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De nombreuses écoles et professeurs de comptabilité ressentent le besoin d'utiliser des logiciels de comptabilité dans l'enseignement. Contrairement à d'autres domaines, tels que les feuilles de calcul, où le nombre de produits est limité, il existe une multitude de solutions en matière de comptabilité. Cette variété est liée au fait que les entreprises ont des besoins différents selon leur taille et leur type. Les produits sur le marché sont tous d'un très haut niveau et le choix dépend de besoins spécifiques.
Lors du choix d'un logiciel de comptabilité pour accompagner l'enseignement, il faut tenir compte du fait que le contexte est complètement différent de celui d'une entreprise. Les critères à utiliser pour l'évaluation doivent donc être spécifiques au secteur de l'enseignement. Ce raisonnement peut sembler trivial, mais la plupart du temps, même aujourd'hui, les logiciels à utiliser dans l'enseignement sont évalués selon les mêmes critères que ceux utilisés pour le choix des logiciels à utiliser dans l'entreprise. Dans le domaine de l'éducation, cette approche conduit malheureusement, la plupart du temps, à l'échec des projets d'introduction de logiciels. Lorsque le choix est fait sur la base de critères spécifiques à l'enseignement, l'introduction est réussie.
Les critères énoncés ci-dessous sont ceux qui, au cours de nombreuses années de collaboration étroite avec les écoles de comptabilité et dans des situations très différentes, se sont révélés efficaces. Il est évident que chaque institut et chaque cours aura des besoins différents en fonction de l'âge et de la préparation des élèves, du programme d'études proposé, du temps et de la structure informatique disponible. Les enseignants qui se préparent à introduire un logiciel dans l'enseignement de la comptabilité devront évaluer les besoins spécifiques de leur situation.
1. Travailler individuellement
La formation en comptabilité, comme plusieurs autres matières, est divisée en une partie théorique et une partie pratique. Dans la partie pratique, chaque élève accomplit les tâches qui lui sont confiées par l'enseignant, et qui consistent généralement à établir le plan comptable et à insérer des écritures comptables selon la méthode de la comptabilité en partie double.
Chaque étudiant travaille individuellement, comme s'il dirigeait sa propre entreprise. Lors du choix du logiciel de comptabilité à utiliser par les étudiants pour s'exercer, il est important de considérer que ce mode d'utilisation est complètement différent de la méthode typique de l'entreprise. En fait, dans une entreprise, les gens accèdent et alimentent simultanément le système d'information centralisé. L'objectif des solutions comptables est de permettre à un plus grand nombre de personnes de saisir des données sur les opérations et de disposer de rapports complets pour l'entreprise. Les systèmes comptables nécessitent généralement de serveurs, avec des procédures de configuration complexes et longues.
Le temps consacré aux leçons et à la correction des devoirs est limité. Si l'objectif est de permettre aux étudiants de s'exercer individuellement, il faut envisager d'utiliser un logiciel de comptabilité qui leur permet de créer des comptes individuels et de les envoyer à l'enseignant rapidement et facilement. Les logiciels de comptabilité qui prennent beaucoup de temps à créer et à configurer la comptabilité ne sont pas adaptés à l'enseignement.
Banana Comptabilité se prête très bien à cet égard. Les étudiants, comme pour Excel, ont chacun leur propre fichier. Ils peuvent facilement créer un nouveau fichier de comptabilité ou utiliser le fichier fourni par l'enseignant. Ils peuvent avoir un dossier différent pour chaque exercice et travailler de manière totalement indépendante. Lorsqu'ils ont terminé, ils peuvent remettre le dossier à l'enseignant.
2. Travailler facilement
En formation, il faut consacrer le plus de temps possible à l'enseignement de la partie théorique et des exercices. Dans l'enseignement, le logiciel n'est adapté que s'il est facilement compréhensible par les élèves et s'il peut être appris en peut de temps. Il faut tenir compte du fait que les élèves pourraient ne pas être en mesure d'utiliser le logiciel régulièrement et cela, pendant une longue période de temps. Si ce logiciel n'est pas intuitif et facile à utiliser, ils perdront du temps chaque fois qu'ils s'en servirons à nouveau.
