Dans cet article
L'application Offres et Factures de Banana Comptabilité Plus est un outil indépendant du fichier comptable. Elle permet de générer et d’imprimer des offres et des factures rapidement et facilement. Idéale pour remplacer Excel dans la gestion des factures, elle offre une solution professionnelle sans frais supplémentaires. L'utilisation est intuitive et ne nécessite pas de compétences comptables.
- Récupération automatique des adresses : les adresses sont automatiquement reprises des contacts, évitant ainsi de devoir les saisir à nouveau dans les factures.
- Calculs automatiques : tous les calculs sont effectués automatiquement, garantissant précision et mise à jour continue.
- Personnalisation avancée : possibilité de définir la langue, la devise, le nombre de décimales et l’arrondi pour chaque facture.
- Gestion flexible des factures : options pour modifier ou dupliquer les offres et les factures facilement. Conversion simple des offres en factures.
Application indépendante du fichier comptable
Offres et Factures est une application distincte du fichier comptable utilisée uniquement pour créer et imprimer des offres et des factures. Il n'existe aucune connexion avec le fichier de comptabilité.
Les données des factures saisies dans l'application Offres et Factures ne peuvent pas être importées dans le fichier comptable et doivent être saisies manuellement. Il n’est pas non plus possible d’importer les mouvements bancaires (y compris les encaissements). Si vous souhaitez ces fonctionnalités, nous vous recommandons d’utiliser la facturation intégrée dans le fichier comptable.
Pour plus de détails sur les différences entre l’application Offres et Factures et la facturation intégrée, consultez la page Facturation dans Banana Comptabilité.
Comment démarrer avec Offres et Factures
Pour utiliser l’application, il est nécessaire de télécharger et d’installer Banana Comptabilité Plus. Pour un démarrage facile et rapide, consultez nos ressources :
- ▶ Vidéo : Comment démarrer avec Offres et Factures
- ▶ Vidéo : Factures QR en trois étapes simples
- Caractéristiques Offres et Factures
Depuis le menu Fichier > Nouveau, vous pouvez ouvrir un modèle de facture pour créer immédiatement votre fichier Offres et Factures. Saisissez vos propres données et les données de vos clients et vous êtes prêt à commencer. Pour plus d’informations, consultez la page Comment faire pour...
Plusieurs champs sont disponibles pour saisir toutes les informations nécessaires ainsi que les éléments à facturer. Voici les principaux :
Informations de la facture : numéro de facture, langue, devise, mode TVA (factures sans TVA, TVA incluse dans le montant ou exclue avec montant TVA séparé), dates d’émission et d’échéance de la facture.
Adresse du client : toutes les données du client saisies dans le tableau Contacts sont automatiquement reprises dans Offres et Factures.
Données de la facture : titre, texte d’introduction, détails de la facture (liste des articles à facturer, quantités, description, montant) et texte de fin.
Totaux et remise : les remises et acomptes, les totaux partiels et globaux sont calculés automatiquement par le programme selon les valeurs saisies.
Les Tableaux
L’application Offres et Factures est basée sur plusieurs tableaux qui fonctionnent de manière similaire à ceux d’Excel, mais sont déjà complètement configurés et programmés pour générer des offres et des factures rapidement et en toute sécurité.
Tableau Contacts : c’est le tableau où saisir de façon structurée les données des clients. Les données peuvent être modifiées et mises à jour à tout moment. Il est aussi possible de reprendre les données depuis SmallInvoice grâce à une extension spécifique de Banana.
Tableau Articles : ce tableau sert à gérer les données des articles ou services à facturer. Avec un identifiant, vous pouvez regrouper différentes catégories d’articles. Vous y insérez les quantités, les prix unitaires et éventuellement le compte de référence comptable. Des colonnes permettent également de saisir les dates d’entrée et de sortie des marchandises ainsi que des remarques.
Tableau Factures : ce tableau est destiné à la saisie de tous les éléments à facturer. Il est fortement automatisé :
- Reprise automatique de l'adresse du client, en sélectionnant simplement l'ID du contact.
- Reprise automatique de toutes les données de la facture : un double-clic sur la cellule de la colonne Total ouvre une fenêtre de dialogue dans laquelle apparaissent toutes les données saisies dans les autres colonnes du tableau Factures (adresse client, date et numéro de facture, référence, numéro de commande, prix unitaire, taux de TVA, etc.). Il suffit d’indiquer les quantités pour que la facture soit prête. Elle peut être enregistrée en PDF ou imprimée sur papier.
Tableau Offres : les données des offres y sont saisies. Il est très similaire au tableau Factures, avec les mêmes fonctionnalités de calcul, d’impression et de mise en page – seule la dénomination change. Les Structure de la facture
Cette image montre comment est structurée la facture :
Impressions et rapports
- Imprimer une facture avec QR-Code pour la Suisse :
- Il est possible d’imprimer la facture avec le bulletin QR même sans montant et sans adresse, en laissant une zone vide pour les remplir manuellement. Plus d’informations sur la page Personnalisation du QR-Code, paragraphe Inclure/exclure de l'impression.
- Impression de facture pour tous les autres pays.
- Imprimer la facture sur papier ou au format PDF.
- Ajouter votre logo aux impressions des Offres et Factures.
- Afficher les factures ouvertes.
- Sur la page Comment faire pour... vous trouverez les informations relatives à l’impression et aux paramètres d’impression.
- Personnaliser l’impression des offres et des factures :
- Avec le Plan Professional, vous pouvez utiliser les paramètres prédéfinis et personnaliser l’impression des offres et des factures.
- Avec le Plan Advanced, en plus de personnaliser l’impression, vous pouvez appliquer diverses personnalisations supplémentaires.
Exportation et archivage des données
- Copier-coller directement vers et depuis Excel.
- Exporter les tableaux en PDF et autres formats.
- Archiver les impressions et les données au format PDF ou autres.
- Sauvegarder le fichier sur tout support.
- Exporter les données des offres et factures au format .csv avec l’extension Outils Offres et Factures.
Autres fonctions
Fonctions disponibles uniquement avec le plan Advanced
- Définir la remise pour chaque article, en pourcentage ou en montant.
- Pour chaque article, indiquer la date d’exécution de la prestation.
- Ajouter des champs dans la facture pour insérer des informations spécifiques (projet, références supplémentaires, etc.).
- Imprimer des bulletins de livraison avec ou sans montants.
- Imprimer des rappels avec ou sans QR-Code suisse.
- Ajouter des totaux intermédiaires (Banana Comptabilité+ 10.1.8 ou plus récent)
Certaines personnalisations des mises en page CH10 et UNI11 sont disponibles uniquement avec le plan Advanced.
Fonctionnalités actuellement non disponibles
La nouvelle application Offres et Factures prend en charge les fonctions essentielles liées à la préparation et à l’impression des documents, afin de garantir une utilisation aussi simple que possible.
Les fonctionnalités suivantes ne sont pas disponibles pour le moment :
- Reprise des données de facturation dans le fichier comptable.
- Connexion avec l’application stock.
- Exportation des données de factures individuelles.
- Envoi automatique des factures par e-mail.
- Envoi des factures via eBill.
- Définition de plusieurs comptes IBAN.
- Ajout de colonnes supplémentaires dans les détails de la facture.
- Définition de remises par contact.
- Définition de remises par article (disponible uniquement avec le plan Advanced).
- Création de séries de factures.
- Importation de paiements via QR-Code.
- Création d’un nouvel exercice.
- Saisie de l’adresse d’expédition.
- Création de notes de crédit.