Karakteristieken van Offertes en Facturen

• Voeg zoveel rijen toe als u wilt, of verwijder de rijen die u niet nodig hebt.
• U hoeft geen formules in te voeren omdat de berekeningen onmiddellijk worden bijgewerkt en u een contextuele weergave hebt (zoals in spreadsheets).
• De kolommen zijn aanpasbaar, u kunt hun positie veranderen, nieuwe toevoegen en hun breedte wijzigen..
• Werk met het formaat dat u het beste uitkomt.
• Geef de rijen een kleur om onmiddellijk de openstaande facturen te identificeren of voor andere doeleinden.

Gebaseerd op spreadsheets

De offerte- en factureringstoepassing is gebaseerd op verschillende tabellen, die op dezelfde manier worden gebruikt als die van Excel, maar die al volledig zijn ingesteld en geprogrammeerd met alles wat nodig is om uw goederen op een snelle en veilige manier te beheren.

• Tabel Contacten
  Dit is de tabel waarin klantgegevens nauwkeurig en overzichtelijk kunnen worden geregistreerd. De gegevens kunnen altijd worden bijgewerkt en gewijzigd.
• Items tabel
  Dit is de tabel waarin de gegevens voor het beheer van de te factureren artikelen of diensten worden ingevoegd. Door een ID toe te kennen kunnen de verschillende categorieën van te factureren artikelen of diensten worden gegroepeerd. U voert de hoeveelheden, de eenheidsprijs en de referentierekening in de boekhouding in. Er zijn ook kolommen beschikbaar voor het invoeren van de datum van binnenkomst en uitgifte van de goederen en voor aantekeningen.
• Facturentabel
  Deze tabel dient om de te factureren artikelen in te voeren. Het is de meest geautomatiseerde tabel.:
  • Automatische invoer van het adres van de klant door eenvoudigweg de contact-ID van de klant te gebruiken.
  • Factuurgegevens worden automatisch opgehaald: door dubbel te klikken op de cel in de kolom Totalen opent een factuur dialoog waarin u alle gegevens vindt die in de andere kolommen van de factuurtabel ingevoerd zijn (klantadres, datum en factuurnummer, verwijzing, ordernummer, eenheidsprijs, BTW percentage en andere mogelijke gegevens). Voer gewoon de hoeveelheden in en de factuur is klaar. Hij kan worden opgeslagen als PDF of afgedrukt op papier.
• Tabel Offertes
  De offertegegevens worden ingevoerd. Deze tabel is volledig gelijk aan de tabel Facturen, met dezelfde functies, berekeningen en afdrukmethoden, uiteraard met een andere benaming. Offertes kunnen op elk moment worden omgezet in facturen, waarbij de gegevens automatisch worden overgenomen op de factuur, die onmiddellijk kan worden opgeslagen, afgedrukt en naar de klant gestuurd.
• BTW codes tabel
  Voor het opstellen van facturen worden BTW-codes ingesteld. Bij het opstellen van de facturen worden zowel de tarieven als de berekeningen automatisch overgenomen. De tarieven kunnen worden aangepast als de geldende regelgeving verandert.

Instellen van de boekhouding

Rubrieken en basisgegevens van offertes en facturen ingesteld in één enkel dialoogvenster, dat hierdoor gemakkelijk is weer te geven.

• Kopteksten met eigen tekst
• Adres met alle bedrijfsgegevens
• Koppeling naar bestaande of aangepaste extensies
• Wachtwoordbeveiliging van uw offerte en factuur
• U kunt meerdere offertes en facturen maken in verschillende talen.

Bestands- en gegevensopslag

• Al uw gegevens worden opgeslagen in een enkel bestand, waarin u alles gemakkelijk kunt terugvinden zonder tijd te verliezen.
• Geef het bestand een zelf gekozen naam.
• U kunt een onbeperkt aantal bestanden beheren.
• Gegevens opslaan op elk medium, computer, netwerk, cloud of verzenden per e-mail. U heeft er toegang toe waar je ook bent.
• Gelijktijdige toegang door meerdere gebruikers, waarbij echter slechts één persoon het bestand kan openen om het te bewerken.
• Maak uw boekhouding veiliger door wachtwoordbeveiliging te gebruiken.

