Erfassen von Buchungen in einer Buchhaltung mit Fremdwährungen

Buchungsbeispiele bei Verwendung von Fremdwährungen

Mit der Buchhaltungs-App Doppelte Buchhaltung mit Fremdwährungen ist es möglich, auch Bewegungen mit Konten in Fremdwährung zu erfassen.

In der Tabelle Buchungen werden zusätzlich zu den Bewegungen in der Basiswährung auch Beträge in Fremdwährung eingegeben: Dabei müssen alle Elemente der Buchung, der Betrag sowie das Konto in Fremdwährung angegeben werden, ebenso der auf die Buchung anzuwendende Wechselkurs.
Der Betrag in der Basiswährung wird automatisch berechnet, basierend auf dem eingegebenen Wechselkurs.

Alle Beträge – sowohl in Basiswährung als auch in Fremdwährung – müssen immer in der Spalte Betr. Währung eingetragen werden.

Für weitere Informationen zu Wechselkursen, Multiplikator und historischen Kursen verweisen wir auf die Webseite Tabelle Wechselkurse.

Wichtig: In den folgenden Buchungsbeispielen ist Euro (EUR) die Basiswährung.

Bei jeder Buchung sind zwei Konten beteiligt (Soll-Konto und Haben-Konto). Das Programm erlaubt pro Buchungszeile nur eine einzige Fremdwährung. Die folgenden Kombinationen sind möglich:

• Buchung mit zwei Konten in Basiswährung – Betrag ebenfalls in Basiswährung (in der Abbildung ersichtlich bei Buchung 1, Spalte 'Beleg 1')
  Beide Konten (Soll und Haben) sind in Basiswährung geführt. Der Betrag wird in Basiswährung gebucht.
• Buchung mit zwei Konten in Basiswährung – Betrag in Fremdwährung (siehe Beleg 2)
  Die Soll- und Haben-Konten sind in Basiswährung geführt. In der Buchungszeile wird  jedoch ein anderes Währungskürzel (Spalte 'Währung') sowie der Betrag in Fremdwährung (Spalte 'Betr. Währung') eingegeben – also nicht in Basiswährung, sondern in einer Fremdwährung.
  Um eine Fremdwährung einzugeben, muss das automatisch vorgeschlagene Währungskürzel manuell geändert werden.
  Diese Vorgehensweise wird verwendet, wenn im Ausland in lokaler Währung bezahlt wird, aber kein spezifisches Fremdwährungskonto geführt wird.
  Zur Berechnung des Saldos (da beide Konten in Basiswährung geführt werden) wird ausschliesslich der Betrag aus der Spalte 'Basiswährung' verwendet.
• Buchung mit einem Konto in Fremdwährung und einem Konto in Basiswährung (Beleg 3)
  Die Währung der Buchung entspricht der Währung des Fremdwährungskontos.
  Für die Saldenberechnung gilt: Der Saldo des Fremdwährungskontos wird auf Basis des Betrags in Fremdwährung berechnet.
  Für den Saldo des Basiswährungskontos wird der Betrag in Basiswährung herangezogen.
• Buchung mit zwei Konten in gleicher Fremdwährung (Beleg 4)
  Beide Konten (z.B. USD1 und USD2) sind in derselben Fremdwährung geführt.
  Um den Kurs bzw. die Umrechnung in die Basiswährung zu aktualisieren, markieren Sie die Zelle in der Spalte Währung und drücken Sie die Taste F6.
• Buchung mit zwei Konten in unterschiedlichen Fremdwährungen (Beleg 5)
  Beispiel: Die Bank führt eine Devisentransaktion zwischen zwei verschiedenen Fremdwährungen durch.
  In diesem Fall müssen zwei Buchungszeilen erfasst werden, jeweils mit dem gleichen Datum.
  Der Betrag in Basiswährung muss in beiden Buchungszeilen identisch sein.
  Verwenden Sie einen realistischen Wechselkurs, um übermässige Kursdifferenzen zu vermeiden.
  Der Betrag in Basiswährung sollte manuell eingegeben werden; das Programm berechnet daraufhin automatisch den entsprechenden Wechselkurs.
• Wechselkursdifferenzen buchen (Beleg 6)
  Zweck: Anpassung des Saldos eines Fremdwährungskontos an den aktuellen Tageskurs in Basiswährung.
  Nur der Betrag in Basiswährung wird für die Wechselkursdifferenz gebucht.
  Diese Buchungen können automatisch erstellt werden über den Befehl Buchungen Wechselkurs-Diff. erstellen... :
  • Für Wechselkursgewinne trägt das Programm automatisch das neu zu bewertende Konto im Soll und das Konto für Wechselkursgewinne im Haben ein, wie in den Datei > Eigenschaften (Stammdaten) > Registerkarte Fremdwährungen definiert oder alternativ im Konto, das in der Spalte Wechselkursdifferenzen der Ansicht Verschiedene (Tabelle Konten) angegeben ist (vorgesehen für ein oder mehrere spezifische Konten).
  • Für Wechselkursverluste trägt das Programm automatisch das neu zu bewertende Konto im Haben und das Konto für Wechselkursverluste im Soll ein, ebenfalls wie in den Datei > Eigenschaften (Stammdaten) > Registerkarte 'Fremdwährungen' definiert oder alternativ im Konto, das in der Spalte Wechselkursdifferenzen der Ansicht Verschiedene (Tabelle Konten) angegeben ist (vorgesehen für ein oder mehrere spezifische Konten).
  • Die Spalte 'Betr. Währung' bleibt leer.
  • Das Währungskennzeichen entspricht der Basiswährung.
  • In der Spalte 'Betrag Basiswährung' wird der Betrag der Neubewertung (Gewinn oder Verlust) eingetragen.

