Fakturierung/Rechnungsstellung in Buchhaltungsdatei integriert

Die integrierte Rechnungsstellung von Banana Buchhaltung Plus verwendet das System der Kundenrechnungsregistrierung direkt in der Tabelle Buchungen. Es ermöglicht das Erstellen von Druckausgaben, die auch angepasst werden können, basierend auf den Kundenbewegungen.

Sie können sowohl Rechnungen für die Schweiz mit QR-Zahlteil als auch internationale Rechnungen für andere Länder drucken, auch in Fremdwährung ohne QR-Zahlteil.

Bei Mehrwertsteuer-Pflicht konsultieren Sie unbedingt die folgende Seite Rechnungen ausdrucken und MWST verwalten.

• ▶ Video So beginnen Sie mit der integrierten Rechnungsstellung

Fakturierung erstellen

Die Tabelle Buchungen ist das Zentrum von Banana Buchhaltung und wird auch zur Erstellung von Rechnungen verwendet. Es ist ganz einfach: Um eine Rechnung zu erstellen, geben Sie einfach eine normale Buchung ein, die den Kunden belastet. 

Banana Buchhaltung ermöglicht auch die Erstellung von Rechnungen in Fremdwährung.

Die Hauptspalten für die Abrechnung:

• Datum - Das Datum der Rechnung
• Rechnung - Die Rechnungsnummer
• Beschreibung - Die Beschreibung des zu fakturierenden Elements
  Wenn es mehrere zu fakturierende Elemente gibt, verwenden Sie eine weitere Zeile mit derselben Kundennummer.
• KtSoll - Im Soll-Konto das Kundenkonto
• KtHaben - Im Haben-Konto das Erlöskonto
• Betrag - Der Rechnungsbetrag
  Sie können auch die Menge und den Stückpreis angeben und das Programm berechnet den Betrag automatisch.
• MWST/USt-Code - Der Mehrwertsteuercode

Vorteile

Mit der integrierten Fakturierung/Rechnungsstellung von Banana Buchhaltung vereinfachen Sie die administrative Arbeit und reduzieren den Zeitaufwand für die Verwaltung von Rechnungen, Kunden und Buchführung benötigt wird:

• Die eingegebenen Rechnungsdaten sind sowohl für die Rechnungsstellung als auch für die Buchführung immer dieselben, was das Risiko von Fehlern und Auslassungen verringert.
• Banana Buchhaltung generiert automatisch die entsprechenden Buchungsdokumente wie Mehrwertsteuerregister, Kundenkonten und Einnahmeregister
• Sie haben eine präzisere und Echtzeit-Übersicht über Ihre Kunden mit stets aktuellen Salden
• Viele Automatisierungen erleichtern die Arbeit und liefern sofortige professionelle Ergebnisse:
  • Automatische Übernahme von Adressen aus Kontakten, um die Daten nicht erneut in die Rechnung eingeben zu müssen.
  • Keine manuellen Berechnungen. Alle Berechnungen sind automatisch, stets präzise und aktuell.
  • Einstellung der Sprache, Währung, Anzahl der Dezimalstellen und Rundung für jede einzelne Rechnung.
  • Anzeige von Fälligkeiten.

Unterschiede zur Applikation Offerten und Rechnungen

Die integrierte Rechnungsstellung/Fakturierung ist eine Zusatzfunktion, die in allen Buchhaltungsanwendungen enthalten ist: Doppelte Buchhaltung, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, Fremdwährung, Cash-Manager (Kassenbuch).

Die Applikation Offerten und Rechnungen ist separat von allen anderen Buchhaltungsanwendungen und dient ausschliesslich zur Erstellung von Offerten und Rechnungen. Es besteht keine Verbindung zur Buchhaltungsdatei.

Die integrierte Rechnungsstellung ist ideal für die Fakturierung von Dienstleistungen oder Verkäufen, ohne dass viele strukturierte Details in der Rechnung enthalten sein müssen:

• Die Elemente und Details der Rechnungen (Mengen, Preise, Einheiten usw.) werden nur in der Tabelle Buchungen erfasst.
  In der Applikation Offerten und Rechnungen gibt es eine Tabelle Rechnungen mit einem Rechnungsdialog, in dem es verschiedene Spalten und Optionen für die Angabe der verschiedenen Artikel und Daten zu finden sind, die eingegeben werden müssen. In dieser Hinsicht ist die Anwendung Offerten und Rechnungen viel flexibler und vollständiger, da sie mehr Anpassungen zulässt.
• In der Tabelle Buchungen werden zusätzlich zu den Daten für die Rechnungsstellung auch das Soll- und das Haben-Konto eingegeben, so dass die Buchung in der Buchhaltungsdatei verbucht wird, ohne dass die Rechnung nachträglich registriert werden muss. Dies ist ideal, wenn Sie die MWST nach vereinnahmten Entgelten abrechnen.
  In der Offerten und Rechnungen werden die Daten nicht verbucht, daher muss die Rechnung in der Buchhaltungsdatei erfasst werden. 
• Bei der integrierten Fakturierung ist die Erstellung von Offerten nicht möglich. Es ist jedoch möglich, eine Rechnung mit dem Titel 'Offerten' (anstelle von Rechnung) zu erstellen und auszudrucken.

