Buchungen in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung/EÜR

In der Tabelle Buchungen, welche das Zentrum der Buchhaltung ist, werden die täglichen Einnahmen und Ausgaben erfasst. In der Buchungstabelle sind die Bewegungen immer sichtbar und perfekt geordnet, was einen klaren Überblick bietet und alles unter Kontrolle hält. Darüber hinaus können alle eingegebenen Daten jederzeit geändert und korrigiert werden.

Die Spalten der Tabelle Buchungen

Die Hauptspalten der Tabelle Buchungen sind unten aufgeführt. Die Anzeige der Spalten ändert sich je nach der gewählten Ansicht.

Sie können zusätzliche Systemspalten sowie eigene Spalten über Daten > Spalten einrichten.

Datum
Das Datum der Einnahmen- oder Ausgabenbuchung eingeben.

Beleg
Eine Belegnummer eingeben. Normalerweise wird dieselbe Nummer wiedergeben, welche dem Beleg in Papierform vergeben wurde; dies erlaubt im Nachhinein jederzeit auf einfache Art die Belege zu finden.

Beschreibung
Die Beschreibung für die Identifikation der Einnahmen- oder Ausgabenbuchung eingeben.

Einnahmen
Eingehenden Betrag erfassen.

Ausgaben
Ausgehenden Betrag erfassen.

Konto
Ein Vermögenskonto (Kasse, Bank, Post, Kunden, Lieferanten...) eingeben:

• Wenn es sich um eine Einnahme handelt, wird der Betrag positiv auf dem Konto verbucht.
• Wenn es sich um eine Ausgabe handelt, wird der Betrag negativ auf dem Konto verbucht.

Kategorie
Geben Sie den Grund für die Einnahme oder Ausgabe ein; es kann sich um eine Einnahmen- oder Ausgabenkategorie handeln, die in der Tabelle Kategorien definiert ist, oder um ein Gegenkonto, das in der Tabelle Konten vorhanden ist.

• Eine Kategorie eingeben:
  Ermöglicht die Zuordnung der Einnahmen- und Ausgabeposten. Das Vorzeichen der Kategorie folgt dem Vorzeichen des Kontos.
  • Wenn es sich um eine Einnahme handelt, wird der Betrag als positiv verbucht.
  • Wenn es sich um eine Ausgabe handelt, wird der Betrag als negativ verbucht.
• Ein Konto eingeben:
  Damit werden Beträge von einem Vermögenskonto auf ein anderes übertragen (z. B. Abhebungen, Einzahlungen, ...). Auf dem in der Spalte 'Kategorie' eingetragenen Konto wird der Betrag dann umgekehrt verbucht. Die Buchung funktioniert wie bei der doppelten Buchhaltung:
  • Wenn es sich um eine Einnahme handelt, wird der Betrag als negativ verbucht.
  • Wenn es sich um eine Ausgabe handelt, wird der Betrag als positiv verbucht.

Kategorie Beschreibung
Diese Spalte übernimmt automatisch die Beschreibung der Kategorie, die in die Tabelle Kategorien eingefügt wurde.
Wenn Sie die Beschreibung einer Kategorie in der Tabelle Kategorien ändern, müssen Sie die Buchhaltung neu berechnen, um den neuen Text in der Spalte Kategorie Text/Beschreibung der Tabelle Buchungen anzuzeigen.

Einnahmen- oder Ausgabenbuchung erfassen

In der Tabelle Buchungen werden die täglichen Einnahmen und Ausgaben zwischen den Konten und den Kategorien erfasst. Es stehen verschiedene Spalten zur Verfügung, in welchen Sie Ihre Bewegungsdaten eingeben können, wie z.B.:

• Datum: Das Buchungsdatum
• Beleg: Die Beleg-/Dokumentennummer
• Beschreibung: Der Buchungstext
• Einnahmen/Ausgaben: Der Betrag, der eingenommen oder ausgegeben wird.
• Konto: Eines der Vermögenskonto eingeben, das in der Tabelle Konten vorhanden ist (z.B. Kasse, Bankkonto, Postfinancekonto, Kunden, Lieferanten....)
• Kategorie: Der Grund für die Einnahme oder Ausgabe wird eingegeben, was eine Einnahme- oder Ausgabenkategorie oder ein Gegenkonto für Vermögensbewegungen sein kann.

Nach jeder Buchung wird der Betrag automatisch im Konto- und Kategorieauszug ausgewiesen. In der Spalte Kategorie kann sowohl eine Kategorie (Tabelle Kategorien) als auch ein Vermögenskonto (Tabelle Konten) eingegeben werden:

• Wenn in der Spalte Kategorie eine Kategorie angegeben wird, wird der Betrag in der Kategorie als Einnahme und Ausgabe verbucht.
• Wenn in der Spalte Kategorie ein Konto eingegeben wird, wird der Betrag negativ (mit umgekehrtem Vorzeichen) verbucht. Wenn es sich um eine Ausgabe handelt, wird der Betrag positiv verbucht. Auf diese Weise können Bewegungen zwischen zwei Vermögenskonten vorgenommen werden (wie bei einer Umbuchung).
• Es ist jedoch nicht möglich, in einer einzigen Buchungszeile Ein- und Ausgänge zwischen zwei Kategorien zu erfassen. Es müssen zwei Buchungszeilen verwendet werden, wobei die Spalte 'Konto' nicht benutzt werden darf (erste Buchungszeile für die Einnahme; zweite Buchungszeile für die Ausgabe).

