In diesem Artikel
Bevor Sie die an die Revisionsstelle zu übermittelnden Unterlagen zusammenstellen, sollte Sie die auf der Webseite Abschluss der Buchhaltung vorgeschlagenen Informationen konsultieren. Zusätzlich zu den Informationen über die Nutzung der Programmfunktionen wurde dort eine Reihe von Prüfungs- und Kontrollvorgängen beschrieben, die vor Abschluss des Buchhaltungsjahres durchzuführen sind.
Unternehmen, welche der Prüfungspflicht unterliegen, müssen ihrer Revisionsstelle eine Serie von Dokumenten und Unterlagen übermitteln.
Von einem Jahr zum nächsten vergisst man oft, was der Revisionsstelle zu übermitteln ist. Es ist daher ratsam, eine Checkliste zu erstellen, in der alle von der Revisionsstelle in den Vorjahren verlangten Unterlagen sowie die durchzuführenden Abschluss- und Berichtigungsoperationen festgehalten werden.
Um diese Aufgabe zu erleichtern, können im Laufe des Jahres einige einfache Vorgänge eingeplant werden, die sowohl denjenigen, die die Buchhaltung führen, als auch denjenigen, die sie prüfen müssen, die Arbeit erleichtern. Wir empfehlen folgendes:
- Erstellen Sie einen Ordner für digitale Dokumente.
Speichern Sie die digitalisierten Dokumente der Jahresabschlüsse des laufenden Jahres unter aussagekräftigen Namen. - Digitalisieren Sie Belege
Digitalisieren Sie alle Rechnungen, Kassenbelege, AHV-, Sozialversicherungs- und Beitragsabrechnungen.
Digitale Dokumente, wie zum Beispiel Rechnungen und Quittungen, können zu einem festen Bestandteil der Buchhaltungsakte werden. Mit Banana Buchhaltung können Sie das digitalisierte Dokument in der Zeile des Kontextbuchungssatzes einfügen. Wenn der Buchprüfer auf den Link des digitalen Dokumentes klickt, öffnet er das Dokument und kann dessen Inhalt einsehen, ohne Zeit mit der Suche nach Informationen in Papierakten zu verlieren.
PDF-Ausdrucke zur Übermittlung an die Revisionsstelle
Folgend finden Sie eine Liste der wichtigsten Dokumente, die Sie dem Buchprüfer übermitteln müssen.
Deklarationen für die Angestellten
- Deklaration der AHV-Löhne per 31.12. an die Ausgleichskasse
- Deklaration der vorgeschossenen Zulagen (bereits in der AHV-Lohndeklaration enthalten)
- Lohnjournal
- Gehaltskontenblätter der Angestellten
- Lohnausweise der Angestellten
- Deklaration zur definitiven Prämienabrechnung der obligatorischen Unfallversicherung per 31.12.
- Deklaration zur definitiven Prämienabrechnung der Unfallzusatzversicherungen per 31.12.
- Deklaration zur definitiven Prämienabrechnung der Krankentaggeldversicherung per 31.12.
Kontoauszüge und Abrechnungen von Bank/Post
- Bank- und Postkontoauszüge per 31.12.
- Bankabrechnungen per 31.12. für eventuelle Quellensteuer
- Kontoauszüge Darlehenskonten per 31.12.
MwSt/USt-Abrechnung
- MwSt/USt-Abrechung für jede Abrechnungsperiode (Quartal oder Semester)
- MwSt/USt-Abrechungsformular für jede Abrechnungsperiode (Quartal oder Semester)
- Mehrwertsteuer/Umsatzsteuer-Verprobung (am Jahresende vorgeschrieben)
- ggf. Kopie MwSt/USt-Differenzmeldungsformular (falls sich bei der Verprobung Differenzen zwischen gebuchter und gemeldeter MwSt/USt ergeben)
Personalführung
- AHV/IV/EO
- Unfallversicherung nach UVG
- Zusätzliche Unfallversicherung
- Krankentaggeldversicherung
- Pensionskasse
- Quellensteuer
Offizielle Dokumente
- Protokoll der ordentlichen Generalversammlung vom Vorjahr
- Protokoll von ausserordentlichen Generalversammlungen
- Steuerrechnung Vorjahr
- Kopie des Zahlungsauftrages der Verrechnungssteuer und des Formulars 103, welches der ESTV für allfällige Dividendenausschüttungen eingereicht wurde
- Kopie der Gebäudeversicherungspolice
- Inventardetails des Warenlagers sowie Bewertung des Warenlagers per 31.12.
- Detaillierte Informationen zu den verbuchten Rechnungsabgrenzungsposten (Transitorische Aktiven und Passiven)
- Detaillierte Informationen zum Anlagevermögen und zu den getätigten Abschreibungen (Tabellen, Kontoauszüge...)
- Berechnung der Steueraufwandes für Steuerrückstellung
- Kopien Leasing- und Mietverträge
- Kopien neuer Darlehensverträge
- Berechnung des Aufwandes für sonstige lang- und kurzfristige Rückstellungen
- Geschäftsbericht des zu prüfenden Jahres
- Anhang (mit Erläuterungen) zu Bilanz- und Erfolgsrechnung
Datenexport
Die Rechnungslegungsvorschriften verlangen, dass Rechnungslegungsdaten den Rechnungsprüfern und Inspektoren in digitaler Form zur Verfügung gestellt werden. Banana Buchhaltung ist hiermit konform, denn:
- Der Revisor kann die Buchhaltungsdatei mit dem kostenlosen Free-Plan von Banana Buchhaltung öffnen.
- Alle Buchhaltungsdaten sind in den Tabellen übersichtlich dargestellt.
- Die Daten können kopiert und direkt in andere Programme eingefügt werden.
- Es ist möglich, die Daten direkt aus der Tabelle in diverse Formate zu exportieren.
- PDF-Dossier erstellen exportiert alle Buchhaltungsdaten in einem ideales digitales Format zum Lesen.
Erweiterungen für die Datenpräsentation und Datenexport
Es stehen mehrere Erweiterungen für die Präsentation und den Export von Daten in spezifische Formate zur Verfügung.
- Audit File Reports erstellt Berichte, die für den Prüfer nützlich sein können und die kopiert und in Excel eingefügt werden können.
- Standard Audit File - for taxation.
Datenexport in XML sowie andere Formate entsprechend den OECD-Richtlinien sowie für bestimmte Länder. - Suchen Sie in den Erweiterungen nach spezifischen Erweiterungen für Ihr Land.
Weitere hilfreiche Informationen
Folgend finden Sie weitere für eine optimale Buchführung sowie Dokumentverwaltung hilfreiche Informationen: