Para poder mantener la contabilidad empresarial actualizada, es fundamental importar regularmente los movimientos bancarios. Los movimientos permiten automatizar el proceso de contabilización, evitando la introducción manual de los asientos individuales y eventuales errores. 

Dónde descargar los movimientos

Los documentos que contienen las transacciones bancarias, independientemente del método de adquisición, deben guardarse siempre en la misma carpeta. Esta puede estar dentro de la carpeta principal de la contabilidad o en una externa. Para una gestión ordenada, se recomienda dar una estructura a las carpetas creando una carpeta general y subcarpetas más específicas: de este modo se reduce el riesgo de errores, sobre todo si se decide importar los movimientos manualmente. 

Manteniendo los datos siempre en la misma ubicación, se evitan problemas de importación y no es necesario actualizar cada vez la ruta predeterminada para la importación. Además, se desaconseja abrir y modificar estos archivos antes de la importación, ya que esto puede causar errores en el reconocimiento de las transacciones. 

Diferentes formatos de archivos con movimientos bancarios

Nuestro software ofrece numerosas extensiones que permiten importar datos contables en varios formatos. Entre los formatos más comunes se encuentran CAMT, CSV y XLSX.

El formato CAMT (Cash Management), definido por el estándar ISO 20022, es utilizado por los bancos para proporcionar extractos bancarios electrónicos de forma estructurada. Los archivos contienen información detallada como fecha, importe, descripción y referencias de cada transacción. Hay diferentes tipos de archivos CAMT disponibles:

• camt.052: extracto bancario intradía (movimientos durante el día)
• camt.053: extracto bancario de fin de día
• camt.054: notificación de débitos y créditos con detalles de las operaciones individuales

El formato CSV (Comma-Separated Values) es un archivo de texto que utiliza comas para separar los datos contenidos en las celdas de una tabla. Este formato es compatible con la mayoría de los programas. El formato CSV varía según el banco y se actualiza regularmente.

El formato XLSX es un archivo de Microsoft Excel utilizado para almacenar hojas de cálculo. El archivo XLSX puede contener datos, fórmulas, formatos, gráficos y varias hojas dentro del mismo documento.

Recientemente hemos desarrollado una nueva extensión que permite importar archivos CAMT de todos los bancos, haciendo que la adquisición de movimientos sea aún más fácil e inmediata. 

Métodos para descargar los movimientos

Las formas principales de obtener estos datos son tres:

• La banca online
• El multibanking
• El software de Mammut Soft Computing AG

Dependiendo del método utilizado, se debe prestar más o menos atención a la ubicación de los archivos. La descarga manual desde el portal bancario requiere mayor atención.

Banca online

El método manual, tradicional y más difundido, consiste en acceder directamente al portal de banca online de su banco. Una vez iniciado sesión, es posible navegar a la sección dedicada a los movimientos de la cuenta y descargar los archivos en uno de los formatos estándar compatibles con los programas de contabilidad.

Este proceso, aunque sencillo, requiere una interacción manual: el usuario debe acceder a la plataforma bancaria, seleccionar la cuenta y descargar y guardar los archivos en su ordenador para luego importarlos en el programa contable.

Multibanking

El multibanking representa una evolución respecto a los métodos manuales tradicionales, pensado para empresas o profesionales que gestionan numerosas cuentas bancarias distribuidas en diferentes bancos. Gracias a esta funcionalidad, es posible acceder a una sola plataforma o interfaz de e-banking que agrupa varias cuentas, incluso de diferentes entidades, simplificando así la interacción con cada banco. La mayoría de las soluciones de multibanking se basan en el estándar internacional EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard), que garantiza un intercambio seguro de información y órdenes de pago entre las empresas y los bancos.

Las principales fases para implementar el multibanking son:

• Actualización del contrato con el banco principal
  El primer paso consiste en contactar con el banco principal para solicitar la activación del servicio de multibanking. Será necesario firmar una adenda al contrato existente, que autorice al banco a actuar como gestor de varias cuentas bancarias.
• Firma de los mandatos con los bancos conectados
  Para cada banco tercero que se desea conectar, es necesario firmar una autorización que permita al banco principal acceder a la información de las cuentas correspondientes.
• Habilitación técnica y entrega de credenciales
  Una vez completados los pasos contractuales, será necesario seguir las instrucciones técnicas para habilitar el acceso mediante API o herramientas de terceros. Esto puede incluir la entrega de credenciales o la activación de métodos específicos de autenticación.

Una vez establecidas todas las conexiones bancarias, es posible descargar de forma centralizada los movimientos y datos bancarios, y procesar las operaciones de pago desde una única herramienta. Aunque sigue siendo en parte un proceso manual, el multibanking permite optimizar tiempo y recursos, reduciendo el número de accesos y simplificando la gestión general.

Software de Mammut Soft Computing AG

Una solución más moderna y completamente automatizada es la que ofrece el software desarrollado por Mammut Soft Computing AG. Este sistema, una vez implementado, permite omitir por completo el paso manual de descarga de archivos bancarios, ya que el guardado ocurre automáticamente en una carpeta definida durante la implementación. 

El software está enfocado en las interfaces de intercambio de datos entre bancos y empresas, ofreciendo conexión a múltiples bancos en todo el mundo y recuperando de forma segura y automatizada los datos bancarios en los formatos necesarios. Estos datos se sincronizan automáticamente con el sistema contable, haciendo innecesaria la intervención del usuario. 

