Facturatie geïntegreerd in uw boekhoudbestand

Facturen maken

De transactietabel is het hart van Banana Boekhouding en wordt ook gebruikt om facturen te versturen. Niets is makkelijker: om een factuur te maken voert u een gewone transactie in die de klant de kosten in rekening brengt.

Met Banana Boekhouding kunt u ook facturen in vreemde valuta maken.

De kolommen van belang voor de facturering:

• Datum - Factuurdatum
• Factuur - Het factuurnummer.
• Beschrijving - Beschrijving van het te factureren item.
  Als er meer dan één item is om te factureren gebruikt u nog een regel met hetzelfde klantnummer.
• Debet - Klantrekening.
• Credit - Winstrekening.
• Bedrag - Factuurbedrag.
  U kunt ook de hoeveelheid en de eenheidsprijs aangeven en het programma berekent het bedrag.
• BTW code- BTW code van de winst.

Voordelen

Met geïntegreerde facturering van Banana Boekhouding wordt uw administratieve werk eenvoudiger waardoor de tijd nodig voor het beheer van de facturen, klanten en boekingen minder wordt:

• Factuur transacties zijn altijd hetzelfde voor de facturering en de boekhouding waardoor de kans op fouten en omissies kleiner wordt.
• Banana Boekhouding produceert automatisch de bijbehorende boekhouddocumenten, zoals BTW-, klantrekening- en bonnenlijsten.
• U heeft meteen een accuraat overzicht over uw klanten met voortdurend bijgewerkte saldi.
• Veel automatisering om uw werk gemakkelijk te maken met met directe professionele resultaten:
  • Adressen van contacten worden automatisch opgehaalde zodat de gegevens niet steeds opnieuw ingevoerd hoeven te worden in de factuur.
  • Geen handmatige berekeningen. Alle berekeningen zijn automatisch, altijd nauwkeurig en up-to-date.
  • De taal, munteenheid, aantal decimalen en afronding kunnen voor iedere individuele factuur ingesteld worden.
  • Weergave van de vervaldatum.
  • Archivering van facturen voor een overzichtelijke administratie die altijd beschikbaar is voor belastingcontroles.

Verschillen met de Offertes en Facturen applicatie

Geïntegreerde facturering is een extra functie opgenomen in alle boekhouding applicaties: dubbel boekhouden, Inkomsten / Uitgaven, Vreemde valuta en Cash Manager.

Geïntegreerde facturering is ideaal voor factureringsdiensten of verkoop die niet de behoefte hebben veel gestructureerde details op de factuur.

• De elementen en details voor facturen (zoals hoeveelheden, prijzen, eenheden, enz.) worden alleen vastgelegd in de transactietabel. De applicatie Offertes en Facturen heeft een tabel Facturen met een Factuurdialoogvenster waarin verschillende kolommen en opties beschikbaar zijn om de verschillende items en gegevens in te voeren. In dit opzicht is de applicatie Offerte en Facturen veel flexibeler en uitgebreider omdat het meer maatwerk mogelijk maakt.
• Door in de transactietabel, naast de gegevens voor facturering, de debet- en creditrekening in te voeren, blijft de boeking verantwoord in het boekhoudbestand zonder dat u de factuur achteraf hoeft te boeken. Dit is ideaal voor het beheren van de omzetadministratie.
  In Offertes en Facturen worden geen boekingen gedaan waardoor het nodig is de factuur in het boekhoudbestand te boeken.
• Het is niet mogelijk in de geïntegreerde facturering offertes te maken. Het is echter wel mogelijk een factuur te maken met de titel "Offerte" (in plaats van "Factuur").
  Met de Offertes en Facturen applicatie kunnen juist ook offertes gemaakt worden.

Tabel Items 

Met de Items Tabel kunt u een artikelen lijst beheren en beschikbare aantallen, verkopen en verkoopprijzen bijhouden.

In deze tabel worden gegevens voor het beheer van artikelen of diensten die gefactureerd moeten worden ingevoerd. Ieder artikel krijgt een ID en er kunnen groepen van artikelen en diensten in dezelfde categorie gemaakt worden.
Er zijn diverse kolommen beschikbaar voor complete en gedetailleerde informatie:

• Product (ProductenId): de code van het artikel.
• Beschrijving: de beschrijving van het artikel..
• Groep waartoe het product behoort.
• Rekening (voor de boekhouding).
• BTW code van de verkoop.
• Eenheid: een afkorting om het type van de hoeveelheid te definiëren (dozen, uren...).
• Verkoopprijs: de verkoopprijs per eenheid.
• Verkoopkosten.

De Items tabel is gekoppeld aan de Items kolommen van de transactietabel.

Het gebruik van de Items tabel versnelt de gegevensinvoer van de factuurgegevens in de transactietabel. Door de ID (artikelcode) in te voeren, neemt het programma automatisch de omschrijving, eenheid en eenheidsprijs over. Door de hoeveelheid in te voeren, wordt de totale te factureren prijs berekend en ingevoerd.

Internationale facturen afdrukken

Na het invoeren van de factuurgegevens in de transactietabel kunt u de factuur maken en afdrukken met een van de beschikbare modellen voor het afdrukken van facturen.

