés du fichier, données de base (menu Fichier), ou dans le compte défini dans la colonne Différences de change de la vue Divers.
  • Le montant en devise est laissé vide.
  • L’abréviation de la devise est celle de la devise de base.
  • Dans la colonne Montant en devise de base, on indique le montant de la réévaluation du compte (gain ou perte).

Définir le taux de change

C’est le comptable qui décide du taux de change à utiliser pour chaque opération. En général, les règles suivantes s’appliquent :

• Pour les opérations courantes, on utilise le taux de change du jour.
• Pour les opérations d’achat/vente de devises, on utilise les taux indiqués par le bureau de change ou la banque.
  Dans le programme, on saisit d’abord le montant en devise puis le montant en devise de base, et c’est le programme qui calcule le taux de change. Le taux de la banque peut être légèrement différent car il est souvent arrondi à quelques décimales.
• Si plusieurs opérations sont effectuées au même taux, il est utile de mettre à jour ce taux dans le tableau Taux Changes, afin que le programme puisse le reprendre automatiquement.
• Pour les opérations à l’étranger soumises à la TVA, il est possible que l’autorité fiscale nationale impose un taux standard. Dans ce cas, il faut insérer ce taux dans la colonne Taux de l’écriture.
• Pour l’achat de biens immobiliers ou de participations, on utilise le taux historique. Il faut alors créer une abréviation de devise (ex. USD2) dans le tableau Taux de change avec le taux historique, qui ne subira pas les fluctuations de change.
  Il est possible de créer des abréviations de devises pour tous les taux historiques souhaités.

Écritures avec TVA

Dans une comptabilité multidevise avec TVA, pour enregistrer correctement sans messages d'erreur, il est fondamental que le compte TVA et le compte duquel la TVA est déduite soient en devise de base. Il n'est pas possible d'appliquer un code TVA sur un compte en devise étrangère. 

Pour enregistrer des opérations avec TVA ayant pour contrepartie des comptes en devise étrangère, il faut utiliser deux lignes d'écriture :

• Tout d'abord, on enregistre le montant de l'achat sur un compte intermédiaire en devise de base, en appliquant le code TVA correspondant.
  Le montant en devise de base doit être calculé en utilisant le taux de change prescrit par l’administration fiscale.
• Sur une deuxième ligne, on solde le compte intermédiaire et on indique comme contrepartie le compte en devise étrangère.
  Le montant utilisé pour cette écriture, tant en devise de base qu’en devise étrangère, doit être net de TVA.
  Il va de soi que le même taux de change que dans l'écriture précédente doit être utilisé.

Dans l'exemple, la devise de base est l’EUR. On suppose un achat national, mais avec paiement depuis un compte en devise étrangère (USD).

Écritures avec TVA et devise étrangère

Dans les écritures avec des comptes en devise étrangère, il est possible d’enregistrer la TVA avec un montant TTC (Type de montant 0, TVA incluse).
Si l'on saisit des montants HT (Type de montant 1, TVA exclue), le programme signale une erreur car le calcul du montant TTC serait souvent incorrect à cause de l'arrondi de la TVA et du taux de change. 
Dans ces cas, il est conseillé de saisir le montant TTC. Voir aussi Explication relative à l'erreur.

Automatismes lors de la saisie des écritures multidevises

Lors de la saisie d'une nouvelle écriture, les données doivent être complétées dans les colonnes mentionnées précédemment.

Si certaines valeurs de la ligne d'écriture sont modifiées, le programme complète l'écriture avec des valeurs prédéfinies. Si ces valeurs ne conviennent pas, elles doivent être modifiées dans la ligne d'écriture.

La modification des valeurs dans le tableau Changes n’a aucun effet sur les lignes d’écritures déjà saisies. Ainsi, si vous modifiez le taux dans le tableau Changes, cela n’affectera pas les écritures existantes. 