Den Wechselkurs definieren

Es ist der Buchhalter, der den Wechselkurs für jede einzelne Transaktion in Fremdwährung bestimmt. Dabei gelten üblicherweise folgende Regeln:

• Normale Buchungen: Es wird der Tageskurs verwendet.
• Devisenhandeltransaktionen: Es wird der von der Wechselstube oder der Bank angegebene Wechselkurs verwendet.
  Zuerst wird der Betrag in Fremdwährung eingegeben und anschliessend der Betrag in Basiswährung. Auf dieser Grundlage berechnet das Programm den Wechselkurs automatisch.
  Der von der Bank verwendete Wechselkurs kann leicht abweichen, da Banken oft auf wenige Dezimalstellen runden.
• Mehrere Transaktionen mit gleichem Wechselkurs: In diesem Fall empfiehlt es sich, den Wechselkurs in der Tabelle Wechselkurse zu aktualisieren, sodass das Programm ihn automatisch übernehmen kann.
• Ausländische Buchungen mit Umsatzsteuer: Es kann sein, dass die Steuerbehörde einen offiziellen Standard-Wechselkurs vorgibt. Dieser ist dann direkt in der Spalte Wechselkurs der jeweiligen Buchung zu erfassen.
• Immobilienkäufe oder Investitionen: Hier wird ein historischer Wechselkurs verwendet. In diesem Fall sollte in der Tabelle Wechselkurse ein spezifisches Währungskennzeichen (z.B. "USD2") mit dem historischen Kurs erstellt werden, das keinen Kursschwankungen unterliegt.
  Es können beliebig viele spezifische Währungskennzeichen für gewünschte historische Wechselkurse eingerichtet werden.

Buchungen mit MWST/USt

In einer Buchhaltung mit Fremdwährungen und MWST/USt ist es für eine korrekte Verbuchung ohne Fehlermeldungen entscheidend, dass sowohl das MWST/USt-Konto als auch das Konto, von dem die MWST/USt abgezogen wird, in Basiswährung geführt werden.
Es ist nicht möglich, einen MWST/USt-Code auf ein Konto in Fremdwährung anzuwenden.

Um Buchungen mit MWST/USt zu erfassen, bei denen als Gegenposten Konten in Fremdwährung verwendet werden, müssen zwei Buchungszeilen erstellt werden:

• Erste Buchungszeile – Den Betrag des Kaufes zunächst auf ein Girokonto in Basiswährung buchen und den spezifischen MWST/USt-Code angeben.
  Der Betrag in Basiswährung muss berechnet werden, indem der von der Steuerverwaltung vorgeschriebene Wechselkurs verwendet wird.
• Zweite Buchungszeile – Das Girokonto wird auf Null gestellt. Als Gegenposten wird das Konto in Fremdwährung verwendet.
  Der Betrag in Basiswährung und in Fremdwährung muss den Nettobetrag (exkl. MWST/USt) widerspiegeln.
  Es ist derselbe Wechselkurs zu verwenden wie in der vorhergehenden Buchung.

Im Beispiel ist die Basiswährung EUR. Der Kauf ist ein nationaler Kauf, wird jedoch von einem Konto in Fremdwährung (USD) bezahlt.