Tabelle Artikel

Die Tabelle Artikel ermöglicht die Verwaltung des Artikelkatalogs, sowie über die Informationen verfügbarer Mengen (Lagerbestand) sowie Verkaufs- und Einkaufspreise zu verfügen.

In dieser Tabelle werden Daten zur Verwaltung von Artikeln oder Dienstleistungen eingegeben. Jeder Artikel erhält eine Artikel-ID und es können Gruppierungen von Artikeln und Dienstleistungen derselben Kategorie erstellt werden. Es stehen verschiedene Spalten zur Verfügung, um umfassende und detaillierte Informationen zu erhalten:

• Artikel (Artikel-ID): Der Artikelcode
• Beschreibung: Die Artikelbeschreibung
• Gruppenzugehörigkeit
• Konto (für die Buchhaltung)
• MWST/USt-Code für den Verkauf
• Einheit: Ein Kürzel, um den Typ anzugeben, auf den sich die Menge bezieht (Stück, Stunden...)
• Verkaufspreis: Der Einzelpreis für den Verkauf
• Kosten: Anschaffungskosten

Die Tabelle Artikel ist mit den Artikel-Spalten in der Tabelle Buchungen verbunden.

Die Verwendung der Tabelle Artikel beschleunigt die Eingabe von Rechnungsdaten in die Tabelle Buchungen. Durch Angabe der ID (Artikelcode) greift das Programm automatisch auf die Beschreibung, Einheit und den Einzelpreis zu. Durch die Eingabe der Menge wird der Gesamtpreis für die Rechnungsstellung berechnet und eingetragen.

Rechnung mit Schweizer QR-Einzahlungsschein ausdrucken

Nachdem Sie die Rechnungsdaten in der Tabelle Buchungen eingegeben haben, können Sie die Rechnungen mithilfe der Drucklayouts erstellen und ausdrucken.

Aus dem Menü Berichte > Kunden > Rechnung ausdrucken:

• Wählen Sie das Layout mit Schweizer QR-Code [CH10] aus.
• Passen Sie den Ausdruck Ihren Bedürfnissen an. Mit dem Advanced-Plan sind weitere Anpassungen möglich.
• Sie können eine Rechnungsvorschau erhalten, die sie als PDF speichern und elektronisch versenden oder ausdrucken können.

Wenn Sie dieses Layout verwenden, wird das Einzahlungsschein mit Schweizer QR-Code auf der Rechnung gedruckt und die Referenzdaten werden auf dem Kontoauszug angezeigt. Sie können die Zahlungsdaten Ihrer Kunden mit der spezifischen Erweiterung Bankauszug Camt ISO 20022 Schweiz (Banana+) aus der Bank importieren. Sie haben die Zahlungseingänge der Rechnungen im Griff.

Es ist möglich, die Rechnung mit einem QR-Bulletin zu drucken, auch ohne Betrag und Adresse, indem ein leeres Feld zum manuellen Einfügen der Daten belassen wird. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite zur Personalisierung QR-Code im Abschnitt Im Druck einschliessen/ausschliessen.

Mit demselben Buchungssatz können Sie aus dem Dialogfenster Rechnung ausdrucken im Abschnitt Layout-Einstellungen > Drucken als auswählen, ob Sie Lieferscheine, Offerten und Mahnungen/Zahlungserinnerungen ausdrucken möchten.

Internationale Rechnungen drucken

Nachdem Sie die Rechnungsdaten in der Tabelle Buchungen eingegeben haben, können Sie die Rechnungen mithilfe der Drucklayouts erstellen und ausdrucken.

Aus dem Menü Berichte > Kunden > Rechnung ausdrucken:

• Wählen Sie das universelle Layout UNI11 aus.
• Passen Sie den Ausdruck Ihren Bedürfnissen an. Mit dem Advanced-Plan sind weitere Anpassungen möglich.
• Schauen Sie eine Vorschau der Rechnung an, Sie können sie als PDF speichern und elektronisch versenden oder ausdrucken.

Mit demselben Buchungssatz können Sie aus dem Dialogfenster Rechnung drucken im Abschnitt Layout-Einstellungen > Drucken als auswählen, ob Sie Lieferscheine, Offerten und Mahnungen/Zahlungserinnerungen ausdrucken möchten.

Struktur der Rechnung

Auf diesem Bild sehen Sie, wie die Rechnung aufgebaut ist.

				Logo Es ist möglich, ein personalisiertes Logo einzufügen: Menü Datei > Logo einrichten
				Briefkopf Daten werden von den Dateieigenschaften übernommen: Menü Datei > Eigenschaften (Stammdaten) > Registerkarte Adresse
				Adresse des Kunden Kundenadressen werden aus der Tabelle Konten übernommen, in welcher Sie die Kundenkonten mit Adressen eingerichtet haben. Siehe Anleitung.
				Rechnungsdaten Rechnungsinhalt ist in der Tabelle Buchungen einzugeben. Siehe Anleitung.
				Benutzerdefinierte Texte am Rechnungsende Freie Texte können am Ende der Rechnung eingefügt werden: Menü Berichte > Kunden > Rechnungen ausdrucken > Registerkarte 'Optionen für Layouts'.
				Schweizer QR-Code Automatische Erstellung von Einzahlungsscheine (QR) ist nur für die Schweiz und nur mit dem [CH10] Layout mit Schweizer QR-Code.

