In Banana Boekhouding Plus is de nieuwe Offertes en Facturen applicatie opgenomen. Het maken en afdrukken van offertes en facturen wordt eenvoudig en snel.

Om te beginnen download u de Free Plan versie. U kunt tot een maximum van 20 facturen and 20 offertes invoeren.

Met het jaarabonnement kunt u een onbeperkt aantal offertes en facturen toevoegen.

Hoe zet u offertes en facturen op

Om offertes en facturen te maken stelt u uw klantgegevens in, goederen of diensten die gefactureerd moeten woden, eenheidsprijzen en BTW percentages, en het programma doet de rest.

Er zijn veel dingen geautomatiseerd om uw werk eenvoudig te maken en met direct professioneel resultaat.

• Automatisch ophalen van addressen van contacten zodat deze niet opnieuw in de factuur hoeven worden ingevoerd.
• Gegevens importeren vanuit SmallInvoice met een speciale Banana extensie.
• Geen handmatige berekeningen. Alle berekeningen gaan automatisch, altijd accuraat en bijgewerkt.
• Gedetailleerde offertes die eenvoudig kunnen worden omgezet in facturen en naar klanten gestuurd.
• Facturen met QR code voor Zwitserland.
• Voor iedere factuur kunnen taal, munteenheid, aantal decimalen en afronding worden ingesteld.
• Facturen die al naar de klant gestuurd zijn veranderen en/of dupliceren. U hoeft alleen maar hoeveelheden toe te voegen en de nieuwe factuur is klaar om verzonden te worden.
• Aantekeningen voor memo's of iets anders.
• Betalingsdatum om bonnen te controleren.
• Bekijken van achterstallige facturen om vervaldata te controleren.
• Opslaan als PDF en afdrukken op papier.
• Archivering van facturen om een overzichtelijke historie te hebben, klaar voor eventuele fiscale controles.
• Nachtmodus op Mac en Windows.

Excel-achtige functies

• Voeg zoveel rijen toe als u wilt, of verwijder de rijen die u niet nodig hebt.
• U hoeft geen formules in te voeren omdat de berekeningen onmiddellijk worden bijgewerkt en u een contextuele weergave hebt (zoals in spreadsheets).
• De kolommen zijn aanpasbaar, u kunt hun positie veranderen, nieuwe toevoegen en hun breedte wijzigen..
• Werk met het formaat dat u het beste uitkomt.
• Geef de rijen een kleur om onmiddellijk de openstaande facturen te identificeren of voor andere doeleinden.

Gebaseerd op spreadsheets

De offerte- en factureringstoepassing is gebaseerd op verschillende tabellen, die op dezelfde manier worden gebruikt als die van Excel, maar die al volledig zijn ingesteld en geprogrammeerd met alles wat nodig is om uw goederen op een snelle en veilige manier te beheren.

• Tabel Contacten
  Dit is de tabel waarin klantgegevens nauwkeurig en overzichtelijk kunnen worden geregistreerd. De gegevens kunnen altijd worden bijgewerkt en gewijzigd.
• Items tabel
  Dit is de tabel waarin de gegevens voor het beheer van de te factureren artikelen of diensten worden ingevoegd. Door een ID toe te kennen kunnen de verschillende categorieën van te factureren artikelen of diensten worden gegroepeerd. U voert de hoeveelheden, de eenheidsprijs en de referentierekening in de boekhouding in. Er zijn ook kolommen beschikbaar voor het invoeren van de datum van binnenkomst en uitgifte van de goederen en voor aantekeningen.
• Facturentabel
  Deze tabel dient om de te factureren artikelen in te voeren. Het is de meest geautomatiseerde tabel.:
  • Automatische invoer van het adres van de klant door eenvoudigweg de contact-ID van de klant te gebruiken.
  • Factuurgegevens worden automatisch opgehaald: door dubbel te klikken op de cel in de kolom Totalen opent een factuur dialoog waarin u alle gegevens vindt die in de andere kolommen van de factuurtabel ingevoerd zijn (klantadres, datum en factuurnummer, verwijzing, ordernummer, eenheidsprijs, BTW percentage en andere mogelijke gegevens). Voer gewoon de hoeveelheden in en de factuur is klaar. Hij kan worden opgeslagen als PDF of afgedrukt op papier.
• Tabel Offertes
  De offertegegevens worden ingevoerd. Deze tabel is volledig gelijk aan de tabel Facturen, met dezelfde functies, berekeningen en afdrukmethoden, uiteraard met een andere benaming. Offertes kunnen op elk moment worden omgezet in facturen, waarbij de gegevens automatisch worden overgenomen op de factuur, die onmiddellijk kan worden opgeslagen, afgedrukt en naar de klant gestuurd.
• BTW codes tabel
  Voor het opstellen van facturen worden BTW-codes ingesteld. Bij het opstellen van de facturen worden zowel de tarieven als de berekeningen automatisch overgenomen. De tarieven kunnen worden aangepast als de geldende regelgeving verandert.

Instellen van de boekhouding

Rubrieken en basisgegevens van offertes en facturen ingesteld in één enkel dialoogvenster, dat hierdoor gemakkelijk is weer te geven.

• Kopteksten met eigen tekst
• Adres met alle bedrijfsgegevens
• Koppeling naar bestaande of aangepaste extensies
• Wachtwoordbeveiliging van uw offerte en factuur
• U kunt meerdere offertes en facturen maken in verschillende talen.

Bestands- en gegevensopslag

• Al uw gegevens worden opgeslagen in een enkel bestand, waarin u alles gemakkelijk kunt terugvinden zonder tijd te verliezen.
• Geef het bestand een zelf gekozen naam.
• U kunt een onbeperkt aantal bestanden beheren.
• Gegevens opslaan op elk medium, computer, netwerk, cloud of verzenden per e-mail. U heeft er toegang toe waar je ook bent.
• Gelijktijdige toegang door meerdere gebruikers, waarbij echter slechts één persoon het bestand kan openen om het te bewerken.
• Maak uw boekhouding veiliger door wachtwoordbeveiliging te gebruiken.

Verwerking van offertes en facturen

• In de kolommen ziet u de bedragen in het formaat dat uw computer gebruikt.
• U kiest zelf de identificatiecode van het artikel (numeriek of alfanumeriek, maximaal 256 tekens).
• Saldo, mutaties van artikelen en totalen worden tegelijkertijd weergegeven en altijd bijgewerkt.
• In de kolom Koppelingen van de tabel Items kunt u een digitale koppeling voor het geregistreerde item toevoegen.
• In alle tabellen heeft u de beschikking over kolommen die u naar keuze zichtbaar kunt maken.
• Met het commando Zoeken kunt u snel factuur- en offertegegevens vinden.
• Met het commando Vervangen kunt u automatisch teksten of andere gegevens vervangen in tabellen.
• U kunt regels sorteren volgens verschillende sorteer sleutels.
• Exporteren naar PDF formaat voor archivering.
• Exporteren naar andere formaten voor gegevens nabewerking.
• Gegevens importeren vanuit andere programma's in Tekst, Ascii en CSV formaat.
• Gegevens importeren vanuit SmallInvoice (Engelstalig).

