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La gestion des Clients sur Banana Comptabilité Plus vous permet d'enregistrer, d'organiser, gérer les informations relatives aux clients et vous permet de suivre les transactions et les paiements des clients, les délais de paiement et les informations de contact. Vous pouvez suivre les paiements des clients, mettre à jour le statut de paiement des factures émises et saisir et imprimer des factures.
La gestion des clients est une fonction disponible dans toutes les applications comptables de Banana Comptabilité Plus, mais elle est surtout utilisée dans la comptabilité en partie double.
Voyez aussi la gestion des Fournisseurs.
Enregistrer les écritures des clients
Le tableau Ecritures est au cœur de Banana Comptabilité et permet d'enregistrer toutes les opérations, y compris les mouvements des clients, en indiquant simplement le compte du client. Vous travaillez rapidement car vous pouvez sélectionner, copier et coller les mouvements des clients qui ont déjà été enregistrés auparavant. Si vous faites des erreurs, vous pouvez les corriger donc c'est facile d'enregistrer :
- Émission de factures
- Encaissements auprès des clients
- Notes de crédit ou annulations
- Création de factures
Des colonnes permettent de saisir diverses informations, notamment:
- la date de la transaction, la date d'échéance, la date d'attente et le paiement.
- Le numéro de la facture.
- Le compte de Débit et le compte de Crédit où l'on indique le compte Client et la contrepartie.
- Le montant.
- Les codes TVA pour le calcul automatique de la TVA.
- Des liens vers des documents numériques (par exemple la facture émise au client, ou des notes en pdf).
Comptes clients
Les comptes clients sont utilisés pour enregistrer tous les mouvements relatifs aux clients d'une entreprise.
Les principales fonctions des comptes clients sont les suivantes :
- Créer un compte pour chaque client et garder une trace de toutes les transactions effectuées.
- Enregistrer les factures émises pour chaque client.
- Enregistrer les paiements des clients et les associer aux factures émises.
Dans Banana Comptabilité :
- Les comptes et les adresses des clients (prénom, nom, raison sociale, adresse, langue du client, numéro de TVA, etc.) sont insérés dans le tableau Comptes.
- Les mouvements comptables sur les comptes sont enregistrés dans le tableau Écritures.
- Après chaque écriture, tous les soldes des comptes clients (tableau Comptes) sont automatiquement mis à jour et vous avez immédiatement une vue d'ensemble des soldes en suspens.
Enregistrement des factures émises
La facture est utilisée à des fins comptables et fiscales, car elle permet d'enregistrer avec précision les recettes et les dépenses de l'entreprise et de calculer la taxe sur les ventes ou les achats.
Si vous émettez des factures avec Word, Excel ou d'autres programmes, vous pouvez enregistrer l'émission dans la comptabilité pour savoir ce que le client doit et, le cas échéant, lui envoyer des rappels.
Dans Banana Comptabilité, les factures sont enregistrées dans le tableau Écritures.
- En introduisant la date et la description
- En introduisant un numéro de facture
- En enregistrant dans le compte Débit le compte du client et dans le compte Débit la recette
- En introduisant le code TVA pour les ventes ou les services. Les calculs et les montants de TVA sont introduits automatiquement.
Lors de l'enregistrement de la facture, le programme crée automatiquement la facture et l'imprime.
Création et impression de factures
Directement dans le tableau Écritures, vous pouvez également introduire des mouvements pour créer des factures comme de simples écritures dans le tableau Écritures.
En introduisant le compte Débit et Crédit, en plus de l'impression de la facture, vous avez en même temps la comptabilisation de la facture dans le fichier comptable.
Dans le menu Rapports > Clients > Imprimer factures, vous pouvez :
- Prévisualiser et imprimer la facture.
- Choisir la Mise en page de l'impression et définir d'autres informations pour personnaliser l'impression, comme le code QR..
Une personnalisation plus poussée est possible avec le plan Advanced.
Enregistrement des encaissements
Dans Banana Comptabilité, les encaissements sont enregistrés dans le tableau Écritures de l'une des manières suivantes :
- Enregistrement manuel :
- La date et la description sont enregistrées
- Dans la colonne Facture, en introduisant le compte du client, un menu déroulant affiche les factures encore ouvertes, il suffit de sélectionner la facture encaissée et d'appuyer sur la touche Enter, le programme introduit automatiquement le compte du client en Débit, et le montant de la facture. Il suffit ensuite d'entrer le compte de trésorerie en débit pour compléter l'écriture.
