In diesem Artikel
Die Dateien von Banana Buchhaltung werden nicht im Programm selbst gespeichert, sondern auf dem vom Benutzer gewählten Laufwerk bzw. Speicherort – wie jede andere Datei, zum Beispiel von Word oder Excel.
Banana-Buchhaltungsdateien werden mit der Erweiterung ".ac2" gespeichert, die sich von den Programmerweiterungen ".exe" (Windows), ".dmg" (Mac) sowie ".deb, .rpm, .run, .tgz" (Linux) unterscheidet.
Speicherort und Speicherart von Dateien
Die Buchhaltungsdateien von Banana Buchhaltung werden auf Ihrem Computer oder auf einem externen Speichergerät gespeichert – zum Beispiel auf einer externen Festplatte, einem USB-Stick, Google Drive, Dropbox oder einem anderen Cloud-Dienst.
Um eine Datei zu speichern, wählen Sie im Menü Datei > Speichern unter...:
- Öffnen Sie den gewünschten Zielordner
- Geben Sie der Datei einen Namen.
Standardmässig werden *.ac2-Dateien im Ordner Dokumente gespeichert. Sie können jedoch den Zielordner (Speicherort) frei wählen. Nachdem Sie die Datei unter dem gewünschten Namen gespeichert haben, verwenden Sie zum Speichern weiterer Änderungen den Befehl Speichern im Menü Datei oder das Disketten-Symbol. Bei jedem Speichervorgang wird die vorhandene Datei überschrieben.
Banana Buchhaltung kann Dateien auf jedem Laufwerk speichern, das vom jeweiligen Betriebssystem als wiederbeschreibbar erkannt wird. Auf nicht wiederbeschreibbaren Datenträgern (z.B. CD-ROM oder DVD) kann Banana Buchhaltung Dateien nur lesen, aber nicht speichern.
Speichern beim Schliessen des Programms
Jedes Mal, wenn Sie Daten in der Buchhaltung aktualisieren und die Datei noch nicht gespeichert wurde, erscheint beim Schliessen des Programms eine Warnmeldung:
- "Das Dokument xxx.ac2 wurde geändert. Möchten Sie die Änderungen speichern?"
Wenn Sie auf die Schaltfläche Nicht speichern klicken, gehen alle nicht gespeicherten Daten verloren. Um die Änderungen zu sichern, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Wenn Sie möchten, dass Änderungen beim Schliessen der Datei automatisch gespeichert werden, können Sie die entsprechende Option in den Programmeinstellungen aktivieren:
Werkzeuge > Basiseinstellungen > Registerkarte 'Dateibehandlung' und dort die Option Beim Schliessen der Dokumente automatisch speichern auswählen.
Achtung: Alle Daten werden beim Schliessen in ihrem aktuellen Zustand gespeichert. Stellen Sie daher sicher, dass sämtliche Eingaben korrekt sind.
Speichern einer gemeinsam genutzten Datei
Wenn mehrere Personen gleichzeitig auf eine Buchhaltungsdatei zugreifen – z.B. über ein Netzlaufwerk oder einen Cloud-Speicherdienst –, erhält nur die Person Schreibzugriff und kann Änderungen speichern, die die Datei als Erste öffnet. Alle weiteren Benutzer erhalten Nur-Lese-Zugriff und können keine Änderungen an der Datei speichern.
- Ein gleichzeitiges Bearbeiten mit Speichern ist somit nicht möglich.
- Um Datenverlust zu vermeiden, prüfen Sie vor dem Öffnen, ob die Datei aktuell von jemand anderem verwendet wird.
Dateiverwaltung bei mehreren Buchhaltungen
Zur effizienten Verwaltung mehrerer Buchhaltungen empfehlen wir, vor dem Speichern wie folgt vorzugehen:
- Erstellen Sie einen separaten Ordner für jedes Unternehmen (Mandanten).
- Legen Sie innerhalb dieses Ordners einen Unterordner für jedes Geschäftsjahr an.
Weitere Details dazu finden Sie auf der Seite Arbeitsorganisation.
Speicherung und Datenwiederherstellung bei einem Absturz (Crash)
Banana Buchhaltung speichert Ihre Daten automatisch in regelmässigen Abständen in einer temporären Sicherungsdatei mit der Endung ".autosave".
Das Speicherintervall (in Minuten) zwischen den automatischen Sicherungen kann individuell in den Programmeinstellungen angepasst werden:
Die temporäre .autosave-Datei wird automatisch gelöscht, sobald die Datei vom Benutzer regulär gespeichert wird.
Kommt es zu einem Absturz oder Stromausfall und wird beim Neustart von Banana Buchhaltung eine nicht gelöschte temporäre Sicherungsdatei erkannt, erscheint ein entsprechendes Hinweisfenster.
Weitere Informationen dazu finden Sie auf der Seite Automatisch gespeicherte Datei wiederherstellen (Autosave-Datei).
In diesem Fenster hat der Benutzer die Möglichkeit, die Wiederherstellung zu bestätigen. Wird diese akzeptiert, wird die Datei geöffnet und kann anschliessend manuell gespeichert werden.
Passwortgeschützte Dateispeicherung
Jede Datei, die auf dem Gerät und im gewünschten Ordner gespeichert wird, kann zum Schutz Ihrer Daten mit einem Passwort versehen werden.