Lors de l'évaluation de la facilité d'utilisation, le niveau de connaissances comptables des élèves doit être pris en compte. Les logiciels fondés sur une logique et une terminologie présupposant des connaissances préalables en comptabilité sont difficiles à utiliser pour les personnes qui apprennent la comptabilité.
Banana Comptabilité est particulièrement approprié de ce point de vue, car il utilise l'approche par tableau ainsi que toute une série d'astuces qui le rendent très facile à utiliser. Au début des années 1990, un groupe de spécialistes des interfaces pour utilisateur a mis au point une méthodologie pour créer des programmes faciles à utiliser qui reste encore un point de référence pour les sites web et les applications.
Banana Comptabilité a été développé avec cette approche et répond avec satisfaction aux conditions de ces dix points, ce qui le rend particulièrement intuitif et facile à utiliser. L'étudiant voit en un coup d'œil les données qu'il a saisies et la situation comptable. Même s'il ne l'utilise pas pendant un certain temps, il est toujours facile de recommencer.
Banana Comptabilité s'inspire également d'Excel; la façon dont il est utilisé et les commandes sont similaires, de sorte que les étudiants qui ont déjà une certaine connaissance d'Excel ou de Word peuvent l'utiliser sans formation particulière.
3. Expérimenter
Dans le cadre de la formation, il est nécessaire de disposer d'outils qui permettent aux étudiants d'expérimenter et, en cas d'erreur, de pouvoir corriger. De nombreux logiciels de comptabilité, notamment ceux utilisés au sein de grandes entreprises et par plusieurs personnes, sont stricts pour des raisons de sécurité. Une fois les enregistrements saisis ou le plan comptable établi, aucune modification ne peut être apportée. Cette façon de travailler n'est pas très bien adaptée à l'enseignement car les étudiants font souvent des erreurs et sont obligés de saisir à chaque fois des entrées d'inversion ou de correction, ce qui fait perdre du temps et rend également le travail de correction difficile.
Banana Comptabilité permet de faire des expériences. L'élève peut saisir des écritures et voir instantanément les répercussions comptables. S'il constate que la Caisse est en négatif, il peut facilement le remarquer et le corriger. Banana Comptabilité permet également d'annuler des opérations. Cette façon de travailler est très agréable et aussi beaucoup plus productive. Pour les étudiants, la saisie de données comptables devient presque un jeu. Pour les enseignants, il est également plus facile de corriger le travail effectué, car vous on y trouve des comptes facilement lisibles et compréhensibles.
4. Comprendre la comptabilité en partie double
L'objectif de l'enseignement de la comptabilité est de faire apprendre aux étudiants la méthode de la comptabilité en partie double, la signification du crédit et débit et la manière d'enregistrer les différentes opérations. Tous les logiciels de comptabilité sont basés sur le système de comptabilité en partie double, mais beaucoup, notamment ceux destinés aux personnes ayant peu de connaissances en comptabilité ou qui automatisent des fonctionnalités, ont tendance à cacher la logique de la partie double à l'utilisateur. Ces programme fournissent des dialogues spécifiques pour les types d'opérations, les factures, les reçus et les paiements. C'est ensuite que cest programmes créent et insèrent automatiquement les enregistrements dans un journal interne. Dans plusieurs programmes, la possibilité d'insérer des enregistrements comptables n'est disponible que pour des cas particuliers ou n'est pas interactive.
Si un programme doit être utilisé à des fins de formation, il est important de s'assurer que la fonction de saisie des enregistrements permet aux étudiants de s'exercer librement et qu'il soit très fonctionnel.
De ce point de vue, la comptabilité de la banane est optimale car les écritures sont saisies dans un tableau, comme dans la méthode traditionnelle de comptabilité en partie double. Les colonnes sont celles que vous utilisez habituellement lorsque vous faites des exercices comptables, avec la date, la description, le compte débit, le compte crédit et le montant. Les saisies directes (comme les versements en espèces à la banque) sont saisies sur une seule ligne, tandis que celles qui nécessitent plusieurs comptes sont saisies sur plusieurs lignes, exactement comme vous le faites lorsque vous apprenez à l'école. Le programme met instantanément à jour les comptes et affiche le solde actualisé. Cela permet à l'étudiant de voir si l'opération a eu l'effet souhaité. Tant que les transactions en débit/crédit ne correspondent pas, un avertissement est affiché avec la différence. Cette approche permet aux étudiants de s'affiner la technique comptable. L'autre avantage important est que les manuels de techniques comptables, avec les exercices et les solutions, conçus pour être réalisés au stylo et au papier, restent parfaitement valables.
