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Il Preventivo basato sui movimenti è il sistema di pianificazione finanziaria di Banana Contabilità che permette di pianificare il futuro dell'azienda o della propria attività. Puoi creare previsioni economiche, patrimoniali e di liquidità inserendo nella tabella Preventivo i movimenti futuri con la stessa logica Dare/Avere della contabilità.
Utilizzi lo stesso piano dei conti e la stessa struttura della contabilità reale. La previsione non viene quindi gestita come un elemento separato: dati contabili e previsionali fanno parte dello stesso sistema.
Costi, ricavi, patrimonio e liquidità rimangono collegati tra loro e Banana Contabilità calcola automaticamente le relative proiezioni.
La contabilità del futuro
La contabilità permette di conoscere in modo strutturato ciò che è già avvenuto: quanto è stato venduto, quali costi sono stati sostenuti, quanto devono ancora pagare i clienti, quali debiti devono essere saldati e quanta liquidità è disponibile.
Per prendere decisioni è però altrettanto importante poter guardare avanti e rispondere a domande come:
- l'attività sarà redditizia?
- avremo liquidità sufficiente nei prossimi mesi?
- quando potranno essere effettuati nuovi investimenti?
- sarà necessario ricorrere a un finanziamento?
- quanto sarà possibile prelevare o distribuire senza creare problemi di liquidità?
L'idea alla base del Preventivo basato sui movimenti nasce proprio dall'esigenza di poter rispondere a queste domande in modo strutturato e di mantenere facilmente aggiornate le previsioni.
Molte aziende, in particolare le nuove attività, possono infatti trovarsi in difficoltà non perché manchino clienti o perché i prodotti e i servizi non siano validi, ma perché non dispongono di una previsione affidabile della liquidità futura o perché diventa difficile mantenerla aggiornata quando cambiano le condizioni dell'attività.
Da questa esigenza nasce un principio semplice: utilizzare per il futuro lo stesso metodo utilizzato dalla contabilità per rappresentare il passato.
Il Preventivo basato sui movimenti applica quindi la stessa logica contabile agli eventi futuri.
Nella tabella Preventivo inserisci i movimenti che prevedi avverranno, utilizzando gli stessi conti e la logica Dare/Avere delle normali registrazioni contabili.
Puoi pianificare, ad esempio:
- vendite e acquisti
- incassi e pagamenti
- stipendi e altri costi ricorrenti
- investimenti e ammortamenti
- finanziamenti e rimborsi.
Il sistema utilizza così il motore della contabilità anche per il futuro. Dai movimenti previsionali può calcolare l'evoluzione dei conti e generare Bilancio, Conto economico, previsioni della liquidità e altri report, utilizzando la stessa struttura impiegata per i dati effettivi.
La stessa struttura utilizzata per comprendere il passato diventa così uno strumento per pianificare il futuro. In pratica, è come fare oggi la contabilità del futuro.
A chi si rivolge
Il Preventivo basato sui movimenti è indicato per aziende, startup, imprenditori, esperti contabili, fiduciarie, commercialisti e consulenti che desiderano costruire una pianificazione economica e finanziaria dettagliata.
È particolarmente utile anche per le startup e le nuove attività, dove la pianificazione parte soprattutto dal futuro: puoi trasformare le ipotesi del progetto in movimenti previsionali e valutare come vendite, costi, investimenti, finanziamenti, incassi e pagamenti potranno influenzare nel tempo redditività e liquidità.
Il sistema può essere utilizzato sia per la propria attività sia per quella dei clienti.
Permette in particolare di:
- pianificare l'attività futura
- verificare la sostenibilità economica e finanziaria del progetto
- controllare redditività e liquidità
- valutare investimenti e finanziamenti
- individuare anticipatamente possibili necessità finanziarie
- confrontare, quando l'attività è avviata, le previsioni con i risultati reali.
Per il professionista contabile significa poter andare oltre la registrazione e l'analisi di ciò che è già avvenuto, utilizzando le competenze contabili anche per supportare le decisioni sul futuro.
I vantaggi del sistema integrato
Il Preventivo è integrato direttamente nella contabilità. Questo offre diversi vantaggi:
- Un solo sistema e un solo file. Dati contabili e previsionali sono gestiti insieme, senza dover mantenere separatamente contabilità, budget e pianificazione finanziaria.
- Preventivo basato sulla partita doppia. I movimenti previsionali utilizzano la stessa logica Dare/Avere delle registrazioni contabili.
- Stesso piano dei conti, senza mappature. Preventivo e Consuntivo utilizzano gli stessi conti, senza necessità di creare corrispondenze tra piano contabile e struttura di budget.
