In diesem Artikel
Unter dem Begriff Buchhaltungsabschluss sind alle Kontroll-, Anpassungs- und Abgrenzungsverfahren zu verstehen, die am Ende eines Geschäftsjahres durchgeführt werden, bevor die Bilanz für das laufende Jahr erstellt wird.
Technische Aspekte
In Banana Buchhaltung hat jedes Buchhaltungsjahr seine eigene Datei. Technisch gesehen existiert kein separates Konzept des Buchhaltungsabschlusses:
- Wenn ein neues Jahr beginnt, wird mit dem Befehl Neues Jahr erstellen eine neue Datei angelegt.
- Es ist möglich, sowohl die Datei des neuen Jahres als auch die des Vorjahres gleichzeitig zu bearbeiten. Sobald die Abschlussarbeiten abgeschlossen sind, werden die aktualisierten Eröffnungssalden in die Datei des neuen Jahres übernommen.
Steuerliche Aspekte
Um die Buchhaltung buchhalterisch abzuschliessen, sind eine Reihe von Operationen mit steuerlichen Auswirkungen notwendig. Das Warenkonto muss korrigiert, Abschreibungen verbucht, Aktiv- und Passivzinsen erfasst und die Mehrwertsteuerabrechnung erstellt werden. Zudem ist zu bestimmen, auf welches Konto oder welche Konten der Gewinn verteilt werden soll, und es sind viele weitere Verifizierungen und Kontrollen durchzuführen.
Vom Programm her spielt es keine Rolle, wie klein oder gross der Gewinn zum Jahresende ist. Aus steuerlicher Sicht macht dies jedoch einen grossen Unterschied. Diese Aspekte sollten mit Ihrem Steuerberater oder Treuhänder abgeklärt werden. Besonders, wenn zum ersten Mal eine Buchhaltung geführt wird, kann es hilfreich sein, sich vor dem Abschluss der Buchhaltung von einem Experten beraten zu lassen und zu verstehen, welche Anforderungen bestehen. Treuhänder sind zu Beginn des Jahres sowie in der Zeit vor dem Fälligkeitstermin der Steuerabrechnung sehr beschäftigt. Daher kann es ratsam sein, sich bereits einige Monate vor dem Abschluss der Buchhaltung mit Ihrem Treuhänder zu treffen oder ihm die Buchhaltung zur Prüfung zu übermitteln, um sich über das weitere Vorgehen zu informieren.
Befehl 'Buchhaltung nachkontrollieren'
Mit Banana Buchhaltung können Buchungen schnell vorgenommen werden. Es ist jedoch auch möglich, Buchungssätze unvollständig zu hinterlassen oder Warnungen und Fehlermeldungen zu ignorieren.
Der Befehl Aktionen > Buchhaltung nachkontrollieren führt eine Reihe von Kontrollvorgängen durch, als ob die Daten erneut von Anfang an eingegeben würden. Werden dabei Fehler oder Differenzen festgestellt, erhalten Sie eine entsprechende Meldung.
Wir empfehlen, den Befehl Buchhaltung nachkontrollieren regelmässig zu verwenden - insbesondere immer dann, wenn Differenzen oder Fehlermeldungen auftreten, bei wichtigen Änderungen (wie z.B. Anfangswechselkursen, MWST-Codes) und vor allem vor dem Abschluss der Buchhaltung.
Den Filter für schnelle Prüfungen und Korrekturen verwenden
Um eine schnelle Kontrolle, insbesondere zum Jahresende, durchzuführen, empfehlen wir die Nutzung der Filterfunktion. Diese ermöglicht es, alle Buchungsvorgänge nach bestimmten Kriterien wie einem Wort, einem Satz, einem Konto oder einer Gruppe von Elementen zu filtern. Der Vorteil dieser Funktion liegt darin, dass Sie Korrekturen oder Änderungen direkt an den Zeilen vornehmen können, die durch den Filter angezeigt werden, ohne die gesamte Buchungen-Tabelle nach den entsprechenden Vorgängen durchsuchen zu müssen. Weitere Details finden Sie auf der Seite:
- Zeilen-Filterfunktion (nur im Advanced-Plan verfügbar).