Foutmeldingen en -afhandeling

• Command to quickly check accounting.
• Melding van iedere verkeerde instelling of fouten.
• Iedere melding is gekoppeld aan een help pagina die de oorzaken en oplossingen uitlegt.
• Mogelijkheid om op elk moment te corrigeren.

Afdrukken en overzichten

• Factuur afdrukken met QR code (voor Zwitserland)
• Factuur afdrukken voor alle andere landen.
• Factuur op papier afdrukken of in PDF formaat.
• Gebruik uw eigen logo in de afdrukken van de facturen.
• Overzicht uitstaande facturen.
• Op de Factuur afdrukken aanpassen pagina vindt u alle informatie over het afdrukken en de instellingen daarvoor.
• De afdruk van offertes en facturen aanpassen naar eigen wens.
  • Met Banana Boekhouding Professional kunt u de standaard instellingen gebruiken en het afdrukken van offertes en facturen naar wens aanpassen.
  • Met Banana Boekhouding Advanced kunt u niet alleen het afdrukken van offertes en facturen naar wens aanpassen maar ook extra aanpassingen toevoegen.

Gegevens exporteren en opslaan

• Direct vanuit en naar Excel kopiëren.
• Exporteer tabellen naar pdf en diverse andere formaten.
• Archivering van afdrukken en gegevens naar pdf en diverse andere formaten.
• Boekhoudbestanden opslaan op elk medium.

Uitgebreide documentatie

• Voortdurend bijgewerkte documentatie voor de offertes en facturen applicatie.
• Banana Boekhouding Plus documentatie.
• Banana Boekhouding Plus vragen en antwoorden.
• Documentatie ook beschikbaar in PDF formaat.

Overzicht van updates

De applicatie Offertes en Facturen wordt voortdurend bijgewerkt en verbeterd.

Zie voor meer details de pagina Versie overzicht van de extensie Offertes en Facturen.

Functie die alleen met het Advanced plan beschikbaar zijn

• De korting instellen voor ieder artikel, zowel als een percentage als een eindbedrag.
• De datum waarop de service plaatsvond voor ieder item.
• Toevoegen van velden aan de factuur voor specifieke extra informatie (project, extra referenties, etc...).
• Aflevernota's afdrukken met of zonder bedragen.
• Betalingsherinneringen afdrukken met of zonder Zwitserse QR code
• Een tussentotaal toevoegen (Banana Boekhouding+ 10.1.8 of nieuwer)

Enkele aanpassingen van het afdrukformaat CH10 en UNI11 zijn alleen beschikbaar met Banana Boekhouding Advanced.

Functie die nog niet beschikbaar zijn

De applicatie Offertes en facturen is een van de laatste toevoegingen aan de familie en ondersteunt momenteel de essentiële functies voor het opstellen en afdrukken van offertes en facturen. De volgende functies worden nog niet ondersteund:

• Het is niet mogelijk factuurgegevens te importeren in het boekhoudbestand.
• Verbinding met de applicatie Inventory.
• Exporteren van individuele factuurgegevens.
• Meer dan één factuur per keer afdrukken.
• Geautomatiseerde verzending van facturen per e-mail.
• Extra kolommen toevoegen in de factuurgegevens.
• Een korting voor een enkel contact instellen.
• QR-Code betalingen importeren.
• Een betalingsherinnering versturen.
• Adressen afdrukken (etiketten).
• Nieuw jaar aanmaken.

Om de facturatieapplicatie te gebruiken moet u Banana Boekhouding Plus gedownload en geïnstalleerd hebben.

Om snel en eenvoudig op gang te komen adviseren we het gebruik van één van onze modellen.

Een facturatiebestand aanmaken

Maak als volgt een facturatiebestand aan met een bestaand model of door een leeg bestand te gebruiken:

• Menu Bestand → Nieuw.
• Kies Gebied / taal.
• Als Type, kiest u Ramingen en Facturen.
• Aan de rechterkant kiest u het gewenste model.
• Dubbelklik op de naam van het model of klik op de knop Aanmaken. Het programma opent het gekozen bestand meteen.
• Sla het bestand onder een zelfgekozen naam op.

Basisgegevens invoeren

• Via Bestand → Bestands- en boekhoudingseigenschappen... → tabblad Adres, voert u het adres van uw bedrijf in, dat dan in de kop van de factuur wordt opgenomen.
• Als u een logo wilt gebruiken kijkt u op de pagina Logo instelling.

Een nieuwe factuur aanmaken

Via de dialoog Facturen → Nieuwe Factuur ... maakt u een nieuwe factuur aan.

1. Voer de basisinformatie van de factuur in (factuurnummer, datum, object, begintekst en eindtekst).
2. Voer het adres van de rekening in (klantadres).
3. Voer de detailgegevens van de factuur in (product, beschrijving, hoeveelheid, bedrag).
4. Controleer sub- en eindtotalen en voer eventuele kortingen in.
5. Voer in Instellingen enkele basis parameters van de factuur in (munteenheid, aantal getallen achter de komma, afronding, betalingstermijn en BTW gegevens).
6. Sla de factuur op en/of druk deze af.

Een factuur afdrukken

Met het menu Facturen → Factuur afdrukken, of door op Afdrukken te klikken in de dialoog voor het aanmaken of wijzigen van een factuur kunt u het venster voor het afdrukken van de factuur bereiken.

Op de pagina Offertes en Facturen afdrukken vindt u informatie over hoe u facturen aanpast en afdrukt.

De Tabellen

Het factuurbestand bestaat uit de volgende tabellen:

• Contactentabel waarin de klantadressen worden ingevoerd.
• Itemstabel waarin de gegevens voor het beheren van de artikelen en het magazijn worden ingevoerd.
• Facturentabel waarin alle gegevens die bij de facturen horen worden ingevoerd.
• Offertes tabel waarin alle gegevens die bij offertes horen worden ingevoerd.
• BTW Codes tabel waarin de BTW codes met bijbehorende percentages worden ingevoerd.

 

In de tabel Contacten staan de kolommen waarin u de adressen van de klanten kunt invoeren.

Contactgegevens zijn hierdoor direct beschikbaar in het dialoogvenster facturen bij het aanmaken of veranderen van de factuur waardoor gegevensinvoer eenvoudiger is.

De gegevens in bestaande facturen en offertes veranderen niet als u iets in de tabel Contacten verandert. Als u wilt dat een bestaande factuur of offerte bijgewerkt wordt met de nieuwe klantgegeven moet u:

• De factuur of offerte veranderen in het factuur dialoogvenster.
• De klant opnieuw selecteren uit de lijst in de kolom Klantid.

De kolommen

De tabel Contacten heeft veel kolommen. De kolommen weergegeven in de afbeelding zijn die in de weergave Basis. De complete lijst is te zien in de weergave Compleet. Zie pagina Kolommen instellen voor het aanpassen van de kolommen.

Id

Voer hier een klantnummer in.

Organisatie

Voer hier de naam van het bedrijf of organisatie in.

