Umsatzabstimmung mit den MWST-Abrechnungen

Dieses Dokument erläutert, wie die jährliche Umsatzzahl mit den MWST-Abrechnungen in der Schweiz abgestimmt wird, um allfällige Abweichungen vor oder während einer Revision zu erkennen und zu korrigieren.
Der Inhalt richtet sich an Treuhänder, Buchhalter sowie an Nutzer von Banana Buchhaltung, die im schweizerischen Kontext eine MWST-Abstimmung vorbereiten oder überprüfen müssen.

Die Umsatzabstimmung mit den MWST-Abrechnungen ist ein buchhalterischer Prozess, bei dem geprüft wird, ob die in den MWST-Abrechnungen gemeldeten Daten mit den Buchhaltungsaufzeichnungen des Unternehmens übereinstimmen. 

Im Kontext von Banana Buchhaltung bezeichnet der Umsatz den Gesamtbetrag der in den Ertragskonten verbuchten Erlöse aus Verkäufen – ohne MWST, da diese vom Programm automatisch ausgeschieden wird.

Vorprüfungen zur Abstimmung von Umsatz und MWST

Am Jahresende gehört zu den Berechnungen, die der Revisor verlangt, die jährliche Abstimmung zwischen dem in den MWST-Abrechnungen deklarierten Umsatz und dem in der Buchhaltung ausgewiesenen Umsatz.

Vor der Abstimmung des Umsatzes mit den MWST-Abrechnungen sind folgende Überprüfungen notwendig:

Überprüfung der MWST auf Verkäufen und Einkäufen:
Mit Banana Buchhaltung können Sie das Faksimile des MWST-Abrechnungsformulars für ein bestimmtes Quartal auch nachträglich neu erstellen und mit der eingereichten Version vergleichen.

Sie können dabei:

• die auf Verkäufen geschuldete MWST berechnen und mit dem in der MWST-Abrechnung gemeldeten Betrag vergleichen;
• die auf Einkäufen abzugsfähige MWST (Vorsteuer) berechnen und ebenfalls mit dem gemeldeten Betrag abgleichen.

Alternativ können Sie auch das Faksimile des jährlichen MWST-Formulars erstellen und mit den Gesamtsummen der in den vier Quartalsformularen deklarierten Beträgen vergleichen. Sollten sich dabei Abweichungen ergeben, muss festgestellt werden, in welchem Quartal diese entstanden sind, um gezielt Korrekturen vorzunehmen.

Umsatz mit der MWST-Abrechnung abstimmen

In der Schweiz enthält das an die ESTV übermittelte MWST-Formular für jeden Zeitraum (Quartal oder Semester) Angaben zum Umsatz, zur geschuldeten MWST (Umsatzsteuer), zur rückforderbaren MWST (Vorsteuer) sowie zur zu bezahlenden MWST.

Um allfällige Abweichungen zwischen dem in der Buchhaltung (Konten-Tabelle) ausgewiesenen Jahresumsatz und dem in den MWST-Abrechnungen deklarierten Umsatz zu erkennen, empfiehlt es sich, eine Excel-Tabelle zu erstellen, in der die folgenden Daten in separaten Spalten aufgeführt sind:

• Umsatz pro Quartal gemäss Buchhaltung
  Führen Sie dazu den Buchhaltungsbericht mit Quartalsaufteilung aus und prüfen Sie die Gruppe, welche die Ertragskonten zusammenfasst.
• Geschuldete MWST pro Quartal, neu berechnet mit der Funktion MWST-Zusammenfassung oder der MWST-Erweiterung.
• Spalte "Umsatzabweichungen" 
  Zur Berechnung der Differenz zwischen dem deklarierten Umsatz (gemäss MWST-Abrechnung) und dem in der Buchhaltung ausgewiesenen Umsatz.
• Spalte "MWST-Abweichungen" 
  Zur Feststellung der Differenz zwischen der deklarierten MWST und dem neu berechnetem MWST-Betrag.

Abweichungen analysieren:
Wenn beim Vergleich Abweichungen auftreten, empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

• Die Ursachen für die Unterschiede beim Umsatz und/oder in der MWST-Abrechnung identifizieren und analysieren.
• Allfällige Fehler korrigieren und gegebenenfalls ein Korrekturformular an die ESTV übermitteln.
• Im MWST-Abstimmungsdokument jede Differenz klar begründen. Es ist hilfreich, auch die Buchungen aufzuführen, in denen der Fehler gemacht wurde oder die die Abweichung verursacht haben (z. B. Buchungen ohne MWST-Code).

Im Folgenden ein einfaches Beispiel für ein Schema zur Ermittlung von Differenzen. Die Tabelle kann je nach Bedarf individuell angepasst werden.