Der Speichervorgang unterscheidet sich dabei nicht von dem einer Datei ohne Passwortschutz.
Dateikompatibilität zwischen verschiedenen Betriebssystemen
Die mit Banana Buchhaltung erstellten Dateien haben die Dateiendung "*.ac2" – unabhängig vom verwendeten Betriebssystem. Eine Datei kann z.B. unter Windows gespeichert, anschliessend unter macOS geöffnet und bearbeitet und danach unter Linux oder erneut unter Windows weiterverwendet werden.
Daher sind .ac2-Dateien vollständig kompatibel mit:
- Windows
- MacOS
- Linux
Die *.ac2-Dateien können auch per E-Mail versendet und mit Banana Buchhaltung geöffnet werden – unabhängig vom verwendeten Betriebssystem.
Dateien kopieren oder verschieben
*.ac2-Dateien können flexibel kopiert oder verschoben werden:
- Von einem Verzeichnis in ein anderes (auf demselben Computer)
- Um den Speicherort der Datei aufzurufen, verwenden Sie den Windows Explorer oder den Finder auf dem Mac.
- Kopieren oder verschieben Sie die Datei in den gewünschten Zielordner.
Sobald die Datei erfolgreich eingefügt wurde, kann sie bei Bedarf aus dem ursprünglichen Ordner gelöscht werden.
- Von einem Computer auf einen anderen
- Senden Sie die Datei als E-Mail-Anhang und speichern Sie sie anschliessend auf dem neuen Computer.
- Die Datei wird auf einen USB-Stick oder eine externe Festplatte gespeichert und anschliessend auf den neuen Computer übertragen. So vorgehen:
- Öffnen Sie die Buchhaltungsdatei, die Sie kopieren oder verschieben möchten.
- Wählen Sie im Menü Datei > Speichern unter... und geben Sie als Speicherort das gewünschte Laufwerk an.
- Alternativ können Sie den Explorer (Windows) oder Finder (Mac) öffnen und die Datei per Ziehen mit der Maus (Drag-and-drop) auf das gewünschte Laufwerk kopieren oder verschieben.
Dateispeicherung in Cloud-Systemen
Banana Buchhaltung Plus verfügt über keine eigene Cloud, bietet Ihnen jedoch volle Flexibilität, mit Ihrer bevorzugten Cloud-Lösung zu arbeiten.
Das Programm wird auf Ihrem Computer installiert und arbeitet lokal.
Ihre Buchhaltungsdateien gehören ausschliesslich Ihnen, und Sie entscheiden selbst, wo Sie diese speichern – sei es lokal, auf externen Geräten oder in Cloud-Systemen wie Dropbox oder Google Drive, OneDrive und anderen Anbietern, die eine automatische Dateisynchronisierung ermöglichen. Ihre Daten bleiben somit vollständig unter Ihrer Kontrolle.
- Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Buchhaltung in der Cloud.
Beim Speichern in einem Cloud-Verzeichnis wird die Datei "*.ac2" von Banana Buchhaltung überschrieben. Die dazugehörige Sicherungsdatei *.ac2.bak wird dabei gelöscht. Frühere Versionen der Datei "*.ac2.bak" finden Sie im Papierkorb oder im Versionsverlauf Ihres Cloud-Anbieters.
Änderungen anzeigen
Die Android-Version von Banana Buchhaltung greift direkt auf den Dropbox-Server zu. Änderungen, die am PC vorgenommen werden, werden in der Regel nach wenigen Sekunden mit dem Server synchronisiert – und sind dann auch in der Buchhaltungsdatei sichtbar, die in der Android-Version geöffnet ist.
Um sicherzustellen, dass die Datei korrekt mit dem Server synchronisiert wurde, achten Sie darauf, dass sie auf Ihrem PC mit einem grünen Häkchen (Visum) markiert ist.
Wenn keine Synchronisationssymbole (grün, rot oder blau) angezeigt werden, sollten Sie die auf Ihrem PC installierte Dropbox-Anwendung aktualisieren.
Den aktuellen Synchronisationsstatus können Sie auf dem PC einsehen, indem Sie in der Taskleiste (unten rechts) auf das Dropbox-Symbol klicken.
Solange die Banana-Buchhaltung-App unter Android geöffnet ist, findet keine Synchronisation statt. Schliessen Sie die App vollständig und öffnen Sie sie erneut, um die Synchronisation zu ermöglichen.
Achtung:
Banana Buchhaltung kann nicht erkennen, wenn eine Datei gleichzeitig auf mehreren Computern geöffnet und bearbeitet wird. In solchen Fällen besteht die Gefahr, dass eine Person Änderungen vornimmt oder Daten löscht, während eine andere gleichzeitig neue Inhalte hinzufügt.
Es bleibt ausschliesslich die zuletzt gespeicherte Version der Datei erhalten – zuvor vorgenommene Änderungen können dabei verloren gehen. Vermeiden Sie daher unbedingt, dieselbe Datei gleichzeitig auf mehreren Geräten zu bearbeiten.
Dateien löschen oder umbenennen
Das Programm Banana Buchhaltung verfügt über keine Funktion zum Löschen oder Umbenennen von Dateien. Verwenden Sie dafür die entsprechenden Funktionen des Betriebssystems (z.B. den Windows Explorer oder den Finder unter Mac).