5. Exclure les automatismes pour les obligations fiscales
L'objectif des solutions comptables est de faciliter la conformité fiscale. Les dialogues d'entrée comprennent donc des éléments spéciaux pour codifier tout ce qui est nécessaire pour automatiser les déclarations. Dans la formation en comptabilité, l'aspect automatisation n'est pas très important, au contraire, au début de la formation, il peut même constituer un obstacle qui rend son utilisation plus difficile.
Par exemple, lorsqu'on apprend aux étudiants comment fonctionne la TVA, on leur demande de faire les calculs manuellement et d'enregistrer les différents éléments séparément. Ce n'est qu'après avoir appris les mécanismes de la comptabilité qu'il est expliqué comment utiliser les fonctions qui automatisent la gestion de la TVA.
Si la formation est axée sur l'apprentissage des bases théoriques, il serait utile d'avoir des programmes qui permettent d'exclure les fonctions inutiles et d'avoir des plans des comptes contenus, afin que l'utilisation du programme par les étudiants soit plus facile. Les programmes conçus pour répondre aux besoins des entreprises n'offrent pas cette possibilité. Banana Comptabilité, d'autre part, a également été développé pour répondre aux besoins de ceux qui ont besoin d'apprendre ou de simplifier leur comptabilité. Il vous permet donc de créer des fichiers comptables uniquement avec les fonctionnalités dont vous avez besoin. Vous pouvez y obtenir des fichiers contenant des plans de comptables très condensés et sans gestion de la TVA et autres caractéristiques. Le programme se prête bien à être utilisé même par des débutants. Dans plusieurs écoles en Allemagne, Banana Comptabilité est utilisé pour enseigner la comptabilité à partir de 13 ans, car vous pouvez avoir des fichiers avec un plan comptable très simple y compris seulement avec les colonnes dont ils ont besoin.
6. Installer le logiciel sur l'appareil de l'élève
Au départ, des écoles ont introduit l'utilisation de logiciels de comptabilité dans l'enseignement, grâce à la disponibilité de salles informatiques. Cependant, ces salles informatiques ne sont pas toujours disponibles et doivent être gérées en permanence. Très souvent, les élèves n'ont pas d'expérience de leur système d'exploitation spécifique et ont donc besoin d'être formés. Les meilleures expériences sont celles qui permettent à l'étudiant d'installer et d'utiliser le logiciel de comptabilité directement sur son ordinateur portable. Cela lui donne une plus grande flexibilité d'utilisation et permet également aux étudiants de s'exercer à la maison et à l'école évitant à l'enseignant de devoir passer du temps à gérer l'infrastructure. Un autre avantage d'une installation du logiciel sur un ordinateur personnel est que cela permet aux étudiants de travailler même s'ils ne disposent pas d'une connexion internet.
Tous les logiciels de comptabilité ne peuvent pas fonctionner sur des ordinateurs les étudiants, encore moins lorsqu'ils ne disposent pas de connexion internet. Il est donc essentiel, lors de l'évaluation de la solution, de tenir compte de l'infrastructure technique dont dispose l'école et des moyens mis à disposition des élèves. Plus la gestion du logiciel est complexe, plus il est difficile pour l'école d'introduire l'utilisation d'un logiciel. Banana Comptabilité réduit considérablement la complexité, car les étudiants peuvent l'installer sur leur appareil et l'utiliser gratuitement pendant une durée illimitée. La version gratuite permet d'avoir autant de fichiers comptables en partie double qu'ils le souhaitent, avec un maximum de 70 entrées par fichier. Cette limite s'est avérée plus que suffisante, car lorsque en faisant des exercices, on crée généralement un nouveau fichier. Banana Comptabilité est disponible pour tous les systèmes d'exploitation, y compris ceux des dispositifs mobiles Android et iOS. Tous les étudiants, partout dans le monde, ont désormais à leur disposition un smartphone, de plus en plus puissant, avec des écrans haute résolution. Pour faire de la comptabilité, il est évidemment préférable d'avoir un ordinateur portable, mais la possibilité de l'utiliser sur des tablettes ou des téléphones portables ouvre de nouvelles possibilités dans l'enseignement car elle permet de démocratiser l'utilisation des logiciels de comptabilité à tous les étudiants. La version de Banana Comptabilité pour les appareils mobiles est maintenant presque conforme à la version Desktop (Bureau) et d'autres améliorations viendront dans le futur.
