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La riconciliazione della cifra d'affari con i rendiconti IVA è un processo contabile che permette di verificare che i dati riportati nelle dichiarazioni IVA corrispondano alle registrazioni contabili dell'impresa.
Verifiche prima della Riconciliazione Cifra d'Affari e IVA
A fine anno, uno dei conteggi che il revisore richiede, è quello della riconciliazione annuale tra la cifra d'affari dichiarata con i rendiconti IVA e la cifra d'affari risultante in contabilità.
Prima di verificare la Riconciliazione della Cifra d'affari con i Rendiconti IVA, è necessario procedere alle seguenti verifiche:
Verificare l'IVA sulle Vendite e sugli Acquisti:
Con Banana contabilità puoi, anche a distanza di tempo, generare nuovamente il fac-simile del Rendiconto IVA di un trimestre e confrontarlo con quello inviato.
Puoi pertanto:
- Calcolare l'IVA dovuta sulle vendite effettuate e confrontarla con l'importo riportato nella dichiarazione IVA.
- Calcolare l'IVA detraibile sugli acquisti e confrontarla con l'importo riportato nella dichiarazione IVA.
In alternativa, è possibile creare il fac-simile del formulario IVA annuale, in modo da confrontarlo con i totali degli importi dichiarati nei formulari IVA dei quattro trimestri. In caso ci fossero delle differenze, è necessario individuare in quale trimestre si sono generate e procedere con le rettifiche.
Riconciliare la cifra d'affari con la Dichiarazione IVA
Nel formulario IVA trasmesso all'AFC, ogni trimestre risulta la cifra d'affari, l'IVA dovuta, IVA recuperabile e l'IVA da pagare del trimestre.
Pertanto, per determinare eventuali differenze tra l'ammontare della cifra d'affari annuale dichiarata e quella presenta nella contabilità (tabella Conti), consigliamo di utilizzare un foglio di calcolo Excel, dove riportare in colonne separate i dati seguenti:
- Cifra d'affari di ogni trimestre risultante dalla contabilità. Per facilitare la determinazione della cifra d'affari del trimestre, eseguire il Report contabile con suddivisione trimestrale, e verificare il gruppo che totalizza i conti dei ricavi lordi).
- IVA dovuta ricalcolata per ogni trimestre con la funzione del Riassunto IVA o con l'Estensione IVA.
- Inserire una colonna "Differenze cifra d'affari ", dove calcolare le differenze tra la cifra d'affari dichiarata e quella contabile.
- Inserire una colonna "Differenze IVA", dove calcolare la differenza tra l'importo IVA dichiarato e quello ricalcolato.
Analizzare le Discrepanze:
Se nel confronto ci sono delle differenze, occorre:
- Identificare e analizzare le cause che hanno determinato eventuali differenze nella cifra d'affari e/o nella rendicontazione IVA.
- Correggere eventuali errori e inviare all'AFC il formulario di rettifica.
- Nel documento della riconciliazione IVA, per ogni differenza giustificare l'importo. Si rivela utile in questo caso includere anche le registrazioni dove sono stati fatti degli errori o quelle che hanno determinato le differenze (es. registrazioni senza codice IVA).
Qui di seguito indichiamo un esempio di uno schema molto semplice per determinare eventuali differenze. Ognuno può gestire il foglio di calcolo come meglio crede.
Cause principali di differenze nella cifra d'affari
Come regola di Base, in Banana Contabilità tutte le registrazioni che hanno un codice IVA, contribuiscono al calcolo IVA e alla determinazione degli importi nelle relative cifre del Rendiconto IVA. Nelle registrazioni ci possono essere varie cause che determinano delle discrepanze nel confronto della cifra d'affari:
- Se ad una registrazione con IVA, manca il codice IVA, il corrispondente importo IVA e l'imponibile IVA non vengono presi in considerazione nel formulario fac-simile IVA. Nella contabilità, invece, essendoci una registrazione di vendita registrata sul conto vendita, l'importo determina cifra di affari.
- Sono state aggiunte delle registrazioni con codice IVA dopo aver inoltrato i dati IVA all'AFC.
- Sono state eliminate delle registrazioni con IVA, anche accidentalmente, dopo aver inoltrato i dati IVA.
- Sono state inserite delle registrazioni con data sbagliata, e sono andate a finire nel trimestre già conteggiato.
- Se ci sono degli storni e non è stato utilizzato il corrispondente codice IVA con il segno meno davanti.
- Sono stati inseriti dei codici IVA su assestamenti e operazioni di chiusura che normalmente non devono avere il codice IVA
- Su degli storni di vendita all'estero è stato inserito erroneamente il codice VE-0. In questo caso si verifica una discrepanza, dovuta al fatto che se la vendita viene stornata è registrata in Dare, quindi va come una diminuzione della cifra d'affari, al contrario con il codice VE-0, l'importo della vendita viene percepita dal programma come parte integrante della cifra d'affari, quindi viene aggiunta.
Preparare un Rapporto di Riconciliazione
- Documentare il processo di riconciliazione, indicando le differenze rilevate e le correzioni apportate.
- Redigere un rapporto dettagliato che evidenzi tutte le fasi del processo di riconciliazione e i risultati ottenuti.
Strumenti Utili
- Software Contabile: Banana Contabilità permette di creare nuovamente, anche a distanza di tempo, i fac-simile formulari IVA, i riassunti IVA, il report dei conti su base annuale e con suddivisione periodica. Questo facilita il confronto dei dati a distanza per trovare discrepanze o errori nel calcolo dell'IVA e della cifra di affari.
- Foglio di Calcolo: Creare un foglio di calcolo (es. Excel) dove è possibile copiare e incollare i dati da Banana per tracciare e confrontare i dati delle vendite, degli acquisti e delle dichiarazioni IVA.
Consigli
- Controlli Periodici: effettuare controlli periodici della riconciliazione per evitare accumuli di errori e discrepanze nel lungo periodo.
- Precisione e Attenzione ai Dettagli: la riconciliazione richiede un'attenzione particolare ai dettagli e una verifica accurata di tutti i dati.
- Supporto di un Professionista: Considerare il coinvolgimento di un commercialista o di un consulente fiscale per garantire la correttezza del processo.