Klantenbeheer

Documentatie •
In dit artikel

Met klantbeheer kunt u klantgegevens vastleggen, organiseren en beheren en kunt u transacties en betalingen van klanten, vervaldatums voor betalingen en contactgegevens bijhouden. U kunt betalingen van klanten bijhouden, de betaalstatus van uitgegeven facturen bijwerken en facturen invoeren en afdrukken.

Klanttransacties boeken

De Transactietabel is het hart van Banana Boekhouding en wordt gebruikt om alle transacties vast te leggen, inclusief klanttransacties, door simpelweg de klantrekening in te voeren. U werkt snel omdat u klanttransacties kunt selecteren, kopiëren en plakken die al eerder zijn ingevoerd. Als u fouten maakt, kunt u deze corrigeren, zodat u gemakkelijk kunt boeken:

klanttransacties

Er zijn kolommen voor het invoeren van informatie, zoals:

  • De datum, vervaldatum, de verwachte datum en de betaaldatum van de transactie.
  • Het factuurnummer.
  • De debet- en creditrekening waar de klant- en tegenrekening aangegeven kunnen worden.
  • Het bedrag.
  • De BTW codes voor de automatische berekening van BTW.
  • Koppelingen naar digitale documenten (bijvoorbeeld de factuur die naar de klant wordt gestuurd of bonnen als PDF bestanden).

Klantrekeningen

Klantrekeningen worden gebruikt om alle transacties te boeken die betrekking hebben op de klanten van een bedrijf.

De belangrijkste functies van klantenrekeningen zijn:

  • Een rekening te maken voor iedere klant en alle transacties bij te houden.
  • De facturen die naar iedere klant gestuurd worden te boeken.
  • De klantbetalingen te boeken en te koppelen aan de verstuurde facturen.

In Banana Boekhouding:

  • Klantrekeningen en adresen (voornaam, achternaam, bedrijfsnaam, adres, taal van de klant, BTW nummer, etc.) worden ingesteld in de rekeningentabel.
  • Mutaties op de klantrekeningen worden ingevoerd in de transactietabel.
  • Na iedere invoer worden alle saldi van de klantenrekeningen (rekeningentabel) automatisch bijgewerkt en daarmee heeft u meteen een overzicht over de uitstaande facturen.

klantrekeningen

Verstuurde facturen boeken

De factuur wordt gebruikt voor boekhoud- en belastingdoeleinden, omdat u hiermee de inkomsten en uitgaven van uw bedrijf nauwkeurig kunt registreren en verkoop- of inkoopbelasting kunt berekenen.

Als u facturen verzendt in Word, Excel of andere programma's, kunt u de uitgifte vastleggen in de boekhouding zodat u weet wat de klant verschuldigd is en, indien nodig, aanmaningen kunt sturen.

In Banana Boekhouding, worden de facturen geboekt in de transactietabel door in te voeren:

  • De datum en de beschrijving
  • Een factuurnummer
  • In de debet rekening de rekening van de klant en in de credit rekening de inkomsten
  • De BTW code voor de verkoop of de verleende dienst. De berekeningen worden automatisch gedaan en BTW bedragen automatisch ingevuld.

Wanneer de factuur verstuurd moet worden maakt het programma deze automatisch aan en drukt hem af.

Facturen maken en afdrukken

U kunt direct in de transactietabel ook eenvoudig transacties invoeren om facturen te maken.

Door de debet- en creditrekening in te voeren, kunt u niet alleen de factuur afdrukken, maar hebt u tegelijkertijd de boeking van de factuur in het boekhoudbestand.

klant transacties

Vanuit het menu, Rapporten > Klanten > Facturen afdrukken kunt u:

  • De factuur bekijken en afdrukken.
  • Het afdrukformaat kiezen en andere informatie instellen om de afdruk aan te passen.

Met het Advanced plan is meer personalisatie mogelijk.

Voorbeeld klantenfactuur

Geïnde facturen boeken

In Banana Boekhouding kunnen geïnde facturen op een van de volgende manieren geboekt worden in de transactietabel:

  • Handmatig:
    • Voer de datum en beschrijving in
    • Door in de kolom Factuur het klantenrekeningnummer in te voeren verschijnt een uitklap menu met de openstaande facturen. Selecteer de betaalde factuur en druk op Enter. Het programma voert automatisch de klantenrekening in de creditkolom in en het bedrag van de factuur. Voer daarna eenvoudig de contantenrekening in de debetkolom in om de transactie te completeren.
  • Gegevens importeren vanuit bankafschriften met gebruik van Regels
    • Het programma importeert gegevens vanuit ISO 20022 bankafschriften en door Regels te gebruiken voert het programma de complete transactie in, met alle gegevens, zonder dat handmatige actie nodig is.

