Règles pour l’auto-complétion des écritures importées

Les Règles de Banana Comptabilité complètent automatiquement les écritures des mouvements bancaires importés, en réduisant les saisies manuelles et les opérations répétitives. Vous pouvez les utiliser pour saisir la contrepartie, le code TVA, les centres de coûts, les segments et d'autres informations comptables.

Une Règle indique au programme quels mouvements reconnaître et comment les compléter. Vous la configurez une seule fois et la réutilisez lors des importations suivantes, sans devoir saisir à nouveau les mêmes données à chaque fois.

Vous définissez les critères, le programme les applique. Vous gagnez du temps lors de la saisie et gardez le contrôle de votre comptabilité.

Les Règles sont disponibles uniquement avec le plan Advanced de Banana Comptabilité Plus (à partir de la version 10.1). 

Regardez la vidéo de présentation des Règles ainsi que les vidéos expliquant les différentes méthodes pour créer des Règles :

• ▶ Vidéo : Importer et compléter automatiquement les écritures (introduction) - 0'55"
• ▶ Vidéo : Règles pour compléter les écritures importées (dialogue Appliquer règles) - 7'26"
• ▶ Vidéo : Règles pour compléter les écritures importées (tableau Écritures répétées) - 5'54"

Contrepartie, TVA et autres données automatiquement

Lorsque vous importez les mouvements bancaires dans le Tableau Écritures, certaines données proviennent directement du relevé bancaire (montant, description, compte Débit ou Crédit). Cependant, les informations comptables nécessaires pour compléter l'écriture sont encore manquantes :

• Contrepartie Débit ou Crédit
• Code TVA
• Centres de coûts
• Segments
• Éventuelles autres informations comptables.

Exemple : le relevé bancaire contient un paiement à « Swisscom ». L'écriture correspondante doit être complétée en indiquant :

• Compte Débit : Frais de téléphone
• Code TVA : I81.

Avec une Règle, vous définissez une seule fois comment compléter un type de mouvement donné. Banana Comptabilité reconnaît les écritures importées qui correspondent aux critères définis et saisit automatiquement les données comptables indiquées. Vous pouvez créer les Règles à l'avance ou pendant que vous complétez les mouvements importés. Une fois enregistrées, vous pouvez les réutiliser lors des importations suivantes, sans devoir saisir à nouveau les mêmes données à chaque fois.

Comment fonctionnent les Règles

Les Règles sont des lignes d'écritures prédéfinies qui contiennent des informations permettant au programme de :

• Identifier les écritures importées à compléter
  Par exemple, si vous saisissez « Swisscom » dans la colonne Description de la Règle, celle-ci est appliquée aux mouvements importés qui contiennent « Swisscom ».
• Définir comment compléter l'écriture.
  Par exemple :
  • Dans la colonne Compte Débit, vous pouvez indiquer le compte « Frais de téléphone ».
  • Dans la colonne TVA , vous pouvez indiquer le code « I81 ».

Les Règles de complément sont enregistrées dans le Tableau Écritures répétées. Vous pouvez les créer et les modifier directement dans le tableau ou utiliser le dialogue Ajouter/Modifier règles lors de l'application des Règles.

Ce que les Règles permettent de faire

Banana Comptabilité propose un système de Règles avancé qui permet un niveau élevé d'automatisation tout en maintenant la précision, le contrôle et la fiabilité.

• Critères d'application précis – Les Règles peuvent utiliser plusieurs informations, comme du texte, un numéro de contrat ou un montant, pour identifier correctement les écritures auxquelles elles doivent s'appliquer. Par exemple, les paiements à la même compagnie d'assurance peuvent être attribués à différents comptes selon le numéro de contrat.
• Compléter plusieurs éléments – Une Règle peut compléter simultanément la contrepartie, le code TVA, les centres de coûts, les segments et d'autres données de l'écriture.
• Écritures multiples – Il est possible de créer plusieurs écritures à partir d'un seul mouvement bancaire, en automatisant des opérations qui vont au-delà d'une simple catégorisation.
• Signalement des exceptions – Les Règles peuvent mettre en évidence les mouvements qui nécessitent une intervention manuelle, par exemple à l'aide de couleurs, de valeurs temporaires ou de notes.
• Aperçu et contrôle – Vous pouvez vérifier à l'avance quelles Règles seront appliquées, à quelles écritures et sur la base de quels éléments.
• Contrôle des conflits – Le programme signale les Règles en double ou en conflit.
• Annuler et rétablir – L'application des Règles peut être annulée et répétée.

