Écritures Dépenses / Recettes

Les enregistrements de recettes et de dépenses sont saisis dans le tableau Écritures, qui est le pivot central de la comptabilité. Dans ce tableau, les mouvements sont toujours visibles et parfaitement ordonnés, offrant une vue d'ensemble claire et maintenant tout sous contrôle. De plus, toutes les données saisies peuvent être modifiées et corrigées à tout moment

Les colonnes du tableau Écritures

Les principales colonnes du tableau Ecritures sont énumérées ci-dessous. L'affichage des colonnes change en fonction de la Vue sélectionnée.

Vous pouvez ajouter des colonnes système supplémentaires ainsi que vos propres colonnes avec le menu Données > Organiser colonnes.

Date
Insérez la date de l'écriture pour les dépenses ou les recettes

Pièce
Insérez le numéro de la Pièce. En général, on reproduit à cet endroit le même numéro repris sur la pièce justificative en papier; ceci permet, dans le cours du temps, de retrouver facilement les pièces justificatives.

Libellé
Insérez ici une description de l'écriture pour pouvoir plus facilement identifier votre écriture des dépenses ou des recettes.

Recettes
Insérez le montant des recettes

Dépenses
Insérez le montant des dépenses

Compte
Saisissez les comptes de patrimoine (caisse, banque, poste, clients, fournisseurs, etc.).

• S'il s'agit d'un revenu, le montant sera comptabilisé en positif sur le compte.
• S'il s'agit d'une dépense, le montant sera enregistré en négatif sur le compte.

Catégorie
Saisissez la raison des recettes et des dépenses ; cela peut être une catégorie de recettes ou de dépenses, définie dans le tableau Catégories, ou un Compte de contrepartie présent dans le tableau Comptes.

• Entrez une catégorie:
  Elle permet d'affecter le revenu ou la charge à un poste de dépenses. Le signe de la catégorie suit le signe du compte.
  • S'il s'agit d'un revenu, le montant sera enregistré comme un montant positif.
  • S'il s'agit d'une dépense, le montant sera enregistré comme un négatif.
• Entrez un compte:
  Il est utilisé pour déplacer des montants d'un compte de patrimoine à un autre (par exemple, des retraits, des dépôts, ...). Sur le compte saisi dans la colonne Catégorie, le montant est ensuite saisi en sens inverse. L'écriture fonctionne de la même manière que dans la comptabilité en partie double:
  • S'il s'agit d'un revenu, le montant sera enregistré comme un négatif.
  • S'il s'agit d'une dépense, le montant sera enregistré comme un positif.

Description catégorie
Cette colonne reprend automatiquement la description de la catégorie, insérée dans le tableau Catégories.
Si vous modifiez la description d'une catégorie dans le tableau Catégories, vous devez recalculer la comptabilité pour afficher le nouveau texte dans la colonne Description catégorie du tableau Ecritures.

Saisie des Ecritures

Le tableau Ecritures enregistre les mouvements d'entrée et de sortie entre les comptes et les catégories. Différentes colonnes permettent de saisir les données des opérations à enregistrer :

• Date : la date d'enregistrement.
• Doc : numéro du document.
• Libellé : la description de l'opération.
• Recettes/Dépenses : le montant des recettes ou des dépenses.
• Compte: insérez un des comptes patrimoniaux  (caisse, banque, compte courant postal, clients, fournisseurs, etc.).
• Catégorie: La raison des recettes ou des dépenses est saisie, ce qui peut être une catégorie de recettes ou de dépenses ou un compte de contrepartie pour des mouvements d'actifs.

Après chaque écriture, le montant s'affiche automatiquement dans le fiche de compte et catégorie. Dans la colonne catégorie, il est possible d'introduire un compte d'une catégorie ou même un compte du tableau Comptes :

• Si une catégorie est introduite dans la colonne Catégorie, le montant est enregistré dans la catégorie en tant que recette et dépense. 
• Si un compte est saisi dans la colonne Catégorie, le montant est enregistré en sens inverse (avec le signe inversé). S'il est sortant, il est plutôt positif. De cette façon, il est possible d'effectuer des opérations entre deux comptes d'immobilisation (comme dans le cas d'un transfert).
• En revanche, il n'est pas possible d'effectuer des opérations d'entrée et de sortie de deux catégories avec une seule écriture.
  Il est nécessaire d'utiliser deux lignes d'entrée, sans utiliser la colonne Compte, avec la première ligne d'entrée et la deuxième ligne de sortie.

