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Auch mit der Einnahmen- und Ausgabenbuchhaltung können Sie die erweiterte Funktion für automatische Buchungsregeln nutzen, um das Ausfüllen importierter Buchungen zu automatisieren. Diese Funktion ist ausschliesslich im Advanced-Abo von Banana Buchhaltung Plus verfügbar.
Mit Regeln können Sie die Erfassung sich wiederholender/wiederkehrender Transaktionen automatisieren. Für jede importierte Buchung, bei der Sie davon ausgehen, dass sie sich künftig wiederholt, können Sie eine Regel erstellen. Dabei legen Sie nicht nur das Gegenkonto (also den Grund der Ausgabe oder Einnahme) fest, sondern bei Bedarf auch weitere Details wie Kostenstelle, MWST/USt-Code, Zeilenfarbe usw. Bei zukünftigen Importen erkennt das Programm automatisch passende Buchungen und wendet die entsprechenden Regeln an. Die Buchungen werden dann direkt mit allen von Ihnen vordefinierten Informationen ergänzt.
Regeln können Sie auf verschiedene Arten festlegen:
- über die Tabelle Buchungen
- über den Dialog Regeln anwenden
- über die Tabelle Wiederholende Buchungen
Im Folgenden wird erklärt, wie Sie Regeln direkt aus der Tabelle Buchungen erstellen.
Regeln aus der Tabelle Buchungen erstellen
In der Tabelle Buchungen können Sie bereits importierte und vervollständigte Buchungen als Grundlage für die Erstellung von Regeln verwenden.
Gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie die importierten Buchungen aus, nachdem Sie Gegenkonto, ggf. MWST/USt-Code, Kostenstellen und Segmente ergänzt haben.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie im sich öffnenden Kontextmenü Regeln aus Auswahl erstellen.
Die Buchungen mit Regeln werden in der Tabelle Wiederholende Buchungen gespeichert und sind in der Spalte Beleg am Kennzeichen “!Rule” erkennbar.
Wenn Sie vollständige Regeln mit allen Details speichern, ergänzt das Programm bei der nächsten Datenübernahme aus dem Bank- oder Postauszug die Buchungen automatisch – inklusive Gegenkonto und aller gespeicherten Elemente. Der Betrag wird dabei jeweils auf Basis der aktuell importierten Daten aktualisiert.
In der Tabelle Wiederholende Buchungen können Sie Buchungen mit Regeln jederzeit bearbeiten:
- Neue Buchungen mit Regeln hinzufügen
- Nicht mehr benötigte Buchungen mit Regeln löschen
- Regeln bestehender Buchungen anpassen
Regeln aus dem Dialog "Regeln anwenden"
Regeln können auch direkt beim Import von Buchungen – z.B. aus einem Bank- oder Postauszug oder anderen Quellen – über den Dialog Regeln anwenden definiert werden.
Weitere Informationen finden Sie auf folgenden Seiten:
- Regeln im Dialog "Regeln anwenden" erstellen
- Video-Tutorial: Buchungen automatisch importieren und vervollständigen
Die genannten Seiten basieren auf Beispieldateien aus der doppelten Buchhaltung – die Prinzipien lassen sich jedoch genauso auf die Einnahmen- und Ausgabenbuchhaltung anwenden.
Regeln aus der Tabelle "Wiederholende Buchungen"
In diesem Fall werden die wiederkehrenden Buchungen manuell direkt in der Tabelle Wiederholende Buchungen erfasst, bevor sie in der Tabelle Buchungen verwendet werden.
Weitere Informationen zur Vorgehensweise finden Sie auf folgender Seite:
Auch diese Seite verwendet Beispieldateien aus der doppelten Buchhaltung, aber die Prinzipien gelten ebenso für die Einnahmen- und Ausgabenbuchhaltung.