In dit artikel
U kunt het afdrukken van facturen gemakkelijk aanpassen aan uw specifieke wensen.
Stel het adres van uw bedrijf in (afzender)
In het menu Bestand > Bestands- en boekhoudingseigenschappen... > tab Adres stelt u het adres van uw bedrijf in.
De taal van de klant instellen
U kunt facturen afdrukken in de taal van uw klanten. Voor iedere klant stelt u de taal in in de tabel Contacten. U kunt dit ook veranderen in het dialoogvenster Facturen.
Klantadressen ophalen uit Excel
Als klantgegevens beschikbaar zijn in een Excelbestand kunnen deze eenvoudig naar de tabel Contacten overgebracht worden.
Ga als volgt te werk:
- Selecteer in Excel de kolom met de te kopiëren gegevens en gebruik het commando Kopiëren (Ctrl+C).
- Ga in de Banana tabel Contacten staan in de overeenkomstige kolom en voer het commando Plakken (Ctrl+V of Paste) in het menu Bewerken uit.
- Herhaal deze bewerking voor alle adreskolommen (rekening, voornaam, achternaam, organisatie, straat, postcode, landcode, taal).
De gegevens uit de betreffende kolommen zijn nodig voor het afdrukken van de factuur. - Wanneer u niet alle kolommen van het Excelbestand heeft moet u de ontbrekende informatie handmatig toevoegen.
De positie van het logo en het adres van de afzender
Om het logo in te stellen moet u:
- De logo afbeelding instellen in het menu Bestand > Logo instellen.
- Om het logo in de factuur te gebruiken moet u in de factuur afdruk layout instellingen, te bereiken via Factuur afdrukken > instellingentandwieltje klikken > klikken op instellingen van de gekozen layout, het vakje Logo aanvinken en de naam, hoofdlettergevoelig, van de aanpassing die u gebruikt heeft invoeren in het veld Logo naam.
U kunt bijvoorbeeld het logo links plaatsen en het adres rechts en de grootte van het logo veranderen.
Het adres wordt automatisch overgenomen van de basisgegevens van het bestand.
Als de standaardinstellingen niet veranderd zijn wordt het adres van de afzender rechts geplaatst, ongeacht de aanwezigheid van het logo.
Wanneer u het adres van de afzender aan de linkerkant wilt plaatsen zonder logo kijkt u op de volgende pagina:
- Factuur zonder logo en het adres links (Engelstalig)
Wanneer u een ander adres wilt invoeren via de Factuur instellingen:
- Voer de gewenste teksten in Regel 1 tekst, Regel 2 tekst, Regel 3 tekst, Regel 4 tekst en Regel 5 tekst in.
Het logo instellen zonder het adres van de afzender
Op de pagina over Logo instellen vindt u informatie over hoe u het logo kunt toevoegen en een plaats kunt geven.
Via Factuurafdruk instellingen:
- Vink de Koptekst pagina optie uit om het adres in de kop uit te sluiten bij het afdrukken.
- Vink de Logo optie aan om het logo in te sluiten in de afdruk.
Het adres in kop van de factuur aanpassen
De stijl van het adres van de afzender in de factuur kop (kleur, grootte, font...) wordt standaard ingesteld door het programma.
Met het Advanced Plan van Banana Boekhouding Plus kunt u de layout van het adres aanpassen. Zie voor meer informatie de pagina Voorbeelden (Engelstalig).
Factuurinformatie instellen
Factuurinformatie is informatie over de datum, klantnummer, vervaldatum, etc. die gewoonlijk onder de koptekst en het klantenadres staan.
Met de CH10 en UNI11 (Engelstalig) layouts kunt u definiëren welke informatie moet worden meegenomen in de afdruk en welke niet. U vindt instructies hiervoor op de pagina Factuur afdruk layout instellingen.
In de andere afdruk layouts (CH01-CH09 / UNI01-UNI08) kan de informatie niet worden aangepast.
Een nieuw informatieveld toevoegen aan de factuur
Naast de standaard informatievelden (factuurnummer, datum, klantnummer, etc.) kunt u ook andere aangepaste velden toevoegen.
In de sectie Factuur van de Factuur dialoog:
- Ga bovenin naar weergave Compleet.
- Gebruik de velden Extra info. 1 ... Extra info. 8 om uw eigen extra informatievelden toe te voegen.
- Vink in de sectie Informatie van de Factuur layout instellingen het vakje Gepersonaliseerde velden aan.
- De nieuwe extra informatievelden worden toegevoegd aan het eind. Het is niet mogelijk de volgorde te veranderen.