Los pasos a seguir para comenzar a usar el software Mammut Soft Computing AG son los siguientes:

• Elección de la solución 
  Según las necesidades, se puede optar por la solución en la nube o la instalación local (on-premise), esta última consiste en la instalación física en los dispositivos del usuario.
• Configuración de las conexiones bancarias
  Para permitir la configuración y activación de la conexión con los bancos, es necesario firmar los contratos bancarios correspondientes. Estas conexiones con los bancos (EBICS, SWIFT, API) permiten descargar extractos y enviar pagos. Mammut ofrece asistencia para la activación ante los bancos.
• Autorización de acceso a las cuentas
  El cliente, para quien se lleva la contabilidad, concede al fiduciario el acceso a sus datos, para que toda la información necesaria esté disponible.
• Integración con el software contable/ERP
  El software se conecta al sistema contable o de gestión interna para la exportación e importación automática de los datos bancarios.

El verdadero valor añadido del software es la actualización constante de la contabilidad: descargas automatizadas de todos los bancos y sincronización directa con el sistema contable aseguran que los datos estén siempre actualizados y listos para su uso.

Importación y contabilización automatizada

Una vez que se dispone de los movimientos, es posible aprovechar las diversas funcionalidades que ofrece Banana. Independientemente del método establecido para la descarga de los datos bancarios, la función “Importar movimientos bancarios en formato ISO 20022 (avanzado) [BETA]” permite automatizar la actualización de la contabilidad en modo partida doble o ingresos/gastos utilizando los archivos CAMT (052/053/054). El programa lee los archivos XML desde una carpeta designada, los guarda en una base de datos local, identifica las transacciones nuevas que aún no han sido registradas y las propone para la importación, evitando duplicados. 

Esta funcionalidad está disponible únicamente con el plan Advanced de Banana Contabilidad Plus. También se puede probar con los planes Free o Professional hasta 70 líneas de transacción.

Una vez importados, los movimientos bancarios se transforman automáticamente en operaciones contables completas gracias a nuestras reglas de autocompletado (plan Advanced), ahorrando tiempo y evitando errores de introducción. De este modo, la contabilidad se realiza de forma más rápida, eficiente y precisa.

El diálogo Importar transacciones se activa desde el menú:

• Acciones > Importar en contabilidad > Importar: Transacciones

Contenido del diálogo

La visualización de los elementos del diálogo depende del tipo de archivo que se está importando:

• Transacciones por cuenta individual y extractos bancarios
  Se visualizan todos los elementos.
• Transacciones de contabilidad en partida doble u otras
  No se visualizan los siguientes elementos:
  • Cuenta
  • Cuenta temporal de contrapartida
  • Aplicar reglas.
• Agrupación por factura
  Este elemento solo se muestra si el archivo de importación contiene datos en la columna DocInvoice.

Diálogo Importar Transacciones

A continuación se muestra la ventana de diálogo que permite integrar los datos en la contabilidad de la mejor manera.

Cuenta de destino

Esta opción aparece cuando se importan datos desde extractos bancarios o postales o transacciones de entrada y salida de una cuenta en formato texto.

• Introduzca el número de cuenta bancaria de su plan de cuentas, correspondiente al extracto importado.
• Si se deja en blanco, el programa inserta la cuenta [A] (Account) para que se pueda entender si es un movimiento en Débito o Crédito.

Seleccionar transacciones

Fecha inicio, Fecha fin

Introduzca la fecha inicial y final del período relativo a las transacciones a importar. Es posible seleccionar el período automáticamente mediante las casillas debajo de las fechas.

No importar si ya existe la misma Referencia externa, Fecha e Importe

Si está activada, esta función permite no importar transacciones ya registradas, para evitar duplicados. Esta opción solo se activa si en los movimientos (archivo) a importar existe la columna "Ref.Externa"; de lo contrario, estará deshabilitada.

Ordenar transacciones por fecha

La opción está activada por defecto y permite tener las transacciones importadas en orden cronológico.

Completar las transacciones con

Autocompletado de valores

La opción es relevante para contabilidad con IVA y multimoneda.
Si está activada, permite completar automáticamente los valores faltantes en los datos importados (por ejemplo, el tipo de cambio en la tabla Tipos de cambio).

Aplicar reglas (solo plan Advanced)

La opción no está disponible para importaciones desde archivos de contabilidad en partida doble (formato ac2).

Ver: Reglas para el autocompletado de transacciones.

• Si esta opción está activada, al confirmar con OK, se abre el diálogo Aplicar Reglas.
• Si no ha activado esta opción, puede acceder a las Reglas también desde el menú Acciones > Transacciones repetidas > Aplicar reglas...
• Esta opción se activa por defecto si ya existen reglas de importación en la tabla de Transacciones repetidas.

Cuenta temporal de Contrapartida

La opción no está disponible para importaciones desde archivos de contabilidad en partida doble (formato ac2).

Se indica una cuenta que sirve para completar la contrapartida de la transacción. La cuenta debe luego ser reemplazada manualmente o mediante reglas de autocompletado por la contrapartida correcta.
El programa propone por defecto la cuenta comentada [CA] (ContraAccount).
Una vez completadas las transacciones, no debería haber movimientos que usen la cuenta temporal.

Número de documento inicial

La opción no está disponible para importaciones desde archivos de contabilidad en partida doble (formato ac2).
Es el número de documento que se asigna a la primera transacción entre las importadas.
El número se incrementa automáticamente.

Agrupar transacciones por número de Factura

Si el archivo de importación contiene valores en la columna DocInvoice, en el diálogo también estarán disponibles las siguientes opciones:

• Agrupar transacciones por número de factura
  En este caso, las líneas de una misma factura se agrupan para que haya un solo asiento para la misma cuenta y el mismo código de IVA (ver explicación sobre importación de datos de facturas en inglés).
• Cuenta de destino para diferencias de saldo
  Cuando se usan códigos de IVA, puede haber diferencias de redondeo de algunos centavos.
  En ese caso, Banana Contabilidad Plus crea para cada factura una transacción adicional para registrar la diferencia.
  Obviamente, hay que asegurarse de que los datos proporcionados para la importación estén equilibrados entre Débito y Crédito. En caso contrario, la fila de la transacción mostrará la diferencia entre Débito y Crédito.

Modificación de las transacciones importadas

El programa crea transacciones y las añade al final de la tabla Registros.
Las transacciones pueden ser modificadas o eliminadas.
En la contabilidad en partida doble, en las columnas CuentaDébito y CuentaCrédito, y en la contabilidad Ingresos / Gastos, en las columnas Cuenta y Categoría, el programa inserta símbolos.
Estos símbolos deben ser reemplazados por la cuenta o categoría adecuada.

• [A]
  Este símbolo se indica si en el diálogo no se ha especificado ninguna cuenta.
  En lugar del símbolo [A], se debe introducir la cuenta correspondiente al banco en la contabilidad.
• [CA]
  Este símbolo indica que en la celda debe indicarse la cuenta de contrapartida, para que los movimientos en Débito se compensen con los del Crédito. 

Para las filas con una sola contrapartida, en la misma línea está tanto la cuenta o el símbolo [A] como el símbolo [CA] de la contrapartida.
Para las filas con múltiples contrapartidas, cada línea tendrá la cuenta o el símbolo de contrapartida [CA]. Si no se indica el símbolo [CA], sería imposible entender si el movimiento es en Débito o Crédito.

Banana Contabilidad Plus permite la importación de transacciones bancarias en diferentes formatos. 
El formato ISO 20022 es un estándar internacional que debería estar ya disponible por parte de todos los bancos europeos. Este formato también puede denominarse ISO xml, xml, camt.053, camt.054 u otros. La importación de transacciones bancarias en formato ISO20022 es posible de dos maneras:

Importación ISO20022 manual genérica

Importación manual de transacciones, un archivo a la vez, disponible con el plan Professional:

• El usuario descarga el archivo ISO20022 desde su banco y lo guarda en una carpeta en su ordenador.
• Luego, desde Banana, importa manualmente este archivo. 

Esta importación es posible gracias a la extensión Extracto bancario Camt ISO 20022 Suiza (Banana+) para Suiza y a un filtro genérico distribuido con la aplicación para otros países.
La importación debe repetirse manualmente cada vez.

Importación ISO20022 avanzada [Beta]

Importación avanzada de transacciones desde múltiples archivos al mismo tiempo, disponible con el plan Advanced. Acelera significativamente el trabajo porque el usuario ya no necesita verificar para qué período se deben importar los movimientos:

• El usuario define una carpeta que contiene los archivos ISO20022 de varias cuentas bancarias.
• En Banana, con un comando, el programa avisa si hay nuevos movimientos que deben ser importados.

Esta nueva función de importación avanzada es posible gracias a la extensión Swiss Camt ISO20022 Reader.

Esta funcionalidad está disponible únicamente con el plan Advanced de Banana Contabilidad Plus. También se puede probar con los planes Free o Professional hasta 70 líneas de transacción.

Requisitos:

• Uso de Banana Contabilidad Dev-Channel con el plan Advanced.
• Uso de una contabilidad en Partida Doble o de Ingresos y Egresos.
   

Cash movements can be managed separately from the main accounting file via the Cash Manager. On a regular basis, the movements are imported into the main accounting file, grouping them according to a chosen period.

In this case you have two separate files:

1. One file contains all the general accounting data (including the cash account).
2. A file contains only the cash register data.

In order to integrate the cash data into the main accounting, a link must be established between the main accounting and the Cash Manager file.
There are two different ways to create the link:

• In the Cash Manager file, give the categories the same numbers as the accounts of the main accounting (double-entry accounting or Income / Expense).
• Enter the corresponding accounts of the main accounting file in the Category2 column (Categories table).
  If the Category2 column is not present, it must be displayed via Data → Columns setup.

Set up the internal transfer account

When importing the cash data into the accounting file, certain settings are required so that there are no overlaps of accounting entries for payment operations between the cash account of the main accounting and the transactions imported from the Cash Manager file.

In the Main accounting file:

• In the Accounts table, enter the Internal transfer account.

In the Cash Manager file:

• In the Categories table, Categories column in the Revenue group, enter the internal transfer account (the same number set in the main accounting) as a category for payments from the bank or postal current account.
• Alternatively, in the Categories table, Categories2 column in the Revenue group, enter the internal transfer account. In this case, a category is set in the Categories column to determine payments from the bank. The internal transfer account, located in the Categories2 column, creates the link when you import the transactions into the main ledger.

Payments from the bank account to cash account

Whenever a payment is made from the bank account to the cash desk, the movement is recorded both in the main accounting file and in the cash register file. To avoid overlapping of accounting entries when importing data from the cash desk, the internal transfer account account is used

• The receipt of funds is recorded in the cash register file, using the tour account as category or alternatively the category for payments from the bank account, if the tour account has been set in the Category2 column.
• The outflow of funds is recorded in the main accounting file, with the bank account in credit and the internal transfer account in debit.

When importing the cash register data into the main accounting file, the tour account is reset.

Import the cash register data

• Open the main accounting file
• Click Action→ Import to accounting
• In the window that appears, from the drop-down menu Import → select Transactions → Cash book movements (* .ac2) "
• Using the Browse button, select the Cash Manager file.