Titel (Voorvoegsel)

Voer hier de titel van het contact in.

Voornaam

Voer hier de voornaam van het contact in.

Achternaam

De achternaam van het contact.

Straat

Voer hier het adres in.

Adres extra

Voer hier extra adresgegevens in.
Als u het QR factuur formaat nodig heeft kijkt u voor meer informatie naar de pagina Onderdelen van de QR factuur Zwitserland (Engelstalig).

Postcode

Voer hier de postcode in.

Plaats

Voer hier de plaatsnaam in.

Landcode

Voer hier de code van het land in.

De landcode bestaat uit twee letters volgens de ISO 3166-1 standaard (bijvoorbeeld CH, LI, AT, DE, IT, FR).

Taalcode

Voer hier de taal van de klant in.

Factuurteksten worden afgedrukt in de taal van de klant als deze is ingesteld in de overeenkomstige kolom.
De taalcode is een ISO code, gewoonlijk 2 letters(it=Italiaans, de=Duits, en=Engels, fr=Frans).

Als geen taal wordt gespecificeerd voor de klant wordt de taal van het bestand gebruikt. Deze taal wordt gedefinieerd in het menu Bestand → Bestandseigenschappen → Andere → Huidige taal.

BTW Code

Voer hier de BTW code van de klant in.

Notitie

Ruimte voor aantekeningen.

 

De Items tabel bevat de kolommen waar de gegevens voor het beheer van de artikelen en het magazijn bijgehouden worden.

De artikelen kunnen gebruikt worden in de factuurdialoog bij het maken of aanpassen van facturen waardoor het invoeren van de gegevens gemakkelijker wordt.

De kolommen

De tabel Items heeft veel kolommen. De kolommen weergegeven in de afbeelding zijn die in de weergave Basis. De complete lijst is te zien in de weergave Compleet. Zie pagina Kolommen instellen voor het aanpassen van de kolommen.

De inhoud van elke kolom kan ook worden afgedrukt op de factuur. Zie aanpassing afdrukformaat detail voor CH10 (Engelstalig).

Koppelingen

Koppeling naar een bestand met een productafbeelding of een beschrijvend PDF bestand.

Id

Voer hier het artikelnummer in.

Beschrijving

Voer hier de beschrijving van het artikel in.

Eenheid

Voer hier de eenheid in waarin het artikel gebruikt/verkocht wordt (onderdelen, uren, kilo, etc.).

Eenheidsprijs

Voer hier de prijs per eenheid in.
Bij de instelling van de factuur geeft u aan of de bedragen exclusief of inclusief BTW zijn.
Let op: als u de instelling wijzigt van exclusief naar inclusief BTW of omgekeerd, wijzigt het programma de bedragen, zodat dezelfde factuur kan worden afgedrukt met netto- en brutobedragen.

Rekening

Voer hier een rekening in die voor de boekhouding gebruikt kan worden.

Notitie

Ruimte voor aantekeningen.

Een catalogus importeren

Met de importfuncties is het mogelijk om het importeren van gegevens uit een bestaande productcatalogus te automatiseren. Zie Gegevens van andere programma's ophalen.

Het is ook mogelijk productcatalogi te integreren in het factuurprogramma.
 

De tabel Facturen bevat de kolommen waarin alle factuurgegevens die zijn ingevoerd in het dialoogvenster Facturen automatisch worden weergegeven.

Vanuit deze tabel kunt u:

• Nieuwe facturen aanmaken
• Bestaande facturen aanpassen
• Factuur dupliceren
• Facturen verwijderen
• Facturen afdrukken
• Facturen archiveren

De kolommen

De tabel Facturen heeft veel kolommen. De kolommen weergegeven in de afbeelding zijn die in de weergave Basis. De complete lijst is te zien in de weergave Compleet. Zie pagina Kolommen instellen voor het aanpassen van de kolommen.

Id

Voer hier het factuurnummer in.
Het programma neemt automatisch het nummer over dat in de factuur aanmaken dialoog ingevoerd is.
De Id mag maar één keer worden gebruikt en mag niet worden herhaald, zelfs als er meerdere jaren worden beheerd in een bestand.

Datum

De factuurdatum.
Het programma neemt automatisch het nummer over dat in de factuur aanmaken dialoog ingevoerd is.

Beschrijving

Het onderwerp van de factuur.
Het programma neemt automatisch het nummer over dat in de factuur aanmaken dialoog ingevoerd is.
Deze tekst wordt ook gebruikt als de titel van de factuur. Als deze ingevuld is overschrijft dit de titel die in de instellingen is ingevoerd.

Contact Id

Voer het ID-nummer van de contactpersoon in, zoals gebruikt in de tabel Contactpersonen.
Het programma neemt automatisch het nummer over dat in de factuur aanmaken dialoog ingevoerd is.

Adres

Het programma vult automatisch het adres van de klant in gebaseerd op de Contact Id die ingevoerd is.

Kortingsbedrag

Het bedrag van korting die toegepast wordt op de factuur.
Het programma neemt automatisch het nummer over dat in de factuur aanmaken dialoog ingevoerd is.

Totaal bedrag

Het programma neemt automatisch het nummer over dat in de factuur aanmaken dialoog ingevoerd is.

Vervaldatum

De vervaldatum.
Het programma neemt automatisch het nummer over dat in de factuur aanmaken dialoog ingevoerd is.

Betaaldatum

Voer hier de betaaldatum in.

Notitie

Eventuele notities kunnen hier ingevoerd worden.
Het programma neemt automatisch het nummer over dat in het veld Eindtekst van de factuur aanmaken dialoog ingevoerd is.

 

De tabel Offertes bevat de kolommen waarin alle offertegegevens die zijn ingevoerd in het dialoogvenster Facturen automatisch worden weergegeven.

De tabel Offertes heeft veel kolommen. De kolommen weergegeven in de afbeelding zijn die in de weergave Basis. De complete lijst is te zien in de weergave Compleet. Zie pagina Kolommen instellen voor het aanpassen van de kolommen.

De kolommen

Id

Hier kan het offertenummer ingevoerd of veranderd worden.
Het programma neemt automatisch het nummer over dat in de "offerte aanmaken" dialoog ingevoerd is.
De ID mag maar één keer worden gebruikt en mag niet worden herhaald, zelfs als er meerdere jaren worden beheerd in een bestand.

Datum

Hier kan de offertedatum ingevoerd worden.
Het programma neemt automatisch de waarde over die in de "offerte aanmaken" dialoog ingevoerd is.

Beschrijving

Hier kan het onderwerp van de offerte ingevoerd worden.
Het programma neemt automatisch de waarde over die in de "offerte aanmaken" dialoog ingevoerd is.

Contact Id

Voer het ID-nummer van de contactpersoon in, zoals gebruikt in de tabel Contactpersonen.
Het programma neemt automatisch de waarde over die in de "offerte aanmaken" dialoog ingevoerd is.

Adres

Het programma vult automatisch het adres van de klant in gebaseerd op de Contact Id die ingevoerd is.

