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Il sistema di raggruppamento e di totalizzazione
Banana ha messo a punto un sistema di raggruppamento molto pratico e immediato, che consente di impostare nella tabella Conti tutte le informazioni necessarie per definire la struttura del bilancio, conto economico e altre sezioni della contabilità, indicando:
- Eventuali titoli.
- I conti necessari alla contabilità, compresi anagrafica client ie e fornitori, centri di costo e segmenti.
- Le righe di raggruppamento per i totali e il controllo, con fino a 100 livelli di totalizzazioni (ben oltre qualsiasi necessità).
Il sistema di raggruppamento è flessibile, consente di implementare qualsiasi piano dei conti nazionale e nel contempo di adattarlo alle specifiche esigenze dell'azienda. Si possono creare piani e presentazioni di bilancio e conto economico sia molto semplici che molto complesse e con molti livelli.
Un altro vantaggio di questo sistema è che permette di potere vedere immediatamente i risultati. Accanto ad ogni conto e gruppo si vedono immediatamente saldo, movimento, preventivo. Mentre si modifica si vedono i risultati.
Funzionamento del sistema di raggruppamento
Il sistema di raggruppamento si basa su due colonne della tabella Conti:
- Gruppo (Riga di totale)
- Quando in una riga si inserisce un identificativo di gruppo, la riga diventa una riga di totale.
- In questa riga sono totalizzati gli importi delle righe che nella colonna Gr contengono l'identificativo del gruppo.
- Se vi è un gruppo non ci deve essere un conto.
- Gr (Somma In)
- Somma gli importi della riga nel gruppo indicato.
- Per ogni riga di conto o di gruppo, si indica il gruppo in cui la riga deve essere totalizzata.
- Deve essere uno dei numeri definiti nella colonna Gruppo.
Con questo sistema, si indica al programma:
- Di totalizzare i conti in una riga di gruppo.
Per esempio il conto Cassa è totalizzato nel gruppo Liquidità. - Di totalizzare il gruppo in un altro gruppo, che a sua volta viene totalizzato in un altro gruppo, costruendo così la struttura di calcolo del bilancio e del conto economico.
Per esempio il gruppo Liquidità viene totalizzato negli Attivi Circolanti, questi nel Totale Attivi, il totale Attivi nella riga di totale di controllo.
Questo sistema di totalizzazione è molto flessibile, ma richiede un po' di pratica per sfruttarlo al meglio.
Esempio dei principali gruppi nella contabilità doppia
Ogni modello di piano dei conti usa un proprio schema di totalizzazione. Qui di seguito sono spiegati i principali gruppi della contabilità doppia.
Nella contabilità in partita doppia la somma dei saldi Dare (in positivo) e Avere (in negativo) deve essere sempre uguale a 0.
- Il gruppo 00 è la riga dove vengono sommati tutti gli importi.
- È la "Summa summarum" di tutti i saldi Dare e Avere.
- Se le colonne dei saldi non sono a zero è perché c'é un una differenza Dare e Avere e quindi vi è probabilmente un errore. In questi casi è utile fare un ricontrollo della contabilità
- Anche se è indicato che la Differenza deve essere uguale a 0, nelle colonne Dare e Avere della vista Movimento (tabella Conti) ci sono solo importi positivi, quindi anche nella riga di gruppo 00 ci sarà la somma dei movimenti non a 0.
La sequenza di calcolo per arrivare allo 00 è quindi la seguente:
- Il conto 1000 -> gruppo 1 (Totale attivi) -> Gruppo 00
- Il conto 2000 -> gruppo 2 (Totale passivi) -> Gruppo 00
- Il conto 3000 -> gruppo 3 (Totale ricavi) -> Gruppo 02 (risultato conto economico) -> Gruppo 297 (Utile anno corrente nel bilancio) -> Gruppo 2 (Totale passivi) -> Gruppo 00.
- Il conto 4000 -> Gruppo 4 (Totale costi) -> Gruppo 02 (risultato conto economico) -> Gruppo 297 (Utile anno corrente nel bilancio) -> Gruppo 2 (Totale passivi) -> Gruppo 00.
Il risultato del Conto economico viene sommato nel capitale proprio
Come si vede nell'esempio il Gruppo 02 (Utile perdita del conto economico) viene raggruppato nel gruppo 297 (Risultato anno corrente).
Con questo raggruppamento abbiamo il vantaggio che:
- Nel bilancio viene visualizzato il risultato d'esercizio dell'anno corrente.
