Verwaltung von Renditeliegenschaften in der Schweiz

Diese Seite stellt die Vorlagen von Banana Buchhaltung Plus für die Verwaltung von Renditeliegenschaften in der Schweiz vor.

Um herauszufinden, ob diese Vorlagen für Ihre Bedürfnisse geeignet sind, lesen Sie die Einführungsseite Vorlagen für die Immobilienbuchhaltung in der Schweiz. Dort erfahren Sie, welche Unterschiede zwischen den Vorlagen für Renditeliegenschaften und jenen für Stockwerkeigentümergemeinschaften (STWEG) bestehen.

Die hier vorgestellten Vorlagen ermöglichen eine strukturierte Mietbuchhaltung und decken die häufigsten Geschäftsvorfälle ab, z.B. Zahlungseingänge, Kosten und die Abrechnung der Nebenkosten. Im weiteren Verlauf dieser Seite finden Sie eine Beschreibung der verfügbaren Vorlagen sowie praktische Anleitungen für den Einstieg in das Programm. Schritt für Schritt erfahren Sie, wie Sie die Buchhaltungsdatei erstellen und die ersten Buchungen erfassen.

Banana Buchhaltung Plus bietet zwei Vorlagen für die professionelle Immobilienbuchhaltung und die Verwaltung von Mietverhältnissen:

• Vorlage für Wohnungen oder Renditeliegenschaften | Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: eine einfache Methode, die sich besonders für Personen ohne Kenntnisse der doppelten Buchhaltung eignet.
• Vorlage für Wohnungen oder Renditeliegenschaften | Doppelte Buchhaltung: eine detaillierte Methode, ideal für Personen, die mit der klassischen doppelten Buchhaltung vertraut sind.

Beide Vorlagen enthalten bereits einen typischen Kontenplan für die Immobilienverwaltung sowie einige Buchungsbeispiele.

Jede Vorlage hat spezifische Eigenschaften, die sich auf die Vorgehensweise bei der Immobilienverwaltung auswirken. Die häufigsten Buchungsbeispiele werden auf den jeweiligen Informationsseiten ausführlich erläutert.

Datei für die Immobilienbuchhaltung erstellen

Um die Buchhaltung einer Renditeliegenschaft zu beginnen, erstellen Sie eine neue Datei und wählen Sie die passende Vorlage aus:

• Klicken Sie auf der Startseite auf Neu erstellen.
• Wählen Sie im Filter Region die gewünschte Region aus (in diesem Fall "Schweiz-Deutsch").
• Wählen Sie unter Kategorie die Option Verschiedene, um die Vorlagen für die Immobilienbuchhaltung zu finden.
• Wählen Sie im rechten Fenster unter Doppelte Buchhaltung oder Einnahmen-Ausgaben-Rechnung die Vorlage "Verwaltung einer Wohnung oder Renditeliegenschaft" aus und klicken Sie auf Erstellen.

Bevor Sie Ihre Auswahl bestätigen, können Sie die Beschreibung der Vorlage lesen und gegebenenfalls eine andere Vorlage auswählen. Wenn Sie unsicher sind, welche Vorlage für Ihre Bedürfnisse geeignet ist, hilft Ihnen das Diagramm zur Vorlagenauswahl bei der Entscheidung.

Mit einem Klick auf Weitere Informationen… gelangen Sie zur Dokumentationsseite der jeweiligen Vorlage.

• Wählen Sie im Menü Datei > Eigenschaften (Stammdaten) und geben Sie den Namen der Liegenschaft, das Anfangs- und Enddatum der Buchhaltungsperiode sowie die Basiswährung ein. Im Abschnitt Adresse erfassen Sie die Angaben zur Person oder Organisation, die die Liegenschaft verwaltet.

• Speichern Sie die Datei über das Menü Datei > Speichern unter. Es empfiehlt sich, den Namen der Liegenschaft und das Jahr im Dateinamen anzugeben, zum Beispiel "Liegenschaftsname-20XX.ac2".

Weitere Hinweise zur Organisation und Ablage/Archivierung Ihrer Buchhaltungsdateien finden Sie auf der Seite Buchhaltungsdateien lokal, im Netzwerk und in der Cloud organisieren.

Kontenplan

In der Tabelle Konten und – bei Verwendung der Vorlage für die Einnahmen-/Ausgabenrechnung – zusätzlich in der Tabelle Kategorien finden Sie bereits vorbereitete Konten und Kostenpositionen für die Immobilienbuchhaltung.

Welche Kosten anfallen, hängt von der jeweiligen Renditeliegenschaft ab.

Um die Kosten Ihrer Liegenschaft detaillierter abzubilden, können Sie bestehende Positionen anpassen oder neue hinzufügen und deren Verwendungszweck genau beschreiben. Ausserdem können Sie die Kostenpositionen nach den gewünschten Kriterien gliedern.

Mieterkonten

Am Ende des Kontenplans in der Tabelle Konten finden Sie die Liste der «Mieter» der Wohnungen. Jeder Mieter verfügt über ein eigenes Buchhaltungskonto.

Geben Sie für jeden Mieter die Kontonummer ein und ergänzen Sie die Beschreibung mit Vor- und Nachnamen.