Kortingsbedrag

Hier kan het kortingsbedrag ingevoerd worden.
Het programma neemt automatisch de waarde over die in de "offerte aanmaken" dialoog ingevoerd is.

Totaal

Het programma neemt automatisch de waarde over die in de "factuur aanmaken" dialoog ingevoerd is.

Notities

Eventuele notities kunnen hier ingevoerd worden.

 

De BTW codes tabel bevat de kolommen waarin u de BTW codes en de bijbehorende percentages kunt invoeren.

BTW codes worden automatisch overgenomen in het dialoogvenster Facturen bij het aanmaken of wijzigen van de factuur waardoor gegevensinvoer eenvoudiger wordt.

De kolommen

De BTW codes tabel heeft veel kolommen. De kolommen weergegeven in de afbeelding zijn die in de weergave Basis. De complete lijst is te zien in de weergave Compleet. Zie pagina Kolommen instellen voor het aanpassen van de kolommen.

Id

Hier wordt de de BTW code ingevoerd.

Beschrijving

Hier wordt de beschrijving van de BTW code ingevoerd.

%BTW

Hier wordt het BTW percentage ingevoerd.

Notities

Ruimte voor aantekeningen.
 

BTW op bruto- of nettobedrag

De instelling voor netto- of brutoberekening gebeurt op het niveau van de individuele factuur, in het dialoogvenster Factuur-instellingen.

 

Menu Facturen

In het menu Facturen vindt u de commando's:

• Nieuwe factuur...
• Factuur wijzigen...
• Factuur dupliceren...
• Factuur verwijderen...
• Factuur afdrukken...
• Openstaande facturen laten zien...
• Facturen van klanten zien...
• Archiveren...

Een nieuwe factuur maken

U kunt op twee manieren een nieuwe factuur maken:

• Vanuit het menu Facturen
  • Gebruik het commando Facturen → Nieuwe factuur....
  • Het dialoogvenster Facturen wordt geopend waarin de gegevens ingevoerd kunnen worden.
  • Er wordt een nieuw oplopend factuurnummer toegekend door het programma. U kunt dit handmatig veranderen.
  • Voer de factuurgegevens in en sla de factuur op.
     
• Rechtstreeks vanuit de tabel Facturen:
  • Selecteer een nieuwe rij in de tabel.
  • Klik in de kolom Id (factuurnummer) op het 'Nieuwe factuur' icoontje aan de bovenkant van de cel.
    
    
     
  • Het dialoogvenster Facturen wordt geopend waarin u uw gegevens kunt invoeren.
  • Voer de factuurgegevens in en sla de factuur op.

Wanneer u een nieuwe factuur maakt werkt het programma automatisch de tabel Facturen bij. De gegevens van de nieuwe factuur worden toegevoegd in een nieuwe rij in de tabel.

Factuur wijzigen

U kunt op twee manieren een bestaande factuur wijzigen:

• Vanuit het menu Facturen:
  • Selecteer de regel met de factuur die u wilt wijzigen.
  • Gebruik het commando Facturen → Factuur wijzigen....
  • Het dialoogvenster Facturen wordt geopend waarin de gegevens ingevoerd en gewijzigd kunnen worden.
  • Maak de veranderingen en sla de factuur op.
     
• Rechtstreeks vanuit de tabel Facturen:
  • Selecteer de regel met de factuur die u wilt wijzigen.
  • Klik in de kolom Id (factuurnummer) op het icoontje 'Factuur wijzigen' aan de bovenkant van de cel.
  • 
    
     
  • Het dialoogvenster Facturen wordt geopend waarin de gegevens ingevoerd en gewijzigd kunnen worden.
  • Maak de veranderingen en sla de factuur op.

Wanneer u een factuur wijzigt werkt het programma automatisch de tabel Facturen bij.

Factuur dupliceren

U kunt op twee manieren een bestaande factuur dupliceren:

• Vanuit het menu Facturen:
  • Selecteer de regel met de factuur die u wilt dupliceren.
  • Gebruik het commando Facturen → Factuur dupliceren....
  • Er wordt een nieuw oplopend factuurnummer toegekend door het programma. U kunt dit handmatig veranderen.
  • Het dialoogvenster Facturen wordt geopend met daarin de gegevens van de factuur die u wilt dupliceren.
  • Maak de veranderingen en sla de factuur op.
  • Het programma werkt automatisch de tabel Facturen bij.
     
• Rechtstreeks vanuit de tabel Facturen:
  • Selecteer de regel met de factuur die u wilt dupliceren. U kunt ook meerdere regels selecteren om meerdere facturen tegelijk te dupliceren.
  • Gebruik het commando Bewerken → Rijen dupliceren....
  • Het programma werkt automatisch de tabel Facturen bij door de gedupliceerde rijen toe te voegen.
  • Voor iedere gedupliceerde factuur moet het factuurnummer en de gegevens handmatig bijwerken.

Factuur verwijderen

Om een factuur te verwijderen:

• Ga naar detabel Facturen.
• Selecteer de regel met de factuur die u wilt verwijderen. U kunt ook meerdere regels selecteren om meerdere facturen tegelijk te verwijderen.
• Gebruik het commando menu Bewerken → Rijen verwijderen.
• De facturen worden uit de tabel verwijderd.

Facturen afdrukken

Op de pagina Offertes en facturen afdrukken vindt u informatie over het aanpassen en afdrukken van facturen.

U kunt op twee manieren een nieuwe factuur afdrukken:

• Vanuit het menu Facturen
  • Selecteer de regel met de factuur die u wilt afdrukken.
  • Gebruik het commando Facturen → Factuur afdrukken....
     
• Rechtstreeks vanuit de tabel Facturen:
  • Selecteer de regel met de factuur die u wilt afdrukken.
  • Klik in de kolom Id (factuurnummer) op het 'Factuur afdrukken' icoontje aan de bovenkant van de cel.
    
    
     

Openstaande facturen laten zien

U kunt facturen die nog niet betaald zijn in een tabel weergeven:

• Ga naar de tabel Facturen
• Gebruik het commando van het menu Facturen → Laat openstaande facturen zien.
• Het programma haalt alle rijen met facturen zonder betaaldatum op.

Telkens wanneer een factuur is betaald voert u de datum van de betaling in de kolom Betal. Datum van de facturen Tabel in.

Facturen van klanten zien

U kunt de facturen van de klant extraheren in een tabel:

• Ga naar de tabel Facturen.
• Klik onder de kolom Contact-ID op het klantnummer waarvan u de facturen wilt hebben.
• Klik met de rechtermuisknop op het geselecteerde veld en selecteer de opdracht Rijen extraheren.

Het programma extraheert alle facturen van de klant.

Facturen archiveren

Met de applicatie Offertes en Facturen:

• Kunt u zoveel facturen invoeren als u wilt, er zijn geen beperkingen.
• Kunt u facturen van meerdere jaren in één bestand bewaren.
• Hoeft u geen bestand voor ieder nieuw jaar aan te maken.

Facturen van vorige jaren kunne op elk moment gearchiveerd worden:

• Zie de pagina hoe facturen te archiveren.