Kontrollen und Prüfungen
Bevor die Anfangssalden aktualisiert werden, ist es wichtig, sicherzustellen, dass alle Kontrollen, Prüfungen und Buchungseinträge für den Abschluss des Vorjahres durchgeführt wurden, um Differenzen zwischen den Schluss- und Eröffnungssalden des folgenden Jahres zu vermeiden. Im Folgenden listen wir die wichtigsten Prüfungen auf:
Überprüfung der Anfangssalden
- In der Tabelle Konten darf in den Spalten Eröffnung und Saldo in der Zeile Differenz muss Null sein kein Betrag stehen. Andernfalls muss der Fehler gefunden und korrigiert werden, um die Quadratur der Anfangsbilanz zu gewährleisten.
Hinweis: In den Spalten Bewegungen von Soll und Haben ist es normal, Beträge zu haben. - Stellen Sie sicher, dass die transitorischen Aktiven und Passiven des vergangenen Jahres korrekt abgeschlossen sind.
- Vergewissern Sie sich, dass die Eröffnungssalden mit den geprüften und dem Finanzamt gemeldeten Endsalden des Vorjahres übereinstimmen.
- Für die Buchführung in Fremdwährung beachten Sie bitte die entsprechende Seite Eröffnungssalden Buchhaltung mit Fremdwährungen.
Übereinstimmung der buchhalterischen Salden kontrollieren
Die erste Kontrolle besteht besteht, sicherzustellen, dass der buchhalterische Saldo mit der tatsächlichen Realität übereinstimmt. Der Saldo des Kontos 'Kasse' muss mit dem tatsächlichen Kassenbestand übereinstimmen. Der Saldo von Bankkonten, Kreditkarten, Darlehen oder Guthaben muss mit dem des Kontoauszugs übereinstimmen. Dasselbe gilt für alle anderen Konten, bei denen Sie mit Mehrwertsteuer, Lieferanten usw. zu tun haben.
Falls eine Differenz besteht, ermitteln Sie die Ursache und korrigieren entweder den Anfangssaldo oder die Buchungen.
Differenzen in der Tabelle 'Buchungen'
Überprüfen Sie in der Tabelle Buchungen (Infofenster unten auf der Seite), dass keine Differenzen gemeldet werden. Neben dem Befehl zur Kontrolle der Buchhaltung stellt Banana Buchhaltung Plus in der Tabelle Buchungen die Spalte Saldo zur Verfügung. Diese ermöglicht es, im Handumdrehen alle Zeilen zu finden, in denen es Differenzen gibt. Ein kurzes Durchscrollen der Spalte reicht aus, um die Buchungsdifferenzen sofort zu erkennen und zu korrigieren, sodass Fehler nicht ins neue Jahr übertragen werden.
Differenzen zwischen den Banksalden der Kontoauszüge und den Buchhaltungssalden (CheckBalance-Funktion)
Diese Kontrolle ist entscheidend für die Richtigkeit der Buchführung. Die Prüfung der Salden sollte nicht nur zum Jahresende erfolgen. Es wird empfohlen, die #CheckBalance-Funktion regelmässig am Ende jedes Monats durchzuführen, um zu verhindern, dass nicht übereinstimmende Salden von Monat zu Monat übertragen werden.
Weitere Informationen zur Kontrolle von Buchungen finden Sie auf der Seite Überprüfungsbuchungen von Salden.
Buchführung in mehreren Währungen
Wenn Sie eine Buchhaltung mit mehreren Währungen führen, müssen Sie auch die Wechselkurse zum Abschluss korrekt einrichten und nicht realisierte Wechselkursgewinne und -verluste verbuchen. Weitere Informationen hierzu finden Sie auf der Seite:
Abschlussbuchungen
Am Ende des Geschäftsjahres und vor dem Übergang zum neuen Jahr sind einige buchhalterische Abschlussarbeiten zu erledigen. Dabei handelt es sich um Anpassungsbuchungen, Wertberichtigungen und den Ausgleich der Personalbeiträge. Die wichtigsten dieser Aufgaben sind im Folgenden aufgeführt:
Importieren Sie die Bewegungen des Kontos "Kasse" in die Buchhaltungsdatei
Dieser Vorgang ist nur erforderlich, wenn die Kasse in einer von der Buchhaltung getrennten Datei geführt wird.