Uitstaande facturen


Openstaande klantenfacturen zijn uitgegeven facturen die openstaan omdat de klant nog niet volledig heeft betaald.
Openstaande klantenfacturen kunnen worden beheerd met een grootboek dat verstuurde facturen, vervaldata en ontvangen betalingen bijhoudt. Op deze manier kan de verkoper de financiële situatie van iedere klant in de gaten houden en betaalherinneringen sturen wanneer facturen te lang open blijven staan.

Het is belangrijk om op te merken dat openstaande facturen aan klanten de liquiditeit van het bedrijf van de verkoper kunnen beïnvloeden, omdat het geld dat vastligt in deze facturen nog niet is geïnd.

Banana Boekhouding genereert automatisch een overzicht met openstaande facturen waarin u direct kunt zien welke facturen nog openstaan en van welke klant, evenals het totale bedrag aan openstaande facturen.

Er zijn twee soorten overzichten:

  1. Open facturen per klant, waarin alle open facturen voor iedere klant worden weergegeven.
  2. Open facturen per vervaldatum, waarin alle open facturen worden weergegeven op volgorde van vervaldatum.

open facturen per klant

De vervaldatum van een factuur kan op verschillende manieren worden ingesteld. Meer informatie kan woden gevonden op pagina Vervaldata en betalingsvoorwaarden.

Klantfacturen op vervaldatum

Rekeningkaart

Rekeningkaarten zijn documenten die in de boekhouding worden gebruikt om de financiële transacties van een bedrijf vast te leggen. Elke kaart vertegenwoordigt een specifieke rekening in het grootboek van het bedrijf en bevat gedetailleerde informatie over de transacties met betrekking tot die rekening, zoals de datum van de financiële transactie, het type transactie, het bedrag en de beschrijving van de transactie.

In Banana Boekhouding produceert het programma, op basis van de gegevens ingevoerd in de transactietabel, automatisch de rekeningkaart voor iedere klant, waarin het beginsaldo, alle transacties en het eindsaldo worden getoond. U kunt de rekeningkaart ook per periode maken.

Rekeningkaart per klant

Herinneringen

Betalingsherinneringen worden gebruikt om klanten te vragen achterstallige of openstaande facturen te betalen.

Met de functie betalingsherinneringen versnelt u het betalingsproces van klanten, vermindert u vertragingen en beheert u tegelijkertijd effectief de cashflow.

Banana Boekhouding biedt functies om:

  • Achterstallige of openstaande facturen te identificeren.
  • Betalingsherinneringen te maken.
  • Betalingsherinneringen te personaliseren.

In Banana Boekhouding Plus kunt u betalingsherinneringen op twee manieren afdrukken:

Voorbeeld betalingsherinneringen

Creditnota's

Een creditnota is een boekhouddocument dat gebruikt wordt om een reeds gestuurde factuur te corrigeren of te annuleren. Dit kan gedaan worden om een aantal redenen:

  • Teruggave van een teveel betaald bedrag
  • Korting op de prijs van een product or dienst
  • Producten retour
  • Correctie van of een foutieve factuur

In Banana Boekhouding verwerkt u creditnota's in de transactietabel door de inkomstenrekening in te voeren in de debetrekening en de klantenrekening in de creditrekening; de BTW code moet worden ingevoerd met een minteken ervoor, zodat het BTW bedrag tegelijkertijd wordt teruggeboekt.

Het programma gebruikt de boeking van de credit nota om automatisch een afdruk van de creditnota te maken.

Voorbeeld creditnota

Het instellen en gebruiken van de klantgegevens en facturering functies

  1. De boekhouding instellen op het factuurstelsel of
  2. De boekhouding in stellen op het kasstelsel.
  3. Klantgegevens instellen.
  4. De transactietabel instellen en facturen invoeren.
  5. Overzichten van uitstaande, vervallen en verstuurde facturen.
  6. Facturen aanmaken.

Omerkingen

  • Vreemde valuta boekhoudingen: Rapporten worden gebaseerd op de rekening valuta saldi; mogelijke wisselkoersafwijkingen worden niet meegenomen.
    In de tabel Uitgegeven facturen worden ook de boekingen van wisselkoersverschillen weergegeven, terwijl in andere afdrukken alleen de valuta van de klant wordt gebruikt.

Voorbeeld bestand

Klantenregister en controle van openstaande facturen

Vanuit de boekhouding kunt u direct:

  • Klantrekeningen aanmaken, met de bijbehorende adressen en andere klantgegevens.
  • Aan de transacties toevoegen:
    • de gegevens die bij de gestuurde facturen horen (factuurnummer, klant, bedrag, vervaldatum).
    • de gegevens die bij de betaalde facturen horen en bij het sturen van credit nota's, als die er zijn.
  • De lijst van uw geplande betalingen ophalen.

Andere functies die beschikbaar zijn:

 

 

Tell us how we can help you better
If the information on this page is not what you're looking for, is not clear enough, or is not up-to-date, let us know.

Share this article: Twitter | Facebook | LinkedIn | Email