Come iniziare una Contabilità in partita doppia

Video Contabilità in partita doppia: video tutorial che ti mostra come creare una nuova contabilità in partita doppia, adattare il piano dei conti, impostare un budget, inserire le registrazioni e stampare il rendiconto.

Creare una contabilità partendo da un modello

Come procedere:

1. Menu File, comando Nuovo
2. Selezionare la Regione, la categoria e il tipo di contabilità
3. Dalla lista dei modelli che appare, scegliere quello che più si avvicina alle proprie esigenze
4. Cliccare sul bottone Crea.

Nella casella Cerca inserendo una parola chiave, il programma visualizza i modelli contententi la parola chiave immessa.

È anche possibile iniziare da un file vuoto, attivando l'opzione Crea file vuoto. In ogni caso, per facilitare l'inizio ed evitare errori di raggruppamenti, consigliamo di iniziare sempre da un modello esistente.

Maggiori informazioni per creare un nuovo file sono disponibili alla pagina Crea nuovo file.

 

Salvare su disco

Con il comando File → Salva con nome, salvi i dati e assegni anche un mome al file. Appare il dialogo di salvataggio tipico del tuo sistema operativo.

• Si consiglia di usare il nome del della ditta seguita dall'anno "es. ditta-2020.ac2" per distinguerlo da altri file di contabilità.
• Puoi tenere quante contabilità ti servono, ciascuna avrà quindi il proprio nome.
• Puoi scegliere il percorso e il supporto (salvare su disco, chiavetta o cloud).
  Se prevedi di avere anche dei documenti collegati alla contabilità dell'anno in corso si suggerisce di creare una directory separata per ogni anno contabile dover raggruppare tutti i file.

Uso del programma in generale

Banana Contabilità si ispira a Excel. Il modo d'uso e i comandi sono mantenuti il più possibile simili a quelli di Microsoft Office.
Per informazioni sull'uso si rimanda alla spiegazioni circa l'interfaccia del programma.
La contabilità viene tenuta all'interno di tabelle che si usano tutte allo stesso modo.

Personalizzare il piano dei conti

Nella tabella Conti puoi personalizzare il piano contabile secondo le tue esigenze:

• Aggiungere ed eliminare dei conti esistenti (vedi aggiungere un nuova riga)
• Cambiare i numeri di conto, la descrizione (es. inserire il nome del ccb della propria Banca), inserire altri gruppi, ecc.
• Per creare dei sottogruppi consultare la seguente pagina web Gruppi.

Nel piano dei conti si possono anche definire dei Centri di costo o dei Segmenti che servono a catalogare in modo più dettagliato e specifico gli importi.

Le Registrazioni

Le registrazioni devono essere inserite nella tabella Registrazioni e costituiscono il Libro Giornale.

Nelle apposite colonne:

• Inserire la data
• Inserire il numero di documento che viene assegnato al documento cartaceo manualmente. Questo consente di ritrovare facilmente i documenti, una volta contabilizzata l'operazione contabile
• Inserire la descrizione
• Nel conto Dare inserire il conto di destinazione
• Nel conto Avere inserire il conto di provenienza
• Inserire l'Importo. Nella contabilità con IVA, inserire l'importo lordo; il programma scorpora l'IVA separando il costo o il ricavo netto.

Velocizzare l'inserimento delle Registrazioni

Per velocizzare l'inserimento delle registrazioni si utilizza:

• la funzione dell'Immissione dati con autocompletamento che consente la ripresa in automatico dei dati già inseriti in precedenza
• la funzione delle Registrazioni ricorrenti (menu Conta2) che permette di memorizzare in un'apposita tabella le registrazioni ripetitive
• l'importazione dati dall'estratto bancario o postale.

Registrazioni con IVA

Per poter registrare delle operazioni con IVA, all'inizio occorre:

• dal menu File, comando Nuovo, scegliere contabilita in partita doppia con IVA
• scegliere uno dei piani contabili già predisposti, in cui sia presente la tabella Codici IVA, con tutti i codici IVA in vigore.
  Per le registrazioni con IVA, consultare la pagina Registrazioni della gestione IVA.