7. Comprendre la logique des logiciels de comptabilité
L'introduction de logiciels de comptabilité dans la formation vise également à préparer les étudiants à l'utilisation de logiciels, de sorte que lorsqu'ils entrent dans le monde du travail, ils seront déjà en mesure d'utiliser les systèmes informatiques. Chaque programme de comptabilité possède ses propres caractéristiques, mais la logique de calcul est fondamentalement la même. Un peu comme lorsque vous apprenez à conduire une voiture, même un étudiant qui a appris à utiliser un logiciel de comptabilité aura beaucoup moins de difficultés à en utiliser un autre.
À cet égard, il est important de considérer que les logiciels de comptabilité appliquent l'équation comptable non pas sous la forme typique Crédit=Débit, mais sous la forme Crédit-Débit = 0. Ce changement peut sembler minime, mais il a des conséquences logiques et pratiques très importantes. Dans la comptabilité manuelle, les montants dans Crédit et Débit sont toujours positifs et sont disposés dans des colonnes séparées. Les ordinateurs n'utilisent qu'une seule colonne, et les montants dans Débit sont positifs, tandis que les montants dans Crédit sont négatifs. Cette structure permet aux programmes de gagner de la place et de mener à bien les opérations rapidement. Comprendre la structure des données et la logique utilisée par les programmes pour calculer les soldes, créer des fiches de compte et préparer le bilan et le compte de résultat facilite l'utilisation d'autres programmes.
Cela dépend beaucoup du programme d'études, mais fondamentalement, un logiciel de comptabilité doit aussi permettre de comprendre tout le potentiel dont dispose une entreprise, à savoir, pas seulement s'occuper de la comptabilité et de l'impression des bilans, mais aussi suivre les clients et les fournisseurs, gérer les biens amortissables, créer des factures et utiliser les blockchain pour la sécurité.
Dans l'évaluation, il est utile de prendre en compte si le logiciel permet aux étudiants de comprendre facilement son fonctionnement. Certains programmes ont tendance à cacher leur complexité à l'utilisateur ou qu'ils n'offrent qu'un nombre limité de fonctionnalités. D'autres programmes sont très détaillés; ils offrent beaucoup de possibilités, mais sont également complexes et difficiles à utiliser. Banana Comptabilité offre un excellent compromis ainsi que toutes les fonctionnalités principales, tout en maintenant la facilité d'utilisation. Les différentes opérations, y compris l'émission de factures, sont gérées dans le tableau des Écritures. La sécurité des données est assurée par la méthode Blockchain. La représentation des données est la même que celle utilisée en interne par le programme, de sorte qu'il est plus facile de comprendre comment le logiciel de comptabilité "raisonne".
8. Planifier, exécuter et contrôler
Pour mener à bien une activité entrepreneuriale, il faut d'abord la planifier, puis la mettre en œuvre et vérifier constamment comment elle est menée et apporter les corrections nécessaires. Cette méthodologie, largement consolidée, est utilisée dans la gestion de projets de toutes sortes et dans la gestion de l'entreprise. Avec la numérisation, les données proviennent d'autres sources sous forme numérique et sont intégrées dans le système comptable. L'activité de saisie des données diminue donc, mais, cela fait augmenter la nécessité de visualiser l'exécution et d'avoir une vue d'ensemble de l'entreprise. Le comptable tend à devenir une personne qui ne se contente plus de préparer des rapports, mais qui participe aux décisions stratégiques et à la planification des activités. Le programme de formation en comptabilité tend donc à accorder de l'importance aux aspects de planification et de contrôle.
