Buchhaltung nachkontrollieren und nachrechnen

Die Funktionen Buchhaltung nachkontrollieren und Totalsummen nachrechnen können wie folgt aufgerufen werden:

• Die Tasten Umschalt + F9 (für Windows und Mac) oder Cmd + 9 (für Mac)
  Buchhaltung nachkontrollieren und nachrechnen (primäre Prüfungen)
• Menü Aktionen → Buchhaltung nachkontrollieren.
  Mit der Möglichkeit, erweiterte Kontrollen auszuführen
• Die Spalte Saldo über das Menü Daten → Spalten einrichten anzeigen

Werden Fehler oder Differenzen angezeigt, sollten diese behoben werden.

Nachrechnen und Kontrolle der Buchhaltung (primär)

Der Befehl Buchhaltung nachkontrollieren prüft hauptsächlich die verwendete Version, und falls eine aktualisierte Version verfügbar ist, teil Ihnen das Programm mit, dass Sie sich auf die neuste Version aktualisieren können. Wir empfehlen dringend, sich immer zu aktualisieren, da viele Funktionen verbessert und verschiedene Probleme nach und nach gelöst werden.

Die Funktion 'Buchhaltung nachkontrollieren' führt diese Operationen aus:

• Nullstellen der Salden der Konten, Kostenstellen und Segmente.
• Verifiziert und meldet vorhandene Fehler in den Zeilen der diversen Tabellen (Konten, Buchungen, MwSt/USt-Codes, Wechselkurse).
• Bucht alle Transaktionen neu, als ob sie neu erfasst würden.
  • Kalkuliert für die Buchhaltung mit Fremdwährungen anhand der aktuellen Wechselkurse die Eröffnungssaldi in Basiswährung neu.
  • Sofern die Buchungen nicht gesperrt sind, werden die Buchungszeilen neu berechnet:
    • Es werden die Werte der Tabelle MwSt/USt-Codes übernommen und die MwSt/USt-Beträge neu berechnet.
  • Aktualisiert die Salden der Konten, Kostenstellen und Segmente.
  • Im Cash Manager wird der progressive Saldo des Kontos in der Tabelle Buchungen neu berechnet.
• Berechnet die Totale der Konten und Kategorien (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) neu.
  • Aktualisiert die Spalten Differenz Budget und Vorjahr.
  • In der Buchhaltung mit Fremdwährungen wird die Spalte Berechneter Saldo mit den aktuellsten Wechselkursen sowie die relative Wechselkursdifferenz nachgeführt.

 Dialogfenster Buchhaltung nachkontrollieren (erweiterte Kontrolle)

Nebst dem Nachkontrollieren und Nachrechnenn der Buchhaltung, werden zusätzliche Kontrollen durchgeführt.

Buchhaltung nachrechnen mit zusätzlichen Kontrollen

Einer der nützlichsten Befehle: Es wird die ganze Buchhaltung nachkontrolliert, die Saldi werden nachgerechnet und eventuelle Fehler gemeldet. Der Befehl aktualisiert auch die Texte in den Spalten Kontobeschreibungen und Kategorien (Tabelle Buchungen), wenn diese geändert wurden.

Eigenschaften (Stammdaten)

Diese Option ist standardmässig eingestellt. Das Programm prüft, ob die in den Dateieigenschaften eingestellten Daten mit der Buchhaltung übereinstimmen (z.B. Eröffnungs- und Abschlussdatum, MwSt/USt-Konto, Konten für Wechselkursdifferenzen....).

Buchungen

Differenzen in Buchungen

Wird die Option aktiviert, verifiziert das Programm ob Differenzen zwischen Soll und Haben der Doppelten Buchhaltung oder zwischen Konten und Kategorien der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung vorhanden sind.

• Im Fenster Meldungen wird angezeigt, wo es Differenzen gibt.
• In der Spalte Saldo wird die Differenz zwischen der Soll- und der Haben-Bewegung angezeigt. Im Falle eines Fehlers geht der Saldo nicht auf Null zurück.
• Ausserdem, meldet das Programm unten im Informationsfenster das Total der Differenzen an (dies erfolgt nur, wenn man sich in der Tabelle 'Buchungen' befindet).