Registrazioni composte

Per le Registrazioni composte, quelle che concernono addebiti e/o accrediti su più conti (es. quando si pagano fatture diverse con il conto corrente bancario) occorre registrare su più righe:

• una riga per ciascun conto di addebito e/o accredito.
• quando tutti gli addebiti e accrediti sono stati inseriti non ci devono essere differenze.

Per maggiori dettagli, consultare la pagina Registrazioni composte.

Controllo fatture clienti e fornitori

Banana permette di tenere sotto controllo le fatture da pagare e quelle emesse da incassare. Si veda al riguardo:

• Sottomenu Clienti
• Sottomenu Fornitori

Le Schede conto

La scheda conto riporta in automatico tutti i movimenti registrati sullo stesso conto (Es. cassa, banca, clienti, ecc...).

Per visualizzare la scheda di un conto, basta posizionarsi con il mouse sul numero di conto e cliccare sul piccolo simbolo blu che appare.

Schede conto per periodo

Per visualizzare le schede conto con i saldi riferiti ad un determinato periodo, occorre cliccare sul menu Conta1, comando Schede conto e nella sezione Periodo attivare Specificato, inserendo la data di inizio e di fine periodo.

Per maggiori informazioni consultare la pagina Periodo.

Stampare le schede conto

Per stampare una scheda conto, basta visualizzare la scheda da qualsiasi tabella (Conti o Registrazioni) e lanciare la stampa dal menu File.

Per stampare diverse o tutte le schede conto, cliccare sul menu Conta1, comando Schede conto e selezionare le schede conto da stampare. Tramite il filtro presente nella finestra, si può eseguire una selezione in automatico di tutti i conti, i centri di costo, i segmenti, i gruppi, ecc..

Maggiori informazioni sono disponibili alla pagina Scheda conto.

Il Bilancio e il Conto Economico

Il Bilancio visualizza i saldi di tutti i conti patrimoniali, Attivi e Passivi. La differenza tra Attivi e Passivi determina il Capitale proprio.

 

Il Conto Economico visualizza tutti i conti dei Costi e Ricavi. La differenza tra Costi e Ricavi determina l'Utile o la Pedita d'esercizio.

La visualizzazione e la stampa del Bilancio si esegue dal menu Conta1, comando Bilancio Abbellito o Bilancio Abbellito per gruppi.

• Il comando Bilancio Abbellito elenca semplicemente tutti i conto senza distinzione dei Gruppi e Sottogruppi
• Il comando Bilancio Abbellito con gruppi elenca i conti con la suddivisione dei gruppi e sottogruppi; inoltre presenta tante funzionalità per personalizzare la presentazione che non sono previste nel Bilancio Abbellito.

Archiviazione dati in PDF

A fine anno, quando tutta la contabilità è stata completata, corretta e revisionata, si possono archiviare tutti i dati contabili con il comando Crea dossier in PDF, dal menu File.

Il Preventivo

Prima di iniziare un anno contabile, si possono preventivare le spese e ipotizzare le entrate, in modo da avere sotto controllo la situazione economica e finanziaria della propria ditta.

Il preventivo può essere impostato in due modi differenti:

1. Nella tabella Conti, colonna Preventivo. Per ogni conto viene indicato l'importo di prenventivo annuale.
   In questo caso, quando si elabora il Preventivo dal menu Conta1, comando Bilancio abbellito per gruppi, la colonna del preventivo riporta gli importi che si riferiscono all'intero anno.
2.  Nella tabella Preventivo, che si attiva dal menu Strumenti, comando Aggiungi nuove funzionalità.
   In questa tabella si registrano tutti i preventivi di spesa e di entrata con delle registrazioni. Nel caso che si attivi questa tabella, la colonna Preventivo della tabella Conti viene disattivata automaticamente.
   In questo caso si può impostare un preventivo dettagliato che tenga conto delle possibili variazioni durante l'anno e nei diversi periodi dell'anno.

Maggiori informazioni sono diasponibili nella pagina Preventivo.