Es ist auch möglich, Sammelbuchungen (Buchungen auf mehreren Zeilen) zu erfassen, die nur ein Konto und mehreren Kategorien betrifft. In diesem Fall müssen mehrere Buchungszeilen eingegeben werden: Auf der ersten Zeile wird das Vermögenskonto ohne Kategorie verbucht und in den folgenden Zeilen werden nur die Kategorien (ohne Angabe des Kontos) verbucht.

Die Einnahmen- und Ausgabenbuchhaltung ermöglicht es Ihnen, die Bewegungen ähnlich wie in der doppelten Buchführung zu verwalten, mit Ausnahme der Bewegungen zwischen zwei Kategorien, die zwei Buchungszeilen erfordern.

Schnellere Datenerfassung

Für ein möglichst schnelles Buchen folgende Funktionen benutzen:

• Dateneingabe mit automatischer Vervollständigung - erlaubt, zuvor eingegebenen Daten automatisch zu übernehmen.
• Sich wiederholende Buchungen (Menü Aktionen) - erlaubt, die sich wiederholenden Buchungen in einer separaten Tabelle zu speichern.
• Import aus dem Bankkonto- oder Postkontoauszug - erlaubt, Bewegungen automatisch aus Bank-, Post- oder Kreditkartenabrechnung zu importieren.

Einnahmen- oder Ausgabenbuchung erfassen

Wenn eine Buchung erfasst wird, muss:

• in der Spalte Konto das Konto angegeben werden, aus welchem der Betrag eingenommen oder ausgegeben wird.
• In der Spalte Kategorie wird die Kategorie der Ausgabe oder der Einnahme angegeben.

Im Konto- und Kategorieauszug wird der Betrag positiv verbucht, wenn es sich um eine Einnahme handelt, und negativ, wenn es sich um eine Ausgabe handelt. 

Bewegungen zwischen den diversen Vermögenskonten

In der Spalte Kategorie ist es möglich, auch ein Vermögenskonto einzugeben, welches in der Konten-Tabelle vorhanden ist.

Um z.B. eine Abhebung vom Bankkonto zur Einlage in die Kasse (Geldeingang) zu verbuchen, ist wie folgt vorzugehen:

• In der Spalte Einnahmen wird der Betrag, der eingenommen wird, eingegeben.
• In der Spalte Konto wird das Konto 'Kasse' eingegeben.
• In der Spalte Kategorie wird das Bankkonto eingegeben.

In diesem Fall wird das Programm den Betrag positiv im Kassenkonto (das erhöht sich) und negativ im Bankkonto (das sich verringert) verbuchen.

Dank dieser Buchungsart können Sie wie bei der doppelten Buchhaltung jede direkte Bewegung zwischen zwei Vermögenskonten in einer einzigen Buchungszeile erfassen (siehe im Abbild oben, erste Buchungszeile).

Buchung auf mehreren Zeilen

Wenn Sie eine Transaktion erfassen müssen, die auf mehrere Konten oder Kategorien aufgeteilt werden soll, müssen Sie mehrere Buchungszeilen eingeben.

Folgenden finden Sie ein Buchungsbeispiel (siehe Belegnummer 11 in der Abbildung). 
Mehrere Rechnungen werden mit der Kasse bezahlt.

So vorgehen:

• Das gleiche Datum und dieselbe Belegnummer in allen Zeilen eingeben, die denselben Buchungssatz betreffen. Dies erlaubt, eine Buchung mit mehreren Bewegungen zu ermitteln.
• In der ersten Zeile den Gesamtbetrag eingeben. Er ist bei einem Zahlungsausgang in der Spalte Ausgaben bzw. bei einem Zahlungseingang in der Spalte Einnahmen zu erfassen.
• In der Spalte Konto das Liquiditätskonto eingeben (Konto, über welches bezahlt oder einkassiert wird).
  Die Kategorie-Spalte der ersten Zeile bleibt leer.
• In den darauf folgenden Zeilen in jeder Zeile den bezahlten oder erhaltenen Rechnungsbetrag buchen (Spalte Ausgaben bzw. Einnahmen).
  Jede Rechnung wird auf einer Zeile gebucht.
  Die Spalte Konto bleibt leer.
• In der Spalte Kategorie für jede Zeile die Kategorie angeben, um den Ein- oder Ausgang der Bewegung zu identifizieren.

Beispiel einer Buchung mit MWST/USt

Um Buchungen mit MWST/USt verwalten zu können, muss eine Einnahmen-/Ausgabenvorlage mit MWST/USt-Optionen eingerichtet sein.

Zusätzliche MWST/USt-Spalten

Je nach Art der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (mit oder ohne MWST/USt) sind zusätzliche Spalten vorhanden, in welcher die MWST/USt-Daten eingefügt werden.

MWST/USt
In dieser Spalte den MWST/USt-Code eingeben, welcher sich auf einen Verkauf oder eine Ausgabe bezieht. Der Code muss in der Tabelle MWST/USt-Codes vorhanden sein.

Für eine Erklärung der übrigen MWST/USt-Codes-Spalten sehen Sie bitte die Webseite Buchungen mit MWST/USt.

Konto- und Kategorieauszüge

Im Konto- oder Kategorieauszug werden die Bewegungen wie in der Tabelle Buchungen präsentiert.
Nach dem Hinzufügen von neuen Buchungen oder bei Änderungen bestehender Buchungen (in der Tabelle Buchungen) kann der Kontoauszug durch Anklicken des Symbols Tabelle nachführen (die sich oben rechts im Bildschirm befindende Pfeile, welche einen Kreis bilden) aktualisiert werden.