The explanations of this window are available at the page Import to accounting.

In accounting

Destination account

You must select the cash account number, present in Double-entry accounting or Income / Expense accounting, where the movements are to be imported.

Initial document number

An initial document number can be entered which will be attributed to the first imported transaction. In subsequent recordings, the program automatically assigns a progressive number, starting from the initial one entered.
If you do not wish to assign progressive numbering automatically, leave the box empty.

Select movements

Start date / End date (inclusive)

Enter the start and end date of the period to which the imported transactions refer.

Group transactions

By activating one of the options it is possible to choose how the movements of the period should be grouped:

• No period groupingAll rows are imported with their column contents. The Doc number present in the corresponding column of the cash register file is also imported.
• If you want to use a different numbering in the accounting and simultaneously keep the original document of the file, in the Cash Manager insert the document in the DocProtocol column.
• Monthly - groups the transactions by month.
• Quarterly - groups movements by quarter.
• Semi-annual - groups the movements by semester.
• Annual - groups the transactions by year.

One registration per account

If several categories are grouped into a single account in the accounting, but separate transactions are desired for each category, this box must be activated; the program creates recordings for each category. When using VAT codes, postings are created not only by category, but also by different VAT codes for the same category.

Note

When you have an accounting with VAT, the VAT calculations may be slightly different. If the transaction amounts are entered net, the cash account balance may also differ due to rounding differences.

The accounting file is updated with the cash register data.

On the page Web filter for PayPal transactions you will find the information about the new feature that makes it possible to import all the Paypal transactions directly into Banana Accounting and the instructions on how to proceed (see below).

We have also prepared specific predefined templates for double-entry or multi-currency accounting that you can look at as an example or use as a separate accounting file just for the accounting transactions from Paypal.

More information about all types of import filters can be found on the Import filters page.

• Banana extension for importing Paypal transactions - how to proceed
• examples for the Double-entry accounting
• examples for the Multi-currency accounting
   

Learn more

• Double-entry accounting
• Multi-currency accounting
• Import filters - complete list

A continuación se explica el procedimiento de funcionamiento de las Reglas y cómo se aplican.
El proceso puede resumirse en tres pasos:

1. Importar los movimientos bancarios en la tabla Registros.
2. Crear las reglas.
3. Aplicar las reglas para el autocompletado de los registros.

1. Importar los movimientos bancarios

Cuando se importan los movimientos bancarios, el programa inserta una cuenta de contrapartida temporal [CA]. Normalmente, la contrapartida debe completarse manualmente en cada registro.

En la imagen de ejemplo, en la tabla Registros se observa que:

• (1) - Las celdas tienen la misma contrapartida temporal, relacionada con ventas a través de Twint.
• (2) - La celda tiene una contrapartida temporal relacionada con gastos mensuales de mayo.
• (3) - La celda tiene una contrapartida temporal relacionada con gastos telefónicos de Swisscom.
• (4) - La celda tiene una contrapartida temporal relacionada con costes de seguros, póliza nº 892-948.
• (5) - La celda tiene una contrapartida temporal relacionada con costes de seguros, póliza nº 987-650.

A continuación se explica el procedimiento de funcionamiento de las Reglas y cómo se aplican.
El proceso puede resumirse en tres pasos:

1. Importar los movimientos bancarios en la tabla Registros
2. Crear las reglas.
3. Aplicar las reglas para el autocompletado de los registros.

1. Importar los movimientos bancarios

Cuando se importan los movimientos bancarios, el programa inserta una cuenta de contrapartida temporal [CA]. Normalmente, la contrapartida debe completarse manualmente en cada registro.

En la imagen de ejemplo, en la tabla Registros se observa que:

• (1) - Las celdas tienen la misma contrapartida temporal, relacionada con ventas a través de Twint.
• (2) - La celda tiene una contrapartida temporal relacionada con gastos mensuales de mayo.
• (3) - La celda tiene una contrapartida temporal relacionada con gastos telefónicos de Swisscom.
• (4) - La celda tiene una contrapartida temporal relacionada con costes de seguros, póliza nº 892-948.
• (5) - La celda tiene una contrapartida temporal relacionada con costes de seguros, póliza nº 987-650.

2. Crear las Reglas

Las Reglas sirven para completar automáticamente todas las contrapartidas temporales de los registros importados, añadiendo también códigos de IVA, centros de coste, enlaces y más.

Las reglas son registros modelo ya completos, presentes en la tabla Registros memorizados, donde:

• La columna Descripción contiene el texto (una o más palabras clave) que debe contener el registro importado.
• Las columnas Cuenta Débito y Cuenta Crédito contienen la Contrapartida que sustituirá la temporal.

Hemos creado un sistema que ofrece diferentes métodos para crear las Reglas: 

• Reglas desde el diálogo Aplicar reglas
• Reglas desde la tabla Registros
• Reglas desde la tabla Registros memorizados

Sea cual sea el método utilizado, las Reglas creadas se guardan en la tabla Registros memorizados.

En el ejemplo, en la tabla Registros memorizados se ha creado una Regla para los siguientes movimientos:

• (1) - Para los movimientos "Twint", la regla reemplaza la contrapartida temporal con la cuenta "Sales". También se ha añadido el código de IVA.
• (2) - Para el movimiento "Interac Electronics", la regla reemplaza la contrapartida temporal con la cuenta "Goods". También se ha añadido el código de IVA.
• (3) - Para el movimiento "Swisscom", la regla reemplaza la contrapartida temporal con la cuenta "Admin".
• (4) - Para el movimiento "Best insurance" con número de póliza "892-948", la regla reemplaza la contrapartida temporal con la cuenta "Insurance Health".
• (5) - Para el movimiento "Best insurance" con número de póliza "987-650", la regla reemplaza la contrapartida temporal con la cuenta "Insurance Car".