- Due modalità di Preventivo. Puoi utilizzare valori aggregati nella colonna Preventivo della tabella Conti o Categorie oppure costruire una previsione dettagliata per periodo attraverso i movimenti della tabella Preventivo.
Formule e calcoli automatici. Nella tabella Preventivo puoi utilizzare formule, quantità e prezzi per calcolare automaticamente gli importi previsionali. Le formule possono utilizzare anche i saldi effettivi dei conti e i valori previsionali già calcolati, permettendo di collegare i diversi elementi della pianificazione.
- Modifiche automatiche a cascata. Quando cambia un dato, Banana Contabilità ricalcola automaticamente i valori previsionali che dipendono da esso.
- Confronto diretto tra Preventivo e Consuntivo. Puoi confrontare dati previsionali ed effettivi nei report e analizzarli anche nel dettaglio delle schede conto.
- Report senza importazioni. Bilancio, Conto economico, liquidità e altri report vengono generati direttamente dagli stessi dati, senza esportazioni, importazioni, mappature o riconciliazioni tra sistemi diversi.
Una previsione economica, patrimoniale e finanziaria
Pianificare non significa soltanto prevedere costi e ricavi.
Ogni decisione aziendale può avere contemporaneamente effetti sul risultato economico, sul patrimonio e sulla liquidità. Il Preventivo basato sui movimenti mantiene questi effetti collegati utilizzando la logica della contabilità.
Puoi così ottenere automaticamente:
- conto economico previsionale
- stato patrimoniale previsionale
- evoluzione della liquidità
- confronto tra Preventivo e Consuntivo.
Ogni movimento previsionale produce gli effetti contabili corrispondenti e mantiene coerenti le diverse componenti della previsione.
Esempio: dalla vendita alla liquidità
Supponiamo di prevedere una vendita con pagamento successivo.
La registrazione della vendita determina:
- il ricavo previsto
- il credito verso il cliente.
Quando inserisci anche l'incasso previsto, il sistema determina:
- la diminuzione del credito verso il cliente
- l'aumento della liquidità.
Puoi quindi vedere non solo quanto prevedi di guadagnare, ma anche quando prevedi di incassare.
Una pianificazione orientata alla liquidità
Un risultato economico positivo non significa necessariamente avere denaro sufficiente per far fronte ai pagamenti.
Un'azienda può essere redditizia e trovarsi comunque in difficoltà se gli incassi arrivano dopo i pagamenti oppure se investimenti, rimborsi di finanziamenti o altre uscite assorbono temporaneamente la liquidità disponibile.
Per questo la liquidità è un elemento centrale della pianificazione finanziaria.
Collegando costi, ricavi, crediti, debiti, investimenti, finanziamenti, incassi e pagamenti puoi vedere come le operazioni previste influenzeranno nel tempo la disponibilità finanziaria.
La pianificazione diventa così uno strumento per anticipare possibili carenze di liquidità e valutare per tempo decisioni come il rinvio di un investimento, la modifica delle condizioni di pagamento o il ricorso a un finanziamento.
Come si costruisce la previsione
L'elemento centrale del Preventivo basato sui movimenti è la tabella Preventivo. È in questa tabella che inserisci e organizzi le operazioni che prevedi avverranno in futuro.
La tabella Preventivo funziona in modo simile alla tabella Registrazioni: ogni riga rappresenta un movimento e utilizza gli stessi conti della contabilità. La differenza è che, invece di registrare operazioni già avvenute, inserisci le operazioni che prevedi avverranno.
Per ogni movimento puoi definire, tra gli altri elementi:
- data
- descrizione
- conto Dare e conto Avere
- importo
- frequenza di ripetizione
- periodo di validità.
Quando necessario puoi utilizzare anche codice IVA, centri di costo e profitto, segmenti, formule, quantità e prezzi.
I movimenti inseriti nella tabella Preventivo vengono elaborati da Banana Contabilità per determinare i valori previsionali dei conti e la loro evoluzione nel tempo. Dagli stessi dati puoi quindi ottenere Bilancio, Conto economico, previsioni della liquidità e gli altri report previsionali.
Il processo può essere rappresentato in modo semplificato così:
- Piano dei conti → Tabella Preventivo → Movimenti di Preventivo → Valori previsionali → Report previsionali → Confronto con il Consuntivo
Per conoscere nel dettaglio le colonne e le funzioni disponibili, consulta Tabella Preventivo.
Per imparare a impostare e organizzare le operazioni future, consulta Movimenti di pianificazione.
Automatizzare la pianificazione
Molte operazioni previste si ripetono nel tempo oppure dipendono da valori che possono essere calcolati automaticamente.
