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    Outils Offres et Factures [BETA]

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    Cette extension fournit des commandes pour importer dans Banana ou exporter depuis Banana les données de vos fichiers Offres et Factures, plus précisément, vous pouvez importer ou exporter :

    • Offres
    • Factures

    Pour installer l'extension, cliquez sur le menu Extensions > Gérer extensions, parmi celles en ligne, recherchez "Outils Offres et Factures" et cliquez sur installer.

    Détails

    Pour importer et exporter des données, vous devez utiliser des fichiers csv (valeurs séparées par des virgules), où :

    • Les valeurs sont séparées par une "," (virgule).
    • Les valeurs de texte sont délimitées par des guillemets '"'.
    • Les valeurs de texte ne peuvent pas contenir de guillemets, les guillemets sont remplacés par des apostrophes '`'.
    • Les valeurs de dates sont au format ISO "24-10-2022" (jj-mm-aaaa).
    • Les valeurs de montant ont un point "." comme séparateur décimal, et non comme séparateur de milliers.

    Ici vous pouvez voir un exemple :

    InvoiceDate,CustomerNumber,ItemDescription,ItemTotal,ItemVatRate,ItemVatTotal
2022-10-24,120001,"Red roses",100.00,V77,7.70
2022-10-24,120001,"White tulips",20.00,V77,1.54
2022-10-25,120002,"Garofani",12.00,V77,V77,0.92
2022-10-25,120002,"Rododendrus",20.00,V77,1.54

    Importation offres et factures

    Pour importer vos données de devis et de factures dans Banana depuis l'extérieur (par exemple un autre logiciel), vous devez pouvoir générer un fichier *.csv ou un fichier *txt avec des en-têtes prédéfinis.

    Une fois que vous avez le fichier *.csv ou *.txt avec les données que vous souhaitez importer, ouvrez votre fichier Offres et factures (.ac2) et dans le menu Extensions, sélectionnez "Outils Offres et Factures" et sélectionnez ce que vous souhaitez importer. Si les données sont correctes, une fenêtre s'affichera avec un aperçu de toutes les lignes qui seront importées, cliquez sur OK pour terminer l'importation.

    Colonnes de base

    • CustomerNumber
      • Champ obligatoire.
      • Le numéro/ID du client défini dans la table Contacts.
    • InvoiceNumber
      • Champ obligatoire.
      • Le numéro de la facture.
    • InvoiceDate
      • Champ obligatoire.
      • La date de la facture. La date doit être saisie au format AAAA-MM-JJ.
    • InvoiceDescription
      • L'objet/titre de la facture saisi avant les détails.
    • InvoiceCurrency
      • Champ obligatoire.
      • La devise de la facture.
    • ItemDescription
      • Champ obligatoire.
      • La description de l'article.
    • ItemQuantity
      • Champ obligatoire.
      • La quantité d'articles à facturer. La quantité minimale requise est de 1.
    • ItemUnit
      • L'unité de l'article à facturer.
    • ItemUnitPrice
      • Champ obligatoire.
      • Prix unitaire de l'article.

    Colonnes avancées

    • InvoiceDueDate
      • La date d'échéance de la facture. La date doit être saisie au format AAAA-MM-JJ.
    • InvoiceDiscount
      • Lo sconto da applicare al totale della fattura.
    • ItemNumber
      • Il numero/ID dell'articolo.
    • ItemDiscount
      • La remise à appliquer au total de la facture.
    • InvoiceRoundingTotal
      • L'arrondissement des totaux. La valeur par défaut est de 0,05 si rien n'est indiqué. Valeur indiquée dans le champ "Arrondissement des totaux" dans la boîte de dialogue de création/modification de facture.
    • ItemTotal
      • Le total de la ligne (article). Si le montant est net (hors TVA), le total est hors TVA. Si le montant est brut (TVA incluse), le total inclut la TVA.

    Colonnes TVA

    • InvoiceAmountType
      • vat_excl (montant net, TVA exclue). C'est la valeur par défaut si rien n'est indiqué.
      • vat_incl (montant brut, TVA incluse).
      • vat_none (sans TVA).
    • ItemVatCode
      • Le code TVA appliqué à l'article.
    • ItemVatRate
      • Le taux de TVA appliqué à l'article.

    Colonnes de contrôle

    • InvoiceTotalToPay
      • Valeur non utilisée pour l'importation. Sert à vérifier si, après l'importation, le montant de la facture calculé dans Banana et le montant du fichier importé correspondent.
    • InvoiceVatTotal
      • Valeur non utilisée pour l'importation. Sert à vérifier si, après l'importation, le montant total de la TVA calculé dans Banana et le montant indiqué dans le fichier importé correspondent.
    • CustomerName
      • Valeur non utilisée pour l'importation. Contient le nom de l'organisation ou le prénom et le nom et la localité.
    • ItemVatTotal
      • Non utilisé pour l'importation.

