Regole per il completamento automatico delle registrazioni importate

Le Regole permettono di automatizzare e semplificare il completamento delle registrazioni create a partire dai movimenti bancari importati. Il completamento automatico è definito e interamente controllato dall'utente. Sviluppate da Banana Contabilità in collaborazione con i propri utenti, le Regole si basano su logiche deterministiche, risultando più efficienti e sicure rispetto alle logiche probabilistiche utilizzate dall'AI e consentendo di risparmiare tempo e ridurre gli errori.

Le Regole sono istruzioni definite dall'utente che indicano al programma come completare automaticamente le registrazioni contabili in modo rapido e accurato.

Di seguito il video introduttivo delle Regole, e i video per le modalità di creazione delle Regole:

• ▶ Video: Importa e completa le registrazioni in automatico (introduzione) - 0'55"
• ▶ Video: Regole per completare le registrazioni importate (dialogo Applica regole) - 7'26"
• ▶ Video: Regole per completare le registrazioni importate (tabella Registrazioni ricorrenti) - 5'54"

Questa funzionalità è disponibile solo con il piano Advanced di Banana Contabilità Plus (dalla versione 10.1). 

Cosa sono le Regole?

Le Regole sono delle righe di registrazioni preimpostate, che contengono informazioni utili al programma per:

• Identificare le registrazioni importate da completare
  Se inserisci nella colonna Descrizione "Swisscom" la regola verrà applicata alle registrazioni importate che contengono nella descrizione il testo "Swisscom".
• Indicare gli elementi per completare la registrazione
  • Nella colonna Conto Dare inserisci il conto "Spese telefoniche".
  • Nella colonna IVA inserisci il codice "I81".

Le regole di completamento sono salvate nella Tabella Registrazioni ricorrenti. Le puoi inserire e modificare direttamente nella tabella o usare il dialogo Aggiungi/Modifica regole, durante la fase di applicazione delle regole.

A cosa servono le Regole?

Normalmente, quando importi i movimenti bancari nella tabella Registrazioni, devi completare manualmente le registrazioni inserendo la contropartita Dare o Avere, il codice IVA, Centri di costo o altre informazioni. 

Esempio: quando importi un movimento in uscita che indica un pagamento alla ditta "Swisscom", dovrai completare la colonna Conto Dare con "Spese telefoniche" e la colonna Codice IVA con "I81".

Con la creazione delle Regole, i movimenti importati vengono inseriti e completati in automatico dal programma, senza alcun inserimento manuale.

A dipendenza del metodo utilizzato per la creazione delle regole, queste possono essere create sia prima che durante l'importazione. Una volta create, le Regole valgono anche per tutte le importazioni successive.

Procedura di lavoro

1. Importa i movimenti bancari
   Il programma crea le righe di registrazione con data, descrizione, importo, conto, numero documento, cambi.
2. Crea la regola con una delle modalità previste.
3. Nella tabella Registrazioni il programma completa in automatico tutti i movimenti importati completi di contropartita, codici IVA, centri di Costo e altro.
4. Nella tabella Registrazioni Ricorrenti il programma salva le registrazioni con le Regole.

Modalità per creare le Regole

Abbiamo creato un sistema che prevede diverse modalità per la creazione delle Regole. Puoi scegliere tu come preferisci lavorare:

• Regole dalla tabella Registrazioni
• Regole da tabella Registrazioni ricorrenti
• Regole da dialogo Applica regole

Caratteristiche delle regole di Banana Contabilità

Banana Contabilità offre un sistema di Regole avanzato, che consente un elevato grado di automazione mantenendo precisione, controllo e affidabilità.

• Criteri di applicazione precisi – Le Regole possono utilizzare più informazioni, come testo, numero di contratto o importo, per identificare correttamente le registrazioni a cui applicarsi. Ad esempio, i pagamenti alla stessa assicurazione possono essere attribuiti a conti diversi in base al numero di contratto.
• Completamento di più elementi – Una Regola può completare contropartita, Codice IVA, centri di costo, segmenti e altri dati della registrazione.
• Registrazioni multiple – Da un singolo movimento bancario è possibile creare più registrazioni, automatizzando operazioni che vanno oltre la semplice categorizzazione.
• Segnalazione delle eccezioni – Le Regole possono evidenziare i movimenti che richiedono un intervento manuale, ad esempio tramite colori, valori temporanei o note.
• Anteprima e controllo – È possibile verificare in anticipo quali Regole verranno applicate, a quali registrazioni e in base a quali elementi.
• Controllo dei conflitti – Il programma segnala Regole duplicate o in conflitto.
• Annulla e ripeti – L'applicazione delle Regole può essere annullata e ripetuta.

