Créer une nouvelle année | Comptabilité en partie double

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La commande Créer nouvelle année, à partir du menu Actions, prépare un fichier pour la nouvelle année, sur la base du fichier de comptabilité qui est sur le point d'être clôturé. La commande ne modifie pas le fichier courant, elle peut donc être exécutée sans aucun effet.

Logique du passage vers la nouvelle année

Avec Banana Comptabilité Plus, vous disposez d'un fichier distinct pour chaque année. Au début de la nouvelle année, la logique opérationnelle est la suivante :

  • Avec la commande Créer une nouvelle année, le programme crée un nouveau fichier pour l'année en utilisant le même plan comptable, les mêmes paramètres et les mêmes soldes que pour l'année en cours.
  • Vous pouvez travailler sur les deux fichiers en même temps :
    • Sur le nouveau, vous insérez les écritures de la nouvelle année. Vous pouvez également apporter des modifications au plan comptable, TVA ou autre, sans affecter le précédent.
    • Dans le fichier de l'année précédente, vous continuerez à saisir les opérations pour terminer l'année et vous effectuerez les opérations typiques de clôture, de vérification des soldes, d'impression des soldes, etc.
  • Dans le fichier de la nouvelle année, avec la commande Actions → Mettre à jour soldes d'ouverture, les modifications apportées dans le fichier de l'année précédente sont reprises. Cette opération doit être effectuée au plus tard lorsqu'il n'y a plus de changements dans l'année précédente.

Une fois le fichier de la nouvelle année créé, ceux qui ont souscrit au plan Professional de Banana Comptabilité Plus, verront apparaître dans la fenêtre d'information le message Advanced Plan en mode de Démonstration jusqu'à ce qu'ils atteignent 70 lignes d'écritures.

Contrôle de la comptabilité de l'année précédente

Avant de mettre à jour les soldes d'ouverture, pour éviter des différences entre les soldes de clôture et d'ouverture de l'année suivante, il est important de s'assurer que vous avez effectué tous les contrôles, vérifications et écritures comptables de clôture, comme indiqué à la page Clôtures.

    Opérations effectuées par la commande Créer nouvelle année

    La commande Créer nouvelle année, à partir du menu Actions, effectue les opérations suivantes, en tenant compte des paramètres définis par l'utilisateur :

    • Crée un nouveau fichier (sans nom) avec le même plan comptable et les mêmes configurations du fichier ouvert, sans écritures.
    • Copie les données de la colonne Solde du fichier actuel dans la colonne Ouverture du nouveau fichier (seulement pour les classes indiquées)
    • Ajoute le bénéfice ou la perte de l'année précédente au solde d'ouverture du (des) compte(s) du bilan indiqué(s) pour l'affectation (généralement, le compte Profit/Perte reporté est indiqué).
    • Copie pour tous les comptes, les données de la colonne Solde du fichier actuel dans la colonne Année précédente du nouveau fichier.
    • Met à jour les propriétés du fichier
      • Définit la date de début et de fin, en ajoutant 1 an à celles existantes.
      • Dans la section Options, définissez le nom du fichier de l'année précédente et activez l'option permettant d'utiliser les écritures de l'année précédente pour l'autocomplétion.
    • Dans le cas d'une comptabilité multi-devises, elle émet les taux de change de clôture de l'année précédente comme taux de change d'ouverture.
    • S'il y a des données dans le tableau Budget, elle reporte les mouvements sur la nouvelle année en tenant compte des paramètres.
    • Si l'option Segments est activée, elle crée des entrées d'ouverture pour les segments.

    Dialogue Créer nouvelle année

    Le dialogue Créer nouvelle année, à partir du menu Actions, permet de spécifier les paramètres de création du fichier de la nouvelle année :

    crea nuovo anno

    Reporter soldes d'ouverture des comptes

    Les soldes d'ouverture des postes activées sont reportées.

    Bilan
    Reporte les soldes des comptes actifs, passifs et des capitaux propres. Cette option doit généralement être activée.

    Compte de résultat (non recommandé)
    Les soldes des comptes de résultat et de dépenses NE DOIVENT PAS être reportés sur la nouvelle année.
    Cette option n'est utilisée que dans des cas particuliers. Elle ne doit être choisie que et uniquement si vous êtes sûr de ce que vous faites.

    Hors Bilan
    Report des comptes avec BClasse (5 et 6).

    Centres de coûts
    Activez cette option si les centres de coûts sont utiles pour gérer des postes qui devront être continus dans le temps, comme les clients, les fournisseurs et les partenaires.

    Centres de coût CC1
    Ceux qui commencent par un point ".".

    Centres de coût CC2
    Ceux qui commencent par une virgule ",".