3. Aplicar las Reglas para el autocompletado (Resultado)

En la tabla Registros, el programa completa automáticamente los registros importados añadiendo la cuenta de contrapartida, el código de IVA, etc., independientemente del método utilizado para crear las Reglas.

En el ejemplo, en la tabla Registros los movimientos importados han sido completados automáticamente:

• (1) - Para los movimientos "Twint", la contrapartida temporal fue sustituida por la cuenta "Sales", y se añadió el código de IVA.
• (2) - Para el movimiento "Interac Electronics", la contrapartida temporal fue sustituida por la cuenta "Goods" y se añadió el código de IVA.
• (3) - Para el movimiento "Swisscom", la contrapartida temporal fue sustituida por la cuenta "Admin".
• (4) - Para el movimiento "Best insurance" con número de póliza "892-948", la contrapartida temporal fue sustituida por la cuenta "Insurance Health".
• (5) - Para el movimiento "Best insurance" con número de póliza "987-650", la contrapartida temporal fue sustituida por la cuenta "Insurance Car".

Además, el programa reconoce los registros con código de IVA y completa todas las columnas relacionadas con el IVA (cuenta de IVA e importes).

One of the methods for creating Rules is from the Apply Rules dialog. The main advantages are as follows:

• You can see all imported transactions.
• The imported transactions are divided into incoming and outgoing transactions, with Rules and without Rules.
• For each group of identical transactions, the Rule being applied is shown in bold.
• Rules that are duplicated or in conflict are highlighted.
• You can add new rules and modify or delete existing ones.
• By changing the conditions of a Rule (description, amount, account), you can immediately see the list of transactions that comply with it.
• You can decide which rules to activate and which to deactivate.

Below is the complete procedure for creating Rules from the Apply Rules dialog.

1. Give the command Import into accounting

Before accessing the Apply Rules dialog, you must first import bank, postal, or other transactions as follows:

• Use the command from the Actions menu  > Import into accounting > Transactions
• Select the appropriate format and indicate the path where the file with your bank statement data is located
• In the dialog that opens:
  • Enter the account related to the statement from which you are importing the transactions (bank, postal service, etc.).
  • Specify the start and end dates for the period of the transactions to import.
  • Indicate the temporary contra account if you want it to be different from the default "[CA]".
    You can use any account, and if you write it in square brackets, it will not be accounted for.
  • Activate the Apply Rules option (available only with the Advanced plan of Banana Accounting Plus).
  • Confirm with OK.
     

 2. Dialogue Apply Rules

The program opens the Apply Rules dialog. 

In this dialog, you will find:

• The temporary contra account you entered previously or the default one "[CA]".
• The bank account entered, where all transactions imported from your bank or postal account are recorded.
• The imported transactions from the bank account, divided into:
  • Incoming transactions without rules (Money In without rules).
  • Outgoing transactions without rules (Money Out without rules).
  • Incoming transactions with rules (Money In with rules).
  • Outgoing transactions with rules (Money Out with rules).

3. Create new rules

To create new Rules: 

• Position yourself on one of the transactions for which you want to create a rule.
• Go to the right-hand side until you see  "...".
• Click on Add New Rule.

The Add Rule - Edit Rule dialogue appears.

In this dialog, you need to enter:

• In the Description, the text (keyword) that the program uses to find the matching Rule in the imported transactions.
  Example:
  • Best Insurance Contract 892-948
    applies to lines that contain exactly the specified text.
  • +Best Insurance Contract 892-948
    applies to lines that contain the words "Best Insurance" and "892-948" in any position.
• The contra account, used to replace the temporary contra account.
• Any other information (Cost centers, VAT codes, etc.).

Important: where there is a contract number, a policy number, a customer number, etc., it is recommended to add a "+" in front of the rule. The + allows the rule to search for individual words (or sequences of numbers) regardless of their position within the description of the imported transaction.

The program shows the transactions found based on the entered conditions to which the new rule will be applied. In the example, we have a single transaction.

• Confirm with OK.

4. Confirm Apply Rules

In the Apply Rules dialog, you will see:

• The row of the created Rule ("NEW") where the data of the temporary counteraccount [CA] and the other information entered in the rule are indicated.
• Below are the lines of the transactions to which the rule has been applied.

You can decide when to execute the Apply Rules command:

• You can apply the rules selectively and continue working on the others.
• You can exit the dialog and return later.
• You can cancel the operation of applying the rules and repeat it later.
• The Apply Rules command also saves any changes you made to the rules.

By clicking on the buttons:

• Apply Rules:
  • The program adds the new Rules to the Recurring transactions table.
  • The program completes the transactions in the Transactions table.
  • The dialog remains open so you can add the rules to the other transactions.
• OK
  • Confirms the applied rules and closes the dialog.
     

Undo changes made

Once the dialogue is closed, you will see the completed transactions in the Transactions table.
If you wish, you can undo the changes you have made:

• Menu Edit > Undo edit
• With the Cancel button (green arrow).

To also cancel the import of the data, you need to repeat the Cancel command a second time.

Complete other transactions with Temporary contra account

After importing bank transactions, the aim is to complete all transactions so that there are no more transactions with Temporary contra accounts [CA].

You can manually complete the remaining transactions. This is useful for special cases that do not tend to repeat.

