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Quando la contabilità dei salari è gestita al netto, la dichiarazione annuale AVS non può essere verificata confrontando direttamente il conto salari con il conteggio definitivo della Cassa AVS. Infatti, il conto salari riporta gli importi netti contabilizzati, mentre il conteggio AVS si basa sulla massa salariale lorda elaborata dal programma di gestione delle paghe.
Per verificare la correttezza della dichiarazione annuale AVS e degli altri conteggi di fine anno è quindi necessario ricostruire la massa salariale lorda ed eseguire una serie di controlli di riconciliazione.
La procedura di riconciliazione consente di verificare la corrispondenza tra:
- la contabilità
- i conteggi del programma di gestione delle paghe
- la dichiarazione annuale AVS
- i conteggi definitivi degli enti sociali.
Obiettivi della riconciliazione
La riconciliazione di fine esercizio ha due obiettivi principali:
- ricostruire la massa salariale lorda per confrontarla con quella dichiarata alla Cassa AVS;
- riconciliare i contributi AVS confrontando la scheda del conto 5700 Contributi AVS con il conteggio definitivo della Cassa AVS.
Documenti necessari
Per eseguire la riconciliazione sono normalmente necessari:
- il file di contabilità
- i conteggi salari
- la dichiarazione annuale AVS
- il conteggio definitivo della Cassa AVS
- i conteggi LPP
- i conteggi delle assicurazioni (LAINF, indennità giornaliere, ecc.).
Verifica dei salari netti
Il primo controllo consiste nel verificare che gli importi pagati ai dipendenti coincidano con quelli risultanti dai conteggi del programma di gestione delle paghe.
Il totale dei salari netti contabilizzati deve corrispondere ai salari netti risultanti dai conteggi salariali.
Occorre inoltre verificare che non vi siano registrazioni mancanti, duplicate o riferite a periodi errati.
Eventuali differenze devono essere analizzate e corrette prima di procedere con la riconciliazione della massa salariale lorda.
Ricostruzione della massa salariale lorda
Per confrontare la contabilità con il conteggio AVS è necessario ricostruire la massa salariale lorda.
La ricostruzione deve essere effettuata utilizzando i dati del programma di gestione delle paghe, che riportano il dettaglio delle trattenute applicate a ciascun dipendente.
Si parte dai salari netti contabilizzati e si aggiungono esclusivamente le trattenute a carico dei dipendenti, quali:
- AVS, AI, IPG e AD
- contributi LPP
- imposta alla fonte
- altre trattenute salariali.
Devono invece essere esclusi:
- assegni familiari;
- rimborsi spese;
- altre indennità che non costituiscono salario soggetto ad AVS.
Il risultato deve corrispondere alla massa salariale dichiarata alla Cassa AVS.
Verifica dei contributi AVS
Durante l'anno i contributi AVS vengono normalmente versati sotto forma di acconti. Solo il conteggio definitivo determina l'importo effettivamente dovuto.
Per questo motivo è necessario confrontare il saldo del conto 5700 Contributi AVS con il conteggio definitivo della Cassa AVS.
Il saldo del conto deve comprendere gli acconti versati durante l'anno e gli eventuali conguagli di fine esercizio. Il totale deve corrispondere ai contributi riportati nel conteggio definitivo della Cassa AVS.
Verifica degli altri contributi sociali
Lo stesso principio può essere applicato anche agli altri contributi sociali e assicurativi, confrontando i saldi dei relativi conti con i conteggi annuali emessi dagli enti competenti.
In particolare è opportuno verificare:
- contributi LPP;
- premi dell'assicurazione contro gli infortuni (LAINF);
- premi per le indennità giornaliere;
- altri contributi o premi assicurativi contabilizzati.
Anche per questi enti eventuali differenze devono essere analizzate e riconciliate prima della chiusura dell'esercizio.
Controlli di fine anno
Al termine dell'esercizio la riconciliazione deve consentire di verificare che:
- la massa salariale lorda coincida con quella dichiarata alla Cassa AVS
- i contributi contabilizzati coincidano con i conteggi definitivi degli enti
- tutti gli acconti e gli eventuali conguagli siano stati registrati
- non vi siano differenze tra la contabilità, i conteggi salariali e le dichiarazioni trasmesse agli enti sociali.
Una riconciliazione completa consente di individuare eventuali differenze prima dell'invio delle dichiarazioni agli enti sociali e garantisce la coerenza tra la contabilità, il programma di gestione delle paghe e i conteggi annuali.
FAQ
Perché la massa salariale della dichiarazione AVS non coincide con il conto salari?
- Perché nella gestione al netto il conto salari registra esclusivamente gli importi netti corrisposti ai dipendenti, mentre la dichiarazione AVS si basa sulla massa salariale lorda.
Perché il saldo del conto AVS è diverso dagli acconti versati?
- Perché durante l'anno vengono normalmente versati acconti. Solo il conteggio definitivo determina l'importo effettivamente dovuto.
Da dove si ricava il salario lordo?
- Il salario lordo viene ricostruito utilizzando i conteggi elaborati dal programma di gestione delle paghe.
Come si ricostruisce il salario lordo partendo dal salario netto?
- Si parte dal salario netto contabilizzato e si aggiungono le trattenute a carico del dipendente (AVS/AI/IPG/AD, LPP, imposta alla fonte e altre trattenute). Devono invece essere esclusi assegni familiari, rimborsi spese e altre indennità che non costituiscono salario soggetto ad AVS.