• Lorsqu’on saisit le montant en devise et qu’il y a au moins le compte Débit ou Crédit, et qu’aucune autre valeur n’est remplie, le programme procède comme suit :
  • le code devise est repris depuis le compte utilisé, en donnant la priorité au compte non en devise de base ;
  • le taux défini dans le tableau changes est repris selon la logique suivante :
    • on reprend le taux historique avec une date inférieure ou égale à celle de l’écriture
    • si aucun taux historique n’est trouvé, le taux sans date est utilisé
  • le multiplicateur défini dans le tableau Changes est repris, ou 1 s’il s’agit de la devise de base.
  • le montant en devise de base est calculé.
• Lorsqu’on modifie le montant en devise (et que les autres valeurs sont déjà présentes), le programme procède comme suit :
  • le montant en devise de base est calculé avec le taux existant
• Si l’on modifie le code devise, le programme procède comme suit :
  • le taux est repris avec le multiplicateur et le montant en devise de base est calculé (comme ci-dessus).
• Si l’on modifie le taux, le programme procède comme suit :
  • le montant en devise de base est calculé avec le taux saisi.
• Si l’on modifie le montant en devise de base, le programme procède comme suit :
  • le taux de change est recalculé.

Fenêtre Info

Dans la fenêtre Info, le programme indique :

• Les éventuelles différences entre le total des mouvements au débit et au crédit en devise de base.
• Des indications concernant l'utilisation de la touche F6.

Pour les comptes liés à la ligne d’écriture sélectionnée, le programme indique toujours dans la fenêtre Info :

• numéro du compte
• description du compte
• montant de l’écriture en devise de base
• solde actuel du compte en devise de base
• code de la devise du compte
• montant de l’écriture en devise du compte (si différent de la devise de base)
• solde actuel du compte en devise (si différent de la devise de base)
   

Écritures pour soldes d'ouverture

Pour la comptabilité multidevise, lors de la saisie des soldes d'ouverture dans le tableau Comptes, le programme convertit le montant en devise de base en utilisant le taux d'ouverture défini dans le tableau Changes, colonne Change Ouvert..
Pour utiliser des taux historiques dans les soldes d'ouverture, il est possible de créer une autre abréviation de devise ou de créer des écritures dans le tableau Écritures avec les soldes d'ouverture. De cette façon, il est possible d'utiliser des taux différents pour chaque compte.

• Saisir une écriture pour chaque compte avec un solde d'ouverture (Actif et Passif), en indiquant la date de début de la comptabilité et le compte au débit ou au crédit.
• Dans la colonne PièceType, insérer la valeur "01" pour indiquer qu'il s'agit d'une écriture d'ouverture.
  • Dans les calculs et impressions de Banana Comptabilité, ce montant sera pris en compte comme solde d'ouverture.
  • Cependant, l'écriture n'actualise pas la colonne du solde d'ouverture dans le tableau Comptes.

À considérer si vous utilisez des écritures d'ouverture :

• Pour éviter la réévaluation des comptes au taux de change actuel, dans le tableau Comptes, pour les comptes qui ne doivent pas être réévalués, insérer "0;0" dans la colonne Compte différences change.
• Le programme permet de saisir les soldes d'ouverture soit dans le tableau Comptes, soit sous forme d'écritures d'ouverture (Actif et Passif) dans le tableau Écritures.
  Dans les deux cas, les montants sont pris en compte dans les calculs, et s'il s'agit du même compte, ils sont additionnés.
  Il est déconseillé d'utiliser les deux méthodes en même temps afin d'éviter des erreurs et des différences difficiles à identifier.
• Les écritures d'ouverture doivent être saisies manuellement.
  Les éventuelles différences entre débits et crédits sont indiquées comme différences dans les écritures.

Conseils utiles

• En appuyant sur la touche F6 alors que vous êtes sur la colonne Montant en devise, le programme recalcule toutes les valeurs selon la logique expliquée précédemment, comme si aucune valeur n’avait été saisie. Cette fonction est utile si vous changez le compte Débit ou Crédit.
• Dans le cas d’une écriture avec un seul compte en devise de base (dans les écritures composées) et si la colonne Devise a été modifiée en devise étrangère, pour actualiser le taux de change, il faut se positionner sur la cellule Devise et appuyer sur F6.
• Remplissage automatique pour la colonne Taux de change
  Le programme propose plusieurs taux, les reprenant du tableau Changes ou des taux utilisés précédemment dans les écritures.

Reprise de données depuis les versions précédentes

Dans la version 4 ou les versions antérieures, l'absence d’un code devise dans le tableau Écritures était interprétée comme la devise de base.
Dans la version 7, chaque écriture doit avoir son propre code devise. Par conséquent, lors du passage de la version 4 à la version 7, il est nécessaire de compléter les écritures où le code devise est manquant. Pour ce faire, il faut ajouter une nouvelle colonne Devise dans le tableau Écritures, en exécutant la commande Organiser colonnes depuis le menu Données.