Speichern Sie Ihre Banana-Dateien in der Cloud

Viele Softwareprogramme basieren und arbeiten heute ausschliesslich in der Cloud. Das bedeutet, dass man, um sie zu nutzen, ein eigenes Benutzerkonto anlegen und seine eigenen Zugangsdaten eingeben muss, ohne dass eine lokale Installation erforderlich ist. Das bedeutet aber auch, dass alles, was in der Cloud gemacht wird, einschliesslich der Daten und Dokumente des Nutzers, auf den Servern des Cloud-Anbieters gespeichert wird.

Banana Buchhaltung Plus arbeitet mit Ihrer Cloud

Banana Buchhaltung Plus hat keine eigene Cloud, sondern erlaubt Ihnen, mit Ihrer Cloud zu arbeiten! Das Programm wird auf Ihrem Computer installiert und lokal ausgeführt. Wir haben uns dafür entschieden, weil wir glauben, dass die Buchhaltungsdaten besonders sensibel sind. Unser Unternehmen hat keinen Zugang zu den Benutzerdaten.

Daten speichern, wo immer Sie wollen

Ihre Daten und Buchhaltungsdateien gehören ausschliesslich Ihnen. In Banana Buchhaltung ist jedes Buchhaltungsjahr normalerweise eine eigene Datei im Format .ac2.
Mit Banana Buchhaltung Plus können Sie frei wählen, wo Sie Ihre Daten speichern wollen: lokal, auf externen Geräten, auf Cloud-Systemen wie Dropbox, iCloud, Onedrive, GoogleDrive, um sie mit anderen zu teilen.

In Banana Buchhaltung ist das Speichern Ihrer Dateien in der Cloud also eine Möglichkeit unter vielen, eine freie Wahl.

Speichern Sie Ihre Banana-Dateien in der Cloud

Mit Banana Buchhaltung Plus können Sie Ihre Buchhaltung auch in der Cloud führen und jeden beliebigen Cloud-Speicherdienst verwenden. Absolute Wahlfreiheit, ohne zusätzliche Kosten.

• Sie können den Cloud-Dienst auswählen, den Sie bevorzugen:
  • Dropbox, Apple iCloud, Microsoft OneDrive, GoogleDrive oder andere Synchronisierungssysteme.
  • Ihre eigene private Cloud.
  • Wenn Sie bereits über einen aktiven Cloud-Dienst verfügen, entstehen Ihnen für die Arbeit keine zusätzlichen Kosten.
• Ihre Buchhaltungsdaten sind immer verfügbar:
  • Auch wenn das Abonnement von Banana Buchhaltung Plus abläuft, bleiben Ihre Daten immer in Ihrem Besitz und zugänglich.
  • Mit dem kostenlosen Free-Plan von Banana Buchhaltung Plus können Sie den Inhalt der Dateien jederzeit lesen und ausdrucken.
  • Sie können Kopien auf jedem beliebigen Datenträger oder Computer aufbewahren, um die gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrung und Archivierung von Buchhaltungsdaten zu erfüllen.
• Sie können jede Art von Datei speichern und freigeben:
  • Buchhaltungsdateien
  • Belege oder andere Dokumente, die Sie mit den Buchungszeilen verknüpfen.
  • Andere Excel-, Word-, Brief-, Foto- oder andere Dateien, die mit der Buchhaltung zusammenhängen.
• Sie können Daten mit anderen teilen:
  • Nutzen Sie die Freigabefunktionen Ihres Cloud-Anbieters.
  • Sie können mehrere Personen auf die Daten zugreifen lassen.
  • Sie können Berechtigungen vergeben (z.B. nur Lesezugriff oder schreibgeschützt).
  • Sie können die Daten direkt aus dem Internet abrufen.
• Sie können die Buchhaltung auch dann verwalten, wenn Sie über keine aktive Internetverbindung verfügen.

Die Einschränkung, das Sie bei Banana haben, besteht darin, dass jeweils nur eine Person dieselbe Buchhaltungsdatei ändern kann. Wenn mehrere Personen Änderungen speichern, entsteht ein Konflikt, der zu Datenverlust führen kann. Es handelt sich also um eine ideale Lösung für kleine Teams.

Cloud-Dienst einrichten

Um den Cloud-Dienst einzurichten, müssen Sie den Anweisungen Ihres Anbieters befolgen. In der Regel läuft die Vorgehensweise wie folgt ab:

