Clôtures | Comptabilité en partie double

Par clôtures de la comptabilité, on entend toutes les opérations de contrôle, d’ajustement et de délimitation temporelle effectuées à la fin de l’année, avant de préparer le bilan définitif de l’exercice.

Aspects techniques et nouvelle année

Avec Banana Comptabilité chaque année comptable a son propre fichier séparé, techniquement il n'y a pas de concept de clôture comptable: 

• Quand une nouvelle année commence un nouveau fichier est créé avec la commande Créer nouvelle année. 
• Vous pouvez continuer à travailler sur le fichier de la nouvelle année et celui de l'année précédente en même temps. Une fois les opérations de clôture terminées, les soldes d'ouverture actualisés sont inclus dans le fichier de la nouvelle année.

Aspects fiscaux

Avant de clôturer la comptabilité, il faut effectuer une série d'opérations présentant des implications fiscales. Il faut ajuster le compte de marchandises, enregistrer les amortissements, les Actifs et les Passifs de régularisation, effectuer les déclarations à la TVA, établir comment et sur quels comptes le bénéfice doit être reparti et effectuer beaucoup d'autres opérations de vérification et de contrôle.

Du point de vue du programme, c'est égal si le bénéfice à la fin de l'année est plus ou moins élevé. Par contre, cela change beaucoup au niveau fiscal. Ces aspects doivent être vérifiés avec votre conseiller fiscal et/ou comptable. En particulier, lorsque vous gérez pour la première fois une comptabilité et avant de procéder avec la clôture, il peut être très utile de se faire conseiller par un expert pour comprendre quelles sont les exigences. Les comptables sont très occupés entre la fin de l’année et les mois précédant l'échéance de la déclaration des impôts. Il peut donc être utile de vous rencontrer avec votre comptable ou de l'envoyer votre comptabilité quelques mois avant la clôture, afin de pouvoir vous informer sur la procédure.

Commande contrôler la comptabilité

Banana Comptabilité permet d’enregistrer rapidement tout en laissant des opérations en suspens sans interrompre le travail en cours.

La commande Actions > Contrôler comptabilité effectue une série de vérifications, comme si les données étaient saisies à nouveau depuis le début. Si des erreurs ou des différences sont détectées, elles sont signalées.

Il est recommandé d’utiliser régulièrement la commande Contrôler comptabilité, en particulier lorsque des différences ou des erreurs sont signalées, en cas de modifications importantes (soldes d’ouverture, codes TVA) et surtout avant de clôturer la comptabilité.

Utilisez le Filtre pour des vérifications et corrections rapides

Pour effectuer rapidement des vérifications, notamment en fin d’année, nous recommandons d’utiliser la fonction Filtrer. Cet outil permet de filtrer tous les mouvements en fonction d’un mot, d’une phrase, d’un compte ou d’un ensemble d’éléments. L’avantage de cette fonction est que vous pouvez corriger ou modifier directement les mouvements dans les lignes affichées par le filtre, sans avoir à parcourir toute la tableau Écritures pour trouver les mouvements correspondants. Pour plus de détails, veuillez consulter la page :

•  Filtrer lignes (Plan Advanced uniquement).

Contrôles et vérifications

Avant de mettre à jour les soldes d'ouverture, afin d'éviter des écarts entre les soldes de clôture et les soldes d'ouverture de l'année suivante, il est important d'effectuer tous les contrôles, vérifications et écritures comptables de clôture. Voici les principaux points à vérifier :

Vérification des soldes d'ouverture

• Dans la table Comptes, dans les colonnes Ouverture et Solde, la ligne intitulée "La différence doit être zéro" ne doit afficher aucun montant. Dans le cas contraire, il faut identifier l'erreur et la corriger pour équilibrer le bilan d'ouverture.
  Remarque : Dans la vue Mouvements, il est normal que des montants apparaissent dans les colonnes Débit et Crédit.
• S'assurer que les comptes de régularisation actifs et passifs de l'année précédente sont clôturés.
• Vérifier que les soldes d'ouverture correspondent aux soldes de clôture de l'année précédente, qui doivent avoir été déjà révisés et déclarés à l'administration fiscale.
• Pour la comptabilité multi-devises, veuillez consulter la page dédiée : Soldes d'ouverture en comptabilité multi-devises.

