Registrazioni contabili di chiusura

A fine esercizio, prima di passare al nuovo anno, è necessario eseguire alcune operazioni contabili di chiusura.
Alcune registrazioni sono semplici e possono essere svolte in autonomia, mentre altre richiedono competenze tecniche o hanno implicazioni fiscali e previdenziali che rendono consigliabile l’assistenza di un commercialista o fiduciario.

Le operazioni di chiusura presentate sono suddivise in:

• Livello Base – per tutti gli utenti
• Livello Avanzato – per utenti esperti o per consulenti.

Sono operazioni semplici, ricorrenti, gestibili autonomamente con Banana Contabilità Plus.

Controlli preliminari

Prima della chiusura, verifica che:

• Non ci siano errori con Controlla contabilità;
• i saldi bancari nella contabilità corrispondano agli estratti conto;
• tutti i movimenti dell’anno siano stati registrati;
• il saldo IVA automatica sia stato trasferito nel conto “IVA dovuta”.

Fatture clienti e fornitori aperte (solo se contabilità sull’incassato)

Se utilizzi una contabilità sull’incassato, a fine anno devi registrare:

• le fatture clienti emesse ma non incassate,
• le fatture fornitori ricevute ma non ancora pagate.

Queste registrazioni permettono di attribuire correttamente costi e ricavi all’esercizio.
Puoi utilizzare le funzioni Fatture aperte clienti e Fatture aperte fornitori.

Fatture clienti aperti al 31.12

Nel caso in cui tu tenga la contabilità sull'incassato, a fine anno devi registrare le fatture dei clienti emesse e non ancora incassate e quelle ricevute dai fornitori e non ancora pagate. Questa operazione di chiusura serve a determinare i costi e i ricavi di competenza dell'esercizio. Per facilitare la procedura, con la funzione delle fatture aperte per cliente e fatture aperte per fornitore puoi rapidamente rilevare i valori al 31.12.

Fatture fornitori aperti al 31.12

Nel caso in cui tu tenga la contabilità sull'incassato, a fine anno devi registrare le fatture dei clienti emesse e non ancora incassate e quelle ricevute dai fornitori e non ancora pagate. Questa operazione di chiusura serve a determinare i costi e i ricavi di competenza dell'esercizio. Per facilitare la procedura, con la funzione delle fatture aperte per cliente e fatture aperte per fornitore puoi rapidamente rilevare i valori al 31.12.

Ammortamenti

A fine esercizio bisogna rilevare il deprezzamento dei beni mobili e immobili e valutare eventuale l'ammortamento accelerato per quei beni soggetti a una rapida obsolescenza.
Puoi utilizzare il nostro applicativo Registro beni ammortizzabili che crea in automatico le registrazioni di ammortamento e puoi riprenderli nel file della contabilità. La registrazione dell'ammortamento varia a dipendenza se viene effettuato con uno dei seguenti metodi:
Ammortamento diretto: si registra il deprezzamento direttamente nel conto economico, utilizzando in dare il conto ammortamento e in avere il conto del bene patrimoniale. Nel bilancio il bene patrimoniale risulta sempre con il valore residuo

• Ammortamento indiretto: in questo caso l'ammortamento viene registrato non come diminuzione del bene patrimoniale ma come rettifica registrando in un fondo ammortamento (diminuzione di attivo). 

Assestamento magazzino

Il valore del magazzino a fine anno deve essere rettificato in contabilità. Durante l’anno, nel file contabile non vengono registrati i movimenti relativi al magazzino: le entrate e le uscite delle merci, così come i rispettivi valori, vengono invece gestiti e aggiornati nel file o nell’applicativo dedicato al magazzino.

Il nostro applicativo Magazzino facilita la gestione delle quantità in entrata e in uscita, dei prezzi unitari e dei valori finali del magazzino, permettendoti di determinare in modo semplice e veloce l’assestamento da registrare a fine anno nella tua contabilità.

Per calcolare il valore del magazzino da riportare correttamente nel Bilancio:

• Determinare il valore del magazzino
• Confrontare il valore a inizio anno del magazzino con il valore finale
• Registrare la differenza come variazione del magazzino utilizzando come contropartita il conto economico delle merci.