 

The Invoice and Estimate dialog allows invoice data to be entered and edited. 

Open the Dialog

The dialog can be opened via:

• For the Invoice
  • The Invoice menu > New invoice.
  • The Invoice menu > Edit invoice.
  • The Invoice table > Double-click on the invoice line of relevance, in the Address column.
  • The Invoice table > Double-click on the invoice line of relevance, in the Total Amount column.
  • From the ID column, click on the small icon Edit invoice on the right-hand-side of the cell.
• For the Estimate
  • The Invoice menu > New estimate.
  • The Invoice menu > Edit estimate.
  • The Estimate table > Double-click on the estimate line of relevance, in the Address column.
  • The Estimate table > Double-click on the estimate line of relevance, in the Total Amount column.
  • From the ID column, click on the small icon Edit estimate on the right-hand-side of the cell.

Dialog Sections

The dialogue is divided into two sections:

• Invoice
  • In the Invoice section you enter the invoice data.
• Settings
  • In the Invoice settings section, parameters for new documents and interface settings of the invoice dialogue are defined.

 

 

Met de applicatie Offertes en Facturen kunt u ook offertes beheren.

• Het aanmaken, wijzigen, dupliceren en afdrukken van offertes gaat op precies dezelfde manier als voor facturen.

Vanuit de tabel Offertes:

• Maak een nieuwe offerte aan met menu Facturen → Nieuwe offerte... .
• Wijzig een offerte met met menu Facturen → Offerte bewerken... .
• Dupliceer een offerte met menu Facturen → Offerte dupliceren... .
• Druk aan offerte af met menu Facturen → Offerte afdrukken... .
• Maak factuur op basis van een offerte:
  • Via menu Facturen → Maak offerte op basis van factuur... .
  • Of door de Factuur aanmaken knop van de dialoog offerte aanmaken / bewerken te gebruiken.
    (Facturen → Offerte bewerken)

De dialoog om een offerte aan te maken of te bewerken is dezelfde als die voor de factuur. Voor meer informatie zie Factuurdialoog.

 

U kunt het afdrukken van facturen gemakkelijk aanpassen aan uw specifieke wensen.

Stel het adres van uw bedrijf in (afzender)

In het menu Bestand > Bestands- en boekhoudingseigenschappen... > tab Adres stelt u het adres van uw bedrijf in.

De taal van de klant instellen

U kunt facturen afdrukken in de taal van uw klanten. Voor iedere klant stelt u de taal in in de tabel Contacten. U kunt dit ook veranderen in het dialoogvenster Facturen.

Klantadressen ophalen uit Excel

Als klantgegevens beschikbaar zijn in een Excelbestand kunnen deze eenvoudig naar de tabel Contacten overgebracht worden.

Ga als volgt te werk:

• Selecteer in Excel de kolom met de te kopiëren gegevens en gebruik het commando Kopiëren (Ctrl+C).
• Ga in de Banana tabel Contacten staan in de overeenkomstige kolom en voer het commando Plakken (Ctrl+V of Paste) in het menu Bewerken uit.
• Herhaal deze bewerking voor alle adreskolommen (rekening, voornaam, achternaam, organisatie, straat, postcode, landcode, taal).
  De gegevens uit de betreffende kolommen zijn nodig voor het afdrukken van de factuur.
• Wanneer u niet alle kolommen van het Excelbestand heeft moet u de ontbrekende informatie handmatig toevoegen.

De positie van het logo en het adres van de afzender

Om het logo in te stellen moet u:

• De logo afbeelding instellen in het menu Bestand > Logo instellen.
• Om het logo in de factuur te gebruiken moet u in de factuur afdruk layout instellingen, te bereiken via Factuur afdrukken > instellingentandwieltje klikken > klikken op instellingen van de gekozen layout, het vakje Logo aanvinken en de naam, hoofdlettergevoelig, van de aanpassing die u gebruikt heeft invoeren in het veld Logo naam.

U kunt bijvoorbeeld het logo links plaatsen en het adres rechts en de grootte van het logo veranderen.

Het adres wordt automatisch overgenomen van de basisgegevens van het bestand.

Als de standaardinstellingen niet veranderd zijn wordt het adres van de afzender rechts geplaatst, ongeacht de aanwezigheid van het logo.

Wanneer u het adres van de afzender aan de linkerkant wilt plaatsen zonder logo kijkt u op de volgende pagina:

• Factuur zonder logo en het adres links (Engelstalig)

Wanneer u een ander adres wilt invoeren via de Factuur instellingen:

• Voer de gewenste teksten in Regel 1 tekst, Regel 2 tekst, Regel 3 tekst, Regel 4 tekst en Regel 5 tekst in.

Het logo instellen zonder het adres van de afzender

Op de pagina over Logo instellen vindt u informatie over hoe u het logo kunt toevoegen en een plaats kunt geven.

Via Factuurafdruk instellingen:

• Vink de Koptekst pagina optie uit om het adres in de kop uit te sluiten bij het afdrukken.
• Vink de Logo optie aan om het logo in te sluiten in de afdruk.

Het adres in kop van de factuur aanpassen

De stijl van het adres van de afzender in de factuur kop (kleur, grootte, font...) wordt standaard ingesteld door het programma.

Met het Advanced Plan van Banana Boekhouding Plus kunt u de layout van het adres aanpassen. Zie voor meer informatie de pagina Voorbeelden (Engelstalig).

Factuurinformatie instellen

Factuurinformatie is informatie over de datum, klantnummer, vervaldatum, etc. die gewoonlijk onder de koptekst en het klantenadres staan.

Met de CH10 en UNI11 (Engelstalig) layouts kunt u definiëren welke informatie moet worden meegenomen in de afdruk en welke niet. U vindt instructies hiervoor op de pagina Factuur afdruk layout instellingen.

In de andere afdruk layouts (CH01-CH09 / UNI01-UNI08) kan de informatie niet worden aangepast.

Een nieuw informatieveld toevoegen aan de factuur

Naast de standaard informatievelden (factuurnummer, datum, klantnummer, etc.) kunt u ook andere aangepaste velden toevoegen.

In de sectie Factuur van de Factuur dialoog:

• Ga bovenin naar weergave Compleet.
• Gebruik de velden Extra info. 1 ... Extra info. 8 om uw eigen extra informatievelden toe te voegen.
• Vink in de sectie Informatie van de Factuur layout instellingen het vakje Gepersonaliseerde velden aan.
• De nieuwe extra informatievelden worden toegevoegd aan het eind. Het is niet mogelijk de volgorde te veranderen.

In de Sectie Instellingen van de Factuur dialoog:

• Verander de teksten van de Factuur aangepaste velden naar eigen inzicht.
• U kunt voor elke taal vertalingen invoeren.

De betaaltermijn instellen

De betaaltermijn voor facturen is standaard 30 dagen.

