Boekhouding controleren en opnieuw berekenen

Documentatie •
In dit artikel

U kunt uw boekhouding op verschillende manieren herberekenen en controleren:

  • Met de Shift + F9 toetsen (Windows en Mac) of Cmd + 9 (Mac)
    Herberekening en controle van de boekhouding (primair).
  • Met het commando Acties → Boekhouding controleren
    Met de mogelijkheid van uitgebreide controles.
  • Geef de Saldo kolom weer via het menu Gegevens → Kolommen instellen.

Als er foutmeldingen zijn of verschillen moet u deze corrigeren.

Basis herberekening en controle van de boekhouding (primair)

Het Boekhouding controleren commando controleert eerst de gebruikte versie en, indien een bijgewerkte versie beschikbaar is, vraagt het programma u om bij te werken naar de laatste versie. Wij raden u ten zeerste aan te updaten, aangezien veel functies zijn verbeterd en verschillende problemen zijn opgelost.

Dit commando voert de volgende bewerkingen uit:

  • Het zet de saldi van de rekeningen, kostenplaatsen en segmenten op nul
  • Het controleert de rijen van de diverse tabellen op fouten en rapporteert deze (Rekeningen, Transacties, BTW codes en Wisselkoersen)
  • Het voert alle transacties opnieuw in alsof dit voor de eerste keer gebeurt
    • voor de vreemde valuta boekhouding herberekent het de beginsaldi in basis valuta met gebruikmaking van de meest recente wisselkoersen
    • als de transactierijen niet geblokkeerd zijn herberekent het deze
      • de BTW percentages uit de BTW-codes tabel worden gebruikt om de BTW bedragen opnieuw te berekenen
    • het werkt de saldi bij van de rekeningen, kostenplaatsen en segmenten
    • in de Cash Manager wordt het cummulatieve saldo in de Transactiestabel herberekend.
  • Het herberekent de totalen van de Rekeningen en Categorieën tabellen (inkomsten en uitgaven)
    • het werkt de kolommen Budget verschil en Vorig jaar bij.
    • in de vreemde valuta boekhouding werkt het de Saldo Berekend kolom bij met de meest recente wisselkoers en de corresponderende wisselkoersafwijking.

H et Boekhouding controleren venster (uitgebreide controle)

Naast de primaire herberekening en controle van de boekhouding worden extra controles uitgevoerd.

Venster Boekhouding controleren

Boekhouding opnieuw controleren en extra controles

Dit is een van de nuttigste functies: het hele boekhoudingbestand wordt opnieuw gecontroleerd, alle saldi worden herberekend en de gebruiker wordt gewaarschuwd als fouten gevonden worden. Het commando werkt ook de teksten in de kolommen Rekeningomschrijvingen en Categorieën (Transactietabel) bij, indien deze zijn gewijzigd.

Boekhoudingseigenschappen

Deze optie staat standaard aan. het programma verifieert of de gegevens in de Bestands- en Boekhoudingseigenschappen overeenkomen met de werkelijke boekhouding (bij voorbeeld: de begin- en einddatum, de BTW rekening, de rekeningen voor wisselkoersverschillen, etc.).

Transacties

Verschillen binnen de transacties

Als deze optie aanstaat verifieert het programma of er verschillen zijn tussen Debet en Credit in het Dubbel boekhouden of tussen Rekeningen en Categorieën in de Inkomsten & Uitgaven boekhouding.

  • De rijen waar de verschillen optreden worden aangegeven in het Meldingenvenster.
  • De Saldo kolom toont het verschil tussen de debet en credit beweging. Als er een fout is, gaat het saldo niet naar nul.
  • Het programma laat ook het totale verschilbedrag zien in het Informatievenster onderaan het scherm (alleen als men zich in de Transactiestabel bevindt).