Vanuit het menu,  Rapporten > Klanten > Facturen afdrukken:

• Kies the Model 11 programmeerbare factuur
• Pas uw afdruk naar wens aan. Meer aanpassingen zijn mogelijk met het Advanced plan.
• Bekijk de factuur. U kunt deze opslaan als PDF en elektronisch versturen of afdrukken.

Met dezelfde boeking kunt u er ook voor kiezen om Aflevernota's, Offertes en Herinneringen af te drukken vanuit het dialoogvenster Facturen afdrukken, onder Voorkeuren Layout > Afdrukken als.

Factuur structuur

In deze afbeelding kunt u de structuur van een factuur zien:

				Logo Voeg een gepersonaliseerd logo in. menu Bestand → Logo instelling...
				Koptekst De kop van de factuur wordt hetzelfde als de tekst die u ingevoerd heeft in menu Bestand → Bestands- en boekhoudingseigenschappen Tabblad Adres
				Klantadres Het adres van de klant wordt opgehaald uit de Rekeningentabel. Zie Klantenrekeningen instellen.
				Factuurgegevens De inhoud van de factuur moet u in de transactietabel invoeren. Meer over het invoeren van facturen.
				Vrije teksten Voer begintekst, notities en begroeting toe door de kolom Type te gebruiken en eindteksten via Menu Rapporten → Klanten → Facturen afdrukken → Opties Modellen.
				Zwitserse QR-Code Alleen van toepassing voor Zwitserland.

Klantenbeheer

Met Klantenbeheer kunt u klantinformatie beheren, klanttransacties en -betalingen, vervaldata en ontractinformatie bijhouden. U kunt betalingen van klanten volgen en de betalingsstatus van verstuurde facturen bijwerken en facturen invoeren en afdrukken.

In Banana Boekhouding worden de klantgegevens opgeslagen in de rekeningentabel.

Om facturen te maken is het nodig om:

• Het klantenregister te definiëren
  • Klantenbeheer met de methode van het factuurstelsel 
  • Klantenbeheer met de methode van het kasstelsel
• Facturen aan te maken door de transacties in de transactietabel in te voeren en de klantenrekening te debiteren.

Met een reeks functies kunt u beheren:

• Reeksen van facturen door deze in de transactietabel in te voeren door:
  • Handmatige invoer van de reeks facturen.
  • Automatische invoer door transacties te importeren vanuit ISO 20022 afschriften. Door Regels te gebruiken voert het programma de complete boeking in, met alle gegevens, zonder enige handmatige tussenkomst.
• Herinneringen
  • Met het model voor Betalingsherinneringen afdrukken
  • Met het model voor facturen afdrukken

Een factuur maken vanuit een kostenplaats

Wanneer het klantregister wordt opgezet met kostenplaatsen (Klantenbeheer met de methode van het kasstelsel), 
wordt de kolom kostenplaats KP3 gebruikt voor de factuurtransacties.

Geef in de betreffende kolommen in de transactietabel aan:

• De datum.
• Het factuurnummer.
• De beschrijving van het item, dat u op de factuur wilt laten weergeven.
  Als er meer dan een item gefactureerd moet worden gebruikt u een andere regel met hetzelfde klantnummer.
• In de Debet rekening boekt u geen bedrag
• In de Credit rekening boekt u geen bedrag
• Het bedrag. U kunt ook de hoeveelheid en eenheidsprijs invoeren en het programma berekent het bedrag.
• Voer in kolom KP3 de rekening voor de kostenplaats van de klant in (rekeningentabel).

Functies die nog niet beschikbaar zijn

Deze door gebruikers gewenste functies zijn nog niet beschikbaar:

• Automatisch facturen per email sturen.
• Het maken van offertes.
  Met het programma kunt u een factuur afdrukken met de vermelding 'Offerte'.
• Het maken van aflevernota's.
  Met het programma kunt u een factuur afdrukken met de vermelding 'Aflevernota'.
• Koppeling met de voorraadbeheer applicatie.
• Koppeling met de Timesheet applicatie.
• Het maken van facturen in vreemde valuta met BTW in basis valuta (bijvoorbeeld facturen in USD met BTW in EUR). 

Wanneer u facturen gescheiden van de boekhouding wilt versturen (handig voor contanten boekhouding) en ook offertes wilt maken kunt u gebruiken: 

• Offertes en facturen applicatie.

Hiermee kunt u makkelijker extra informatie aan facturen of offertes toevoegen.

Meer informatie

• Facturen afdrukken en BTW (Engelstalig)
• Taal van de klant instellen in facturen
• Vervaldata en betalingsvoorwaarden

Voorbeeldbestanden:

• Voorbeeldbestand Facturen in de Boekhouding inkomsten & uitgaven
• Voorbeeldbestand Facturen in het Dubbel Boekhouden
• Voorbeeldbestand Facturen met gebruik van kostenplaatsen
  Te gebruiken voor maken van facturen met BTW op basis van contanten (klanten en leveranciers opgezet met kostenplaats KP3) of voor als u factuurdetails wilt uitsluiten van de balansrekeningen.