Dans de nombreuses entreprises, les prévisions financières sont encore faites à l'aide de tableaux électroniques. Cela prend beaucoup de temps et nécessite des leçons séparées pour les différents sujets. Or, pour les enseignants, le fait de pouvoir utiliser le même logiciel pour enseigner la comptabilité, la budgétisation et la planification financière, comporte un grand avantage.
Banana Comptabilité fournit un système avancé de prévisions financières basé sur la comptabilité. Le même plan comptable qui est utilisé pour la préparation des budgets est également utilisé pour la planification avec la méthode en partie double. Vous avez ainsi une vision complète et cohérente du passé, du présent et de l'avenir. Grâce à ces fonctions, il est beaucoup plus facile d'enseigner et d'apprendre à préparer des plans financiers et de liquidité.
Banana Comptabilité s'intègre facilement dans Excel et comprend également son propre environnement de programmation, permettant aux utilisateurs de développer leurs propres applications d'extraction et de présentation des données. Les étudiants en comptabilité peuvent facilement apprendre les concepts de structuration des données et de programmation.
9. Intégrer le logiciel dans la plate-forme d'apprentissage en ligne (e-learning)
Dans le domaine de la formation, les écoles se dotent de plus en plus de systèmes numériques pour faciliter les contacts et la collaboration entre enseignants et élèves. Ainsi, on se dirige de l'utilisation de systèmes de partage de fichiers tels que Dropbox, iCloud, Google Drive, à de véritables systèmes d'apprentissage en ligne, qui permettent aux enseignants et aux étudiants de gérer du contenu numérique pour soutenir le travail en classe. Les enseignants les utilisent pour fournir des documents et des exercices, et les élèves téléchargent ensuite les devoirs effectuées.
Lorsque vous choisissez le logiciel de comptabilité à utiliser dans l'enseignement, vous devez également tenir compte de la manière dont il s'intègre aux outils actuels et futurs. De plus en plus de logiciels de comptabilité sont développés sur des plates-formes Cloud. Pour les entreprises, ces solutions peuvent être pratiques, mais dans l'enseignement, cela peut devenir un problème car les étudiants et les enseignants ne contrôlent pas les données. Cela peut aussi rendre difficile de comprendre qui a fait l'exercice et de conserver des preuves du travail effectué.
Banana Comptabilité, similaire à Excel, enregistre les données comptables dans un seul fichier qui peut être sauvegardé localement, dans le Cloud, ou transmis par e-mail. Ce système est hautement compatible avec les plateformes de collaboration et d'e-learning. L'enseignant peut préparer des exemples et des modèles de comptabilité et les mettre facilement à la disposition de sa classe. Une fois leurs devoirs terminés, les étudiants peuvent facilement mettre le fichier de comptabilité à la disposition de l'enseignant et, une fois que ce dernier a corrigé le devoir, il peut le renvoyer à l'étudiant avec ses observations. Dans le cas où ces exercices sont utilisés pour donner des notes et décider si un étudiant réussit les examens, cette approche permet de conserver le travail effectué par les étudiants.
10. Accès gratuit au logiciel
Un élément important est également l'élément financier. La plupart des écoles ne disposent pas de moyens financiers pour acheter un logiciel de comptabilité. Ensuite, il y a la question de la gestion de l'infrastructure informatique. L'équipement des salles de classe ou l'installation de logiciels centralisés implique des coûts de gestion dont il faut tenir compte. L'autre aspect à considérer est la nécessité éventuelle d'avoir une connexion internet permanente. Il arrive souvent que des zones même de l'école soient difficiles à desservir avec des réseaux wifi. Garantir une qualité de connexion élevée et constante peut entraîner des coûts considérables.
La meilleure solution de ce point de vue est certainement de donner aux étudiants la possibilité d'installer le logiciel de comptabilité directement sur leur téléphone portable. Cependant, tous les logiciels ne peuvent pas être utilisés localement. De ce point de vue, Banana Comptabilité est l'une des meilleures solutions, car elle permet aux étudiants de s'équiper d'un logiciel de comptabilité et de l'utiliser à des fins éducatives sans frais.