You can create new rules by chosing one of the following methods:

• Rules from the Apply Rules dialog
• Rules from Recurring transactions

Adding information to completed transactions with rules

It is possible to add supplementary information to the Rules through the Recurring Transactions table.

One of the methods provided for creating Rules is from the Transactions table. The main advantages are as follows:

• You work directly in the Transactions table that you already use regularly. You are already familiar with the table.
• You see all the columns.
• You create Rules simply by completing the imported transactions.
  You complete the transactions manually only the first time when creating the Rules. For subsequent imports, the program applies the already created Rules to the new imported transactions.
• Speed in creating Rules.
  Select the rows with completed transactions and, with a single click, create all the rules in the Recurring Transactions table. You only need to modify the description of each rule to ensure a precise match for future transactions.
• You do not need to insert Rules through additional dialogs.
• You do not need to manually enter all the Rule data in the Recurring Transactions table.

Below is the complete procedure for creating Rules from the Transactions table.

Import transactions

In the Transactions table, import transactions from bank, postal, or credit card statements.

Complete the imported transactions

For each imported transaction, enter the counterpart, VAT code, cost center, or other information.

When you import a transaction that needs to be recorded on multiple lines, the program inserts a single entry with the total amount and a temporary counterpart [CA].

Proceed as follows:

• Remove the temporary counterpart account [CA] from the transaction.
• Insert new rows following the transaction. For each row, enter the complete transaction with description, counterpart, amount, any VAT code, and cost center.
  
  

Create Rules

Starting from the completed transactions, you can create Rules:

• Select from the Transactions table the entries to which you want to apply Rules.
• Right-click on a transaction without rules > Create rules from selection.
  Alternatively, go to the Actions menu > Recurring Transactions > Create rules from selection.
  
  

All selected transactions are transferred to the Recurring Transactions table, exactly as they were completed in the Transactions table.

How to complete the Rules

In the Recurring Transactions table, you need to complete the Rules:

• Edit the Description column.
  Modify the text of the description to search for in the transactions from the imported bank statement. Initially, the program automatically uses the description found in the imported transaction.
  Replace this text with one or more keywords so that the program can find matches in the description of the imported transaction (e.g., +Best Insurance).
  See also Condition on Description
• Debit and Credit Account Columns
  The Debit and Credit columns show the counterpart and the imported bank account.
  • First, check whether the indicated counterpart is already the desired one; if not, update it accordingly.
  • The main import account, used to identify matching transactions, must not be marked as a commented account (account enclosed in square brackets).
    If the account matches the bank's main account from which the transactions are imported and is marked as a commented account, the brackets must be removed, otherwise the rule will not be applied correctly.
    This may happen with detailed transactions imported from the statement for which no specific rules exist yet.
  • Alternatively, you can remove the main import account and leave only the counterpart. In this case, the rule will be applied based on the Description column (match with the transaction description) and will be valid for all imported bank accounts.
• For multi-line transactions, edit the Doc column.
  In the first row of the transaction, enter empty square brackets [] in the counterpart column.
  In subsequent rows, enter !RuleSplit in the Doc column (see rows 7,8,9 in the image below).
  
  

The explained procedure only needs to be performed the first time to set up the Rules. For future imports, the Rules found are applied automatically. You only need to complete the new imported transactions without a rule using the same procedure.
To find all imported transactions in the Transactions table that do not have a rule, you can use the Row filter function, entering the text "[CA]".

The rules can be accessed via the command Actions > Recurring Transactions > Transactions table.

• Rule rows are those that contain !Rule or !RuleSplit in the Doc column.
• In rule rows, the columns have a different meaning:
  • Condition Columns
    Contain the values to be compared to determine whether the rule should be applied.
    The condition columns are: Doc, Date, Description, Account Debit/Credit, Amount.
  • Action / Substitution Columns
    Contain the values that will be applied and complete the imported transactions.
    All columns that are not used as condition columns are considered substitution columns.

Condition columns 

Condition columns (or search columns) contain the data used to search for matches in the imported transactions.

• Doc column (required)
  • Must contain !Rule or !RuleSplit
    • !Rule indicates it is a rule.
    • !RuleSplit indicates that the rule above must also create split transactions.
• Description column (required)
  • The Description column must contain the text to be searched in the description of imported transactions.
  • When a description begins with text in square brackets, it is used as the rule name. The rule name is optional and can be used to better identify rules.
• Account column (recommended)
  • In double-entry accounting: use the Debit column (to filter incoming transactions) or the Credit column (to filter outgoing transactions).
  • In income and expense accounting: use the Account column.
  • This is usually the bank account from which the transactions are imported.
• Date column (optional)
  • Limits the application of the rule to a specific period of the transactions.
• Amount column (optional)
  • Limits the application of the rule to a specific amount or range of amounts.
  • In income and expense accounting: use the Income (incoming transactions) or Expense (outgoing transactions) column.

Substitution Columns 

Substitution columns must be filled in with additional information.

• DocLink column
• Contra Account column
  Enter the contra account that replaces the temporary contra account [CA] or the temporary contra selected in the Apply Rules dialog.
  • In double-entry accounting: use the Credit column (for incoming transactions) or the Debit column (for outgoing transactions).
  • In income and expense accounting: use the Category column.
• VAT Code column
  Enter the VAT code to be applied to the imported transaction.
  The program automatically completes all VAT-related columns.
• Cost Centers (CC1, CC2, CC3) columns
  Specify the cost center to assign to the imported transaction.
• Notes column
  Enter any additional information to be included in the imported transaction.
• Other columns
  All columns that are not condition columns, except ExternalReference, are considered substitution columns.
  ExternalReference is a reserved column used by the bank import to identify each transaction and prevent duplicates.

The DocLink column

In this column, it is not possible to insert a specific link to a document because each transaction will have its own document. However, you can add an annotation in square brackets (e.g., "[Doc]") to distinguish the rows that need to be associated with a digital document.

Once the transactions are imported, it may be necessary to link them to accounting documents. To speed up this process, it is recommended to proceed as follows:

• In the DocLink column of the Recurring Transactions table, use text enclosed in square brackets [ ].
• Within the square brackets, enter the text that should be searched for in the name of the supporting document file.
  
  
   
• In the Transactions table, the transactions are imported with the text in square brackets in the Link column.
  
  
   
• In the Transactions table, use the Row Filter function and enter the text "!link![ ]". This will display all the rows in the Link column that contain square brackets where a link to the supporting document needs to be added.
• When editing the Link column in the Transactions table, the program will show, in the auto-completion, the files of supporting documents that have not yet been linked to a transaction and contain the text entered between the square brackets.
  For example, if you enter "[invoice]," the program will display all the unlinked files containing the text "invoice" in the cell.

Quick search and completion of transactions

It is possible that after importing transactions with the Rules, some transactions may need to be manually completed with additional information.

To quickly find the transactions that need to be completed, you can use one of the following methods:

• Using the Notes Column
  To quickly locate the transactions that need to be completed, we recommend adding temporary search texts that can be used to filter the transactions. For example:
  • In the Notes column of the Recurring Transactions table, or in any other column of the Rule row (except for those predefined for the Rule), enter a hashtag, such as #city.
  • In the Row Filter function of the Transactions table, enter the same hashtag. This will display the rows that you need to complete.
• Coloring Rule Rows
  You can color the Rule rows in the Recurring Transactions table. The row color will be transferred to the Transactions table and used to highlight the transactions to which the rule is applied.
  To identify only the colored rows, you can use the Row Filter function by entering the text "!_co!"

Split row transactions

Normally, when you import transactions from a bank statement with the Rule, a single counterpart account is recorded. If the total amount of the counterpart needs to be split across multiple counterpart accounts, you can create a multi-row Rule.

For example:

• You regularly receive a payment of 550 that must be recorded on three different accounts and therefore on three rows:
  • (550) rent collection (no contra-account, as this involves recording the global amount split over three rows)
  • (500) flat rent (contra account rent)
  • (50) extra expenses (contra-account for extra expenses) .

To create a multi-row Rule:

• The first row corresponds to the total amount collected.
  • In the Doc column, enter the text !Rule.
  • In the Description column, enter the text to search for in the imported transactions.
  • In the counterpart column, enter square brackets [].
• In the following rows:
  • In the Doc column, enter the text !RuleSplit.
  • In the Description column, enter the text to search for in the imported transactions.
  • In the counterpart column, enter the counterpart accounts.
  • In all other columns, input the values that should be included in the additional rows. In this example, we have added the tenant’s Cost Center.
    In the following example, you can see the tenant’s Cost Center.

In the example of a multi-row rent transaction, it is assumed that the collected amount is always 550. If the collected amount is different from 550, the transaction will need to be completed manually. 

Modifying rules in the Recurring Transactions Table

All completion Rules saved in the Recurring Transactions table, even if they were created from the Apply Rules dialog, can be modified, deleted, or new ones can be created in anticipation of a future import without a Rule.

Set a different description from the imported one

All imported transactions display the description from the bank statement in the Description column of the Transactions table. Typically, these descriptions are very detailed.

It is not possible to automatically change this description at the time of import.

If you wish to change the imported description, you can use the Notes column in the Recurring Transactions table.  
Note: if the Notes column is already used for your own annotations, it cannot be used to modify the description.

If the Notes column is not being used, proceed as follows:

• Display the Recurring Transactions table.
• Make the Notes column visible by going to the menu Data > Columns set up > check the Notes column.
• In the Notes column, enter the description text that you want to appear in the Transactions table (Description column).
  Repeat this step for each desired transaction.
  
  
   
• Import the transactions
• After importing into the Transactions table, make the Notes column visible (menu Data > Columns setup > check the Notes column)
  The Notes column will display the notes defined in the Recurring Transactions table.
  
  
   
  • For each transaction, copy the content from the Notes column and paste it into the Description column.
    
    

In the Recurring Transactions table, it is not possible to directly add custom columns. 

To use a custom column in the Recurring Transactions table, you need to add the custom column to the Transactions table.

Once the column is added to the Transactions table, it will also be visible in the Recurring Transactions table and can be used to set a different description from the imported one.

Therefore, the insertion procedure is the same as described in the section Set a Different Description from the Imported One - Notes Column.

Create a new year with rules

When you create a new year using the command Actions > Create New Year, the existing Rules in the Recurring Transactions table are automatically carried over to the new year's file.

Accounting with the same rules

If you manage several similar accounting files (for example for clients with similar characteristics), it can be useful to reuse rules that have already been created, avoiding rewriting them every time.

When the accounting files have the same chart of accounts, or at least a compatible structure, you can copy the Recurring transactions from one file to another.

How to copy the rules

• Open the source file (the one that contains the rules to be reused).
• Display the Recurring transactions table using the command
  Actions > Recurring transactions > Recurring transactions table.
• Select the rows you want to copy.
• Use the Copy rows command, Edit > Copy rows.
• Open the destination file and display the Recurring transactions table.
• Paste the rules using the command Edit > Insert copied rows in the Recurring transactions table.