In de Sectie Instellingen van de Factuur dialoog:
- Verander de teksten van de Factuur aangepaste velden naar eigen inzicht.
- U kunt voor elke taal vertalingen invoeren.
De betaaltermijn instellen
De betaaltermijn voor facturen is standaard 30 dagen.
U kunt de betaaltermijn op twee manieren veranderen:
- Verander de standaardinstellingen voor alle nieuwe facturen.
- Ga naar de sectie Instellingen van de Factuur dialoog.
- Stel in de sectie Nieuwe documenten > Betalingstermijn de gewenste waarde in (bijvoorbeeld 10).
- De factuur vervaldatum wordt opnieuw berekent met de nieuwe betalingstermijn.
- Verander de betaaltermijn voor iedere factuur afzonderlijk.
- Ga naar de Factuur dialoog.
- Voer in het veld Vervaldatum de einddatum voor de betaling in (bijvoorbeel 31.12.2022).
- De vervaldatum van de factuur wordt vervangen door de nieuwe datum.
De positie en de samenstelling van het klantadres instellen
Met de CH10 en UNI11 layouts kunt u definiëren:
- De plaats van het klantadres.
- De elementen van het adres.
In het scherm Factuur instellen > sectie Adres klant:
- In het veld Adres compositie:
- Stel het adres samen door de XML namen van de kolommen in de tabel Contacten in te voeren.
- U kunt alleen de volgende kolommen gebruiken (XML namen):
NamePrefix, OrganizationName, FirstName, FamilyName, Street, AddressExtra, POBox, PostalCode, Locality, Region, Country, CountryCode. - Verander de plaats van het adres door de velden Horizontaal verplaatsen en Verticaal verplaatsen te gebruiken.
Voor andere afdruk layouts (CH01-CH09 / UNI01-UNI08), kan de plaats en de samenstelling van het klantadres niet worden veranderd.
Wanneer u meer dan een regel nodig heeft om het adres van uw klant af te drukken kijk dan op klant/bedrijf adres over vier regels.
De titel/object instellen
Om de titel/objectnaam van de factuur in te stellen heeft u twee mogelijkheden:
- Voer de tekst in in het Factuur dialoog > Object veld.
- Voor ieder factuur kunt u een titel definiëren.
- Als u het veld leeg laat wordt de standaardtekst gebruikt.
- Deze titel gaat altijd vóór de titel ingevoerd in de layout instellingen (zie volgende punt).
- Met de CH10 en UNI11 layouts kunt u de tekst invoeren in het Factuur instellingen > Tekst sectie > Factuurtitel.
- De titel wordt gebruikt voor alle facturen die worden afgedrukt met deze layout.
- De titel wordt alleen gebruikt als er geen titel is gedefinieerd zoals aangegeven in het eerste punt.
De begintekst instellen
U heeft twee mogelijkheden om de begintekst van de factuur in te voeren:
- Voer de tekst in in het Factuur dialoog > Begin tekst veld.
- U kunt voor ieder factuur een begintekst definiëren.
- Als u het veld leeg laat wordt de standaardtekst gebruikt.
- Deze tekst gaat altijd vóór de tekst ingevoerd in de layout instellingen (zie volgende punt).
- Met de CH10 en UNI11 layouts kunt u de tekst invoeren in het Factuur instellingen >Tekst sectie > Begintekst.
- De tekst wordt gebruikt voor alle facturen die worden afgedrukt met deze layout.
- De tekst wordt alleen gebruikt als er geen tekst is gedefinieerd zoals aangegeven in het eerste punt.
De tabel met de factuurdetails instellen
De tabel met factuurdetails is de centrale plaats in de factuur waar de gefactureerde items/diensten verschijnen met hoeveelheden, eenheidsprijzen, totalen, etc.
Gebruik de factuur dialoog om de te factureren items in te voeren.
Zie ook de pagina's:
De kolommen van de gefactureerde items instellen
Met de CH10 en UNI11 layouts, kunt u bepalen welke kolommen worden weergegeven in de afdruk. Op de pagina Factuur instellen > factuur details kunt u zien hoe dit werkt.
Voor de andere afdruklayouts (CH01-CH09 / UNI01-UNI08) zijn de kolommen niet in te stellen.
De eindteksten instellen
U heeft verschillende mogelijkheden om de eindteksten van de factuur in te voeren:
- Voer de tekst in in de Factuur dialoog > Eindtekst veld.
- Dit wordt toegepast in elke afdruklayout.
- De tekst wordt precies onder de factuurdetails geplaatst.
- Voer de tekst in in de Factuurafdruk dialoog > Opties sectie > Definitieve tekst.