Hauptursachen für Differenzen bei der Umsatzzahl

In Banana Buchhaltung Plus tragen grundsätzlich alle Buchungen mit einem MWST-Code zur Berechnung der Mehrwertsteuer sowie zur Ermittlung der Beträge in den entsprechenden Feldern des MWST-Formulars bei. Beim Vergleich der Umsatzzahl können jedoch verschiedene Ursachen zu Abweichungen führen:

• Fehlender MWST-Code bei einem steuerpflichtigen Verkauf: 
  Wird eine mehrwertsteuerpflichtige Verkaufsbuchung ohne MWST-Code erfasst, ist der Betrag zwar in der buchhalterischen Umsatzzahl enthalten, erscheint jedoch nicht in der MWST-Abrechnung. Dadurch entsteht eine Differenz zwischen den beiden Werten.
  • Beispiel: Ein Verkauf von CHF 1’000 ohne MWST-Code erhöht die buchhalterische Umsatzzahl um CHF 1’000, wird jedoch nicht in der MWST-Abrechnung derselben Periode berücksichtigt.
• Nachträgliche Buchungen mit MWST-Code: 
  Es wurden nach der Übermittlung der MWST-Daten an die ESTV zusätzliche Buchungen mit MWST-Code hinzugefügt.
• Gelöschte Buchungen mit MWST-Code: 
  Buchungen mit MWST-Code wurden – auch versehentlich – nachträglich gelöscht, nachdem die MWST-Daten bereits übermittelt worden waren.
• Buchungen mit falschem Datum: 
  Es wurden Buchungen mit einem Datum aus einem bereits abgerechneten Quartal eingegeben.
• Stornierungen ohne negativen MWST-Code: 
  Bei Stornierungen wurde kein MWST-Code mit negativem Vorzeichen verwendet. Dadurch fehlt die entsprechende Korrektur in der MWST-Abrechnung.
• Unpassende MWST-Codes bei Abgrenzungen oder Abschlussbuchungen: 
  Es wurden MWST-Codes verwendet, obwohl diese bei Abgrenzungen oder Abschlussbuchungen nicht vorgesehen sind.
• Falscher MWST-Code bei Stornierung von Exportverkäufen: 
  Bei der Stornierung eines Exportverkaufs wurde irrtümlich der Code VE-0 verwendet. In diesem Fall entsteht eine Differenz, da die Stornierung im Soll gebucht wird und somit den Umsatz reduziert. Der Code VE-0 wird vom Programm jedoch als Bestandteil des Umsatzes betrachtet und entsprechend zum Umsatz hinzugerechnet.

Einen Abstimmungsbericht erstellen

• Dokumentieren Sie den gesamten Abstimmungsprozess einschliesslich der festgestellten Differenzen und der vorgenommenen Korrekturen.
• Erstellen Sie einen detaillierten Bericht, in dem alle Schritte des Abstimmungsprozesses sowie die Ergebnisse klar nachvollziehbar dargestellt sind.

Nützliche Werkzeuge

• Buchhaltungssoftware: 
  Mit Banana Buchhaltung können Sie auch nachträglich MWST-Formular-Faksimiles, MWST-Zusammenfassungen sowie Kontenberichte auf Jahresbasis mit periodischer Aufschlüsselung erstellen. 
  Dies erleichtert den Datenvergleich über längere Zeiträume hinweg, um Abweichungen oder Fehler bei der MWST- und Umsatzberechnung zu erkennen.
• Tabellenkalkulation: 
  Erstellen Sie ein Tabellenblatt (z. B. in Excel), in das Sie Daten aus Banana Buchhaltung kopieren und einfügen, um Verkäufe, Einkäufe und MWST-Abrechnungen systematisch zu verfolgen und zu vergleichen.

Empfehlungen

• Regelmässige Überprüfungen: 
  Führen Sie in regelmässig Abständen Abstimmungen durch, um langfristige Fehler und Differenzen frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden.
• Genauigkeit und Sorgfalt: 
  Die Abstimmung erfordert besondere Aufmerksamkeit und eine sorgfältige Prüfung aller relevanten Daten.
• Unterstützung durch eine Fachperson: 
  Ziehen Sie bei Bedarf einen Treuhänder oder Steuerberater hinzu, um die Richtigkeit und Vollständigkeit des Prozesses sicherzustellen.

Zusammenfassung

Die Abstimmung zwischen Umsatzzahl und MWST-Abrechnungen ermöglicht es, die steuerlichen Deklarationen mit der Buchhaltung abzugleichen. 
Die in Banana Buchhaltung verfügbaren MWST-Reports und Faksimiles unterstützen Sie dabei, allfällige Differenzen strukturiert zu erkennen, zu analysieren und zu dokumentieren.