Banana Contabilità mette a disposizione diverse funzionalità per rendere la pianificazione più semplice da impostare e più facile da aggiornare.
Movimenti ripetitivi
Operazioni come affitti, stipendi, assicurazioni, rate e altri pagamenti ricorrenti non devono essere inserite manualmente per ogni periodo.
Puoi inserire il movimento una sola volta e indicare nella colonna Ripeti:
- la frequenza con cui deve essere ripetuto
- la data fino alla quale deve essere ripetuto.
Banana Contabilità genera automaticamente le relative proiezioni nei periodi successivi.
Quantità, prezzi e formule
Quando un importo dipende da altri valori, puoi utilizzare quantità, prezzi e formule di calcolo.
Puoi, ad esempio:
- indicare una quantità e un prezzo unitario
- calcolare automaticamente un importo mediante una formula
- definire variabili da utilizzare nei calcoli
- utilizzare valori previsionali già calcolati.
Questo permette di creare previsioni in cui determinati importi si aggiornano automaticamente quando cambiano le ipotesi di pianificazione.
Utilizzare i saldi previsionali nei calcoli
Durante il calcolo del Preventivo, Banana Contabilità aggiorna progressivamente i saldi previsionali dei conti.
Questi valori possono essere utilizzati nelle formule per calcolare automaticamente altri movimenti previsionali.
È possibile, ad esempio, impostare calcoli relativi a:
- saldi IVA e relativi pagamenti
- ammortamenti
- accantonamenti
- altri importi che dipendono dai valori previsionali calcolati fino a quel momento.
Quando modifichi un movimento, anche i valori che dipendono da esso possono essere ricalcolati automaticamente.
Le formule e le funzioni di calcolo sono approfondite nelle pagine specifiche del tutorial.
Previsioni precise per periodo
Con il Preventivo non ottieni soltanto una previsione riferita all'intero anno.
Ogni movimento viene attribuito al periodo in cui prevedi che avverrà. Puoi quindi ottenere report dettagliati per mese, trimestre, anno o altri periodi.
Ad esempio, se un costo è previsto soltanto nei mesi di giugno, luglio e agosto, con importi diversi per ciascun mese, puoi inserire i rispettivi movimenti con le date e gli importi previsti.
Nei report Banana Contabilità visualizzerà ciascun costo nel periodo corrispondente, senza influenzare gli altri mesi.
La previsione riflette quindi quando si verifica un evento e con quale importo, invece di limitarsi a distribuire genericamente un valore annuale sui dodici mesi.
Una pianificazione continua: il rolling budget
La pianificazione finanziaria non deve essere un documento statico preparato una volta all'anno.
Durante l'attività le condizioni cambiano: arrivano nuovi ordini, alcuni costi aumentano, gli investimenti vengono anticipati o posticipati e gli incassi possono avvenire in momenti diversi da quelli inizialmente previsti.
Puoi aggiornare la pianificazione in qualsiasi momento:
- modificando gli importi
- cambiando le date
- aggiungendo nuovi movimenti
- eliminando previsioni non più valide.
Banana Contabilità ricalcola automaticamente le proiezioni e i relativi report.
Questo permette di utilizzare il sistema per una pianificazione continua, o rolling budget, aggiornando regolarmente le previsioni sulla base delle nuove informazioni disponibili.
Il Preventivo non rimane quindi una fotografia realizzata all'inizio dell'anno, ma diventa uno strumento operativo che evolve insieme all'attività.
Preventivo e Consuntivo nello stesso sistema
Man mano che la contabilità viene aggiornata, puoi confrontare:
- ciò che avevi previsto
- ciò che è realmente avvenuto
- le relative differenze.
Il confronto è possibile sia nei report sia nelle schede conto, perché Preventivo e Consuntivo utilizzano lo stesso piano dei conti e la stessa struttura contabile.
Puoi così analizzare gli scostamenti fino al dettaglio dei singoli conti, comprenderne le cause e utilizzare le informazioni ottenute per aggiornare e migliorare progressivamente le previsioni future.
Non devi importare o riallineare manualmente dati provenienti da sistemi diversi: il confronto deriva direttamente dai dati contabili e previsionali presenti nello stesso file.
Uno strumento avanzato
Il Preventivo basato sui movimenti utilizza la logica contabile per costruire e mantenere collegate previsioni economiche, patrimoniali e finanziarie.
Per sfruttarne pienamente le possibilità è quindi utile avere familiarità con la contabilità, la pianificazione finanziaria e i flussi di incasso e pagamento.
Rispetto a un semplice preventivo annuale, questa impostazione permette di costruire previsioni molto più dettagliate e di analizzare in modo coerente gli effetti delle decisioni future sulla redditività, sul patrimonio e sulla liquidità.