Überprüfen Sie nach dem Import, ob der Saldo des Kontos "Kasse" in der Hauptdatei der Buchhaltung mit dem Saldo der Kasse-Datei übereinstimmt. Diese Überprüfung kann auch mit der im vorherigen Abschnitt beschriebenen Funktion "CheckBalance" durchgeführt werden.
Importieren Sie die Bewegungen der Lohnabrechnung in die Buchhaltungsdatei
Dieser Vorgang ist nur vorgesehen, wenn die Lohnbuchhaltung mit einer Buchhaltungssoftware erledigt wird, die den Import der Buchungen in die Datei von Banana Buchhaltung+ ermöglicht.
Der Import erfolgt über das Menü Aktionen > In Buchhaltung importieren > Buchungen mit Spaltenüberschrift importieren.
Denken Sie daran, die Buchung des Anteils des 13. Monatslohns für Dezember hinzuzufügen, falls dieser nicht von der Lohnsoftware automatisch erstellt wird.
Berichtigung des Kontos Delkredere
Unternehmen, die nach dem Kassenprinzip buchen, müssen das Delkredere-Konto berichtigen, wenn sie mutmassliche Verluste erwarten.
Abschreibungen
Am 31.12. müssen Sie die Abschreibung von Mobilien und Immobilien verbuchen und gegebenenfalls eine vorzeitige Abschreibung für schnell veraltende Anlagen vornehmen.
Sie können unsere Applikation Anlagebuchhaltung verwenden, mit der Sie Abschreibungsbuchungen automatisch erstellen und in die Buchhaltungsdatei übernehmen können.
Ausgleich der Lagerbestände
Die Applikation Lagerverwaltung ermöglicht es Ihnen, über Reports mit genauen Stückzahlen und Werten zu verfügen, sodass Sie Ihre Warenbestandberichtigung einfacher vornehmen können.
Ermitteln Sie offene Kunden- und Lieferantenrechnungen per 31.12.
Um das Verfahren zu vereinfachen, können Sie die Werte per 31.12. mithilfe der Funktion Offene Rechnungen pro Kunde und Offene Rechnungen pro Lieferant auf einfache Weise ermitteln.
Eigenkonsum
Sofern das Unternehmen über Firmenfahrzeuge verfügt, die auch privat genutzt werden, ist der Eigenverbrauch mit dem entsprechenden MWST/USt-Code zu registrieren.
Abschluss und Mehrwertsteuerabrechnung
Bevor Sie Ihre Mehrwertsteuerabrechnung einreichen, empfehlen wir Ihnen, die folgenden Kontrollen vorzunehmen:
- Verwenden Sie den Befehl Buchhaltung nachkontrollieren. Im Falle von Fehlern oder Differenzen finden Sie entsprechende Meldungen im Informationsfenster unten im Abschnitt "Meldungen".
- Überprüfen Sie, dass in der Spalte Saldo der Tabelle Buchungen keine Unterschiede bestehen.
- Prüfen Sie, ob die Kontostände mit den von der Bank übermittelten Angaben übereinstimmen.
- Stellen Sie sicher, dass das automatische MWST-Konto nach der Stornierung des Saldos auf dem Konto für die geschuldete MWST (an die ESTV zu zahlende MWST) Null beträgt. Auf diesem Konto muss der zu zahlende oder zu erstattende Betrag korrekt ausgewiesen sein.
- Bevor Sie die letzte MWST-Abrechnung einreichen, sehen Sie sich die MWST-Abrechnungsformulare der vorherigen Quartale noch einmal an, um sicherzustellen, dass die an die ESTV gezahlten Beträge mit den eingereichten Beträgen übereinstimmen.
- Mit dem Befehl MWST-Zusammenfassung können Sie die verschiedenen Berichte anzeigen und einen PDF-Ausdruck zur Archivierung der Daten erstellen. Dies ist im Falle einer Steuerprüfung von Nutzen.
Anpassung des Kontos für die Quellensteuer
Nach der Berechnung und Erfassung der Löhne für Dezember erfassen Sie auf der Grundlage der an das kantonale Steueramt, Division Quellensteuer, übermittelten Abrechnung die entsprechende Berichtigung.
Rückzahlungen für leitende Angestellte
Falls vorgesehen, ist der von den Steuerbehörden festgelegte Betrag als pauschale Erstattung in das Dezembergehalt einzubeziehen.
Anpassung des Privatkontos
Prüfen Sie den Saldo des Privatkontos. Bei einem Soll-/Haben-Verhältnis zwischen dem Unternehmen und dem/den Eigentümer(n) (oder ihnen nahestehenden Personen) sind die Zinserträge bzw. -aufwände gemäss den Bedingungen des Darlehensvertrags bzw. den geltenden Steuerrichtlinien zu erfassen.
Anpassung der Steuerkonten
Prüfen Sie, ob sich die im Laufe des Jahres geleisteten Steuerzahlungen auf das aktuelle Jahr beziehen. Zahlungen, die sich auf frühere Jahre beziehen, sind am Ende des Jahres als Rückstellungen im Konto "Direkte Steuern" (Vermögenskonto) zu erfassen. Reicht der Saldo der Rückstellungen nicht aus oder ist er zu hoch, ist die Differenz als ausserordentlicher Aufwand/Ertrag oder bezogen auf Vorperioden zu verbuchen.
Anpassung der AHV/IV/EO/ALV-Beiträge
- Im Laufe des Jahres werden im Konto "AHV-Beiträge" in der Regel die an die kantonale AHV-Ausgleichskasse geleisteten Anzahlungen (Soll) und die von den Löhnen der Angestellten einbehaltenen Beträge (Haben) verbucht.
- Wenn im Laufe des Jahres die an die Arbeitnehmer ausbezahlten Familienzulagen auf ein dafür vorgesehenes Konto verbucht wurden, z.B. auf dem Konto "Beiträge Familienzulagen", kann der Saldo dieses Kontos auf das Konto "AHV/ALV-Beiträge" übertragen werden, um die Konten mit der AHV-Schlussrechnung abzugleichen und die entsprechende Abrechnung zu verbuchen.
Anpassung der Sozialversicherungen (UVG, UVGZ, KTG und berufliche Vorsorge (BVG))
Durch die Erfassung der letzten Löhne im Dezember sowie der Auszahlung des 13. Monatslohns müssen Sie die Liste der Löhne mit Angabe aller Bruttolöhne ausdrucken. Der AHV-Gesamtbruttobetrag muss den Personalversicherungen gemeldet werden, die dann allfällige Anpassungen vornehmen.
Buchhaltungsdatei dem Treuhänder für den Abschluss übermitteln
Wenn die Abschlussarbeiten von Ihrem Treuhänder durchgeführt werden, senden Sie einfach die mit Banana Buchhaltung+ erstellte Buchhaltungsdatei per E-Mail oder speichern Sie die Daten auf einem USB-Speicherstick.
- Verfügt Ihr Treuhänder über die Banana Buchhaltungssoftware, senden Sie ihm einfach die .ac2-Datei von Banana Buchhaltung per E-Mail oder mittels USB-Stick. Sie können Ihre Datei sowie die digitalen Dokumente auch in einem gemeinsamen Ordner mit Ihrem Treuhänder auf Dropbox speichern. So müssen Sie keine schweren Papierunterlagen mehr zum Treuhänder mitbringen. Ausserdem kann der Treuhänder schnell arbeiten, ohne die Papierunterlagen durchsehen zu müssen.
