10 criteri per scegliere un software contabile adatto all'insegnamento

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Nell’ambito dell’insegnamento contabile molte scuole e docenti sentono l’esigenza di utilizzare degli strumenti informatici. Il mercato offre molteplici  soluzioni, tutte di altro livello, poiché le imprese hanno esigenze diverse a seconda della dimensione e del tipo di attività. La scelta dipende dunque da esigenze specifiche.

Quando si sceglie un software di contabilità da affiancare all’insegnamento, si deve tenere conto che il contesto è completamente diverso da quello di una azienda. I criteri da usare per la valutazione devono quindi essere specifici al settore dell’insegnamento. Questo ragionamento può sembrare una banalità, ma il più delle volte, ancora oggi, il software da usare nell’insegnamento viene valutato con gli stessi criteri usati per la scelta di un software da utilizzare in azienda. Nell’ambito formativo questo approccio porta spesso purtroppo al fallimento dei progetti d’introduzione del software. Laddove invece la scelta viene fatta sulla base di criteri specifici per l’insegnamento, l’introduzione si rivela un successo.

I criteri esposti qui di seguito sono quelli che, in tanti anni di lavoro a stretto contatto con le scuole di contabilità e in situazione molto diverse, si sono dimostrati efficaci. Ovviamente ogni istituto e corso avranno delle esigenze diverse a dipendenza dell’età e preparazione degli allievi, del curricolo proposto, del tempo e della struttura informatica a disposizione.  I docenti che si apprestano ad introdurre un software nell’ambito dell’insegnamento della contabilità dovranno valutare le esigenze specifiche alla propria situazione.

1. Lavorare individualmente

La formazione contabile, come diverse altre materie, si divide in una parte teorica e una pratica. In quella pratica ogni allievo svolge i compiti assegnati dal docente, che sono generalmente quelli d’impostare il piano dei conti e di effettuare registrazioni contabili, con il metodo della contabilità in partita doppia.

Ogni allievo lavora in modo individuale, come se stesse gestendo una propria ditta. Quando si sceglie un software di contabilità che deve servire agli allievi per esercitarsi, è importante considerare che questa modalità d’uso è completamente diversa a quella tipica aziendale. Infatti in una ditta le persone accedono e alimentano contemporaneamente il sistema informatico centralizzato. Lo scopo delle soluzioni contabili è quello di permettere a più persone di inserire dati delle operazioni e di avere dei rendiconti complessivi per l'azienda. I sistemi contabili richiedono generalmente dei server, hanno delle procedure di configurazione articolate e richiedono diverso tempo.

Il tempo per la lezione e la correzione dei compiti è limitato. Se lo scopo è quello di permettere agli allievi di esercitarsi in modo individuale, si devono considerare dei software contabili che consentano agli allievi di creare delle contabilità individuali e di trasmetterli al docente in modo facile e veloce. I software di contabilità che richiedono molto tempo per la creazione e la configurazione della contabilità non sono adatti all’insegnamento.

I Fogli di Banana Contabilità si prestano molto bene da questo punto di vista, poiché ogni studente ha il proprio file. Ciascuno può creare facilmente una nuova contabilità o usare il file messo a disposizione dal docente. Si può avere un file diverso per ogni esercizio e lavorare in modo completamente indipendente. Quando l'esercizio è terminato si può consegnare il file al docente.

2. Lavorare facilmente

Nella formazione, il tempo deve essere dedicato il più possibile all’insegnamento della parte teorica e alle esercitazioni. Nell’insegnamento, il software è adatto unicamente se risulta facilmente comprensibile agli allievi e se ha tempi di apprendimento brevi. Bisogna tenere conto che gli allievi potrebbero non usare il software regolarmente e per lungo tempo. Se il software non è intuitivo e facile da usare, tutte le volte che andranno a usarlo perderanno del tempo.

Nella valutazione della facilità d’uso bisogna tenere conto del livello di conoscenze contabili degli allievi. Software con logiche e terminologie che presuppongono già delle conoscenze contabili, risultano difficili da usare per chi sta ancora imparando.