Nel nostro esempio riportato in Banana si presuppone un aumento del magazzino rispetto al valore iniziale. Pertanto il magazzino (conto 1200) viene registrato in Dare, mentre in avere viene registrata la diminuzione del costo delle merci.

Consumo proprio

Il consumo proprio si verifica quando l’imprenditore utilizza per scopi privati beni o servizi appartenenti all’impresa (merci, materiale, auto, locali, ecc.).
Fiscalmente è come se l’azienda vendesse a sé stessa, quindi va registrato come ricavo imponibile IVA.

Secondo la Legge sull’IVA (LIVA), il consumo proprio è imponibile perché rappresenta un utilizzo privato di beni per i quali l’impresa ha dedotto l’IVA precedente.

Il valore da considerare è generalmente:

• valore di mercato del bene utilizzato, oppure
• costo di acquisto se più basso.

L’aliquota IVA applicabile è quella del bene (p.es. 8,1%).

Se l’imprenditore preleva merce dall’azienda per uso personale:

• Si registra un ricavo (come se fosse una vendita).
• Si calcola l’IVA sul valore del bene.
• Si riduce il magazzino.

Consumo proprio su veicoli aziendali:

• Uso privato di un’auto dell’azienda → occorre registrare un importo forfettario o calcolato secondo regole fiscali (p.es. 0.9% del prezzo d’acquisto al mese).
• L'uso privato è considerato ricavo.
• L’IVA va dichiarata come IVA a debito.
• La contropartita può essere:
  • una riduzione dei costi auto (6900), oppure
  • una riduzione del valore dell’attivo (auto), spesso preferito per ditte individuali.

Assestamento conto Imposte e tasse

L'assestamento delle imposte e tasse è una scrittura di fine anno che serve a:

• Registrare le imposte e le tasse maturate nell’anno ma non ancora pagate
• Correggere importi stimati in precedenza sulla base del conteggio fiscale effettivo.

In questo modo si riconosce il costo corretto dell’esercizio e si rileva il relativo debito verso l’autorità fiscale.

È inoltre necessario verificare che gli acconti pagati durante l’anno si riferiscano all’anno in corso.
I pagamenti di imposte che riguardano esercizi precedenti vanno registrati a chiusura degli accantonamenti presenti nel conto “Imposte dirette” (patrimoniale).

Se il saldo degli accantonamenti risulta insufficiente o eccedente, la differenza deve essere registrata come costo o ricavo straordinario, oppure come componente di periodi precedenti, a seconda della natura della variazione.

Assestamento conto Privato

Il conto privato (di solito 2850 / 2860) è usato nelle ditte individuali o nelle società di persone per registrare:

• Prelievi personali del titolare
• Versamenti personali del titolare
• Utilizzo di beni aziendali per scopi privati (consumo proprio)
• Spese private erroneamente pagate dall’azienda
• Rettifiche di fine anno

Alla fine dell’anno, questo conto deve essere assestato per riflettere il saldo corretto fra titolare e azienda.

Se il conto privato è attivo (saldo Dare) e rappresenta quindi un credito del titolare verso l’azienda, in teoria potrebbero essere riconosciuti degli interessi.

Registrare IVA e dichiarazione IVA

Prima di inoltrare la dichiarazione IVA, consigliamo le seguenti verifiche:

• Utilizzare il comando Controlla Contabilità. In caso di errori e differenze trovi i messaggi nella finestra informativa in basso, nella sezione Messaggi.
• Verificare che nella colonna Saldo della tabella Registrazioni che non ci siano differenze.
• Controllare i saldi bancari se sono corrispondenti a quelli inviati dalla banca.
• Verificare che il conto IVA in automatico dopo aver stornato il saldo nel conto IVA dovuta (IVA da pagare all'AFC) sia a zero. Nel conto IVA dovuta deve risultare l'importo da versare o l'importo a credito da ricevere.
• Prima di inoltrare l'ultima dichiarazione IVA, visualizzare nuovamente i rendiconti IVA degli altri trimestri per controllare che gli importi versati all'AFC siano ancora corrispondenti a quelli visualizzati.
• Utilizzare il comando del Riassunto IVA per visualizzare i vari report e creare una stampa in PDF per l'archiviazione dei dati. In caso di controlli fiscali saranno utili.