Zwischendifferenzen einschliessen

Wird die Option aktiviert, verifiziert das Programm bei Sammelbuchungen, ob Differenzen zwischen Soll und Haben vorhanden sind.
Sehr oft sind die Differenzen auf unvollständige Buchungen oder falsche Beträge zurückzuführen (wie in der folgenden Abbildung):

 Saldoprüfung (#CheckBalance)

Wenn Sie diese Option aktivieren, zeigt das Programm an, ob der in der Beschreibung angegebene Saldo vom Kontostand am angegebenen Datum abweicht.
Die #CheckBalance-Buchungen werden ausgeführt, um zu prüfen, ob der Kontostand zu einem bestimmten Zeitpunkt korrekt ist.
Am Ende des Monats, Quartals oder Jahres ist es sinnvoll, #CheckBalance-Buchungen für die Konten 'Kasse' und 'Bank' vorzunehmen. Die #CheckBalance-Buchungen sind auch in Kombination mit dem Befehl Buchungen sperren sehr nützlich.
Anhand der #CheckBalance-Buchungen kann man feststellen, ob nach Abschluss der Periode fehlerhafte Buchungen vorgenommen wurden.

Voraussetzungen für die Durchführung dieser Kontrolle (#CheckBalance):

• Datum: Dies muss das Datum sein, auf das sich der Saldo bezieht.
• Die Beschreibung muss folgendes enthalten:
  • #CheckBalance  gefolgt vom Kontostand, einschliesslich der Anzahl Dezimalstellen.
    #CheckBalance  -1200.00
    #CheckBalance  0.00
  • Bei der Buchhaltung mit Fremdwährungen die Bezeichnung #CheckBalance, gefolgt von dem Währungscode und dem Kontostand, einschliesslich der Dezimalstellen
    #CheckBalance  CHF -1200.00
    #CheckBalance  EUR 0.00
    #CheckBalance  -1200.00 Ohne den Währungscode wird die Kontrolle aufgrund des Saldos in Basiswährung durchgeführt.
• Als Soll-Konto das Konto angeben, auf dem überprüft werden soll.
• Der Betrag bleibt leer.

 Das Programm hat eine Differenz zwischen dem Überprüfungssaldo und demjenigen des Kontos der Datei festgestellt:

Gleicher Beleg mit verschiedenen Daten

Wird diese Option aktiviert, meldet das Programm Buchungen mit derselben Belegnummer und verschiedenen Daten. In den Buchungen auf mehreren Zeilen (Sammelbuchungen), wo es keinen Bezug zwischen dem Beleg und dem Datum gibt, ist das Programm nicht in der Lage, den Gegenposten korrekt zu bestimmen.

Konten

Struktur des Kontenplans

Wird diese Option aktiviert, überprüft das Programm, ob die Struktur der Gruppen korrekt ist.

Vorhandensein Wechselkursdifferenzen

Wird diese Option aktiviert, prüft das Programm, ob nicht verbuchte Währungsdifferenzen vorhanden sind.

Eröffnungssaldi unterscheiden sich von Abschlusssaldi Vorjahr

Wird diese Option aktiviert, überprüft das Programm, ob die Eröffnungssaldi der Buchhaltungsdatei mit den Abschlusssaldi des Vorjahres übereinstimmen. Wenn es Differenzen zwischen den Abschlusssalden des Vorjahres und den Anfangssalden des neuen Jahres gibt, werden diese als Gesamtbetrag im Fenster Meldungen ausgewiesen.

Personalisierte Kontrollen (Erweiterungen)

Wird diese Option aktiviert, führt das Programm zusätzliche, vom Benutzer für personalisierte Überprüfungen hinzugefügte, Kontrollen (Apps) aus.

Komplette Kontrollen mit Umschalt+F9 einschliessen

Wird diese Option aktiviert, führt das Programm durch Anklicken der Schnelltastenkombination Umschalt+F9 (bei Mac Umschalt+Cmd+9) alle im Dialogfenster aktivierten Kontrollen durch. Ist die Option nicht aktiv, wird nur die Buchhaltung nachkontrolliert.