U kunt de betaaltermijn op twee manieren veranderen:

• Verander de standaardinstellingen voor alle nieuwe facturen.
  • Ga naar de sectie Instellingen van de Factuur dialoog.
  • Stel in de sectie Nieuwe documenten > Betalingstermijn de gewenste waarde in (bijvoorbeeld 10).
  • De factuur vervaldatum wordt opnieuw berekent met de nieuwe betalingstermijn.
• Verander de betaaltermijn voor iedere factuur afzonderlijk.
  • Ga naar de Factuur dialoog.
  • Voer in het veld Vervaldatum de einddatum voor de betaling in (bijvoorbeel 31.12.2022).
  • De vervaldatum van de factuur wordt vervangen door de nieuwe datum.

De positie en de samenstelling van het klantadres instellen

Met de CH10 en UNI11 layouts kunt u definiëren:

• De plaats van het klantadres.
• De elementen van het adres.

In het scherm Factuur instellen > sectie Adres klant:

• In het veld Adres compositie:
  • Stel het adres samen door de XML namen van de kolommen in de tabel Contacten in te voeren.
  • U kunt alleen de volgende kolommen gebruiken (XML namen):
    NamePrefix, OrganizationName, FirstName, FamilyName, Street, AddressExtra, POBox, PostalCode, Locality, Region, Country, CountryCode.
  • Verander de plaats van het adres door de velden Horizontaal verplaatsen en Verticaal verplaatsen te gebruiken.

Voor andere afdruk layouts (CH01-CH09 / UNI01-UNI08), kan de plaats en de samenstelling van het klantadres niet worden veranderd.

Wanneer u meer dan een regel nodig heeft om het adres van uw klant af te drukken kijk dan op klant/bedrijf adres over vier regels.

De titel/object instellen

Om de titel/objectnaam van de factuur in te stellen heeft u twee mogelijkheden:

• Voer de tekst in in het Factuur dialoog > Object veld.
  • Voor ieder factuur kunt u een titel definiëren.
  • Als u het veld leeg laat wordt de standaardtekst gebruikt.
  • Deze titel gaat altijd vóór de titel ingevoerd in de layout instellingen (zie volgende punt).
• Met de CH10 en UNI11 layouts kunt u de tekst invoeren in het Factuur instellingen > Tekst sectie > Factuurtitel.
  • De titel wordt gebruikt voor alle facturen die worden afgedrukt met deze layout.
  • De titel wordt alleen gebruikt als er geen titel is gedefinieerd zoals aangegeven in het eerste punt.

De begintekst instellen

U heeft twee mogelijkheden om de begintekst van de factuur in te voeren:

• Voer de tekst in in het Factuur dialoog > Begin tekst veld.
  • U kunt voor ieder factuur een begintekst definiëren.
  • Als u het veld leeg laat wordt de standaardtekst gebruikt.
  • Deze tekst gaat altijd vóór de tekst ingevoerd in de layout instellingen (zie volgende punt).
• Met de CH10 en UNI11 layouts kunt u de tekst invoeren in het Factuur instellingen >Tekst sectie > Begintekst.
  • De tekst wordt gebruikt voor alle facturen die worden afgedrukt met deze layout.
  • De tekst wordt alleen gebruikt als er geen tekst is gedefinieerd zoals aangegeven in het eerste punt.

De tabel met de factuurdetails instellen

De tabel met factuurdetails is de centrale plaats in de factuur waar de gefactureerde items/diensten verschijnen met hoeveelheden, eenheidsprijzen, totalen, etc.
Gebruik de factuur dialoog om de te factureren items in te voeren.

Zie ook de pagina's:

• Factuurdetails
• Kortingen en totalen
• Geavanceerde instellingen

De kolommen van de gefactureerde items instellen

Met de CH10 en UNI11 layouts, kunt u bepalen welke kolommen worden weergegeven in de afdruk. Op de pagina Factuur instellen > factuur details kunt u zien hoe dit werkt.

Voor de andere afdruklayouts (CH01-CH09 / UNI01-UNI08) zijn de kolommen niet in te stellen.

De eindteksten instellen

U heeft verschillende mogelijkheden om de eindteksten van de factuur in te voeren:

1. Voer de tekst in in de Factuur dialoog > Eindtekst veld.
   • Dit wordt toegepast in elke afdruklayout.
   • De tekst wordt precies onder de factuurdetails geplaatst.
2. Voer de tekst in in de Factuurafdruk dialoog > Opties sectie > Definitieve tekst.
   • Dit wordt toegepast in elke afdruklayout.
   • Als u al een tekst zoals in stap 1 heeft ingevoerd dan wordt deze nieuwe tekst meteen na de vorige toegevoegd.
3. Voer de tekst in in de Factuur layout instellingen > Tekst sectie > Eindtekst veld.
   • Deze tekst gaat boven de tekst ingevoerd zoals in stap 2.
   • Als u al een tekst zoals in stap 1 heeft ingevoerd dan wordt deze nieuwe tekst meteen na de vorige toegevoegd.

Het bankrekeningnummer instellen

Als u geen QR code gebruikt moet u het bankrekeningnummer invoeren als referentie voor de factuurbetaling.

U heeft drie mogelijkheden om het bankrekeningnummer in te voeren als eindtekst:

1. Factuur dialoog > Eindtekst veld.
   • Het bankrekeningnummer verschijnt alleen in de afdruk van de factuur die u aan het veranderen of afdrukken bent.
   • Dit wordt toegepast in elke afdruklayout.
   • De tekst wordt direct onder de factuurdetails geplaatst.
2. Factuurafdruk dialoog > Opties sectie > Definitieve tekst.
   • In dit geval wordt het bankrekeningnummer ingevoegd in elke factuur die u maakt.
   • Dit wordt toegepast in elke afdruklayout.
   • Als u al een tekst zoals in stap 1 heeft ingevoerd dan wordt deze nieuwe tekst meteen na de vorige toegevoegd.
3. Factuur layout instellingen > Tekst sectie > Eindtekst veld.
   • In dit geval wordt het bankrekeningnummer ingevoegd in elke factuur die u maakt met deze layout.
   • Deze tekst gaat boven de tekst ingevoerd zoals in stap 2.
   • Als u al een tekst zoals in stap 1 heeft ingevoerd dan wordt deze nieuwe tekst meteen na de vorige toegevoegd.

 

Kleuren en stijlen instellen

Op de Factuur layout instellingen page vindt u instructies voor het definiëren van:

• Lettertype en -grootte.
• Kleuren.

Vetgedrukte tekst instellen

Op de Factuur layout pagina pagina vindt u informatie over het gebruiken van vetgedrukte tekst in facturen.

Afbeeldingen toevoegen aan offertes of facturen

Met het Advanced Plan van Banana Boekhouding Plus, met de nieuwe applicatie Offertes en Facturen, kunt u afbeeldingen toevoegen aan offertes en facturen die naar klanten gestuurd moeten worden.
Deze functionaliteit maakt de factuur nog beter te personaliseren en de klant die deze ontvangt heeft een completer en duidelijker inzicht in de facturering van de artikelen.

Zie de volgende pagina's met informatie pages over het toevoegen van afbeeldingen:

• Met Javascript de afdruk van de factuur personaliseren (Engelstalig).
• Offertes en facturen met productfoto's.

