Inserire le Registrazioni

Nella tabella Registrazioni si registrano i movimenti in entrata e uscita fra conti e categorie. Ci sono colonne diverse per inserire i dati delle operazioni da registrare:

• Data: la data della registrazione.
• Doc.: numero di documento.
• Descrizione: la descrizione dell'operazione.
• Entrate/Uscite: l'importo in entrata o in uscita.
• Conto: viene inserito uno dei conti patrimoniali (cassa, banca, posta, clienti, fornitori....).
• Categoria: viene inserito il motivo dell'entrata o dell'uscita, ovvero una categoria di ricavo o spesa. Nella colonna Categoria è possibile inserire anche un conto presente nella tabella conti, come nel caso di una registrazione che riguarda dei movimenti patrimoniali (es. giroconto).

Dopo ogni registrazioni, l'importo viene riportato in automatico nelle schede conto e categoria. 

Aspetti tecnici della colonna Categorie

La Contabilità entrate e uscite permette di gestire operazioni in modo simile a quella della contabilità in partita doppia, eccetto per movimenti fra due Categorie che richiedono due righe di registrazione. 

Si possono anche registrare operazioni composte, uscita da un conto con più categorie. In questo caso si usano più righe: sulla prima riga si registra il conto senza categoria e nelle righe successive si registrano le categorie e senza conto.

Come registrare un'entrata e/o un'uscita

Quando registri un movimento deve indicare:

• Nella colonna Data indica la data del documento che registri.
• Nella colonna Doc. registra il numero del documento (non è obbligatorio)
• Nella colonna DocLink inserisci il percorso per collegarti e aprire il documento digitale.
• Nella colonna Descrizione, inserisci una descrizione.
• Nella colonna Conto, inserisci il conto presente nella tabella Conti (da dove l'importo entra o esce).
• Nella colonna Categoria inserisci la categoria di spesa o entrata.

Nelle schede conto e categoria l'importo sarà registrato in positivo se è un'entrata e in negativo se è un'uscita.

Movimenti fra conti patrimoniali

Quando un movimento interessa solo due conti patrimoniali, pertanto non vi è una categoria, nella colonna Categoria è possibile inserire anche un conto patrimoniale, presente nella tabella Conti. Nella tabella Conti invece non è possibile inserire una categoria.

Per esempio, per registrare un'entrata nella cassa da un prelevamento in banca, la registrazione si esegue nel modo seguente:

• Nella colonna Entrate si inserisce l'importo in entrata.
• Nella colonna Conto viene inserito il conto Cassa.
• Nella colonna Categoria viene inserito il conto Banca.

In questo caso, il programma andrà a registrare l'importo in positivo nel conto Cassa (che aumenta) e in negativo nel conto Banca (che diminuisce).

Grazie a questa modalità di registrazione si può registrare su una sola riga qualsiasi movimento diretto fra due conti patrimoniali.

Registrazione su più righe

Quando si deve registrare un'operazione che riguarda più conti e/o categorie, questa deve essere contabilizzata su più righe di registrazione.

Qui di seguito proponiamo un esempio (vedi registrazione Doc. 11).
Tramite cassa vengono pagate più fatture.

• Inserire la stessa data e lo stesso numero di documento in tutte le righe che interessano la stessa registrazione. Questo permette di individuare una registrazione che ha più movimenti.
• Nella prima riga inserire l'importo complessivo, nella colonna Uscite se si tratta di un pagamento, nella colonna Entrate se si tratta di un incasso.
• Nella colonna Conto, inserire il conto della liquidità (conto tramite il quale si paga o si incassa).
  La colonna Categoria nella prima riga rimane vuota.
• Nelle righe successive inserire su ogni riga l'importo della fattura pagata o incassata (rispettivamente colonna Uscite e colonna Entrate).
  Ogni fattura verrà registrata su una riga.
  La colonna Conto rimane vuota.
• Nella colonna Categoria inserire per ogni riga la categoria per identificare la voce di uscita o di entrata del movimento.

Velocizza l'inserimento delle Registrazioni

Per velocizzare l'inserimento delle registrazioni si utilizzano le seguenti funzioni:

• Immissione dati con auto-completamento - consente la ripresa in automatico dei dati già inseriti in precedenza.
• Registrazioni ricorrenti - permette di memorizzare in un'apposita tabella le registrazioni ripetitive.
• Importazione dati dall'estratto bancario o postale - per importare in automatico i movimenti dall'estratto bancario, postale o carta di credito.

Scheda conto/categoria

Nella scheda conto o categoria, la presentazione dei movimenti è del tutto simile a quella della tabella Registrazioni.
Se si aggiungono nuove registrazioni o se si effettuano dei cambiamenti (sempre eseguiti nella tabella Registrazioni), è possibile aggiornare la scheda conto cliccando sul simbolo Aggiorna (freccia blu arrotondata, posizionata nella parte destra della finestra).