- Importation de données à partir d'extraits de compte avec des Règles
- Le programme importe des données à partir d'extraits de compte ISO 20022 et, grâce à l'utilisation de règles, il saisit l'ensemble des données sans intervention manuelle.
Factures ouvertes
Les factures ouvertes par client sont des factures émises qui restent ouvertes ou en suspens parce que le client n'a pas encore effectué le paiement intégral.
Les factures ouvertes par client peuvent être gérées au moyen d'un registre comptable qui tient compte des factures émises, des échéances de paiement et des paiements reçus. Le vendeur peut ainsi suivre la situation financière de chaque client et envoyer des rappels de paiement si les factures restent ouvertes trop longtemps.
Il est important de noter que les factures ouvertes par client peuvent affecter la liquidité de l'entreprise du vendeur, puisque l'argent lié à ces factures n'a pas encore été encaissé.
Banana Comptabilité génère automatiquement un rapport de factures ouvertes où vous pouvez voir immédiatement quelles factures sont encore ouvertes et de quel client, ainsi que le montant total des factures ouvertes.
Il existe deux types de rapports :
- Factures ouvertes par client, où toutes les factures ouvertes pour chaque client sont répertoriées.
- Factures ouvertes par date d'échéance, où les factures ouvertes sont listées par ordre de date d'échéance.
La date d'échéance d'une facture peut être fixée de différentes manières. Pour plus d'informations, voir la page suivante Échéances et modalités de paiement.
Fiche de compte
Les fiches de compte sont des documents utilisés en comptabilité pour enregistrer les transactions financières d'une entreprise. Chaque fiche représente un compte spécifique du grand livre de l'entreprise et contient des informations détaillées sur les opérations concernant ce compte, telles que la date de l'opération financière, le type d'opération, le montant et la description de l'opération.
Dans la comptabilité Banana, sur la base des données introduites dans le tableau Ecritures, le programme prépare automatiquement la Fiche de compte pour chaque client, où sont indiqués le solde d'ouverture, tous les mouvements et le solde de clôture relatif. Il est également possible d'avoir la fiche de compte par période.
Rappels
Les rappels de paiement sont utilisés pour demander aux clients de payer les factures en retard ou impayées.
Grâce à la fonction de rappel de paiement, vous accélérez le processus de paiement des clients, en réduisant les retards, et en même temps vous gérez efficacement le flux de trésorerie.
Banana Comptabilité offre des fonctions pour :
- Identifier les factures en retard ou impayées.
- Générer des rappels de paiement.
- Personnaliser les rappels de paiement.
Dans Banana Comptabilité Plus, il est possible d'imprimer les rappels de deux manières différentes :
- Avec la mise en page des rappels
- Imprimer le résumé des rappels (liste des factures en retard).
- Impression sans bulletin de versement QR.
- Personnalisations limitées.
- Fonction disponible dans Banana Comptabilité Plus - tous les plans (sauf les limitations du plan gratuit).
- Avec la mise en page Facture
- Impression avec le bulletin de versement QR.
- Personnalisation de la mise en page.
- Nécessite la version Dev-Channel de Banana Comptabilité Plus et le plan Advanced.
Notes de crédit
La note de crédit est un document comptable utilisé pour corriger ou annuler une facture déjà émise. Elle peut être émise pour un certain nombre de raisons :
- Remboursement d'un trop-perçu
- Réduction du prix d'un produit ou d'un service
- Retour d'un produit
- Correction d'une erreur de facturation
Dans Banana Comptabilité, on introduit les notes de crédit dans le tableau Ecritures, en insérant dans le compte Débit le compte des recettes et dans le compte Crédit le compte du client ; le code TVA doit être introduit avec le signe moins devant, de façon à ce que le montant de la TVA soit annulé en même temps.
Le programme utilise l'écriture comptable de la note de crédit pour créer automatiquement l'impression de la note de crédit.
Configurer et utiliser les fonctionnalités clients et factures
- Établir des comptes pour la comptabilité du chiffre d'affaires (principe de la comptabilité d'exercice) ou
- Configurer les comptes pour la comptabilité de trésorerie (principe de caisse).
- Configurer les paramètres des clients.
- Configurer le tableau comptable et enregistrer les factures.
- Rapports factures ouvertes, en retard ou émises.
- Créer des factures.
Notes
Comptabilité multidevise : les rapports sont basés sur les soldes en devise du compte du client, les éventuelles différences de change ne sont donc pas prises en compte.
Dans le tableau Factures émises, les différences de change sont également répertoriées, mais dans les autres impressions, seul le montant dans la devise du client est pris en compte.
Fichiers d'exemple