Doppelte Buchhaltung beginnen

Neue Datei aufgrund schon vorhandener Vorlage im Programm erstellen

So vorgehen:

1. Aus Menü Datei, den Befehl Neu ausführen
2. Region (Nation), Sprache, Kategorie und Business-Kategorie (Unternehmen, Non-Profit, Freiberufler...) auswählen
3. Aus der Liste der Onlinemodelle die Vorlage auswählen, die Ihren Bedürfnissen am nächsten kommt
4. Die Schaltfläche Erstellen betätigen.

Im Feld Suchen zeigt das Programm durch Eingabe eines Schlüsselwortes die Vorlagen an, die das eingegebene Schlüsselwort enthalten.

Es ist auch möglich, von einer leeren Datei aus zu starten, indem die Option Neue leere Datei erstellen aktiviert wird. Um den Start zu erleichtern und Gruppierungsfehler zu vermeiden, empfehlen wir in jedem Fall, aufgrund einer schon vorhandenen Vorlage zu beginnen.

Es stehen verschiedene Optionen zum Erstellen einer neuen Buchhaltung zur Verfügung.

Stammdaten der Buchhaltung eingeben

• Aus dem Menü Datei den Befehl Eigenschaften (Stammdaten) wählen und den Firmennamen eingeben, der auf den Ausdrucken und anderen Dokumenten stehen soll.
• Basiswährung angeben, mit welcher die Buchhaltung geführt werden soll.

Datei speichern

Mit dem Befehl Speichern unter (Menü Datei) kann die Datei gespeichert und mit einem eigenen Namen bezeichnet werden. Hierbei erscheint der typische Speicher-Dialog des eigenen Betriebssystems.

• Es wird geraten, den Namen des Mandanten, gefolgt vom Buchhaltungsjahr (z.B. "Firma Muster 2020.ac2") zu verwenden, um die Datei von anderen Buchhaltungsdateien unterscheiden zu können.
• Es können somit unlimitiert viele Buchhaltungen geführt werden; jede mit ihrem eigenen Namen
• Beim Speichern kann der Pfad sowie das Medium gewählt werden (z.B. wie vom Programm vorgeschlagen, der Dokumente-Ordner der Festplatte, ein USB-Stick oder eine Cloud).
  Ist vorgesehen, mit der Buchhaltungsdatei zusammenhängende PDF-Dokumente zu speichern, empfiehlt sich, für jedes Buchhaltungsjahr einen eigenen Ordner zu erstellen, wo alle Dateien zusammen gespeichert werden können.

Verwendung des Programms im Allgemeinen

Banana Buchhaltung inspiriert sich an Excel. Die Nutzung und die Befehle des Programms sind so ähnlich wie möglich zu denen von Microsoft Office gehalten.
Für weitere Informationen über die allgemeinen Nutzungsbedingungen des Programms verweisen wir auf die Seite Benutzeroberfläche (Programm).
Die Buchhaltung wird in Tabellen durchgeführt, die alle auf die gleiche Art und Weise bedient werden.

Kontenplan personalisieren

In Tabelle Konten den Kontenplan den eigenen Bedürfnissen anpassen:

• Konten hinzufügen und/oder bestehende löschen (siehe auch die Seite Leere Zeilen hinzufügen)
• Kontonummern und Beschreibungen ändern (z.B. den Namen des Kontokorrent Ihrer Bank eingeben), andere Gruppen hinzufügen, usw.
• Neue Untergruppen erstellen (siehe auch die Seite Gruppen).

Im Kontenplan können auch Kostenstellen oder Segmente eingegeben werden, die dazu dienen, die Beträgen nach detaillierten und spezifischen Kriterien zu kategorisieren.

Eröffnungssaldi erfassen

Die Eröffnungssaldi und Vorjahressaldi sind analog unserer Anleitung Eröffnungssaldi zu erfassen.

Buchungen eingeben

Die Buchungen muss man in der Tabelle Buchungen eingeben, die das Buchungsjournal bilden.

In den entsprechenden Spalten:

• Das Buchungsdatum eingeben
• Die Belegnummer, welche dem Papierdokument manuell erteilt wurde, eingeben, damit man Belege bei Bedarf am schnellsten findet
• Die Beschreibung eingeben
• Im Konto Soll das 'Zielkonto' eingeben
• Im Konto Haben das Konto, welches gutgeschrieben wird, eingeben
• Den Betrag eingeben, welcher auf dem Konto Soll und Haben gebucht wird. In der Buchhaltung mit MwSt/USt, den Bruttobetrag (inkl. MwSt/USt) eingeben. Das Programm zergliedert automatisch die Mehrwertsteuer und trennt die Beträge nach Nettokosten oder Nettoerlösen.

Schnelle Datenerfassung

Für ein möglichst schnelles Buchen folgende Funktion benutzen:

• Dateneingabe mit automatischer Vervollständigung - erlaubt, zuvor eingegebene Daten automatisch zu übernehmen.
• Sich wiederholende Buchungen (Menü Buch2) - erlaubt, die sich wiederholenden Buchungen in einer separaten Tabelle zu speichern.
• Datenübernahme aus dem Kontoauszug der Bank oder Post.

Buchungen mit MwSt/USt

Zum Buchen mit Mehrwertsteuer, sollte von Anfang an eines der vordefinierten Kontenpläne der Doppelten Buchhaltung mit MwSt/USt ausgewählt werden, worin schon die Tabelle MwSt/USt-Codes mit den aktuellen Steuersätze vorhanden ist und zwar wie folgt:

• Aus Menü Datei, mittels Befehl Neu eine Datei des Typs 'Doppelte Buchhaltung mit MwSt/USt' auswählen.
• Eine unter der gewünschten Sprache/Nation schon vordefinierte 'Musterdatei' des Typs 'Doppelten Buchhaltung mit MwSt/USt' auswählen. Mehr Informationen unter Buchungen - MwSt/USt-Verwaltung.