Procédure de travail

1. Importer les mouvements bancaires
   Le programme crée les lignes d'écritures avec la date, la description, le montant, le compte, le numéro de document et les taux de change.
2. Créez la Règle avec l'une des méthodes disponibles.
3. Dans le Tableau Écritures, le programme complète automatiquement tous les mouvements importés avec les contreparties, les codes TVA, les centres de coûts et d'autres informations.
4. Dans le tableau Écritures répétées , le programme enregistre les écritures contenant les Règles.

Comment créer les Règles

Nous avons développé un système qui propose plusieurs méthodes pour créer les Règles. Vous pouvez choisir celle qui correspond le mieux à votre façon de travailler :

• Règles depuis le Tableau Écritures
• Règles depuis le tableau Écritures répétées
• Règles depuis le dialogue Appliquer règles

Les avantages des Règles

L'utilisation des Règles permet de :

• compléter les écritures importées en quelques secondes
• réduire les saisies manuelles, les erreurs et les oublis
• appliquer de manière cohérente les critères comptables définis
• vérifier comment certains mouvements ont été comptabilisés
• déléguer plus facilement le travail d'importation et de complément des données comptables
• permettre au réviseur ou au responsable comptable de définir comment comptabiliser certaines opérations
• utiliser immédiatement l'automatisation, sans avoir besoin d'une base de données d'apprentissage
• ajouter, modifier ou supprimer les Règles à tout moment.

Passage à la nouvelle année

Lorsque vous créez le fichier de la nouvelle année depuis le menu Actions > Créer nouvelle année, toutes les Règles présentes dans le tableau Écritures répétées sont reprises et insérées dans le nouveau fichier.
Lorsque vous importez les mouvements du relevé bancaire, les Règles sont immédiatement appliquées.

Vous pouvez ajouter de nouvelles Règles et adapter celles qui existent aux nouveaux besoins, par exemple en cas de :

• modification des taux de TVA
• ajout ou suppression de comptes
• changement des critères de comptabilisation.

Copier les Règles d'un fichier à un autre

Lorsque vous créez un nouveau fichier, vous pouvez copier les Règles d'un fichier à un autre à partir du tableau Écritures répétées :

• Allez dans le tableau Écritures répétées.
  Vérifiez que les colonnes sont disposées de la même manière dans les deux fichiers.
• Sélectionnez les lignes des Règles que vous souhaitez copier.
• Copiez les lignes depuis le menu Édition > Copier lignes, ou avec la combinaison de touches Ctrl + C.
• Collez les lignes copiées dans le tableau Écritures répétées du nouveau fichier depuis le menu Édition > Insérer lignes copiées, ou avec la combinaison de touches Ctrl + V.

Logique déterministe : des résultats prévisibles et vérifiables

Cela permet de :

• Gérer avec précision les écritures complexes, en complétant simultanément la contrepartie, la TVA, les centres de coûts, les segments et d'autres éléments.
• Obtenir des résultats prévisibles et vérifiables, en sachant exactement quelle Règle a été appliquée et pourquoi.
• S'adapter immédiatement aux changements, en modifiant une Règle lorsque les taux de TVA, le plan comptable ou d'autres besoins comptables évoluent.
• Automatiser même les opérations peu fréquentes, sans nécessiter de phase d'apprentissage ni de nombre minimum de transactions précédentes.
• Créer une base de connaissances comptables, dans laquelle les Règles documentent la manière dont certaines opérations doivent être comptabilisées et peuvent être consultées, modifiées, copiées ou supprimées.

Les Règles ne cherchent donc pas à remplacer le comptable dans ses décisions : c'est le comptable qui définit comment le programme doit fonctionner, en bénéficiant d'une automatisation précise, transparente et sous son contrôle.

Fonctionnalités actuellement non disponibles

Actuellement, les Règles ne permettent pas de :

• modifier automatiquement le texte d'une écriture pour le raccourcir ou le simplifier
• utiliser, dans les écritures sur plusieurs lignes, des formules qui calculent les montants à partir du montant du mouvement importé
• appliquer une Règle en fonction de la date de l'écriture, en utilisant la colonne Date comme condition.