You can also create a dedicated accounting file, used as a rule library.
In this way, when you create a new accounting file, you can easily copy the necessary set of rules and paste it into the destination file.

Las condiciones de las reglas son criterios que definen cuándo debe aplicarse automáticamente una regla de autocompletado a un registro contable.

Se configuran durante la creación o modificación de una regla en el diálogo Aplicar reglas, o directamente en la tabla de Registros memorizados.

Las condiciones pueden hacer referencia a la Descripción, a la Cuenta, al Importe y a la Fecha.

Una regla se aplica solo si se cumplen todas las condiciones definidas. Si incluso una sola condición no se cumple, la regla no se ejecuta. Las condiciones vacías se ignoran.

Condición sobre la Descripción

Introduce una palabra o frase corta como palabra clave para identificar los movimientos que deben automatizarse, según el texto en la columna Descripción del extracto bancario.

Banana Contabilidad compara automáticamente el texto de la descripción de cada movimiento con el indicado en la regla y, si encuentra una coincidencia, aplica la regla asociada.

Para obtener mejores resultados, se recomienda utilizar solo palabras clave representativas (por ejemplo, el nombre del proveedor o del servicio), para aplicar la regla a múltiples movimientos similares.

Los textos de búsqueda pueden introducirse de distintas maneras:

• Palabra o frase exacta
  • Si introduces por ejemplo "Best Insurance 982-948", el programa busca movimientos importados que contengan exactamente "Best Insurance 982-948".
  • Si introduces solo "Insurance", el programa buscará todos los movimientos que contengan la palabra "Insurance".
• Todas las palabras en cualquier orden (+ al inicio)
  • Si introduces "+Best Insurance 892-948", el programa buscará los movimientos importados que contengan las palabras "Best", "Insurance" y el número "892-948", en cualquier orden.
  • Todas las palabras deben estar presentes en la descripción del registro, pero el orden no es importante.
  • El símbolo "+" no se considera en la búsqueda.
• Lista de palabras (usando |)
  • Si introduces "café|restaurante", el programa buscará los movimientos que contengan la palabra "café" o "restaurante".
    Esta opción es útil para identificar varias categorías sin tener que crear búsquedas separadas.
• Mayúsculas y minúsculas
  • La búsqueda de texto no distingue entre mayúsculas y minúsculas. El texto se aplicará igual independientemente del uso de mayúsculas.
    Todo el texto introducido en la Descripción se transfiere a la columna Descripción en la tabla Registros memorizados.

Atención: NO utilices como descripción todo el texto del extracto bancario, ya que es único para cada movimiento.

Condición sobre la Cuenta

• Introduce la cuenta desde la que se importan los movimientos (banco, postal, etc.).
• El programa contabiliza automáticamente en Débito o en Crédito según el tipo de movimiento.
• Si el campo Cuenta se deja vacío, la regla se aplica a todas las cuentas que cumplan la condición sobre la descripción.

Condición sobre el Importe (o Importe en moneda)

• Permite aplicar una regla solo cuando el registro tiene un importe específico.
• Alternativamente, si el importe no es conocido con precisión, puedes definir un rango de importes, indicando un valor mínimo, máximo o un intervalo específico en el cual aplicar la regla.
  • Disponible desde la versión 10.2.3 de Banana Contabilidad Plus (Dev Channel)
  • La condición debe:
    • empezar con el símbolo !
    • escribirse entre corchetes [ ]
    • usar el importe sin formato: sin separador de miles y con punto como separador decimal
      (otros formatos no son reconocidos)
    • Los operadores disponibles son: mayor >, menor <, mayor o igual >=, menor o igual <=, distinto <>
  • Ejemplo: para seleccionar registros con importe mayor o igual a CHF 1'000.00:
    [!>=1000.00]

En la imagen se muestra el diálogo Aplicar reglas donde es posible seleccionar el campo Importe y definir un intervalo de cifras (en este ejemplo, se aplica la cuenta 1510 Mobiliario e instalaciones a los registros que tienen la descripción "Compra material de oficina" y un importe mayor o igual a CHF 1'000).
El uso de este filtro es útil cuando se desean asignar contrapartidas diferentes según el importe del registro.

Ejemplos de condiciones aplicables a la columna Importe

Condición sobre la Fecha

A partir de la versión 10.2.3 de Banana Contabilidad Plus (Dev Channel), puedes aplicar una regla a registros que se encuentren dentro de un periodo de tiempo determinado (por ejemplo, solo los registros de enero).

Cómo proceder:

• Añade una nueva regla como se explica en la página Diálogo Aplicar reglas - Añadir regla
• Selecciona el campo Fecha
• Introduce la condición de filtro en el campo Comentario.
  La condición debe:
  • empezar con el símbolo !
  • escribirse entre corchetes [ ]
  • usar el formato de fecha ISO YYYY-MM-DD
    (otros formatos no son reconocidos)
• Ejemplo: para seleccionar los registros con fecha anterior al 01.04.2025:
  [!<2025-04-01]

En la imagen se muestra el diálogo Aplicar reglas donde se puede seleccionar el campo Fecha y definir un intervalo (en este ejemplo se aplica a registros anteriores al 1 de abril de 2025).
El uso de este filtro es útil para diferenciar procesos por mes, trimestre o año, por ejemplo si hasta una fecha determinada se aplica un código de IVA y después cambia por la adopción de un nuevo método.

Ejemplos de condiciones aplicables a la columna Fecha

Cómo definir condiciones en la tabla Registros memorizados

Las condiciones pueden introducirse directamente en la tabla Registros memorizados con la misma sintaxis explicada en los párrafos anteriores.