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Creare le fatture

In Banana Contabilità le fatture da inviare ai clienti vengono generate partendo dalla registrazione contabile di emissione fattura.
È un approccio diverso rispetto a tutti gli altri programmi di contabilità, dove di regola si crea prima la fattura e poi si fanno le registrazioni contabili.

Con il Copia/Incolla si possono facilmente creare più fatture simili. Per esempio per creare delle fatture simili per tutti i membri di un'associazione, si creano prima le righe di fatturazione uguali e poi si cambia (o si incolla) il numero di conto dei diversi soci.
Eventualmente si possono creare le righe in Excel e incollarle in Banana.

Come creare una nuova fattura

  1. Nella tabella Conti si indica nel piano dei conti un conto per ogni cliente, con l'indirizzo e gli altri dati di cui si ha bisogno (vedi come impostare i conti clienti).
    Nel caso si avessero clienti diversa nazionalità, è anche possibile impostare una lingua diversa per le fatture di ogni cliente (vedi definire lingua per ogni cliente). Se per il cliente non viene impostata una lingua specifica il programma stamperà la fattura nella lingua di creazione del file (menu File -> Proprietà file - Dati base -> sezione Varia)
     
  2. Nella tabella Registrazioni si inseriscono delle righe di registrazioni che diventeranno le righe sulla fattura.
    • Si indicano la data della registrazione e il numero fattura. Questi valori dovranno essere ripetuti sulle altre righe appartenenti alla stessa fattura.
    • Si indica nel conto Dare il conto del cliente.
    • Si indica la contropartita (conto Vendite, Consulenza o altro) e l'importo.
    • Si può usare anche un Codice IVA per indicare la percentuale di IVA applicabile alla registrazione. Vedi Stampa fatture e gestione IVA
       
  3. Il comando Stampa fattura farà vedere l'anteprima di stampa della fattura, riprendendo i dati dei clienti dalla tabella Conti e i dati delle  fatture dalle righe di registrazione.

Creare fatture e metodi IVA

Alla pagina Stampa fatture e gestione IVA si trovano delle informazioni approfondite su come creare le fatture con IVA e contabilizzare con il metodo effettivo e aliquote saldo (incassato e fatturato).

Fatture inserite direttamente nel file della contabilità

Le registrazioni delle fatture sono inserite direttamente nel file della contabilità della ditta.
Questo approccio è indicato per chi registra le fatture in contabilità al momento dell'emissione delle fatture.

  • società immobiliari che registrano all'inizio dell'anno gli affitti di tutto l'anno
  • in genere per tutti coloro che registrano sul fatturato (principio di competenza)

Vi è un approccio diretto fra conti di registrazione e contenuto delle fatture.
Inserendo le registrazioni e stampando direttamente le fatture si evitano errori di trascrizione. Il presupposto per fare le fatture è ovviamente quello di sapere gestire una contabilità.

Adattare il proprio file per la fatturazione

Se non avete ancora inserito fatture e state utilizzando un file che non è ancora predisposto per creare fatture dovete aggiungere determinate funzionalità e le impostazioni

  • Indicare i dati della propria ditta da stampare sulla fattura.
    Nel menu File -> Proprietà file (dati base) impostare l'indirizzo della propria società, che sarà ripreso nell'intestazione della fattura.
  • Aggiungere e visualizzare le colonne indirizzi dei clienti.
    • Nella tabella Conti, selezionare la vista Indirizzo e inserire gli indirizzi dei clienti.
    • Se la vista Indirizzo non è visibile, aggiungerla tramite il menu Strumenti -> Aggiungi nuove funzionalità -> Aggiungi colonne indirizzi nella tabella Conti.
  • Aggiungere le colonne per la quantità e il prezzo unitario
    Se volete inserire le fatture non solo come importo, ma anche con Prezzo, Unità.
    Menu Strumenti -> Aggiungi nuove funzionalità -> Aggiungi colonne Articoli nella tabella Registrazioni.
  • Impostare l'elenco dei clienti.
    Nella tabella Conti, impostare il partitario clienti e configurare le impostazioni clienti dal menu Conta2 -> Clienti -> Impostazioni
  • Aggiungere la tabella Articoli.
    Vi serve per tenere un elenco dei vostri articoli e serve come una mini gestione del magazzino.
    Menu Strumenti -> Aggiungi nuove funzionalità -> Aggiungi tabelle Articoli .
  • Per utilizzare il logo aziendale sulla fattura o sulla stampa, consultare il paragrafo "Logo sulla fattura o sulla stampa" della pagina Tabella documenti.
  • Rendere visibile le colonna della tabella Registrazioni
    Usate il menu Dati -> Disponi colonne per visualizzare la colonna DocTipo e DocFattura (per il numero fattura).
  • Inserimento delle registrazioni fattura.
    Nella tabella Registrazioni inserire la riga (o più righe) della fattura, utilizzando un conto che appartenga al partitario clienti e indicando il numero della fattura nella colonna Fattura; se la colonna Fattura non è visibile utilizzare il menu Dati -> Disponi colonne.