• Erstellen Sie das Konto über den Cloud-Dienst.
• Installieren Sie das Programm für den Zugriff auf Cloud-Daten auf Ihrem Computer.
  • Sie werden nach den Daten für den Zugriff auf Ihr Cloud-Konto gefragt.
  • Dieses Programm erstellt einen lokalen Ordner.
  • In diesem Ordner synchronisiert das Programm die Daten mit dem Cloud-System.
  • Wenn Sie Änderungen lokal vornehmen, werden diese automatisch in die Cloud oder auf andere Geräte übernommen, mit denen Sie verbunden sind.
  • Wenn Sie keine Cloud-Verbindung haben, können Sie trotzdem an Ihren Dateien arbeiten. Wenn Sie die Verbindung wieder herstellen, synchronisiert das Programm Ihre Dateien erneut.
  • Mit dem Cloud-System können Sie angeben, welche Ordner und Dateien automatisch synchronisiert werden sollen.
  • Sie können sowohl von Ihrem Computer als auch von mobilen Geräten auf die Dateien zugreifen.
• Installieren Sie die Software Banana Buchhaltung Plus auf Ihrem Computer.
• Im lokalen Ordner des Cloud-Dienstes:
  • Erstellen Sie den Ordner für Ihr Unternehmen oder Ihre Buchhaltung.
    • Wenn Sie eine neue Buchhaltungsdatei erstellen, speichern Sie sie in dem von Ihnen erstellten Ordner.
    • Erstellen Sie Unterordner, um Ihre Buchhaltungsdaten besser zu organisieren.
  • Ihre Daten werden dann automatisch in der Cloud synchronisiert.
  • Sie können weitere Ordner für andere Firmen oder Organisationen erstellen.

Dateien und Ordner mit anderen teilen

Alle Cloud-Systeme bieten die Möglichkeit, Daten mit anderen zu teilen, eine Funktion, die für ein kleines Unternehmen oder einen Verein sehr nützlich sein kann. Um Daten mit anderen zu teilen, gehen Sie wie folgt vor:

• Erstellen Sie ein Konto bei dem von Ihnen genutzten Cloud-Dienst (normalerweise kostenlos).
• Wechseln Sie zu der Datei, die Sie freigeben möchten.
  • Verwenden Sie die Freigabefunktion, um die E-Mail-Adresse des Benutzers anzugeben, dem Zugriff gewährt werden soll.
    • Sie können mit so vielen Personen teilen, wie Sie möchten.
    • Sie können Zugriffsberechtigungen vergeben (nur Lesezugriff oder schreibgeschützt).
  • Alle Unterordner werden ebenfalls automatisch freigegeben.
• Der Benutzer kann auf die Daten zugreifen:
  • Über die Weboberfläche
  • Indem er den Datensynchronisations-Client auf seinem Computer installiert.
• Die Daten werden zwischen den verschiedenen Nutzern synchronisiert.
  • Achtung: Ändern Sie nicht gleichzeitig eine Datei.

Mehrere Unternehmen verwalten und Daten mit Kunden austauschen

Wenn Sie mehrere Unternehmen verwalten, sollten Sie Ihre Dateien organisieren, damit Sie sie leichter mit anderen teilen können. Wir schlagen hier eine mögliche Organisation der Daten vor, Sie können natürlich die Struktur wählen, die Ihnen am geeignetsten erscheint.

• Erstellen Sie im lokalen Ordner Ihres Cloud-Systems für jeden Ihrer Kunden einen eigenen Ordner.
• Erstellen Sie dann für jeden Kunden zwei Unterordner:
  • Internal (Intern) - Wo Sie die Daten speichern, die Sie nicht teilen möchten.
  • Geteilt-[Firmenname]
    • Speichern Sie hier die Dateien, die Sie mit Ihrem Kunden teilen möchten.
    • Geben Sie auch den Firmennamen an, da dies der Name ist, den Ihr Kunde sehen wird.
• Geben Sie den freigegebenen Ordner mithilfe des vom Cloud-Dienst bereitgestellten Systems für Ihren Kunden frei.

Cloud-Nutzung durch Buchhalter

Wenn Sie ein Buchhalter sind, der mit Ihrem Kunden gemeinsam an der Buchhaltung arbeitet, können Cloud-basierte Systeme dazu beitragen, den Prozess zu vereinfachen.
In der Regel haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Der Kunde hat einen eigenen Cloud-Dienst und teilt die Daten dann mit Ihnen.
• Sie haben ein Cloud-basiertes System, in dem Sie Kundendaten speichern und die Datei mit dem Kunden teilen.

Wichtig: Datensicherungsdienst

Die Arbeit mit einem Datensynchronisationssystem ist wie die Arbeit mit einem Netzwerksystem. Wenn ein Benutzer eine Datei oder einen Ordner von seinem lokalen Computer löscht, wird die Datei oder der Ordner automatisch auch aus der Cloud gelöscht. Wenn jemand die Daten überschreibt, gehen die vorherigen Daten ebenfalls verloren.

Es ist daher wichtig, dass Sie einen Backup-Dienst haben:

• Prüfen Sie, wie lange Ihr Cloud-Anbieter Kopien Ihrer gelöschten Daten aufbewahrt. Die Dauer kann je nach gewähltem Plan variieren.
• Das System kann auch nützlich sein, um sich vor Hardwaredefekten oder Ransomware-Angriffen zu schützen.
• Es kann nützlich sein, ein lokales Sicherungssystem (Backup-System) zu haben, das Ihre Daten auch auf der Festplatte speichert.
• Ein System, dass das Löschen von Daten mit einfachen Befehlen verhindert, ist vorzuziehen.

Weiterführende Informationen:

• Ordner und Buchhaltungsdateien zu organisieren
• Dokumente speichern und mit Ihren Unterlagen verknüpfen
• Dokumente digitalisieren und synchronisieren