Wenn Sie ein Konto hinzufügen, müssen Sie in der Spalte Summ. in immer den passenden Code für die Kontengruppierung eingeben. Der Code in der Spalte Summ. in kann nach Ihren Bedürfnissen ausgewählt oder geändert werden. 

Ansicht Adresse

Erfassen Sie in der Ansicht Adresse der Tabelle Konten die Adressen und persönlichen Angaben der Mieter. Diese Informationen können später für die Erstellung von Einzahlungsscheinen für die Mietzahlungen verwendet werden. 

Auf die gleiche Weise können Sie auch eine Lieferantenliste verwalten. Erstellen Sie dazu die Kontenstruktur nach demselben Prinzip wie bei den Mietern.

Anfangssaldi (Eröffnung)

Geben Sie in der Spalte Eröffnung die Anfangssaldi der Buchhaltungskonten ein. Die Anfangssaldi der Passivkonten müssen mit einem Minuszeichen eingegeben werden.
Wenn im Kontenplan Kostenstellen für die Verwaltung der Mieter vorgesehen sind, können Sie die Anfangssaldi für jeden Mieter separat direkt in der Tabelle Buchungen erfassen. Geben Sie dazu in der Spalte Typ den Code "01" (Eröffnungsbuchung) ein.

Saldi des Vorjahres

Wenn Sie eine neue Buchhaltung erstellen und in den Auswertungen auch die Vorjahreswerte anzeigen möchten, wechseln Sie zur Ansicht Vorhergehende und geben Sie die entsprechenden Beträge in der Spalte Vorjahr ein.

Buchungen erfassen

In der Tabelle Buchungen erfassen Sie alle Geschäftsvorfälle, beispielsweise erhaltene Mietzahlungen und bezahlte Kosten. Sie können die Buchungen jederzeit einsehen und nach Datum sortieren.

Um die Dateneingabe zu beschleunigen und die Buchungen zu verwalten, können Sie verschiedene Funktionen von Banana Buchhaltung Plus nutzen:

• Mit der automatischen Datenvervollständigung können Sie bereits eingegebene Daten automatisch übernehmen.
• Mit der Funktion Wiederholende Buchungen im Menü Aktionen können Sie häufig wiederkehrende Buchungen in einer eigenen Tabelle speichern.
• Mit dem Import von Bankkontoauszügen können Sie Bankbewegungen automatisch übernehmen.
• Sie können jede Buchung mit dem entsprechenden digitalen Beleg verknüpfen und diesen mit einem einfachen Klick öffnen. Weitere Hinweise zur optimalen Organisation Ihrer Dokumente finden Sie unter Buchhaltungsdateien und digitale Belege.
• Mit dem Befehl Buchungen nach Datum sortieren (Menü Aktionen) ordnen Sie die Buchungszeilen chronologisch.
• Mit dem Befehl Ausdrucken/Seitenansicht (Menü Datei) können Sie das Journal ausdrucken oder als PDF exportieren.

Arbeitsablauf für die Mietverwaltung

Mit Banana Buchhaltung Plus können Sie die Arbeitsabläufe der Mietverwaltung strukturiert organisieren und an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für einen typischen Arbeitsablauf bei der Verwaltung einer Wohnung oder Renditeliegenschaft:

• Jeden Monat:
  • Mietforderungen buchen: Erfassen Sie die von den Mietern geschuldeten Beträge. Sie können die Buchungen auch als wiederholende Buchungen speichern, um sie später wiederzuverwenden.
  • Zahlungseingänge kontrollieren: Mit der entsprechenden Erweiterung können Sie sofort überprüfen, welche Mieter vollständig oder teilweise bezahlt haben und welche Zahlungen noch ausstehen.
  • Kosten buchen: Erfassen Sie die bezahlten Rechnungen, beispielsweise für Unterhalt und Handwerkerarbeiten.
• Jedes Jahr:
  • Nachzahlungen und Rückerstattungen berechnen: Die Kosten zulasten der Mieter werden auf separaten Konten erfasst und bilden die Grundlage für die Abrechnung.
  • Saldi überprüfen: Kontrollieren Sie, ob noch offene Beträge oder ungeklärte Differenzen bestehen.
  • Jahresabschluss erstellen: Erstellen Sie die Bilanz und die Erfolgsrechnung. Diese können Sie anschliessend ausdrucken, als PDF speichern oder per E-Mail versenden.

Zusätzlich stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung, die Ihre Buchhaltung erleichtern:

• Mietforderungen gemäss Mietvertrag automatisch und wiederkehrend buchen
• Mietzahlungseingänge und ausstehende Zahlungen regelmässig kontrollieren
• Elektronische Bankkontoauszüge importieren
• Elektronisch importierte Bankbewegungen mithilfe von Regeln automatisch vervollständigen und verbuchen
• Hauswartlöhne automatisch buchen, ohne die Buchungen jedes Mal neu eingeben zu müssen
• Die Buchhaltung mit allen Belegen in einer einzigen PDF-Datei speichern und versenden

Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Arbeitsablauf mit Banana Buchhaltung für die Mietverwaltung. Zusammen mit der nachfolgend beschriebenen Rechnungsstellung helfen Ihnen diese Funktionen, den Buchhaltungsaufwand zu reduzieren und Ihre Arbeitszeit effizienter zu nutzen.