I Fogli di Banana Contabilità soddisfano bene questo punto, perché hanno un approccio a tabelle e tutta una serie di accorgimenti che ne rendono l’utilizzo molto immediato. Agli inizi degli anni novanta, un gruppo di specialisti ha messo a punto delle direttive per creare dei programmi user-friendly, che rimangono tutt'ora un punto di riferimento anche per siti internet e app.
I Fogli di Banana Contabilità sono stati sviluppati per soddisfare tutti i dieci punti di queste direttive, risultando quindi particolarmente intuitivo e facile da usare. Lo studente con un colpo d’occhio vede i dati che ha inserito e qual è la situazione contabile. Anche dopo lunghi periodi di inutilizzo, è comunque facile ripartire.
I Fogli di Banana Contabilità si ispirano ad Excel, il modo d’uso e i comandi sono simili, pertanto gli studenti che hanno già delle conoscenze di Excel o Word sono in grado di usarlo senza alcuna formazione particolare.

3. Sperimentare

Nell’ambito della formazione è necessario avere degli strumenti che permettano agli studenti di sperimentare e, in caso di errore, di potere correggere. Molti software contabili, specialmente quelli usati da grandi aziende e multi-utente, sono volutamente rigidi per ragioni di sicurezza. Una volta inserite le registrazioni o impostato il piano dei conti non si possono più apportare modifiche. Questo modo di lavorare è poco indicato per la formazione, perché gli allievi sbagliano sovente e sono costretti ogni volta ad inserire delle registrazioni di storno o rettifica, perdendo tempo e rendendo anche difficile il lavoro di correzione.

I Fogli di Banana Contabilità permettono di sperimentare. L’allievo può inserire le registrazioni e vedere le ripercussioni contabili in modo istantaneo. Se nota che la cassa è in negativo può facilmente correggere. Banana Contabilità permette inoltre di annullare le operazioni, permettendo di lavorare in modo più piacevole e produttivo. Per gli allievi registrare diventa quasi un gioco. Per i docenti è più facile correggere i lavori, perché si trovano delle contabilità facilmente leggibili e comprensibili.

4. Comprendere la contabilità in partita doppia

Lo scopo dell’insegnamento della contabilità è quello di fare in modo che gli allievi imparino il metodo della contabilità in partita doppia, il significato del dare e dell’avere e come si registrano le diverse operazioni. Tutti i software contabili sono basati sul sistema della contabilità in partita doppia, ma molti, specialmente quelli indirizzati a persone con poche conoscenze contabili o che automatizzano le funzionalità, tendono a nascondere all’utilizzatore la logica della partita doppia. Il programma mette a disposizione dei dialoghi specifici per tipi di operazione, fatture, incassi e pagamenti, ma poi crea e inserisce in automatico le registrazioni in un giornale interno. In diversi programmi l’opzione di inserimento delle registrazioni contabili è a disposizione solo per casi particolari oppure non è interattiva.
Un programma per la  formazione deve invece permettere la funzione di inserimento delle registrazioni affinché gli studenti possano esercitarsi in modo libero e funzionale.

I Fogli di Banana Contabilità rispettano appieno questa esigenza perché l’inserimento delle registrazioni avviene in una tabella, come nel metodo tradizionale della contabilità in partita doppia. Le colonne sono quelle tipiche della contabilità, con data, descrizione, conto dare, conto avere e importo. Le registrazioni dirette (come quella da Cassa a Banca) si inseriscono su una sola riga, quelle invece che richiedono più conti si registrano su più righe, esattamente come si fa quando si impara a scuola. Il programma aggiorna istantaneamente i conti e mostra il saldo aggiornato. Questo permette allo studente di capire se l’operazione ha avuto l’effetto desiderato. Se poi le operazioni in dare e avere non si compensano, viene mostrato un avviso con la differenza. Questo approccio permette agli studenti di affinare la tecnica contabile. L’altro importante vantaggio è che i manuali di tecnica contabile, con le esercitazioni e soluzioni, pensate per essere svolte con carta e penna, rimangono perfettamente valide.

5. Escludere gli automatismi per gli adempimenti fiscali

Lo scopo delle soluzioni contabili è quello di facilitare gli adempimenti fiscali. I dialoghi d’inserimento prevedono quindi elementi appositi per codificare tutto quanto serve ad automatizzare le dichiarazioni. Nella formazione contabile, l’aspetto di automazione non è molto importante, anzi all’inizio del percorso formativo può essere addirittura un impedimento che rende più difficile l’utilizzo del software.
Per esempio, quando agli allievi si insegna il funzionamento dell’IVA, si chiede loro di fare i calcoli manualmente e di registrare i diversi elementi separatamente. Solo dopo avere imparato i meccanismi contabili, si spiega come utilizzare le funzioni che automatizzano la gestione dell’IVA.