- Il totale dei Passivi rispecchia il totale degli Attivi (ammesso che non ci sia alcun errore contabile).
Aggiungere o eliminare dei sottogruppi
Aggiungere un livello di totalizzazione
Con questo sistema si possono facilmente aggiungere dei livelli di totalizzazione.
Se vogliamo avere il sottogruppo dei conti liquidità:
- Inserire una riga vuota subito dopo il conto bancario
- Inserire nella colonna Gruppo il valore 10
- Inserire nella colonna Gr il valore 1
- Nei conti 1000 e 1001 indicare il Gr = 10
- La sequenza di calcolo diventerà:
Il conto 1000 -> Gruppo 10 (Liquidità) -> Gruppo 1 (Totale attivi) -> Gruppo 00.
Se si vuole inserire un altro sottogruppo "Sostanza circolante" si dovrà procedere nel medesimo modo.
- Aggiungere una riga vuota prima degli Attivi.
- Nella nuova riga:
- Indicare nella colonna Gruppo il numero 11
- Indicare nella colonna Gr il numero 1
- Nelle righe Liquidità, Clienti e Inventario merci indicare il Gr 11
Righe di titolo (con Gr)
Anche nelle righe di titolo è utile indicare il Gr (il gruppo della riga di totale) a cui appartiene.
In questo modo, nelle stampe del Bilancio abbellito per gruppi, se i conti sono a zero non verrà stampato il titolo.
Eliminare dei sottogruppi
Se il piano dei conti presenta dei sottogruppi che non si desiderano, è possibile eliminarli, basta eliminare la riga del sottogruppo e cambiare il Gr di ogni conto che ne faceva parte.
Controllo della struttura
Una volta impostato il piano contabile eseguire il comando Controlla contabilità dal menu Conta1. Se ci sono degli errori il programma li segnala.
Errore Ciclo infinito
Questo viene segnalato quando un Gruppo viene totalizzato in un Gruppo di livello inferiore, motivo per cui si crea un ciclo infinito di errore.
Ci sarebbe un ciclo infinito se nell'esempio precedente il Gruppo attivo (1) fosse sommato nel Gruppo 10.
Il programma, dopo avere calcolato il Gruppo 1 sommerebbe l'importo nel gruppo 10 che a sua volta sommerebbe nel Gruppo 1 e poi nel 10 all'infinito.
Conto economico con Utile lordo
Si può anche realizzare un conto economico scalare, ciòè che parte dalla cifra d'affari e sottrae i costi.
Qui di seguito viene indicato l'esempio tratto dal piano dei conti PMI svizzero.
Ampio uso del sistema di totalizzazione
Il sistema di totalizzazione è molto flessibile:
- In un Gruppo si possono sommare sia dei conti che dei Gruppi
Si veda l'esempio riportato sopra, dove il Gruppo Liquidità (10) e i conti (1100 e 1300) vengono sommati negli Attivi - Anche ai i titoli si può attribuire il gruppo di appartenenza.
In questo modo, se nella stampa il gruppo non viene stampato perché è a zero, non viene stampato neanche il titolo. - Si può usare qualsiasi genere di numerazione (numerica e/o delle lettere).
- Si possono creare fino a 100 livelli di totalizzazione
- La totalizzazione è indipendente dalla sequenza:
- La riga di totale può essere dopo la riga
- La riga di totale può essere prima delle righe
- La riga di totale può essere in una posizione completamente staccata
Questo viene usato per creare dei partitari.
- Il conto e i Gruppi possono essere totalizzati in un solo altro Gruppo
Lo stesso conto non può essere totalizzato contemporaneamente in due Gruppi - Il sistema si usa anche per totalizzare i Centri di costo e i Segmenti
Attenzione però a non usare dei Gruppi diversi per i conti normali e per i centri di costo, perché gli importi risultanti non saranno corretti.
La totalizzazione delle colonne importo
La procedura di calcolo totalizza le colonne del tipo importo.
- Vengono totalizzate le colonne importo definite dal sistema
- Vengono totalizzate le colonne importo aggiunte dall'utente
La sequenza di calcolo
Il programma calcola i totali nel modo seguente:
- Azzera i valori delle colonne importi delle righe di Gruppo
- Somma gli importi delle righe dei Conti nelle righe di Gruppo (primo livello di calcolo)
- Somma il saldo delle righe dei Gruppi nei Gruppi di livello superiore
Ripete l'operazione fino a che tutti i livelli sono calcolati.
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