    Règles d'importation

    • Le numéro de facture/offre sera remplacé par un numéro de facture/offre interne.
    • Le numéro de client doit exister dans le tableau des Contacts.
    • Le numéro d'article doit exister dans le tableau des Articles
    • Le code TVA doit exister dans le tableau des Codes TVA
    • Vous pouvez également obtenir une erreur si :
      • Les factures/offres sont importées sans avoir ajouté les contacts dans la table Contacts.
      • Un champ obligatoire manque dans le fichier .csv (voir Colonnes de base).
      • SUn champ ne correspond pas au format correct.
    • En cas d'erreur, la facture n'est pas importée. Corrigez le problème, puis réessayez avec l'importation.
      Pour les messages d'erreur éventuels lors de l'importation, veuillez consulter la documentation Messages d'erreur et résolution des problèmes.

    Exemple de fichier *.csv avec quelques factures :

    
InvoiceNumber,InvoiceDate,InvoiceDueDate,InvoiceDescription,InvoiceDiscount,InvoiceVatTotal,InvoiceTotalToPay,InvoiceCurrency,InvoiceRoundingTotal,InvoiceAmountType,CustomerNumber,CustomerName,ItemNumber,ItemDescription,ItemQuantity,ItemUnitPrice,ItemUnit,ItemVatRate,ItemVatCode,ItemDiscount,ItemTotal,ItemVatTotal
10,2022-06-17,2022-07-17,Invoice,,,67.50,EUR,0.05,vat_none,1," ",1000,Green tea,24.00,2.50,pc,,,,60.00,
10,2022-06-17,2022-07-17,Invoice,,,67.50,EUR,0.05,vat_none,1," ",6000,Shipping expenses,1.00,7.50,pc,,,,7.50,
20,2022-08-07,2022-09-06,Invoice,,2.44,107.50,EUR,0.05,vat_incl,2,"Customer 1 ",1000,Green tea,40.00,2.50,pc,2.50,V25,,100.00,2.44
20,2022-08-07,2022-09-06,Invoice,,2.44,107.50,EUR,0.05,vat_incl,2,Customer 1,6000,Shipping expenses,1.00,7.50,pc,,,,7.50,
30,2022-10-15,2022-11-14,Invoice,,1.00,48.50,EUR,0.05,vat_excl,3,Customer 2,1000,Green tea,16.00,2.50,pc,2.50,V25,,40.00,1.00
30,2022-10-15,2022-11-14,Invoice,,1.00,48.50,EUR,0.05,vat_excl,3,Customer 2,6000,Shipping expenses,1.00,7.50,pc,,,,7.50,

    Exemple de fichier *.csv avec quelques Offres :

    InvoiceNumber,InvoiceDate,InvoiceDueDate,InvoiceDescription,InvoiceDiscount,InvoiceVatTotal,InvoiceTotalToPay,InvoiceCurrency,InvoiceRoundingTotal,InvoiceAmountType,CustomerNumber,CustomerName,ItemNumber,ItemDescription,ItemQuantity,ItemUnitPrice,ItemUnit,ItemVatRate,ItemVatCode,ItemDiscount,ItemTotal,ItemVatTotal
1,2023-12-15,2024-01-13,Estimate 1,0.07,0.19,2.60,CHF,0.05,vat_excl,2,Peter Ridge,1000,Tea,1,2.50,pc,7.70,V77,,2.50,0.19
2,2023-06-17,2023-07-17,Estimate 2,2.04,1.96,27.40,CHF,0.05,vat_excl,1, ,1200,Herbal teas,4.00,5.00,pc,7.70,V77,,20.00,1.54
2,2023-06-17,2023-07-17,Estimate 2,2.04,1.96,27.40,CHF,0.05,vat_excl,1, ,6000,Shipping fees,1,7.50,pc,7.70,V77,,7.50,0.58
3,2023-06-17,2023-07-17,Estimate 3,2.32,10.03,140.20,CHF,0.05,vat_excl,2,Peter Ridge,1000,Tea,50.00,2.50,pc,7.70,V77,,125.00,9.63

    Exportation offres et factures

    L'exportation génère un fichier *.csv contenant les données exportées. Lors de l'exportation, les données de toutes les colonnes sont exportées ; le fichier *csv généré a la même structure que celle définie pour l'importation.

    Lorsque vous exportez, vous pouvez décider :

    • Le nom du fichier généré.
    • S'il faut ouvrir immédiatement un aperçu du fichier.

    Les données générées ne peuvent pas être importées dans un modèle de facturation intégré.

    Messages d'erreur et résolution des problèmes

    • "[Factures] ID de contact xx non trouvé dans la table des contacts. Avez-vous importé les contacts?" 
      • Si vous importez les factures sans avoir d'abord importé les contacts, ce message s'affiche. Le programme importera la facture sans aucune donnée de contact. 
      • Solution : Importez tous les contacts dans la table des Contacts, puis répétez l'importation des factures.
    • "xx est un champ obligatoire"
      • Ce message s'affiche si la colonne "xx" est vide dans le fichier .csv ou .txt. Ce champ est obligatoire et ne doit pas être vide. La facture ne sera pas importée.
      • Solution : Saisissez un texte dans le champ obligatoire et répétez l'importation.
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