I vantaggi delle regole

I vantaggi del sistema di completamento sono immediatamente evidenti:

• Completi in pochi secondi le registrazioni.
• Controllo e precisione elevati.
• Eviti errori e dimenticanze.
• Puoi delegare facilmente il lavoro di importare i dati in contabilità.
• Puoi vedere come sono stati registrati determinati movimenti.
• Il revisore può definire come registrare certe operazioni.
• Funzionamento immediato, anche senza una base dati di apprendimento.
• Puoi aggiungere, modificare e cancellare le regole in ogni momento.

Passaggio al nuovo anno

Quando crei il file del nuovo anno dal menu Azioni > Crea nuovo anno, tutte le Regole presenti nella tabella Registrazioni ricorrenti, vengono riprese e inserite nel nuovo file.
Quando importi i movimenti dall'estratto conto, le Regole vengono subito applicate.

Puoi aggiungere nuove Regole e adattare quelle esistenti alle nuove necessità, come per esempio il cambio dell'IVA, aggiunta o eliminazione di conti.

Copiare le Regole da un file all'altro

Quando crei un nuovo file, puoi copiare le regole da un file all’altro, a partire dalla tabella Registrazioni ricorrenti:

• Vai nella tabella Registrazioni ricorrenti.
  Verifica la disposizione delle colonne affinché siano uguali in entrambi i file.
• Seleziona le righe delle Regole che vuoi copiare.
• Copia le righe dal menu Modifica > Copia righe, oppure con la combinazione dei tasti Ctrl + C.
• Incolla le righe copiate nella tabella Registrazioni ricorrenti nel nuovo file dal menu Modifica > Inserisci righe copiate, oppure con la combinazione dei tasti Ctrl + V.

Algoritmi deterministici vs. probabilistici (AI)

L'Intelligenza Artificiale (AI) offre nuove possibilità di automazione, ma i sistemi basati su algoritmi probabilistici presentano ancora dei limiti quando vengono utilizzati per completare registrazioni contabili.

La categorizzazione di base di un movimento può essere relativamente semplice. Quando però occorre determinare con precisione più elementi — come contropartita, Codice IVA, centri di costo o segmenti — aumenta la complessità e con essa il rischio di risultati errati.

In contabilità anche un numero limitato di errori può essere problematico: se il risultato non è sufficientemente affidabile, il contabile deve ricontrollare il lavoro svolto automaticamente, riducendo il vantaggio dell'automazione. Inoltre, con un sistema probabilistico può essere difficile ricostruire esattamente perché una determinata scelta sia stata effettuata.

Le Regole di Banana Contabilità seguono una logica deterministica: a parità di condizioni, la stessa Regola produce sempre lo stesso risultato, secondo i criteri definiti dall'utente, che mantiene così il pieno controllo sul completamento delle registrazioni.

Questo permette di:

• Gestire registrazioni complesse con precisione, completando contemporaneamente contropartita, IVA, centri di costo, segmenti e altri elementi.
• Ottenere risultati prevedibili e verificabili, sapendo esattamente quale Regola è stata applicata e perché.
• Adattarsi immediatamente ai cambiamenti, modificando una Regola quando cambiano aliquote IVA, piano dei conti o altre esigenze contabili.
• Automatizzare anche operazioni poco frequenti, senza necessità di una fase di apprendimento o di un numero minimo di transazioni precedenti.
• Creare una base di conoscenza contabile, dove le Regole documentano come devono essere registrate determinate operazioni e possono essere consultate, modificate, copiate o eliminate.

Le Regole non cercano quindi di sostituire il contabile nelle decisioni: è il contabile a definire come deve lavorare il programma, ottenendo un'automazione precisa, trasparente e sotto il suo controllo.

Funzionalità al momento non disponibili

Queste funzioni, seppur richieste da alcuni utenti, non sono attualmente disponibili:

• Possibilità di cambiare il testo della registrazione, per accorciarlo e semplificarlo.
• Per le registrazioni su più righe, possibilità di usare delle formule, che calcolano gli importi in base all'importo della registrazione importata.
• Possibilità di applicare una regola in base alla data della registrazione (condizione: colonna Data).