Sammelbuchungen

Buchungen, die mehr als zwei Konten betreffen (z.B. es werden verschiedene Rechnungen über die Bank bezahlt), müssen wie folgt gebucht werden:

• ein Konto pro Zeile buchen
• Wenn alle Belastungen und Gutschriften erfasst sind, darf es keine Differenzen geben.

Mehr Informationen unter Buchungsarten - Sammelbuchungen.

Kontrolle von Kunden- und Lieferantenrechnungen

Banana erlaubt, die zu bezahlenden Rechnungen sowie die ausgestellten, einzukassierenden Rechnungen zu verwalten. Siehe hierzu die folgenden Links:

• Untermenü Kunden
• Untermenü Lieferanten

Kontoauszüge

Der Kontoauszug zeigt automatisch alle auf dem Konto gebuchten Bewegungen an (z.B. Kasse, Bank, Kunden, usw...).

Zum Erstellen des Kontoauszugs ist die Kontonummer einmal mit der Maus anzuklicken und danach auf das kleine blaue Symbol, das in der Zelle oben rechts erscheint, zu klicken.

Kontoauszüge nach Periode

Um die Kontoauszüge mit Salden einer bestimmten Periode anzuzeigen, ist der Befehl Kontoauszüge aus Menü Buch1 auszuführen und hierbei in der Registerkarte Periode das Anfangs- und Enddatum der gewünschten Periode zu erfassen.

Für weitere Informationen sehen Sie bitte die Seite Periode.

Kontoauszüge ausdrucken

Um einen Kontoauszug auszudrucken, einfach den Kontoauszug aus beliebiger Tabelle (Konten oder Buchungen) erstellen und hierauf den Befehl Ausdrucken aus dem Menü Datei ausführen.

Um gleichzeitig mehrere oder alle Kontoauszüge auszudrucken, ist aus Menü Buch1 der Befehl Kontoauszüge aufzurufen. Hierbei sind die zu drucken gewünschten Kontoauszüge anzuwählen. Mittels dem sich im nun erscheinenden Dialogfenster befindenden Filter kann automatisch eine Auswahl von allen Konten, Kostenstellen, Segmente, Gruppen, usw. gemacht werden.

Detailliertere Informationen finden Sie auf unserer Webseite Kontoauszüge.

Bilanz und Erfolgsrechnung

Im Bilanzausdruck werden die Saldi aller Vermögenskonten (Aktiven und Passiven) dargestellt. Die Differenz zwischen den Aktiven und Passiven bestimmt das Eigenkapital.

Die Erfolgsrechnung umfasst alle Konten der Ausgaben und Einnahmen. Die Differenz zwischen den Ausgaben und den Einnahmen bestimmt den Geschäftsgewinn oder -verlust.

Zum Anzeigen und Ausdrucken der Bilanz aus Menü Buch1 den Befehl Formatierte Bilanz oder Formatierte Bilanz nach Gruppen auswählen.

• Der Befehl Formatierte Bilanz zeigt alle Konten an, ohne dabei zwischen Gruppen und Untergruppen zu unterscheiden.
• Der Befehl Formatierte Bilanz nach Gruppen zeigt die Konten mit Unterteilung nach Gruppen und Untergruppen und bietet ausserdem viele Funktionen, dank denen der Ausdruck nach den eigenen Bedürfnisse personalisiert werden kann.

Archivierung der Daten in PDF-Format

Nachdem Ende Buchhaltungsjahr die Buchhaltung abgeschlossen ist und revidiert wurde, können die Daten der Buchhaltungsdatei mittels Befehl PDF-Dossier erstellen (Menü Datei) in einer PDF-Datei archiviert werden.

Das Budget

Bevor man mit dem neuen Buchhaltungsjahr beginnt, können die Kosten budgetiert und die voraussichtlichen Einnahmen geschätzt werden, um die wirtschaftliche und finanzielle Lage des eigenen Unternehmens unter Kontrolle zu halten.

Das Budget kann auf zwei Arten eingerichtet werden:

1. In der Tabelle Konten (Ansicht Budget) - Spalte Budget: Es wird für jedes Konto der Budgetbetrag für das laufende Jahr angegeben. Wird in diesem Fall das Budget mittels Befehl Formatierte Bilanz nach Gruppen aus dem Menü Buch1 erstellt, übernimmt die Spalte Budget die Werte des Budgets, die sich auf das gesamte Jahr beziehen
2. In der Tabelle Budget, welche mittels Befehl Neue Funktionen hinzufügen aus dem Menü Werkzeuge hinzugefügt wird.
   In dieser Tabelle gibt man alle Budgetbeträge der Kosten und der Einnahmen mit Buchungen ein. Beim Hinzufügen der Tabelle Budget, wird die Spalte Budget der Tabelle Konten automatisch deaktiviert. So kann ein detailliertes Budget erstellt werden, welches die möglichen Variationen im Verlaufe des Jahres sowie während den unterschiedlichen Perioden des Jahres berücksichtigt.

Für weitere Informationen bitte die Seite Budget konsultieren.

Für Segmente oder Kosten- und Profitstellen sehen Sie bitte unsere Anleitungen.
 

Häufig gestellte Fragen

• Warum werden Ertrag (Verkäufe) und Passiven (Eigenkapital) negativ bzw. mit ein Minuszeichen angezeigt? (Normalerweise erwartet man, dass der Ertrag positiv und der Aufwand negativ ist.)
  Siehe Die mathematischen Regeln der doppelten Buchhaltung.