Essendo la formazione indirizzata all’apprendimento delle basi teoriche, sarebbe utile avere dei programmi che permettano di escludere le funzionalità che non servono e di avere dei piani dei conti contenuti in modo tale che l’utilizzo da parte degli allievi sia più facile. I programmi concepiti per il mondo del  business non prevedono questa possibilità.
I Fogli di Banana Contabilità  sono stati invece sviluppati anche per adeguarsi alle esigenze di chi deve imparare o vuole tenere la contabilità in modo più semplice. Permettono perciò di creare dei file di contabilità unicamente con le funzionalità che servono. Si possono avere dei file che hanno dei piani dei conti minimalisti o privi di gestione dell’IVA e altre funzionalità. Il programma si presta bene ad essere usato anche da principianti. In diverse scuole in Germania per esempio, i Fogli di Banana Contabilità vengono usati per insegnare la contabilità a partire dai 13 anni, proprio perché è possibile avere dei file con dei piani dei conti molto semplici e solo con le colonne necessarie a quella categoria di utenti.

6. Installare il software sul dispositivo dell’allievo

L'introduzione dell'uso di un software contabile nell’insegnamento è normalmente vincolato alla  disponibilità di aule informatiche. Queste però devono essere spartite con le altre discipline e necessitano di una gestione continua.  Molto spesso gli allievi non hanno pratica con lo specifico sistema operativo e devono essere formati. Le esperienze migliori si riscontrano laddove lo studente può istallare e usare il software di contabilità direttamente sul proprio computer portatile. Si ha una maggiore flessibilità di impiego che permette agli allievi di esercitarsi anche a casa e anche in assenza di una connessione di rete; la scuola e i docenti non devono dedicare tempo alla  gestione dell’infrastruttura.

Non tutti i software di contabilità possono di funzionare sui computer degli studenti e/o senza una connessione internet. Nella scelta della soluzione ideale è dunque indispensabile considerare l’infrastruttura tecnica a disposizione della scuola e i mezzi che hanno gli allievi. Più la gestione del software è complessa, più è difficile per la scuola introdurne l’uso.
I Fogli di Banana Contabilità riducono notevolmente la complessità, perché gli allievi possono istallare il software sul loro dispositivo e usarlo gratuitamente per un tempo illimitato. La versione gratuita permette di avere quanti file di contabilità si desiderano, con un massimo di 70 registrazioni per file. Questo limite si è dimostrato più che sufficiente, perché per ogni esercizio si crea generalmente un nuovo file. I Fogli di Banana Contabilità sono disponibili per tutti i sistemi operativi, compresi i dispositivi mobili Android e iOS. Ormai tutti gli studenti, in ogni parte del mondo, hanno a disposizione uno smartphone, che diventa sempre più performante con i passare degli anni, dotato ormai di schermi ad alta risoluzione. Quando si fa la contabilità è ovviamente meglio avere un computer portatile, però la possibilità di usarlo anche su dei tablet o telefonini apre nuove opportunità nell’ambito dell’insegnamento perché consente di democratizzare l’uso del software di contabilità a tutti gli studenti. La versione di Banana Contabilità per gli apparecchi mobile è ormai quasi in linea con quella desktop e ulteriori miglioramenti arriveranno in futuro.

7. Capire la logica dei software contabili

L’introduzione dei software di contabilità nell’ambito della formazione ha come obiettivo anche quello di preparare gli studenti al lavoro digitale, in modo che quando entreranno nel mondo del lavoro sappiano già usare i sistemi informatici. Ogni programma di contabilità ha le proprie specificità, ma la logica di calcolo è sostanzialmente la medesima. Analogamente a quando s’impara a guidare un’automobile, anche lo studente che avrà imparato ad usare un software di contabilità avrà minur difficoltà ad usarne un altro.

