Regole per il completamento automatico delle registrazioni importate

L'Intelligenza Artificiale (AI) è sempre più utilizzata nei sistemi di automazione. In collaborazione con i nostri utenti, abbiamo sviluppato un sistema di completamento automatico delle registrazioni importate basato su regole predefinite.

Questa funzionalità automatizza e semplifica il processo di registrazione contabile, consentendo di risparmiare tempo e ridurre gli errori nell'inserimento dei dati.

Le Regole sono registrazioni preimpostate che includono tutte le informazioni necessarie per completare automaticamente le operazioni contabili in modo accurato e veloce.

Di seguito il video introduttivo delle Regole, e i video per le modalità di creazione delle Regole:

• ▶ Video: Importa e completa le registrazioni in automatico (introduzione) - 0'55"
• ▶ Video: Regole per completare le registrazioni importate (dialogo Applica regole) - 7'26"
• ▶ Video: Regole per completare le registrazioni importate (tabella Registrazioni ricorrenti) - 5'54"

Per potere utilizzare le Regole di completamento automatico è necessario il piano Advanced di Banana Contabilità Plus, versione 10.1 o superiore.

Cosa sono le Regole?

Le Regole sono delle righe di registrazioni preimpostate, che contengono informazioni utili al programma per:

• Identificare le registrazioni importate da completare
  Se inserisci nella colonna Descrizione "Swisscom" la regola verrà applicata alle registrazioni importate che contengono nella descrizione il testo "Swisscom".
• Indicare gli elementi per completare la registrazione
  • Nella colonna Conto Dare inserisci il conto "Spese telefoniche".
  • Nella colonna IVA inserisci il codice "M81".

Le regole di completamento sono salvate nella Tabella Registrazioni ricorrenti. Le puoi inserire e modificare direttamente nella tabella o usare il dialogo Aggiungi/Modifica regole, durante la fase di applicazione delle regole.

A cosa servono le Regole?

Normalmente, quando importi i movimenti bancari nella tabella Registrazioni, devi completare manualmente le registrazioni inserendo la contropartita Dare o Avere, il codice IVA, Centri di costo o altre informazioni. 

Esempio: quando importi un movimento in uscita che indica un pagamento alla ditta "Swisscom", dovrai completare la colonna Conto Dare con "Spese telefoniche" e la colonna Codice IVA con "M81".

Con la creazione delle Regole, i movimenti importati vengono inseriti e completati in automatico dal programma, senza alcun inserimento manuale.

A dipendenza del metodo utilizzato per la creazione delle regole, queste possono essere create sia prima che durante l'importazione. Una volta create, le Regole valgono anche per tutte le importazioni successive.

Procedura di lavoro

1. Importa i movimenti bancari
   Il programma crea le righe di registrazione con data, descrizione, importo, conto, numero documento, cambi.
2. Crea la regola con una delle modalità previste.
3. Nella tabella Registrazioni il programma completa in automatico tutti i movimenti importati completi di conropartita, codici IVA, centri di Costo e altro.
4. Nella tabella Registrazioni Ricorrenti il programma salva le registrazioni con le Regole.

Modalità per creare le Regole

Abbiamo creato un sistema che prevede diverse modalità per la creazione delle Regole. Puoi scegliere tu come preferisci lavorare:

• Regole dalla tabella Registrazioni
• Regole da tabella Registrazioni ricorrenti
• Regole da dialogo Applica regole

I vantaggi delle regole

I vantaggi del sistema di completamento sono immediatamente evidenti:

• Completi in pochi secondi le registrazioni.
• Controllo e precisione elevati.
• Eviti errori e dimenticanze.
• Puoi delegare facilmente il lavoro di importare i dati in contabilità.
• Puoi vedere come sono stati registrati determinati movimenti.
• Il revisore può definire come registrare certe operazioni.
• Funzionamento immediato, anche senza una base dati di apprendimento.
• Puoi aggiungere, modificare e cancellare le regole in ogni momento.

Passaggio al nuovo anno

Quando crei il file del nuovo anno dal menu Azioni > Crea nuovo anno, tutte le Regole presenti nella tabella Registrazioni ricorrenti, vengono riprese e inserite nel nuovo file.
Quando importi i movimenti dall'estratto conto, le Regole vengono subito applicate.

Puoi aggiungere nuove Regole e adattare quelle esistenti alle nuove necessità, come per esempio il cambio dell'IVA, aggiunta o eliminazione di conti.

Copiare le Regole da un file all'altro

Quando crei un nuovo file, puoi copiare le regole da un file all’altro, a partire dalla tabella Registrazioni ricorrenti:

• Vai nella tabella Registrazioni ricorrenti.
  Verifica la disposizione delle colonne affinché siano uguali in entrambi i file.
• Seleziona le righe delle Regole che vuoi copiare.
• Copia le righe dal menu Modifica > Copia righe, oppure con la combinazione dei tasti Ctrl + C.
• Incolla le righe copiate nella tabella Registrazioni ricorrenti nel nuovo file dal menu Modifica > Inserisci righe copiate, oppure con la combinazione dei tasti Ctrl + V.

Regole vs. Intelligenza Artificiale

L'Intelligenza Artificiale (AI) viene sempre più utilizzata nei sistemi di automazione.
In collaborazione con i nostri utenti, abbiamo sviluppato un sistema per il completamento automatico delle registrazioni importate basato sulle Regole.
Ci sembra un approccio molto più efficace perché:

• Le regole seguono una logica deterministica, mentre l'Intelligenza Artificiale utilizza un approccio probabilistico che comporta una serie di rischi in ambito contabile e fiscale. 

• Le regole offrono un grado di controllo e precisione molto elevati.
  Per esempio, i pagamenti eseguiti a compagnie di assicurazione possono essere attribuiti con precisione a un conto sulla base del numero di contratto. 

• Tutte le regole costituiscono una preziosa base di conoscenza.
  Sono elencate nella tabella Registrazioni ricorrenti, si possono facilmente modificare (per esempio quando cambia l'IVA) e servono come riferimento e strumento di controllo. Puoi infatti:

  • Se non ti ricordi, vedere come sono registrate determinate operazioni.

  • Spiegare a persone che devono occuparsi della contabilità come registrare le varie operazioni.

  • Definire per il revisore come registrare certe operazioni.

  • Adattare le regole nel caso cambino i codici IVA oppure aggiungere o rimuovere conti, centri di costo o altro.

  • Cancellare regole che non si applicano più.

  • Copiare e incollare le regole in un'altra contabilità e adattarle ai bisogni specifici.

• Non richiedono una fase di apprendimento e funzionano perfettamente anche per i pagamenti che avvengono solo una o poche volte all'anno.

• Le regole possono essere immediatamente adattate ai cambiamenti normativi. L'Intelligenza Artificiale invece apprende dal passato e tende quindi a ripetere quanto già fatto, anche se la situazione è cambiata.

Funzionalità al momento non disponibili

Queste funzioni, seppur richieste da alcuni utenti, non sono attualmente disponibili:

• Possibilità di cambiare il testo della registrazione, per accorciarlo e semplificarlo.
• Per le registrazioni su più righe, possibilità di usare delle formule, che calcolano gli importi in base all'importo della registrazione importata.
• Possibilità di applicare una regola in base alla data della registrazione (condizione: colonna Data).