QR-Rechnungen für die Mieter drucken

Mit der integrierten Rechnungsstellung von Banana Buchhaltung Plus können Sie Rechnungen mit QR-Zahlteil für Mietzinse, Nebenkostenabrechnungen und weitere Kosten zulasten der Mieter erstellen und drucken.

Die wichtigsten Vorteile sind:

• Einfachere Bezahlung für die Mieter.
• Korrekte Zahlungsbeträge mit geringerem Fehlerrisiko.

• Automatische Zuordnung der Zahlungseingänge anhand der Referenznummer beim Import der Bankbewegungen.

Mit der integrierten Rechnungsstellung können Sie ausserdem jederzeit Zahlungsaufforderungen mit QR-Code für Kosten erstellen, die der Eigentümer vorgestreckt hat und die zulasten der Mieter gehen.

Erweiterung zur Kontrolle der Mietzahlungseingänge

Die Erweiterung zur Kontrolle der Mietzahlungseingänge zeigt Ihnen, welche Mieter vollständig oder teilweise bezahlt haben und welche Zahlungen noch ausstehen.

Ausserdem können Sie einfach überprüfen, ob die Mietforderungen des Monats korrekt in der Buchhaltung erfasst wurden, und die voraussichtlichen Zahlungseingänge für das laufende Jahr ermitteln.

Bilanz und Erfolgsrechnung drucken

Um die Bilanz und die Erfolgsrechnung anzuzeigen oder auszudrucken, wählen Sie den Menübefehl Berichte > Formatierte Bilanz nach Gruppen für die doppelte Buchhaltung oder Berichte > Formatierter Ausdruck nach Gruppen für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.
Sie können die Berichte individuell anpassen, indem Sie die anzuzeigenden Spalten auswählen. Ausserdem können Sie Auswertungen für eine bestimmte Periode erstellen.

Besonderheiten der Vorlage für Renditeliegenschaften

Um zu verstehen, wie die Buchhaltung einer Renditeliegenschaft funktioniert, ist es hilfreich, das zugrunde liegende Buchhaltungsprinzip zu kennen.

Buchhaltungsprinzip einer Renditeliegenschaft

Der Eigentümer einer Renditeliegenschaft bezahlt bestimmte Kosten, die zulasten der Mieter gehen, und streckt diese damit vor. Die Mieter decken diese Kosten durch ihre Akontozahlungen für Nebenkosten und allfällige Nachzahlungen aus der Nebenkostenabrechnung.

Am Ende der Abrechnungsperiode werden die geleisteten Akontozahlungen für Nebenkosten mit den tatsächlich angefallenen Kosten verglichen, die der Eigentümer vorgestreckt hat und den Mietern weiterverrechnen darf. Daraus ergeben sich die Nachzahlungen oder Rückerstattungen für die einzelnen Mieter: Reichen die Akontozahlungen nicht aus, muss der Mieter die Differenz nachzahlen. Übersteigen sie seinen tatsächlichen Kostenanteil, wird ihm die Differenz zurückerstattet.

Der Eigentümer der Renditeliegenschaft trägt auch Kosten, die ihm von den Mietern nicht zurückerstattet werden und deshalb zu seinen Lasten gehen. Dazu gehören beispielsweise Kosten für leer stehende Wohnungen, Gebäudeversicherungen, Hypothekarzinsen, ausserordentliche Unterhaltsarbeiten und Liegenschaftssteuern. Durch den Vergleich dieser Kosten mit den Mietzinseinnahmen lässt sich der Gewinn oder Verlust ermitteln.

Eine Renditeliegenschaft kann somit einen Gewinn, einen Verlust oder ein ausgeglichenes Ergebnis erzielen.

Akontozahlungen von den Mietern anfordern

Die Höhe der Akontozahlungen wird im Mietvertrag festgelegt.

Die Forderungen aus den Akontozahlungen werden in der Buchhaltung erfasst. Dadurch bleibt der geschuldete Betrag auf dem Mieterkonto sichtbar, auch wenn ein Mieter eine Akontozahlung nicht leistet.

Kosten auf die Mieter verteilen

Bei Renditeliegenschaften können die Kosten anhand verschiedener Verteilungsschlüssel auf die Mieter verteilt werden. In der Schweiz dienen hauptsächlich die Wohnfläche (in Quadratmetern), das Wohnungsvolumen (in Kubikmetern) oder der tatsächliche Verbrauch gemäss Zählerablesung als Grundlage.

Das Diagramm zeigt, wie die Kosten zulasten der Mieter am Ende der Abrechnungsperiode durch deren Zahlungen gedeckt werden. Dabei werden die Akontozahlungen für Nebenkosten sowie die Nachzahlungen oder Rückerstattungen aus der abschliessenden Nebenkostenabrechnung berücksichtigt.

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für Kosten einer Renditeliegenschaft, die auf die Mieter verteilt werden: