Segmenten

Introductie

Segmenten worden gebruikt om een systematische scheiding van kosten en inkomsten per eenheid, afdeling of filiaal aan te brengen. Door segmenten te gebruiken kunt u een winst- en verliesrekening uitsplitsen in eenheden, afdelingen of filialen zonder dat u rekeningen hoeft aan te maken voor iedere bedrijfseenheid.
Bijvoorbeeld kan een museum segmenten gebruiken om de inkomsten, de personeelskosten of de kosten voor het inrichten van iedere tentoonstelling te kennen.

In transacties worden segmenten gekoppeld aan de rekening, in tegenstelling tot kostenplaatsen waar transacties worden gespecificeerd door en gebruikt voor minder gestructureerde categorisaties (bijvoorbeeld alle uitgaven van een evenement of de aankopen voor een speciaal doel).

Kostenplaatsen en segmenten kunnen tegelijkertijd gebruikt worden.

• Bekijk de video uitleg (engelstalig): Segmenten

Kenmerken van de segmenten

• Segmenten zijn rekeningen voorafgegaan door een dubbele punt ":".
• Segmentcodes kunnen bestaan uit getallen of letters.
• Er kunnen maximaal 10 niveaus van segmenten bestaan.
• Het aantal dubbele punten dat voorafgaat aan de segmentcode geeft het niveau aan.
  • :LU niveau 1 segment
  • ::P1 niveau 2 segment
  • :::10 niveau 3 segment
• Elk niveau kan een onbeperkt aantal segmenten hebben.
• De verschillende niveaus van het segment zijn onafhankelijk van elkaar.
• De segmenten hebben geen BClasses en hebben geen valuta symbool.
• De berekeningen voor segmenten worden gedaan in de basis munteenheid.
• In de transacties volgen de segmenten de debet en credit rekening.
  Het is niet mogelijk te boeken op een segment zonder een rekening te hebben.
• Van de transacties op een enkel segment kunnen rekenin

Segmenten opzetten

De segmenten moeten ingesteld worden in de rekeningentabel, kolom Rekening, aan het eind van het rekeningschema.

• Voer een sterretje in in de Sectie kolom om de sectie te definiëren in relatie tot de segmenten
• Voer in de kolom Beschrijving de titel Segmenten in
• Voer de beschrijving van de eerste-niveau segmenten in en in de kolom Rekening een ":"
  • Segmenten van het eerste niveau door een code in te voeren voorafgegaan door ":"
  • Segmenten van het tweede niveau (en indien nodig het derde niveau), op dezelfde manier als bij het segment van het eerste niveau, met als verschil dat de segmentcodes voorafgegaan moeten worden door "::" of ":::", afhankelijk van hun niveau.

Niet toegewezen segment

Wanneer een debet of credit rekening wordt ingevoerd in de transacties zonder een segment aan te geven wordt de waarde geboekt in het "lege" of niet toegewezen segment.
U kunt een beschrijving aangeven van een niet toegewezen segment door de tekst ": {}" als een rekeningnaam in te voeren in het rekeningschema.

Segmentsaldo

Het segment is een onderverdeling van wat is ingevoerd op een rekening. Het segmentbedrag staat dus altijd in relatie tot een rekening en om het totaal van het segment te verkrijgen moet u daarom het menu Rapporten → Boekhoudoverzicht of Uitgebreide balans op groepen → sectie Onderverdeling met de optie Onderverdeling per segment geactiveerd, gebruiken.

In het rekeningschema verschijnt het saldo van het segment alleen indien het segment in de boeking wordt ingevoegd met gebruikmaking van alleen de Debet- of alleen de Creditrekeningkolom. Het saldo is daarentegen nul (leeg), indien het segment in de kolom Segment wordt ingevoerd of indien het tegelijkertijd zowel voor de Debet- als voor de Creditrekening wordt gebruikt. In dat geval zijn de debet- en creditbedragen gelijk en heffen ze elkaar dus op.

Transacties

De segmenten worden ingevoerd in de Transacties tabel gevolgd door de hoofdrekening van het rekeningsegment.

Als op een segment dat bij meer dan één niveau hoort wordt geboekt moet het segment van het eerste niveau meteen achter de hoofdrekening worden ingevoerd gevolgd door de code van het tweede niveau.

Segment kolom

Met deze kolom kunt u segmenten apart van de rekening invoeren.

• De kolom Segment is verborgen en als u deze wilt gebruiken moet u deze zichtbaar maken met menu Gegevens → Kolommen instellen.
• De segmenten die ingevoerd worden in de kolom Segment worden toegepast op de rekeningen die in de boeking gebruikt worden, in de kolommen Debet, Credit, BTW, waarvoor geen segmenten gespecificeerd zijn.
• U kunt de kolom Segmenten gebruiken en ook segmenten invoeren in de kolommen Debet en Credit.
• Bij het gebruik van de kolom Segment wordt het bedrag geboekt op  het segment in zowel debet als credit. Daardoor is het saldo van het segment in de rekeningentabel nul.

Mutaties tussen segmenten

De onderverdeling van de kosten wordt in het algemeen gemaakt voor iedere boeking. Er zijn echter situaties waar het beter is om de kosten te boeken op een rekening en deze pas aan het eind van het jaar te verdelen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn voor de administratieve kosten die verdeeld worden over de verschillende afdelingen van een bedrijf.

Ga als volgt te werk:

• Gedurende het jaar worden transacties geboekt waarbij rekeningen worden aangegeven in de Debet en Credit kolom maar waarbij de segmenten leeg gelaten worden of waarbij het hele bedrag op een enkel segment geboekt wordt.
  Bijvoorbeeld worden alle bureaukosten zonder segment geboekt.
• Aan het einde van het jaar worden transacties ingevoerd voor het toekennen van het gedeelte per segment aan een specifieke kosten of baten rekening.
  • In de transactie wordt steeds dezelfde rekening geboekt in de kolommen Debet- en Credit.
  • De bronsegmenten (die leeg kunnen zijn) en de doelsegmenten worden aangegeven.
  • Bijvoorbeeld de toekenning van de bureaukosten aan de verschillende afdelingen.
    • Er moeten evenveel transacties zijn als afdelingen.
    • In iedere regel heeft de creditrekening geen segment.
    • De debetrekening krijgt het segment van de afdeling.
    • Het bedrag komt overeen met het deel dat bij de specifieke afdeling hoort.
  • Ga verder met deze transacties om de nog niet toegekende kosten aan iedere afdeling toe te kennen.

Beginsaldi van de segmenten

De beginsaldi van de segmenten moeten bij voorkeur ingevoerd worden als transacties omdat ze alleen op deze manier gekoppeld kunnen worden aan een rekening. Wanneer u voor een segment het beginsaldo invoert in de kolom Opening (in de rekeningentabel) wordt dit toegekend aan "{} niet toegewezen segment".

Om beginsaldi toe te wijzen aan individuele segmenten en de bijbehorende rekening moeten begin transacties worden ingevoerd (transactietabel).

• In de kolom Type moet de waarde 01 ingevoerd worden.
• De datum moet gelijk zijn aan de begindatum van de boekhouding.

Met de beginsaldo transactie wordt het bedrag verwijderd van het "lege" segment en toegewezen aan het specifieke segment.
Als het te verdelen saldo negatief is (credit) moet de rekening zonder segment verschijnen in de kolom Debet en de rekening met segment in de kolom Credit.

Voorbeeld van een transactie voor een segment beginsaldo:

Laten we aannemen dat het beginsaldo van de rekening 1000 100,00 is (zonder segment dus het bedrag is toegekend aan het lege segment) en moet worden toegekend aan twee segmenten:

• Segment 01 voor 80.00
• Segment 02 voor 20.00
• De beginsaldo transacties hebben de begindatum van de boekhouding en in de kolom Type de waarde 01.
• De eerste beginsaldo boeking van het segment heeft in de kolom Debet de rekening 1000:EVENTS en in de kolom Credit de rekening 1000. Het bedrag is 80,00.
• De tweede beginsaldo boeking van het segment heeft in de kolom Debet de rekening 1000:COURSES en in de kolom Credit de rekening 1000. Het bedrag is 20,00.

Het commando een nieuw jaar aanmaken

Het commando Nieuw jaar aanmaken of het commando Beginsaldi bijwerken maakt automatisch de openingstransacties aan voor alle segmentniveaus.
Als u de saldi van een segment niet wilt rapporteren moet u de betreffende openingsbedragen die het programma automatisch heeft aangemaakt verwijderen.

Het gebruik van het "-" teken als scheidingsteken

In transacties kunt u het minteken "-" gebruiken als scheidingsteken in plaats van de dubbele punt ":".

In Bestandseigenschappen (tabblad Opties) activeert u de optie Het minteken (-) gebruiken als separator van de segmenten.
Daardoor kunt u in transacties het minteken als separator gebruiken.
Wanneer u het minteken "-" gebruikt als segment scheidingsteken moet u geen rekeningen gebruiken die streepjes bevatten.

Rapporten

Rapporten van de segmenten worden verkregen met:

• Uitgebreide Balans op groepen
• Boekhoudingsoverzicht
• Rekeningkaart
• Rapport op meerdere niveaus
  Om rapporten te verkrijgen die rekeningen en segmenten combineren (bijvoorbeeld alle uitgaven van het filiaal Rome voor Project1) moeten de mogelijkheden van Menu Extensies worden gebruikt.

Rapport onderverdeling per niveau

Geef in de Uitgebreide Balans op groepen in de Onderverdeling tab het segment niveau aan dat gebruikt moet worden.

Rapport Samenvatting

Dit is een samenvatting van alle segmenten uit het rekeningschema met een mogelijke onderverdeling per periode of per segment.

Raport met niet toegekend segment

Het "lege" segment verzamelt alle bedragen die zijn geboekt zonder een segment te specificeren. Het is mogelijk een naam aan dit segment te geven in de rekeningentabel. Kies ook voor de optie Segment koptekst: Beschrijving in de sectie onderverdeling van uitgebreide balans op groepen.

Verwant document: Verscheidene projecten beheren