Kundenverwaltung

Die Kundenverwaltung ermöglicht es Ihnen, Kundeninformationen zu erfassen, zu organisieren und zu verwalten. Sie können Transaktionen, Kundenzahlungen, Fälligkeiten und Kontaktdaten verfolgen. Sie können Zahlungseingänge überwachen und den Zahlungsstatus der erstellten Rechnungen aktualisieren. Zudem können Sie Rechnungen erstellen und ausdrucken.

In Banana Buchhaltung werden Kundendaten in der Tabelle Konten eingestellt.

Um Rechnungen erstellen zu können, sind folgende Schritte erforderlich:

• Das Postenbuch Kunden definieren
  • Kundenrechnungen nach vereinbarten Entgelten (Kompetenzprinzip)
  • Kundenrechnungen nach vereinnahmten Entgelten (Kassenprinzip)
• Erstellen von Rechnungen durch Eingabe von Buchungen in der Tabelle Buchungen und Belastung des Kundenkontos.

Mit einer Reihe von Funktionen können Sie verwalten:

• Die Zahlungseingänge der Rechnungen werden in die Tabelle Buchungen eingetragen:
  • Manuelle Eingabe der Zahlungseingänge
  • Automatische Eingabe durch das Importieren von Bewegungen aus den ISO 20022-Kontoauszügen. Mit Hilfe von Regeln fügt das Programm automatisch den vollständigen Eintrag ein, einschliesslich aller Daten, ohne manuelles Eingreifen erforderlich zu machen.
• Mahnungen
  • Mit den Erweiterungen Mahnungen
  • Mit den Erweiterungen Rechnung

Erstellen einer Rechnung aus einer Proftistelle

Wird der Postenbuch Kunden mit den Profitstellen (Kassenprinzip) verwaltet, ist beim Buchen der Rechnung die Profitstelle KS3 zu verwendet.

In den entsprechenden Spalten der Tabelle Buchungen geben Sie an:

• Datum - Datum der Rechnung
• Rechnung - Die Rechnungsnummer
• Beschreibung - Die Beschreibung des zu fakturierenden Elements
  Wenn es mehrere zu fakturierende Elemente gibt, verwenden Sie eine weitere Zeile mit derselben Kundennummer.
• KtSoll - Im Soll-Konto werden keine Konten erfasst
• KtHaben - Im Haben-Konto werden keine Konten erfasst
• Betrag - Der Rechnungsbetrag. Sie können auch die Menge und den Einzelpreis angeben, und das Programm berechnet den Betrag.
• In der Spalte KS3 geben Sie das Konto der Kostenstelle des Kunden ein (Tabelle Konten).

Funktionen derzeit nicht verfügbar

Diese von Benutzern angeforderten Funktionen sind nicht verfügbar.

• Automatischer Versand von Rechnungen per E-Mail
• Offerten können nicht erstellt werden
  Das Programm ermöglicht das Drucken einer Rechnung mit dem Vermerk "Offerte".
• Lieferscheinen können nicht erstellt werden
  Das Programm ermöglicht das Drucken einer Rechnung mit dem Vermerk "Lieferschein".
• Keine Verbindung zur Lagerverwaltung
• Keine Verbindung zur Zeiterfassungs-App 
• Erstellung von Rechnungen in Fremdwährung mit MWST/USt in Basiswährung (z.B. Rechnungen in EUR mit Umsatzsteuer in CHF).

Wenn Sie Rechnungen separat von der Buchhaltung erstellen möchten (nützlich für die Buchhaltung über erhaltene Zahlungen) und auch Offerten/Angebote vorbereiten möchten, können Sie die Applikation Offerten und Rechnungen verwenden. 

Vollständige Liste der derzeit nicht verfügbaren Funktionen

Weiterführende Informationen:

• Rechnungen ausdrucken und Schweizer MWST verwalten (nach vereinbarter Methode) 
• Rechnungen in der Sprache des Kunden ausdrucken 
• Rechnungsfälligkeit und Zahlungskonditionen definieren
• Alle Erweiterungen mit der QR-Rechnungsstellung

Beispieldateien

• Buchungsbeispiel für Rechnungen mit Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
• Buchungsbeispiel für Rechnungen mit doppelter Buchhaltung
• Buchungsbeispiel mit Kundenkonten als Kostenstellen eingerichtet. Nützlich, wenn Sie Rechnungen mit MWST auf vereinnahmten Entgelten (mit Kunden- und Lieferantenkonten als Kostenstellen KS3) verwalten oder wenn Sie Rechnungsdetails von den Bilanzkonten ausschliessen wollen.