- Sollte Ihr Treuhänder nicht über die Banana Buchhaltungssoftware verfügen, können Sie unter Menü Datei > PDF-Dossier erstellen eine PDF-Datei Ihrer Buchhaltungsdaten erstellen und die Dokumentation per E-Mail senden.
Der Treuhänder wird Sie auf alle noch anfallenden Anpassungen und Ergänzungen hinweisen, um das Buchhaltungsjahr ordnungsgemäss abzuschliessen.
Alternativ kann der Treuhänder Ihre Buchhaltungsdatei auch mit der kostenlosen Version (Free-Plan) von Banana Buchhaltung+ öffnen, indem er das Programm von unserer Download-Seite herunterlädt. Obwohl er keine Einträge hinzufügen oder Änderungen vornehmen kann, kann er dennoch alle Daten einsehen, was sogar besser ist, als die Daten in PDF-Dokumenten zu überprüfen.
Buchhaltung sperren
Nachdem Sie die Abschluss- und Prüfbuchungen vorgenommen haben, empfehlen wir, die Buchungen zu sperren.
Die Buchungszeilen werden nummeriert und mit einem Blockchain-Code versehen, der ihre Sicherheit garantiert.
Ausdrucke zum Jahresende
Informationen zu den Ausdrucke zum Jahresende finden Sie unter den folgenden Links:
PDF- Dossier
Mit dem Befehl PDF-Dossier erstellen können Sie alle Dokumente der gesamten Buchhaltungsperiode (z.B. Kontoauszüge, Journal, MWST-Abrechnung, Monats-, Quartals- und Jahresberichte...) in einer einzigen PDF-Datei zusammenfassen.
Sie können die Buchhaltungsdaten archivieren, indem Sie die Buchhaltungsdatei sowie die Ausdrucke im PDF-Format speichern. Erstellen Sie bei Bedarf Sicherungskopien auf einem externen Datenträger.
Dokumentation für die Revision
Auf der Seite Vorbereitung der Dokumentation für die Revisionsstelle haben wir eine Reihe von Hinweisen und Vorschlägen zu den Unterlagen veröffentlicht, die dem Rechnungsprüfer vorgelegt werden müssen. Eine umfassende Dokumentation ist eine gute Grundlage, um die Arbeit des Rechnungsprüfers effizienter und schneller zu gestalten.
Gewinn-/Verlustverteilung
In Banana Buchhaltung erfolgt die Gewinn- oder Verlustverteilung automatisch zu Beginn des neuen Jahres. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Neues Jahr erstellen.
Anpassungen nach dem Abschluss
Normalerweise sollten nach dem Abschluss keine Änderungen mehr vorgenommen werden. Es kann jedoch erforderlich sein, in der Buchhaltung Anpassungen vorzunehmen, zum Beispiel in den folgenden Fällen:
- Nicht berechnete Wechselkursdifferenzen beim Abschluss
- Nicht erfasste oder fehlende Bewegungen
- Fehler in den Transaktionen:
- Nehmen Sie die notwendigen Anpassungen im Folgejahr vor und beschreiben Sie das Problem klar in einem Dokument, das Sie den Berichtigungsbuchungen beifügen. Je nach Situation können steuerliche Konsequenzen entstehen, daher empfiehlt es sich, einen Steuerberater zu Rate zu ziehen.
- Wenn Ihre Buchhaltung Fremdwährungen umfasst und das Problem 'Nicht verbuchte Wechselkursdifferenzen' betrifft, folgen Sie den Anweisungen auf unserer Webseite unter Differenzen in Anfangssaldi.
- Falls der rechtliche Rahmen es zulässt, Änderungen an einem geschlossenen Jahr vorzunehmen:
- Gehen Sie vorsichtig vor und beschränken Sie sich auf wirklich notwendige Änderungen.
- Überprüfen Sie die Buchhaltung sorgfältig und führen Sie alle erforderlichen Kontrollen durch, um sicherzustellen, dass die Änderungen keine weiteren Probleme verursachen.
- Nach den Änderungen öffnen Sie die Datei des Folgejahres und aktualisieren Sie die Anfangssalden mit dem Befehl Eröffnungssaldi aktualisieren.