Il est également possible d'enregistrer des opérations composées, sortant d'un compte avec plusieurs catégories. Dans ce cas, on utilise plusieurs lignes : sur la première ligne, on enregistre le compte sans catégorie, et sur les lignes suivantes, on enregistre les catégories et sans compte.

La comptabilité des recettes et des dépenses permet de gérer les opérations de manière similaire à la comptabilité en partie double, sauf pour les mouvements entre deux catégories qui nécessitent deux lignes d'écriture. 

Accélérer l'insertion des Écritures

Pour accélérer l'insertion des écritures vous pouvez utiliser :

• la fonction de l'introduction automatique des données qui permet la reprise automatique des données déjà insérées précédemment 
• la fonction des Écritures répétées qui permet de les mémoriser dans un tableau réservé pour les écritures répétées.
• l'importation des données de l'extrait bancaire ou postal - pour importer automatiquement des mouvements à partir de relevés bancaires, postaux ou de cartes de crédit.

Enregistrement de dépenses ou recettes

Lorsque vous enregistrez un mouvement, vous devez indiquer :

• dans la colonne Compte, le compte d'où le montant sort ou entre ;
• dans la colonne Catégorie, la catégorie de dépenses ou de recettes.

Dans la fiche de compte et de catégorie, le montant sera enregistrée en positif si il s'agit d'une recette et en négatif si il s'agit d'une dépense.

Mouvements entre comptes de patrimoine

Dans la colonne Catégorie, vous pouvez également saisir un compte de patrimoine, qui est présent dans le tableau Comptes.

Par exemple, si vous voulez enregistrer une dépense sur le compte de caisse à partir d'un retrait en banque,l'écriture se fait comme suit :

• Dans la colonne Recettes, le montant des recettes est saisi.
• Dans la colonne Compte, le compte Caisse est saisi.
• Dans la colonne Catégorie, le compte Banque est saisi.

Dans ce cas, le programme enregistrera le montant de manière positive dans le compte Caisse (qui augmente) et de manière négative dans le compte Banque (qui diminue).

Grâce à ce mode d'enregistrement, vous pouvez enregistrer sur une seule ligne tout mouvement direct entre deux comptes de patrimoine, comme le fait la comptabilité en partie double (voir exemple dans l'image ci-dessus, première écriture).

Écritures sur plusieurs lignes

Lorsque vous devez enregistrer une transaction impliquant plusieurs mouvements, vous devez l'enregistrer sur plusieurs lignes.

Voici un exemple (voir le document d'affichage n° 11).
Plusieurs factures sont payées par la banque.

• Insérez la même date et le même numéro de document dans toutes les lignes qui concernent le même enregistrement. Cela vous permet d'identifier une écriture qui comporte plusieurs transactions.
• Sur la première ligne, inscrivez le montant total, dans la colonne Dépenses s'il s'agit d'un paiement, dans la colonne Recettes s'il s'agit d'un recouvrement.
• Dans la colonne Compte, entrez le compte de caisse (le compte par lequel vous payez ou encaissez).
• La colonne Catégorie de la première ligne reste vide.
• Dans les lignes suivantes, saisissez le montant de la facture payée ou encaissée sur chaque ligne (colonne Dépenses et colonne Recettes, respectivement).
• Chaque facture sera enregistrée sur une ligne.
• La colonne Compte reste vide.
• Dans la colonne Catégorie, indiquez pour chaque ligne la catégorie permettant d'identifier l'élément de dépense ou de recette du mouvement.

 Exemples d'écritures avec TVA

Pour pouvoir gérer les transactions avec la TVA, vous devez avoir configuré un modèle de Recettes/Dépenses avec des options de TVA.

Colonnes supplémentaires pour la TVA

Selon le type de comptabilité Dépenses / Recettes configuré (avec ou sans TVA) on trouvera des colonnes supplémentaires dans lesquelles il faut insérer les données de la TVA.

Cod.TVA
Insérez le code TVA qui se réfère à une vente ou à un coût. Il faut que ce soit un code présent dans le tableau Codes TVA.

Pour l'explication des autres colonnes TVA, vous trouverez de plus amples informations à la page Ecritures avec TVA.

Fiche de compte/catégories

Sur la fiche de compte ou catégorie, la présentation des mouvements est similaire à celle du tableau Écritures.
Si vous modifiez ou ajoutez des écritures dans le tableau Écritures, vous pouvez mettre la fiche de compte à jour en cliquant sur le symbole Actualiser (flèche bleue arrondie, dans la partie droite de l'écran).