Se non hai ancora un file contabile proprio, puoi creare una contabilità con il comando Nuovo dal menu File. Sono a disposizione diversi modelli con il partitario clienti preimpostato. I tipi di contabilità che supportano la creazione di fatture sono la contabilità doppia e la contabilità entrate uscite (entrambi possono contenere o meno le opzioni IVA e multimoneta).

Le colonne della tabella Registrazioni per le fatture

Data
La fattura riporterà la data indicata in questa colonna. Tutte le righe che appartengono al documento devono riportare la medesima data.

Fattura
Per la gestione delle fatture deve essere indicato obbligatoriamente un numero di fattura e un conto che appartenga al partitario clienti.

Colonne facoltative:

Tipo
Nella colonna Tipo si possono definire delle righe di dettaglio, come ad esempio delle righe di totalizzazione o un termine di pagamento specifico di una fattura.

Quantità
È la colonna dove viene indicata la quantità della merce o del servizio venduti. Per aggiungere la colonna quantità utilizzare il menu Strumenti -> Aggiungi nuove funzionalità -> Aggiungi colonna Quantità nella tabella Registrazioni.

Unità
Si inserisce il genere di unità (ad esempio 'pz', 'h', 'm', 'kg').

Prezzo unità
Si inserisce il prezzo unitario riferito alla merce o al servizio. In questo caso il programma calcola automaticamente l'importo complessivo in base alle quantità inserite nella colonna Quantità.


Stampare le fatture

Dopo aver inserito la registrazione della fattura nella tabella Registrazioni,


Anteprima Fattura

Stampare fatture in altre monete

Per stampare fatture in altre monete dovete usare la contaiblità multi-moneta.
In questo modo potete attribuire a ogni conto cliente una moneta specifica. Quando iserirete la registrazione per la fattura usarete la stessa moneta del cliente.
Se volete inviare fatture in monete diverse allo stesso cliente dovete, per lo stesso cliente, creare dei conti in diverse monete.

Stampare fatture nella lingua del cliente

Nella colonna Lingua della tabella Conti (vista indirizzo) indicare la lingua del cliente. La lingua è un codice ISO generalmente di 2 lettere, minuscole. Il programma propone alcuni codici. Se non viene proposto quello da voi desiderato inseritelo semplicemente nella riga.

Se per il cliente non è stata indicata la lingua viene usata la lingua della contabilità (menu File -> Proprietà file - Dati base -> sezione Varia)

Per stampare la fattura nella lingua desiderata lo stily per la stampa delle fatture deve ovviamente essere predisposto per usare la lingua specifica e contenere le traduzioni apposite. Se non esiste un modello con la lingua desiderata potete modificare un modello e aggiungerlo.

È anche possibile, per ogni lingua, predisporre dei testi predefiniti che verranno visualizzati a fine fattura, per esempio i saluti o le coordinate bancarie (per maggiori informazioni vedi la pagina Stampa fatture)

Definire la scadenza di una fattura

La scadenza di una fattura può essere impostata in tre modi:

  • a livello generale
    tramite il comando Clienti - Impostazioni dal menu Conta2. Nel dialogo si indica il periodo (in giorni) dopo il quale la fattura è considerata scaduta. Ad esempio indicando 10 giorni, se la data del documento è del 10 di maggio, la data di scadenza sarà del 20 maggio. I giorni vengono calcolati a partire dalla data del documento oppure in assenza di questa dalla data di registrazione.
  • a livello di cliente
    Nella tabella Conti, è disponibile la colonna TerminePagamentiInGiorni. In questa colonna potete impostare il periodo (in giorni) dopo il quale la fattura è considerata scaduta. Per visualizzare questa colonna selezionare il conto cliente nella tabella Conti e utilizzare il comando Disponi colonne dal menu Dati per rendere visibile la colonna TerminePagamentoInGiorni. Impostare il numero dei giorni, che verranno aggiunti alla data di emissione del documento.
  • a livello di documento
    Nella tabella Registrazioni, vista Scadenze, è visibile una colonna Scadenza, potete indicare la data di scadenza direttamente in questa colonna.


Fatture gestite in un file separato, solo per le fatture

Si crea un nuovo file, completamente separato da quello della contabilità, dove nel piano dei conti si inseriscono i clienti e solo i conti necessari per la fatturazione. Si inseriscono poi delle registrazioni di fatturazione.
Questo approccio è indicato per:

  • Coloro che registrano le fatture sull'incassato. Nel file della contabilità si registra solo l'importo che si è incassato.
  • Chi desidera una gestione fatture completamente staccata, per esempio le associazioni che devono inviare le quote di adesione ai soci.

Come creare un file separato per la gestione delle fatture:

  1. Scarica il file d'esempio, aprilo e adattalo alle tue esigenze.
    In alternativa puoi partire da un qualsiasi modello esistente e adattarlo, come indicato in precedenza, per l'uso delle fatture.

Altre risorse:

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