Buchungen mit MWST/USt und Fremdwährung

Bei Buchungen auf Fremdwährungskonten ist es möglich, die MWST/USt auf Basis des Bruttobetrags (Typ Betrag 0 bedeutet‚ inkl. MWST/USt) zu erfassen.
Werden hingegen Nettobeträge (Typ Betrag 1 bedeutet‚ ohne MWST/USt) eingegeben, meldet das Programm einen Fehler, da die Berechnung des Bruttobetrags aufgrund von Rundungsdifferenzen bei MWST/USt und Wechselkurs in vielen Fällen ungenau wäre.
In diesen Fällen wird empfohlen, den Bruttobetrag einzugeben. Weitere Details finden Sie in den spezifischen Erläuterungen zur entsprechenden Fehlermeldung.

Automatismus beim Erfassen von Buchungen in Fremdwährung

Beim Erfassen einer neuen Buchung sind die Angaben in den zuvor genannten Spalten zu vervollständigen.

Wenn bestimmte Werte in der Buchungszeile geändert werden, ergänzt das Programm die übrigen Felder automatisch mit vordefinierten Werten. Entsprechen diese automatisch vorgeschlagenen Werte nicht den individuellen Anforderungen, können sie direkt in der Buchungszeile angepasst werden.

Änderungen an Werten in der Tabelle Wechselkurse haben keinen Einfluss auf bereits erfasste Buchungszeilen. Eine nachträgliche Anpassung eines Wechselkurses wirkt sich somit nicht auf bestehende Buchungen aus.

• Sobald ein Betrag in Fremdwährung eingegeben wird und mindestens das Soll- oder Haben-Konto vorhanden ist (auch ohne weitere Angaben), geht das Buchhaltungsprogramm wie folgt vor:
  • Das  wird aus dem angegebenen Konto übernommen. Vorrang hat dabei jenes Konto, das nicht in der Basiswährung geführt wird.
  • Der Wechselkurs wird nach folgender Logik aus der Tabelle Wechselkurse übernommen:
    • Das Programm übernimmt den historischen Wechselkurs (Wechselkurszeile) mit einem Datum, das kleiner oder gleich dem Buchungsdatum ist.
    • Ist kein solcher Archiv-Wechselkurs vorhanden, verwendet das Programm den Wechselkurs aus der Wechselkurszeile ohne Datum.
  • Der definierte Multiplikator aus der Wechselkurse-Tabelle wird übernommen. Für die Basiswährung wird automatisch der Multiplikator 1 verwendet.
  • Der Betrag in Basiswährung wird anhand des eingegebenen Fremdwährungsbetrags und des zugehörigen Wechselkurses berechnet.
• Wird der Fremdwährungsbetrag geändert (bei bereits vorhandenen Werten), geht die Software wie folgt vor:
  • Der Betrag in Basiswährung wird mit dem vorhandenen Wechselkurs neu berechnet.
• Wird das Währungskürzel geändert, geht das Programm wie folgt vor:
  • Der Wechselkurs wird (inklusive Multiplikator) übernommen, und der Betrag in Basiswährung wird entsprechend berechnet (wie oben beschrieben).
• Wenn der Wechselkurs geändert wird, geht das Programm wie folgt vor:
  • Der Betrag in Basiswährung wird anhand des eingegebenen Wechselkurses berechnet.
• Wenn der Betrag in Basiswährung geändert wird, geht das Programm wie folgt vor:
  • Der Wechselkurs wird neu berechnet.

Informationsfenster

Im Informationsfenster meldet das Programm:

• Allfällige Differenzen zwischen den Totalsummen der Soll- und Habenbuchungen (in Basiswährung).
• Hinweise zur Verwendung der Taste F6.

Für die Konten der aktuell bearbeiteten Buchungszeile zeigt das Programm im Informationsfenster (Info-Fenster) folgende Angaben an:

• Kontonummer
• Bezeichnung des Kontos
• Buchungsbetrag in Basiswährung
• Aktueller Saldo des Kontos in Basiswährung
• Währungskürzel des Kontos
• Buchungsbetrag in Kontowährung (sofern das Konto nicht in Basiswährung geführt wird)
• Aktueller Saldo des Kontos in Kontowährung (sofern das Konto nicht in Basiswährung geführt wird)

Eröffnungsbuchungen mit Fremdwährungen

Bei der Eingabe der Eröffnungssaldi in der Tabelle Konten konvertiert die Software die Beträge automatisch in Basiswährung. Dabei werden die Eröffnungswechselkurse aus der Spalte 'W.Eröffnung' der Tabelle Wechselkurse verwendet.

