Lohnsummenabstimmung sowie Überprüfung der AHV-Deklaration

Wenn die Lohnbuchhaltung nach der Nettomethode geführt wird, kann die jährliche AHV-Deklaration nicht durch einen direkten Vergleich des Lohnkontos mit der definitiven Abrechnung der AHV-Ausgleichskasse überprüft werden. Das Lohnkonto enthält die verbuchten Nettobeträge, während die AHV-Abrechnung auf der Bruttolohnsumme basiert, die vom Lohnprogramm ermittelt wird.

Um die Richtigkeit der jährlichen AHV-Deklaration sowie der übrigen Jahresabrechnungen zu überprüfen, muss deshalb die Bruttolohnsumme rekonstruiert und anhand verschiedener Abstimmungen nachvollzogen werden.

Mit der Lohnsummenabstimmung wird die Übereinstimmung zwischen folgenden Unterlagen überprüft:

• der Buchhaltung,
• den Lohnabrechnungen des Lohnprogramms,
• der jährlichen AHV-Deklaration,
• den definitiven Abrechnungen der Sozialversicherungen.

Ziele der Abstimmung

Die Lohnsummenabstimmung zum Jahresende verfolgt zwei Hauptziele:

• die Bruttolohnsumme zu rekonstruieren und mit der der AHV-Ausgleichskasse gemeldeten Bruttolohnsumme zu vergleichen;
• die verbuchten AHV-Beiträge mit der definitiven Abrechnung der AHV-Ausgleichskasse abzustimmen, indem das Konto 5700 AHV/IV/EO/ALV-Beiträge mit der definitiven Abrechnung verglichen wird.

Erforderliche Unterlagen

Für die Lohnsummenabstimmung werden in der Regel folgende Unterlagen benötigt:

• die Buchhaltungsdatei;
• die Lohnabrechnungen;
• die jährliche AHV-Deklaration;
• die definitive Abrechnung der AHV-Ausgleichskasse;
• die BVG-Abrechnungen;
• die Abrechnungen der übrigen Versicherungen (UVG, Krankentaggeldversicherung usw.).

Kontrolle der Nettolöhne

Als Erstes ist zu überprüfen, ob die an die Mitarbeitenden ausbezahlten Nettolöhne mit den Lohnabrechnungen des Lohnprogramms übereinstimmen.

Die Summe der in der Buchhaltung verbuchten Nettolöhne muss mit der Summe der Nettolöhne gemäss den Lohnabrechnungen übereinstimmen.

Kontrollieren Sie zudem, dass keine Lohnbuchungen fehlen, doppelt erfasst wurden oder einer falschen Periode zugeordnet sind.

Allfällige Differenzen sind zu analysieren und zu korrigieren, bevor die Lohnsummenabstimmung fortgesetzt wird.

Rekonstruktion der Bruttolohnsumme

Um die Buchhaltung mit der AHV-Abrechnung vergleichen zu können, muss die Bruttolohnsumme rekonstruiert werden.

Die Rekonstruktion erfolgt anhand der Daten aus dem Lohnprogramm, welche die einzelnen Lohnäbzüge für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter ausweisen.

Ausgangspunkt sind die verbuchten Nettolöhne. Zu diesen werden ausschliesslich die Abzüge zulasten der Mitarbeitenden hinzugerechnet, insbesondere:

• AHV-, IV-, EO- und ALV-Beiträge;
• BVG-Beiträge;
• Quellensteuer;
• weitere Lohnabzüge.

Nicht berücksichtigt werden hingegen:

• Familienzulagen;
• Spesenrückerstattungen;
• weitere Entschädigungen, die nicht zum AHV-pflichtigen Lohn gehören.

Die rekonstruierte Bruttolohnsumme muss mit der an die AHV-Ausgleichskasse gemeldeten Bruttolohnsumme übereinstimmen.

Kontrolle der AHV-Beiträge

Während des Jahres werden die AHV-Beiträge in der Regel in Form von Akontozahlungen entrichtet. Erst mit der definitiven Abrechnung wird der tatsächlich geschuldete Beitrag festgelegt.