- Dit wordt toegepast in elke afdruklayout.
- Als u al een tekst zoals in stap 1 heeft ingevoerd dan wordt deze nieuwe tekst meteen na de vorige toegevoegd.
- Voer de tekst in in de Factuur layout instellingen > Tekst sectie > Eindtekst veld.
- Deze tekst gaat boven de tekst ingevoerd zoals in stap 2.
- Als u al een tekst zoals in stap 1 heeft ingevoerd dan wordt deze nieuwe tekst meteen na de vorige toegevoegd.
Het bankrekeningnummer instellen
Als u geen QR code gebruikt moet u het bankrekeningnummer invoeren als referentie voor de factuurbetaling.
U heeft drie mogelijkheden om het bankrekeningnummer in te voeren als eindtekst:
- Factuur dialoog > Eindtekst veld.
- Het bankrekeningnummer verschijnt alleen in de afdruk van de factuur die u aan het veranderen of afdrukken bent.
- Dit wordt toegepast in elke afdruklayout.
- De tekst wordt direct onder de factuurdetails geplaatst.
- Factuurafdruk dialoog > Opties sectie > Definitieve tekst.
- In dit geval wordt het bankrekeningnummer ingevoegd in elke factuur die u maakt.
- Dit wordt toegepast in elke afdruklayout.
- Als u al een tekst zoals in stap 1 heeft ingevoerd dan wordt deze nieuwe tekst meteen na de vorige toegevoegd.
- Factuur layout instellingen > Tekst sectie > Eindtekst veld.
- In dit geval wordt het bankrekeningnummer ingevoegd in elke factuur die u maakt met deze layout.
- Deze tekst gaat boven de tekst ingevoerd zoals in stap 2.
- Als u al een tekst zoals in stap 1 heeft ingevoerd dan wordt deze nieuwe tekst meteen na de vorige toegevoegd.
Kleuren en stijlen instellen
Op de Factuur layout instellingen page vindt u instructies voor het definiëren van:
- Lettertype en -grootte.
- Kleuren.
Vetgedrukte tekst instellen
Op de Factuur layout pagina pagina vindt u informatie over het gebruiken van vetgedrukte tekst in facturen.
Afbeeldingen toevoegen aan offertes of facturen
Met het Advanced Plan van Banana Boekhouding Plus, met de nieuwe applicatie Offertes en Facturen, kunt u afbeeldingen toevoegen aan offertes en facturen die naar klanten gestuurd moeten worden.
Deze functionaliteit maakt de factuur nog beter te personaliseren en de klant die deze ontvangt heeft een completer en duidelijker inzicht in de facturering van de artikelen.
Zie de volgende pagina's met informatie pages over het toevoegen van afbeeldingen:
- Met Javascript de afdruk van de factuur personaliseren (Engelstalig).
- Offertes en facturen met productfoto's.
Klant/bedrijf adressen afdrukken over vier regels
Wanneer de geadresseerde een bedrijf is met diverse sectoren/afdelingen of een klant die woont in een appartementencomplex kan het nodig zijn om meerdere regels te gebruiken voor het afdrukken van het adres.
Deze optie is alleen beschikbaar met het Advanced Plan van Banana Boekhouding Plus.
Om de mogelijkheid, het ontvangersadres over meerdere regels af te drukken, te activeren gaat u als volgt te werk:
- Werk de extensie bij vanuit het menu Extensies > Extensies beheren > Extensies bijwerken.
- Open de factuur met Bewerken en in de Instellingen dialoog > Adres sectie, maak de velden Sector 1 ... 4 zichtbaar voor de Basis weergave.
- Schakel eventueel over van de weergave Basis naar de weergave Compleet zonder de velden zichtbaar te maken (in de weergave Compleet zijn alle velden zichtbaar).
- Voer in factuur adres de tekst in de sector velden in.
- In de afdruk layout instellingen, voeg de Sector velden toe aan de klant adres compositie.
De inhoud is als volgt (de Engelse namen moeten gebruikt worden):
<OrganisationName>
<OrganisationUnit>
<OrganisationUnit2>
<OrganisationUnit3>
<OrganisationUnit4>
<NamePrefix>
<FirstName> <FamilyName>
<Street> <AddressExtra>
<POBox>
<PostalCode> <Locality>
- Als u deze velden automatisch over wilt laten nemen van de tabel Contacten, voeg dan de kolommen
OrganisationUnit2, OrganisationUnit3 en OrganisationUnit4 toe aan deze tabel.
Andere informatie
- De factuurafdruk personaliseren (Engelstalig)