Historische Eröffnungswechselkurse können durch zusätzliche Währungseinträge (Währungskürzel) in der Tabelle Wechselkurse oder über manuelle Eröffnungsbuchungen in der Tabelle Buchungen erfasst werden. 
Weitere Informationen finden Sie auf unserer Webseite im Abschnitt Investitionen und spezielle Wechselkurse. Mit dieser Methode können unterschiedliche Wechselkurse für Konten mit derselben Währung verwendet werden.

• Für jedes Konto (Aktiven und Passiven) ist eine Buchung mit dem jeweiligen Eröffnungssaldo zu erfassen. Dabei sind das Anfangsdatum der Buchhaltung sowie das entsprechende Konto im Soll oder Haben anzugeben.
• Um die Buchung eindeutig als Eröffnungsbuchung zu kennzeichnen, muss in der Spalte Typ (BelegTyp) der Wert "01" eingetragen werden.
  • In den Berechnungen und Auswertungen der Banana Buchhaltung wird dieser Betrag dann automatisch als Eröffnungssaldo berücksichtigt.
  • Diese Buchung aktualisiert nicht den Betrag in der Spalte 'Eröffnung' der Tabelle Konten!

Folgendes ist bei der Verwendung von Buchungen für die Eröffnungssaldi zu berücksichtigen:

• Um eine Neubewertung von Konten zum aktuellen Wechselkurs zu vermeiden, muss in der Tabelle Konten für jene Konten, die nicht neu bewertet werden sollen, in der Spalte Konto Wechselkurs Differenz der Wert "0;0" eingetragen werden.
• Das Programm erlaubt zwei Methoden zur Erfassung der Eröffnungssaldi:
  • Direkte Eingabe in der Tabelle Konten.
  • Erfassungen über Eröffnungsbuchungen (Aktiven und Passiven) in der Tabelle Buchungen.

Beide Varianten werden bei Berechnungen berücksichtigt. Wenn jedoch beide Methoden für dasselbe Konto verwendet werden, werden die Beträge addiert.
Um schwer auffindbare Differenzen und Fehler zu vermeiden, empfehlen wir dringend, nicht beide Methoden gleichzeitig zu verwenden.

• Die Eröffnungsbuchungen sind manuell zu erfassen.
  Eventuelle Differenzen zwischen Soll und Haben werden als Buchungsdifferenzen angezeigt.

Nützliche Ratschläge

• Funktion der Taste F6 in der Spalte "Betrag in Währung":
  Wird die Taste F6 gedrückt, während sich der Cursor in der Spalte Betrag in Währung befindet, schreibt das Programm alle relevanten Werte neu – gemäss der zuvor beschriebenen Logik, als ob noch kein Betrag eingegeben worden wäre. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn nachträglich das Soll-Konto oder Haben-Konto geändert wird.
• Manuelle Änderung des Währungskennzeichens bei Sammelbuchungen:
  Besteht eine Buchung aus nur einem Konto in Basiswährung (z.B. bei Sammelbuchungen - siehe Abschnitt Buchungsarten) und wird in der Spalte Währung manuell ein Fremdwährungskennzeichen eingegeben, muss zusätzlich die Taste F6 gedrückt werden, während sich der Cursor in der Spalte Währung befindet. Dadurch wird der Wechselkurs übernommen bzw. die Umrechnung in die Basiswährung aktualisiert.
• Smart Fill für die Spalte "Wechselkurs":
  In der Spalte Wechselkurs schlägt das Programm automatisch passende Wechselkurse vor. Diese werden entweder aus der Tabelle Wechselkurse oder aus bereits vorhandenen Buchungen mit Fremdwährungen übernommen.

Übernahme von Daten aus älteren Programmversionen

In Version 4 und früheren Versionen wurde ein fehlendes Währungskennzeichen in der Tabelle Buchungen automatisch als Basiswährung interpretiert.
Ab Version 7 hingegen muss jede Buchung ein explizites Währungskennzeichen enthalten. 
Daher ist es bei einem Upgrade von Version 4 auf Version 7 oder neuer erforderlich, alle Buchungen zu ergänzen, bei denen das Währungskennzeichen fehlt.

So vorgehen:

• Fügen Sie in der Tabelle Buchungen eine neue Spalte mit dem Namen "Währung" hinzu.
  Dies erfolgt über den Befehl Spalten einrichten im Menü Daten.
• Erfassen Sie in dieser Spalte das jeweilige Währungskennzeichen für alle bereits bestehenden Buchungen.