Intermediaire verschillen opnemen

Als deze optie wordt geactiveerd verifieert het programma of er verschillen zijn tussen Debet en Credit in samengestelde transacties (transacties verdeeld over meerdere rijen). Vaak worden verschillen veroorzaakt door onvolledige invoer of fouten in de bedragen (zoals in het volgende voorbeeld).

Verschil debet/credit samengestelde transacties

Saldo controles (#CheckBalance)

Door het activeren van deze optie controleert het programma of het in de beschrijving vermelde saldo afwijkt van het saldo van de boekhouding op de aangegeven datum.
De #CheckBalance boekingen worden gebruikt om aan te geven dat het rekeningsaldo op een bepaalde datum juist is.
Aan het eind van de maand, het kwartaal of het jaar is het nuttig om #CheckBalance boekingen te maken voor de kas- en bankrekeningen. De #CheckBalance boekingen zijn ook nuttig in combinatie met het Transacties blokkeren commando. Met behulp van #CheckBalance boekingen zult u merken of u, na het afsluiten van de periode, onjuiste boekingen hebt gemaakt.

Kenmerken van #CheckBalance boekingen:

  • Datum. Dit moet de datum zijn waarop het saldo betrekking heeft.
    De beschrijving moet bevatten:
    • #CheckBalance, gevolgd door het rekeningsaldo, inclusief decimalen.
    • #CheckBalance -1200.00
    • #CheckBalance 0.00
  • Voor vreemde valuta boekhouding, de woorden #CheckBalance gevolgd door de valutacode en het rekeningsaldo, inclusief decimalen.
    • #CheckBalance  CHF -1200.00
      #CheckBalance  EUR 0.00
      #CheckBalance  -1200.00 Zonder de valutacode wordt de controle uitgevoerd op basis van het saldo in basisvaluta.
  • DebetRek.: de rekening aangeven die moet worden geverifieerd.
  • Bedrag moet leeg worden gelaten.

Het programma ontdekte een verschil tussen het verificatiesaldo en het saldo op de rekening van het bestand.

CheckBalance bij controleren boekhouding

 

 

 

 

 

Zelfde document maar andere datums

Als deze optie wordt geactiveerd zal het programma waarschuwen als transacties met hetzelfde Doc nummer een verschillende datum hebben. Bij samengestelde transacties (=transacties verdeeld over meer dan een rij), waar geen relatie is tussen Doc nummer en Datum, kan het programma niet de correcte tegenrekening bepalen.

Rekeningen

Structuur Rekeningschema

Als deze optie wordt geactiveerd controleert het programma of de structuur van de groepen in her rekeningschema correct is.

Aanwezigheid van wisselkoersafwijkingen

Als deze optie wordt geactiveerd controleert het programma of er niet geboekte wisselkoersafwijkingen zijn.

Beginsaldi verschillen van saldi van vorig jaar

Als deze optie wordt geactiveerd controleert het programma of de beginsaldi van het nieuwe jaar overeenkomen met de eindsaldi van vorig jaar. Indien er verschillen zijn tussen de eindsaldi van het vorige jaar en de openingssaldi van het nieuwe jaar, worden deze als een totaalbedrag in het Berichtenvenster vermeld.

Gepersonalizeerde controles (Extensies)

Als deze optie wordt geactiveerd voert het programma controles uit op de functies die zijn toegevoegd door de gebruiker (Extensies) voor aangepaste verificaties.

Extra controles met de sneltoetsen Shift + F9 opnemen

Als deze optie wordt geactiveerd voert het programma alle controles uit die in dit venster geactiveerd zijn wanneer Shift+F9 ingedrukt wordt. Anders wordt alleen een boekhoudingsherberekening gedaan. (Voor Mac: Shift + Cmd + 9).
 

help_id
dlgcontrollaconta
Tell us how we can help you better
If the information on this page is not what you're looking for, is not clear enough, or is not up-to-date, let us know.

Share this article: Twitter | Facebook | LinkedIn | Email