Différences dans les soldes d'ouverture

La première vérification consiste sans aucun doute à s'assurer que le solde comptable des comptes correspond à la réalité. Le solde du compte caisse doit correspondre à l'état réel de la caisse. Le solde des comptes bancaires, cartes de crédit, prêts ou avoirs doit correspondre à celui de l'extrait de compte. Il en va de même pour tous les autres comptes ayant des réconciliations, tels que la TVA, les fournisseurs, etc.

En cas de différence, il est nécessaire d'en identifier la cause et de compléter soit le solde d'ouverture, soit les écritures.

Différences dans le tableau Écritures

Dans le tableau Écritures (fenêtre Info au bas de la page), assurez-vous qu'aucune différence n'est signalée. En plus des fonctions présentes dans la commande Contrôle Comptabilité, Banana Comptabilité Plus, présente dans le tableau Écritures la colonne Solde, qui permet de détecter toutes les lignes où il y a des différences. Un rapide défilement de la colonne suffit pour identifier immédiatement les différences comptables et les corriger, sans ramener des erreurs dans la nouvelle année.

Différences entre les soldes des extraits de compte et les soldes des comptes (fonction CheckBalance)

Ce contrôle est essentiel pour la véracité des comptes. En plus de la vérification des soldes à la fin de la période comptable, il est recommandé d'effectuer #CheckBalance périodiquement à la fin du mois, afin d'éviter que des soldes non concordants soient reportés de manière incorrecte d'un mois à l'autre.
Des informations sur les Écritures de vérification des soldes sont disponibles sur la page Écritures de vérification des soldes.

Comptabilité multi-devises

Lorsque vous utilisez une comptabilité multi-devises, vous devez également configurer les taux de clôture et enregistrer les gains et pertes de change non réalisés. Pour cela, veuillez vous référer à :

• Clôtures et contrôles en comptabilité multi-devises

Écritures comptables de clôture

À la fin de l'exercice comptable, avant de passer à la nouvelle année, il y a des opérations comptables de clôture à effectuer. Il s'agit d'écritures d'ajustement, de corrections de valeur et d'ajustements relatifs aux contributions du personnel. Les principales sont énumérées ci-dessous :

Importer les mouvements du compte de caisse dans le fichier comptable
Cette opération n'est prévue que si la caisse est conservée dans un fichier séparé de la comptabilité.
Après l'importation, vérifiez que le solde du compte de caisse dans le fichier de comptabilité principal correspond au solde du fichier de caisse. Cette vérification peut également être effectuée avec la fonction Check Balance, décrite dans le paragraphe précédent.

Importer les opérations salariales dans le fichier de comptabilité
Cette opération n'est prévue que si les salaires sont gérés avec un logiciel de gestion spécifique qui permet l'importation des mouvements dans le fichier de Banana Comptabilité+
L'importation s'effectue à partir du menu Actions > Importer en comptabilité > Importer des mouvements avec en-tête de colonne.
N'oubliez pas d'insérer la saisie du 13ème salaire de décembre, si celle-ci n'est pas créée par le logiciel de gestion des salaires.

Règlement du compte Ducroire
Les entreprises qui enregistrent sur le chiffre d'affaires, si elles anticipent des pertes présumées, doivent régulariser le compte Ducroire.

Amortissements
Au 31.12, vous devez enregistrer les amortissements des biens mobiliers et immobiliers et évaluer les éventuels amortissements accélérés pour les biens sujets à une obsolescence rapide.
Vous pouvez utiliser notre application Registre des actifs, qui crée automatiquement les écritures d'amortissement pour ensuite les enregistrer dans votre fichier de comptabilité.