Conguagli AVS/AD/IPG/AD

• Durante l'anno, nel conto dei contributi AVS, solitamente vengono registrati gli acconti pagati alla Cassa Cantonale di Compensazione AVS (in Dare) e le quote trattenute sugli stipendi ai dipendenti (Avere).
• Se durante l’anno gli assegni familiari pagati ai dipendenti sono stati registrati in un conto dedicato, per esempio nel conto “Contributi assegni familiari”, per riconciliare la contabilità con il conteggio di chiusura AVS e registrare il relativo assestamento si può girare il saldo di questo conto sul conto Contributi AVS/AD.

Conguagli Lainf, Lainf complementare

Con la registrazione degli ultimi stipendi di dicembre e il pagamento delle tredicesime, occorre stampare la lista degli stipendi con l'indicazione di tutti gli stipendi lordi. Il lordo complessivo AVS devi comunicarlo alle assicurazioni del personale, che determineranno eventuali conguagli da pagare.

Conguagli cassa pensione

Tante assicurazioni previdenziali per il secondo pilastro (LPP) calcolano il premio annuo secondo le previsioni di salario per i dipendenti, comunicati dall'azienda prima della fine dell'anno. Non sono incluse le gratifiche. Modifiche importanti durante il corso dell'anno vanno comunicati al momento, in modo che l'assicurazione comunichi le variazioni del premio. L'azienda può anche decidere di versare un importo maggiore rispetto al premio, per evitare di avere un importo scoperto in seguito a modifiche durante l'anno.

A fine anno l'assicurazione per la LPP invia un conteggio finale dove figura un saldo a credito o a debito , a dipendenza se è stato versato in più o in meno rispetto al conteggio effettivo.

Nell'esempio che segue si presuppone che ci sia un saldo da pagare. Pertanto la registrazione sarà eseguita su due conti: in Dare il conto Contributi LPP e in avere il conto Debiti verso istituiti previdenziali.

In caso di credito, si storna il conto contributi LPP: in dare si registra sul conto crediti verso Istituiti previdenziali e in avere il conto Contributi LPP (in diminuzione). 
Nel nuovo anno, il credito deve essere stornato sul conto conto Contributi LPP (per il nuovo anno) e il credito chiude in Avere.

Assestamento Fondo svalutazione crediti o Delcredere

Il Fondo svalutazione crediti / Delcredere è un conto rettificativo dell’attivo, associato ai crediti e serve a ridurre il valore dei crediti clienti per tenere conto del rischio che alcuni non vengano incassati.

In pratica:

• i crediti in bilancio sono mostrati al valore realistico
• il fondo rappresenta una stima delle perdite possibili
• aumenta la prudenza del bilancio, come richiesto dal CO svizzero

In dare si registra sul conto economico Svalutazione crediti e in avere il Fondo svalutazione crediti

Conguaglio Imposte alla fonte

Durante l’anno il datore di lavoro trattiene l’imposta alla fonte sui salari dei dipendenti stranieri non domiciliati fiscalmente in Svizzera. Gli importi trattenuti devono essere versati all'Ufficio imposte alla fonte ogni trimestre. 

A fine anno, con l'ultimo conteggio di dicembre, si esegue la dichiarazione delle imposte alla fonte dell'ultimo trimestre. Si controllano tutti gli stipendi lordi versati e in caso di modiche salariali o errori, le rettifiche possono essere fatte con l'ultima dichiarazione delle imposte alla fonte. 

In genere, l'importo complessivo da pagare per le imposte alla fonte per il quarto trimestre, si registra come debito al 31.12 o, nel caso sia stato versato troppo si registra come credito. La contropartita è sempre il conto dei salari (conto 5000). 

Rimborsi per quadri superiori

Per “quadri superiori” si intendono figure dirigenziali (CEO, direttori, responsabili di unità).
I rimborsi possono essere per le spese effettive che il dipendente dirigenziale ha sostento per l'azienda. Non sono imponibili per il dipendente, quindi non soggette ad AVS, LPP e imposte alla fonte, a condizione che queste siano documentate, o in caso di indennità forfettarie, sono state approvate tramite regolamentato dall'AFC.

In questo caso, contabilmente sono registrate come costi per rimborso spese o spese del personale.