Klant/bedrijf adressen afdrukken over vier regels

Wanneer de geadresseerde een bedrijf is met diverse sectoren/afdelingen of een klant die woont in een appartementencomplex kan het nodig zijn om meerdere regels te gebruiken voor het afdrukken van het adres.
Deze optie is alleen beschikbaar met het Advanced Plan van Banana Boekhouding Plus.

Om de mogelijkheid, het ontvangersadres over meerdere regels af te drukken, te activeren gaat u als volgt te werk:

• Werk de extensie bij vanuit het menu Extensies > Extensies beheren > Extensies bijwerken.
• Open de factuur met Bewerken en in de Instellingen dialoog > Adres sectie, maak de velden Sector 1 ... 4 zichtbaar voor de Basis weergave.
• 
  

• Schakel eventueel over van de weergave Basis naar de weergave Compleet zonder de velden zichtbaar te maken (in de weergave Compleet zijn alle velden zichtbaar).
• Voer in factuur adres de tekst in de sector velden in.
   
• 

• In de afdruk layout instellingen, voeg de Sector velden toe aan de klant adres compositie.
  De inhoud is als volgt (de Engelse namen moeten gebruikt worden):
  <OrganisationName>
  <OrganisationUnit>
  <OrganisationUnit2>
  <OrganisationUnit3>
  <OrganisationUnit4>
  <NamePrefix>
  <FirstName> <FamilyName>
  <Street> <AddressExtra>
  <POBox>
  <PostalCode> <Locality>
  
  

• Als u deze velden automatisch over wilt laten nemen van de tabel Contacten, voeg dan de kolommen
  OrganisationUnit2, OrganisationUnit3 en OrganisationUnit4 toe aan deze tabel.
  
  

Andere informatie

• De factuurafdruk personaliseren (Engelstalig)

Met Banana Boekhouding Plus, met de UNI11 layout (Engelstalig), kunt u betalingsherinneringen afdrukken.

Vereisten om de lay-outvoorkeuren te gebruiken:

• Banana Boekhouding Plus (Release 10.1.7 of nieuwer).
• Het Advanced plan

Op basis van de factuurgegevens ingevoerd in de facturentabel, kunnen herinneringen worden afgedrukt.

Hoe een herinnering af te drukken

Selecteer in de facturentabel de rij van de factuur waarvoor u een herinnering wilt afdrukken ga als volgt te werk:

• In Menu Facturen > Facturen afdrukken
• Selecteer Layout UNI11
• Onder Afdrukken als, selecteer een van de volgende opties:
  • 1. herinnering
  • 2. herinnering
  • 3. herinnering
• Bevestig met OK

Afdruk personaliseren

Alle instellingen voor de UNI11 layout zitten ook in de afdruk van de herinnering.

Om de instellingen te veranderen gaat u naar Print Layout Settings.

Onder Tekst → Herinnering kunt u de begin- en eindteksten van de herinnering definiëren .

Afdruk voorbeeld:

Met Banana Boekhouding Plus kunnen ook afleverbonnen worden afgedrukt met de layout UNI11.

Vereisten om de lay-outvoorkeuren te gebruiken:

• Banana Boekhouding Plus (Release 10.1.7 of nieuwer).
• Het Advanced plan

De gegevens voor de afleverbon worden ingevoerd in de Facturentabel, zoals dat ook gedaan wordt voor facturen.

Als de gegevens op de factuur overeenkomen met die op de leveringsbon, kunnen dezelfde gegevens worden gebruikt voor zowel het afdrukken van de leveringsbon als de factuur.

Hoe een afleverbon af te drukken

Selecteer In de Facturentabel de rij waarin de af te drukken leveringsbon staat en ga als volgt te werk0:

• Vanuit het menu Facturen > Facturen afdrukken
• Selecteer layout UNI11
• Selecteer onder Afdrukken als:
  • Afleverbon met bedragen
    In it geval worden de gedetailleerde bedragen en het totale bedrag opgenomen in de afleverbon.
  • Afleverbon zonder bedragen
    Alleen de details van de afgeleverde goederen worden weergegeven in de afleverbon zonder bedragen.
• Bevestig met OK.

Personaliseren van de afdruk

Alle instellingen die bij Layout UNI11 horen worden gehandhaafd bij het afdrukken van de afleverbon.

Om de instellingen te veranderen gaat u naar Afdruk Layout Instellingen.

Onder Teksten > Afleverbon kunt u de begin- en eindteksten van de afleverbon definiëren.

Voorbeeld van een afdruk:

Met de toepassing Offertes en facturen kunt u uw offertes en facturen op elk moment van het jaar archiveren. Het bestand waarin de factuurgegevens worden ingevoerd, blijft in de loop der jaren hetzelfde.

Archiveer facturen afzonderlijk

Als u een of meer facturen afzonderlijk wilt archiveren, gaat u als volgt te werk:

• Ga vanuit de tabel Facturen naar de Archief weergave.
• In de kolom Archiefdatum vult u de datum in waarop u de factuur wilt archiveren.
• Archiveer de factuur met het commando Facturen > Archiveer gegevens > Archiveer tabel gegevens.
• Ga in het menu Facturen naar de opdracht Archiveren.

Archiveren van facturen voor het jaar

Om facturen voor het hele jaar te archiveren, gaat u als volgt te werk:

• Ga vanuit de tabel Facturen naar de Archief weergave.
• In de kolom Archiefdatum voert u op de eerste regel de datum 31.12 in en kopieert en plakt u op alle regels.
• Archiveer de factuur met het commando Facturen > Archiveer gegevens > Archiveer tabel gegevens.
• Ga in het menu Facturen naar de opdracht Archiveren.

Factuur archief

In het facturenarchief vindt u alle gearchiveerde offertes en facturen.

Gearchiveerde facturen worden weergegeven in de tabel Archief (Facturen) en verwijderd uit de facturentabel.

De tabel Archief (Facturen):

• Wordt automatisch weergegeven bij het archiveren van facturen.
• Als u de tabel sluit kunt u het commando menu Facturen > Archiceren... gebruiken om deze weer te geven.

Tabel gegevens archiveren

Deze functie is beschikbaar in Banana Accounting+ Dev Channel.

Van de volgende tabellen kunnen gegevens worden gearchiveerd:

• Contacten
• Items
• Facturen
• Offertes

Om tabelgegevens te archiveren:

• Ga in de tabel staan met gegevens om te archiveren.
• Activeer de kolom Datum gearchiv.
• Voer de datum waarop u wilt archiveren in de kolom Datum gearchiv.
• Kies van het menu Facturen > Archiveer gegevens > Archiveer tabel gegevens en kies de tabel met de gegevens die gearchiveerd moeten worden.

Het programma creëert de Archief tabel waar alle gearchiveerde gegevens (Contacten, Items, Facturen of offertes) worden opgeslagen.

Gearchiveerde gegevens bekijken

Deze functie is beschikbaar in Banana Accounting+ Dev Channel.

Gearchiveerde gegevens worden permanent opgeslagen in de Archief tabel.

Om de tabel met gearchiveerde gegevens te bekijken:

• Menu Facturen > Archiveer gegevens > Toon gearchiveerde gegevens
• Kies de tabel met de gearchiveerde gegevens om weer te geven

Het programma toont de Archief tabel waar alle gearchiveerde gegevens (Contacten, Items, Facturen of offertes) zijn opgeslagen.

 

In the Estimates and Invoices application, it is possible to have all invoices created from one year to the next in a single file, without having to create a new file for the new year.

If, however, you wish to have separate invoices from one year to the next or not display the invoices from the previous year, there are two possible solutions:

1.  Archive the registered invoices to empty the Invoices table

•  From the Invoices menu, choose the option Archive data > Archive table data. More information can be found on the page Archiving Invoices.
• Archived invoices are displayed in the Archive (Invoices) table and removed from the Invoices table.

2.    Create a new file by making a copy of the previous year

•  Start from the current file and from File in the menu, click onto Save As command, naming the new year.
   You can also create a copy of the file from the menu, Tools > Create file copy command.
• In the Invoices table delete all rows where the previous year's invoices appear

For the Estimates and Invoices application, on the topic Create New Year, new developments will be possible in the future.

Catalogi gebruiken voor facturering

Het is mogelijk product catalogi te integreren in de Offertes en facturen applicatie. Bedrijven kunnen catalogussen beschikbaar stellen aan hun dealers zodat deze makkelijker offertes en facturen kunnen maken.
Als u hierover vragen heeft neem dan contact op met onze klantenservice.

Offertes en Facturen tools

U kunt de Offerters en Facturen Tools extensie (Engelstalig) gebruiken om de volgende gegevens van Banana te importeren of te exporteren:

• Facturen
• Offertes
• Contacten
• Items

 

With the Estimates and Invoices Application, you can quickly create serial invoices from a data list in Excel. It is ideal for sending bulk invoices to clients or members of an association.

• Enter the data in Excel.
• Import it into Banana Accounting Plus using the import functions.
• Create and print the invoices.

Prerequisites

To create serial invoices with the Offers and Invoices Application, you need to:

• Use the following pre-prepared Excel file to enter the contact data.
  • [Download] Excel file for contacts.
• Use the following pre-prepared Excel file to enter the invoice data.
  • [Download] Excel file for invoices.
• Use the Offers and Invoices Tools extension to import the invoice data into Banana.
• Install the Beta version of the 'Estimates and Invoices Dialog Extension' of the Estimates and Invoices application.

Create Serial Invoices

Serial invoices can be created as follows:

1. Install the Offers and Invoices Tools extension.
2. Create the Offers-Invoices file and enter the basic data.
3. Create and import the contacts.
4. Create and import the invoices.
5. Print the invoices.

Install the Estimates and Invoices Tools Extension

Launch Banana Accounting Plus and install the Estimates and Invoices Tools extension.

From the menu Extensions > Manage Extensions, search for Estimates and Invoices Tools among the online extensions and click on Install.

Create the Estimates-Invoices File and Enter the Basic Data

There are two ways to prepare the file:

• Create a new file from the menu File > New, select the region and language, select the type Estimates and Invoices, select the blank template.
• Use your existing Estimates and Invoices file.

In the menu File > File Properties (Basic Data) > Address section, set the address of your association, which will appear in the invoice header.

If you have a logo you want to use, refer to the Logo setup page.

Create and Import Contacts

Contact data can be created using an Excel file. In this file, all the data is entered and then subsequently imported into Banana. There are two ways to do this:

Method 1

The first method is described on the page Retrieving data from Other Programs > One-Time Data Importing using Excel.

• In Excel, arrange the columns exactly in the same sequence as they appear in the Contacts table of Banana accounting.
• Select the data in Excel that you want to copy and use the Copy command (Ctrl+C or Copy from the Edit menu).
• Go to Banana accounting and issue the Paste command (Ctrl+V or Paste from the Edit menu).

Method 2

The second method uses the Import Rows command from the Data menu.

• Download the specific Excel file to enter the contact data.
  • The file is already set up with the necessary columns for entering the data.
  • Row 1 contains the column headers. This row should not be deleted, and the column names should not be changed.
  • The subsequent rows are example contacts.
  • To enable editing of the file, click "Enable Editing" in the yellow bar at the top.
• Open the file and enter the address data of your contacts in the appropriate columns. The columns are as follows:
  • RowId: The unique ID of the contact.
  • OrganisationName: The name of the organization or company.
  • FirstName: The first name.
  • FamilyName: The last name.
  • Street: The street.
  • PostalCode: The postal code.
  • Locality: The place.
  • CountryCode: The country code.
  • LanguageCode: The language of the contact used to create invoices. The invoice texts are printed in the defined language (it=Italian, de=German, en=English, fr=French).
    
    
     
• Save the file
• Select all the rows and use the Copy command (Ctrl+C or Copy from the Edit menu).
• Import the contacts into Banana accounting.
  • In Banana accounting, open the Estimates and Invoices file type.
  • Select the Contacts table.
  • From the Data menu, select the Import Rows command.
  • In the dialog that opens, check the option Import data from clipboard, then confirm with OK.

Create and Import Invoices

Invoice data can be created using an Excel file. In this file, all the data is entered and then subsequently imported into Banana accounting.

• Download the specific Excel file to enter the invoice data.
  • The file is already set up with the necessary columns for entering the data.
  • Row 1 contains the column headers. This row should not be deleted, and the column names should not be changed.
  • The subsequent rows are example invoices.
  • To enable editing of the file, click "Enable Editing" in the yellow bar at the top.
• Open the file and enter the invoice data in the appropriate columns.
  • For more information on the columns, see the Column paragraph of the Estimates and invoices import page.
  • Each row represents an invoice.
  • You can enter an invoice with multiple items. For each item, add a row to the invoice (see example in the image, rows 5-6).
    
    
     
• Save the File.
• Convert the Excel invoice file into one of the two required formats (*.csv or *.txt) to import the data into Banana Plus.
  • Open the Excel file with the invoice data.
  • Click on File > Save As.
  • Choose the option CSV (Comma delimited) if you intend to use the *.csv format; or choose Text (Tab delimited) if you intend to use the *.txt format.
  • Save the file (once the file is created, it's advisable not to open it to avoid making any changes, even unintentional ones, that could compromise the import into Banana Plus).
• Import the Invoices into Banana.
  • In Banana Accounting Plus, open the Estimates and Invoices file type.
  • Select the Invoices table.
  • From the Extensions menu, select Estimates and Invoices Tools > Import Invoices.
  • Select the *.csv or *.txt file you saved.
  • A dialog will show the changes that will be applied to the Banana file. Confirm by clicking OK.
  • In the Invoices table you see the rows with the imported invoices.
    If you do not see the imported invoices (you only see blank rows), use the command from the Invoices > Recalculate All menu.

Print Invoices

See how to print invoices and customize the print settings.

Error Messages and Troubleshooting

Per eventualFor any error messages encountered during the import process, refer to the documentation on Error Messages and Troubleshooting.