Régularisation du stock
L'application Stock vous permet d'avoir des décomptes précis à la fois par pièces et par valeur, ce qui vous aide à déterminer plus rapidement le règlement de votre stock.

Suivi des factures ouvertes des clients et des fournisseurs au 31.12
Pour faciliter la procédure, vous pouvez enregistrer rapidement les valeurs au 31.12 avec la fonction des factures ouvertes par client et des factures ouvertes par fournisseur.

Consommation propre
En cas d'utilisation d'une voiture de société dans l'entreprise, enregistrez la consommation propre avec le code TVA approprié.

Clôtures et déclarations de TVA
Avant de soumettre la déclaration de TVA, nous vous recommandons de procéder aux vérifications suivantes :

• Utilisez la commande Contrôler comptabilité. En cas d'erreurs et de divergences, vous trouverez des messages dans la fenêtre d'information en bas, dans la section Messages.
• Vérifiez les différences dans la colonne Solde du tableau Écritures.
• Vérifiez les soldes bancaires s'ils correspondent à ceux envoyés par la banque.
• Vérifier que le compte TVA, décompte après l'annulation du solde du compte TVA due (TVA à payer à l'AFC) est nul. Le compte TVA due doit indiquer le montant à payer ou le montant du crédit à recevoir.
• Avant de soumettre la dernière déclaration de TVA, consultez à nouveau les résumés TVA des autres trimestres pour vérifier que les montants versés à l'AFC correspondent toujours à ceux affichés.
• La commande Résumé TVA permet de visualiser les différents rapports et de créer une impression PDF pour l'archivage des données. Cela sera utile en cas de contrôle fiscal.

Règlement du compte de l'impôt à la source
Après avoir comptabilisé et enregistré les salaires de décembre, sur la base de la déclaration envoyée au bureau de l'impôt à la source, enregistrez le décompte.

Remboursements pour les cadres supérieurs
Si cela est prévu, incluez le montant prévu par les autorités fiscales comme un remboursement forfaitaire dans le salaire de décembre.

Régularisation du compte privé
Vérifier le solde du compte privé. S'il existe une relation de débit/crédit entre l'entreprise et le(s) propriétaire(s) (ou les personnes qui leur sont proches), enregistrez le revenu ou la charge d'intérêts conformément au contrat de prêt ou aux directives fiscales applicables.

Ajustement du compte Impôts et taxes
Vérifiez que les acomptes payés au cours de l'année se rapportent à l'année en cours. Les paiements d'impôts relatifs aux années précédentes doivent être enregistrés lors de la clôture des provisions correspondantes apparaissant dans le compte "Impôts directs" (bilan). Si le solde des provisions n'est pas suffisant ou est excessif, la différence doit être enregistrée comme un produit / coût extraordinaire ou relatif à des périodes antérieures.

Enregistrement des décomptes AVS/AI/IPG/AD

• Au cours de l'année, dans le compte des cotisations AVS, on enregistre généralement les avances versées à la Caisse cantonale de compensation AVS (Débit) et les montants retenus sur les salaires des employés (Débit).
• Si, au cours de l'année, les allocations familiales versées aux salariés ont été enregistrées sur un compte dédié, par exemple sur le compte "Cotisations d'allocations familiales", le solde de ce compte peut être transféré sur le compte des cotisations AVS/AI afin de réconcilier les comptes avec le décompte de clôture de l'AVS et d'enregistrer le décompte correspondant.

Enregistrement des décomptes de prévoyance LAA, LAA complémentaire, LPP

Lorsque les derniers salaires de décembre sont comptabilisés et que le salaire du 13e mois est payé, vous devez imprimer la liste des salaires indiquant tous les salaires bruts. Le montant total brut de l'AVS doit être communiqué aux assurances du personnel, qui détermineront les éventuelles corrections à verser.

Envoyer le dossier au comptable pour les clôtures

Si les clôtures et/ou les contrôles sont effectués par votre fiduciaire, il suffit d'envoyer le fichier de comptabilité créé avec Banana Comptabilité+ par e-mail ou de sauvegarder les données sur une clé USB.