    Centres de coût CC3
    Ceux qui commencent par un point-virgule " ;".
    Voir la page Centres de coûts/profits pour plus d'informations.

    Segments
    Les soldes d'ouverture des Segments sont créés avec des écritures d'ouverture dans le tableau Écritures.

    • Pour plus d'informations, voir la page Segments.
    • Le programme crée une écriture pour chaque combinaison de compte et de segment, reprenant exactement la situation finale de l'année précédente.
    • Il est préférable de ne pas saisir de soldes d'ouverture des segments en utilisant la colonne Ouverture. Si vous l'avez fait l'année précédente, le programme indiquera à nouveau le solde dans la colonne Ouverture pour la nouvelle année.

    Note : Pour les opérations de règlement telles que l'enregistrement et la clôture des comptes d'attente, celles-ci doivent être enregistrées manuellement.

    Répartition bénéfice/perte

    Lorsque les soldes d'ouverture sont reportés sur la nouvelle année, on additionne aux comptes de report de bénéfice les chiffres indiqués.

    Total à repartir
    Le programme indique automatiquement le montant du bénéfice ou de la perte à distribuer.

    Comptes
    Sélectionne le compte ou les comptes (jusqu'à trois) pour la répartition du bénéfice ou de la perte de l'exercice. Lorsqu’il y a plusieurs comptes pour la destination du résultat d'exercice, il faut insérer le montant manuellement dans les cases appropriées.

    Si un seul compte est indiqué, le montant sera automatiquement inséré dans le compte sélectionné dans la liste.
    Le programme met les soldes d'ouverture automatiquement à jour; le Total Actifs correspond exactement au Total Passifs.

    Répartition du résultat d'exercice sur un nombre de comptes supérieur à trois
    Dans ce cas, repartir automatiquement le résultat d'exercice seulement sur le compte bénéfice/perte reporté, et continuer avec la création de la nouvelle année.
    Dans la nouvelle année (nouveau fichier), dans le tableau Écritures, effectuer une écriture composée pour attribuer le résultat d'exercice du compte bénéfice/perte reporté aux comptes choisis.

    Reporter la répartition du bénéfice ou de la perte de l'exercice
    Si vous ne souhaitez pas encore repartir le résultat, vous pouvez procéder à la création de la nouvelle année en cliquant sur le bouton OK. Vous pouvez ensuite répartir l'excédent de fonctionnement à partir du menu Actions → Mettre à jour soldes d'ouverture. Le programme affiche la même fenêtre que celle qui apparaît avec la commande Créer nouvelle année.

    Sauvegarder le nouveau fichier 

    Le programme crée un nouveau fichier comptable pour la nouvelle année:

    • Confirmer les Données de base de la nouvelle année. Le programme reprend les en-têtes de l'année précédente et insère automatiquement la date de début et de fin de la nouvelle année.
    • Cliquer sur menu Fichier → Enregistrer sous..., en indiquant le dossier où le nouveau fichier comptable doit être mémorisé. Il est conseillé de saisir le nom de l'entreprise et l'année comme nom.

    S'il y a des différences ou d'autres messages d'erreur, vous pouvez également ne pas enregistrer le fichier créé et répéter l'opération pour créer le fichier de la nouvelle année plus tard.

    Après avoir enregistré le fichier de la nouvelle année et effectué des modifications sur l'année précédente, cliquez sur le menu Actions → Mettre à jour les soldes d'ouverture, pour reprendre les soldes d'ouverture et repartir le bénéfice.

    Cette opération peut être répétée plusieurs fois et peut se faire en toute sécurité, car l'intégrité des données pendant le passage à la nouvelle année est garantie et il n'y a pas de perte de données.

    Si, au cours de la nouvelle année, vous souhaitez passer à un autre type de comptabilité (multidevise ou avec TVA), procédez à la création du nouveau fichier et utilisez ensuite la commande Outils → Convertir fichier.

    Si au contraire, vous souhaitez créer une copie du fichier, sans les soldes, utilisez la commande Outils → Créer copie fichier.

    Modification des soldes reportés

    Une fois que les soldes ont été reportés dans la nouvelle année (nouveau fichier), s'il est nécessaire de modifier les soldes d'ouverture, ils peuvent être modifiés manuellement en changeant les montants dans les colonnes suivantes :

    • Ouverture du tableau Comptes
    • Précédent, pour les soldes relatifs à l'année précédente.
    • Dans le tableau Écritures pour les Segments.

    Si vous avez effectué des modifications dans le fichier de l'année précédente, cliquez sur le menu Actions → Mettre à jour soldes d'ouverture, pour reprendre et mettre à jour à nouveau les soldes d'ouverture.

    Opérations recommandées à la fin de l'année

     

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