Deshalb ist der Saldo des Kontos 5700 AHV/IV/EO/ALV-Beiträge mit der definitiven Abrechnung der AHV-Ausgleichskasse zu vergleichen.

Der Kontosaldo muss sämtliche während des Jahres geleisteten Akontozahlungen sowie allfällige Nach- oder Rückzahlungen aufgrund der definitiven Jahresabrechnung umfassen. Der Gesamtbetrag muss mit den in der definitiven Abrechnung der AHV-Ausgleichskasse ausgewiesenen Beiträgen übereinstimmen.

Kontrolle der weiteren Sozialversicherungsbeiträge

Dasselbe Vorgehen kann auch auf die übrigen Sozialversicherungs- und Versicherungsbeiträge angewendet werden. Dazu werden die Salden der entsprechenden Konten mit den definitiven Jahresabrechnungen der zuständigen Institutionen verglichen.

Insbesondere sollten folgende Positionen überprüft werden:

• BVG-Beiträge;
• Prämien der Unfallversicherung (UVG);
• Prämien der Krankentaggeldversicherung;
• weitere verbuchte Sozialversicherungsbeiträge oder Versicherungsprämien.

Auch bei diesen Institutionen sind allfällige Differenzen vor dem Jahresabschluss zu analysieren und zu bereinigen.

Kontrollen zum Jahresende

Am Ende des Geschäftsjahres muss die Lohnsummenabstimmung bestätigen, dass:

• die Bruttolohnsumme mit der an die AHV-Ausgleichskasse gemeldeten Bruttolohnsumme übereinstimmt;
• die verbuchten Sozialversicherungsbeiträge mit den definitiven Abrechnungen der zuständigen Institutionen übereinstimmen;
• alle Akontozahlungen sowie allfällige Nach- oder Rückzahlungen aufgrund der definitiven Jahresabrechnungen verbucht wurden;
• keine Differenzen zwischen der Buchhaltung, den Lohnabrechnungen des Lohnprogramms und den an die Sozialversicherungen übermittelten Meldungen bestehen.

Eine vollständige Lohnsummenabstimmung ermöglicht es, allfällige Differenzen vor dem Jahresabschluss zu erkennen und zu bereinigen. Gleichzeitig stellt sie die Übereinstimmung zwischen der Buchhaltung, dem Lohnprogramm und den definitiven Jahresabrechnungen der Sozialversicherungen sicher.

FAQ

Warum stimmt die in der AHV-Deklaration ausgewiesene Lohnsumme nicht mit dem Lohnkonto überein?

• Weil bei der Nettolohnbuchhaltung im Lohnkonto nur die tatsächlich ausbezahlten Nettolöhne erfasst werden, während die AHV-Deklaration auf der Bruttolohnsumme basiert.

Warum unterscheidet sich der Saldo des AHV-Kontos von den geleisteten Akontozahlungen?

• Weil während des Jahres in der Regel nur Akontozahlungen geleistet werden. Erst die definitive Abrechnung der AHV-Ausgleichskasse legt den tatsächlich geschuldeten Betrag fest.

Wie wird die Bruttolohnsumme ermittelt?

• Die Bruttolohnsumme wird anhand der Daten aus dem Lohnprogramm rekonstruiert. Grundlage bilden die Lohnabrechnungen des Lohnprogramms. 

Wie wird die Bruttolohnsumme ausgehend von den Nettolöhnen rekonstruiert?

• Ausgangspunkt sind die verbuchten Nettolöhne. Hinzugerechnet werden die Abzüge zulasten der Mitarbeitenden (AHV/IV/EO/ALV-Beiträge, BVG-Beiträge, Quellensteuer und weitere Lohnabzüge). Familienzulagen, Spesenrückerstattungen sowie andere Entschädigungen, die nicht zum AHV-pflichtigen Lohn gehören, werden hingegen nicht berücksichtigt.