• Si votre fiduciaire dispose de Banana Comptabilité, il suffit d'envoyer le fichier ac2 par e-mail ou via une clé USB. Vous pouvez également enregistrer votre dossier et vos documents numériques dans un dossier partagé avec votre syndic sur Dropbox. Vous n'aurez plus à apporter de lourds documents papier au syndic. En outre, le fiduciaire travaillera rapidement sans avoir à passer par la documentation papier.
• Si votre fiduciaire n'a pas Banana Comptabilité, vous pouvez créer un Pdf des données comptables, par le menu Fichier > Créer fichier Pdf et envoyer la documentation par email. Le fiduciaire vous indiquera toutes les modifications et ajouts à enregistrer afin de clôturer correctement la période comptable.
  Votre fiduciaire pourra également ouvrir votre fichier comptable avec la version gratuite de Banana Comptabilité+, en téléchargeant le programme depuis notre page Download. Même s'il ne pourra pas ajouter des écritures ou faire des modifications, il pourra toujours voir toutes les données, ce qui est encore mieux que de vérifier les données sur des documents Pdf.

Blocage, impression et archivage

Une fois les écritures de clôture et de vérification effectuées, nous vous recommandons de procéder aux fonctions de blocage de la comptabilité et aux impressions de fin d'année.

Pour bloquer la comptabilité, allez dans le menu Actions > Bloquer écritures.
Les lignes d'écritures seront numérotées et auront un code blockchain garantissant leur sécurité.

Impression de fin d'année

Pour les impressions de fin d'année comptable, vous pouvez trouver les informations en cliquant sur les liens suivants :

• Fiche de compte
• Journal
• Bilan formaté par groupes
  • Regardez le tutoriel vidéo qui montre comment créer et imprimer le bilan agrémenté avec des groupes. 
• Rapport comptable
• Résumé TVA
• Impressions PDF de fin d'année
   

Dossier PDF

Le command Créer un dossier PDF vous permet d'avoir tous les documents de l'exercice comptable complet (feuilles de compte, journal, déclarations de TVA, rapports mensuels, trimestriels et annuels...) dans un seul fichier PDF.

Documentation pour la révision

Sur la page Préparer la documentation pour la révision, nous avons publié une série de notes et de suggestions sur la documentation à envoyer au réviseur. Une documentation complète est une bonne base pour rendre le travail du réviseur plus efficace et plus rapide.

Repartition bénéfice/perte

Dans Banana comptabilité, la repartition du bénéfice a lieu automatiquement au début de la nouvelle année. Pour plus d'informations, consultez la page Créer une nouvelle année.

Changements aprés la clôture

En général, après la clôture, il est préférable de ne pas apporter de modifications. Cependant, il peut arriver que des ajustements soient nécessaires pour diverses raisons telles que :

• Des différences de change non enregistrées lors de la clôture.
• Des mouvements manquants non enregistrés.
• Des erreurs dans les écritures.
  • Dans de tels cas, les ajustements devraient être effectués dans l'année suivante. Il est recommandé de documenter clairement les problèmes et de joindre ces documents aux enregistrements d'ajustement. Il est également conseillé de consulter un expert-comptable pour toute conséquence fiscale éventuelle.
  • En comptabilité multidevises, pour résoudre le problème des écarts de change non enregistrés, veuillez vous référer aux informations à la page Différences soldes d'ouverture.
• Dans le cas où le cadre légal vous permettrait de procéder à des modifications sur une année déjà clôturée :
  • Procédez avec précaution, en vous limitant uniquement aux modifications vraiment nécessaires.
  • Revérifiez la comptabilité et effectuez tous les contrôles nécessaires pour vous assurer que les modifications ne créent pas de problèmes.  
  • Après les modifications, ouvrez le fichier de l'année suivante et mettez à jour les soldes initiaux avec la commande Mettre à jour les soldes d'ouverture.