Verwerking van offertes en facturen

• In de kolommen ziet u de bedragen in het formaat dat uw computer gebruikt.
• U kiest zelf de identificatiecode van het artikel (numeriek of alfanumeriek, maximaal 256 tekens).
• Saldo, mutaties van artikelen en totalen worden tegelijkertijd weergegeven en altijd bijgewerkt.
• In de kolom Koppelingen van de tabel Items kunt u een digitale koppeling voor het geregistreerde item toevoegen.
• In alle tabellen heeft u de beschikking over kolommen die u naar keuze zichtbaar kunt maken.
• Met het commando Zoeken kunt u snel factuur- en offertegegevens vinden.
• Met het commando Vervangen kunt u automatisch teksten of andere gegevens vervangen in tabellen.
• U kunt regels sorteren volgens verschillende sorteer sleutels.
• Exporteren naar PDF formaat voor archivering.
• Exporteren naar andere formaten voor gegevens nabewerking.
• Gegevens importeren vanuit andere programma's in Tekst, Ascii en CSV formaat.
• Gegevens importeren vanuit SmallInvoice (Engelstalig).

Foutmeldingen en -afhandeling

• Command to quickly check accounting.
• Melding van iedere verkeerde instelling of fouten.
• Iedere melding is gekoppeld aan een help pagina die de oorzaken en oplossingen uitlegt.
• Mogelijkheid om op elk moment te corrigeren.

Afdrukken en overzichten

• Factuur afdrukken met QR code (voor Zwitserland)
• Factuur afdrukken voor alle andere landen.
• Factuur op papier afdrukken of in PDF formaat.
• Gebruik uw eigen logo in de afdrukken van de facturen.
• Overzicht uitstaande facturen.
• Op de Factuur afdrukken aanpassen pagina vindt u alle informatie over het afdrukken en de instellingen daarvoor.
• De afdruk van offertes en facturen aanpassen naar eigen wens.
  • Met Banana Boekhouding Professional kunt u de standaard instellingen gebruiken en het afdrukken van offertes en facturen naar wens aanpassen.
  • Met Banana Boekhouding Advanced kunt u niet alleen het afdrukken van offertes en facturen naar wens aanpassen maar ook extra aanpassingen toevoegen.

Gegevens exporteren en opslaan

• Direct vanuit en naar Excel kopiëren.
• Exporteer tabellen naar pdf en diverse andere formaten.
• Archivering van afdrukken en gegevens naar pdf en diverse andere formaten.
• Boekhoudbestanden opslaan op elk medium.

Uitgebreide documentatie

• Voortdurend bijgewerkte documentatie voor de offertes en facturen applicatie.
• Banana Boekhouding Plus documentatie.
• Banana Boekhouding Plus vragen en antwoorden.
• Documentatie ook beschikbaar in PDF formaat.

Overzicht van updates

De applicatie Offertes en Facturen wordt voortdurend bijgewerkt en verbeterd.

Zie voor meer details de pagina Versie overzicht van de extensie Offertes en Facturen.

Functie die alleen met het Advanced plan beschikbaar zijn

• De korting instellen voor ieder artikel, zowel als een percentage als een eindbedrag.
• De datum waarop de service plaatsvond voor ieder item.
• Toevoegen van velden aan de factuur voor specifieke extra informatie (project, extra referenties, etc...).
• Aflevernota's afdrukken met of zonder bedragen.
• Betalingsherinneringen afdrukken met of zonder Zwitserse QR code
• Een tussentotaal toevoegen (Banana Boekhouding+ 10.1.8 of nieuwer)

Enkele aanpassingen van het afdrukformaat CH10 en UNI11 zijn alleen beschikbaar met Banana Boekhouding Advanced.

Functie die nog niet beschikbaar zijn

De applicatie Offertes en facturen is een van de laatste toevoegingen aan de familie en ondersteunt momenteel de essentiële functies voor het opstellen en afdrukken van offertes en facturen. De volgende functies worden nog niet ondersteund:

• Het is niet mogelijk factuurgegevens te importeren in het boekhoudbestand.
• Verbinding met de applicatie Inventory.
• Exporteren van individuele factuurgegevens.
• Meer dan één factuur per keer afdrukken.
• Geautomatiseerde verzending van facturen per e-mail.
• Extra kolommen toevoegen in de factuurgegevens.
• Een korting voor een enkel contact instellen.
• Een reeks facturen aanmaken.
• QR-Code betalingen importeren.
• Een betalingsherinnering versturen.
• Adressen afdrukken (etiketten).
• Nieuw jaar aanmaken.