A questo riguardo è importante considerare che i software di contabilità applicano l’equazione della contabilità non nella forma tipica Dare = Avere, ma in quella Dare -Avere = 0. È un cambiamento che può apparire minimo, ma che ha conseguenze logiche e pratiche molto importanti. Nella contabilità manuale gli importi in Dare e Avere sono sempre positivi e sono disposte su colonne separate. I computer usano invece una colonna sola, e gli importi in Dare sono in positivo, mentre quelli in Avere sono in negativo. Questa struttura consente ai programmi di risparmiare spazio e di completare le operazioni velocemente. Capire la struttura dei dati e la logica usata dai programmi per calcolare i saldi, creare schede conto e preparare il bilancio e il conto economico permette poi di usare più facilmente altri programmi.

Dipende molto dal curricolo di studio, ma tendenzialmente il software di contabilità dovrebbe anche permettere di capire tutte le potenzialità a disposizione di una ditta.  Non dovrebbe quindi solo occuparsi di contabilità e della stampare dei bilanci, ma anche permettere di tenere sotto controllo i clienti e fornitori, di gestire i beni ammortizzabili, di creare fatture e di usare il blockchain per la sicurezza.

Nella valutazione del software da implementare è anche utile tenere conto della facilità per gli studenti di comprenderne il  funzionamento. Ci sono programmi che tendono a nascondere le complessità all’utente oppure che offrono solo un numero limitato di funzionalità. Altri programmi sono invece molto articolati, offrono tantissime possibilità, ma sono anche complessi e difficili da usare.
I Fogli di Banana Contabilità rappresentano un ottimo compromesso, offrendo tutte le principali funzionalità, ma mantenendo la facilità d’uso. Le diverse operazioni, compresa l’emissione delle fatture, vengono gestite all’interno della tabella Registrazioni. La sicurezza dei dati viene assicurata dal metodo blockchain. La rappresentazione dei dati è la stessa usata internamente dal programma, in modo tale che sia più facile capire come “ragionano” i software contabili.

8. Pianificare, eseguire e controllare

Per portare a buon fine un’attività si deve prima pianificarla, poi implementarla e infine costantemente verificare come procede l’esecuzione apportando i necessari correttivi.  Questa metodologia, ampiamente consolidata, viene usata nella gestione di progetti di ogni genere e nella conduzione aziendale. Con la digitalizzazione i dati arrivano da altre fonti in modo digitale e sono integrati nel sistema contabile. L’attività d’inserimento manuale dei dati diminuisce e aumenta invece la necessità di controllare l’esecuzione e di avere una visione complessiva dell’azienda. La figura del contabile non prepara più solo i rendiconti, ma sempre di più partecipa alle decisioni strategiche e alla pianificazione dell’attività aziendali. Nel curriculum di formazione contabile si tende quindi a dare maggiore importanza agli aspetti di pianificazione e controlling.

In molte ditte le previsioni finanziarie sono ancora eseguite con tabelle elettroniche. Questo comporta un dispendio di tempo importante, che richiede, nell'insegnamento, lezioni separate questi argomenti. Per i docenti è un grande vantaggio potere usare lo stesso software per insegnare la contabilità, i preventivi e la pianificazione finanziaria.

I Fogli di Banana Contabilità mettono a disposizione un sistema avanzato di previsione finanziaria basato sulla contabilità. Lo stesso piano dei conti che serve a preparare i bilanci viene usato anche per la pianificazione con il metodo della partita doppia. In questo modo si ha una visione completa e coerente del passato, presente e futuro. Insegnare e apprendere ad allestire piani finanziari e della liquidità è molto più facile.
I Fogli di Banana Contabilità si integrano facilmente in Excel e includono anche un proprio ambiente di programmazione, che consente agli utenti di sviluppare dei propri applicativi di estrazione e presentazione dati. Gli studenti di contabilità possono facilmente imparare i concetti della strutturazione dei dati e della programmazione.

9. Integrare il software nella piattaforma e-learning

Nell’ambito della formazione, le scuole si stanno sempre più dotando di sistemi digitali che permettono di facilitare i contatti e la collaborazione fra docenti e studenti. Si va dall’uso di sistemi di condivisione di file come Dropbox, iCloud, Google Drive, a veri e propri sistemi di e-learning, che consentono ai docenti e agli studenti di gestire contenuti digitali a supporto del lavoro di classe. I docenti li usano per mettere a disposizione dispense ed esercizi e gli studenti vi caricano poi i compiti eseguiti.

Quando si sceglie il software di contabilità da usare nell’insegnamento è necessario considerare anche come questo si integri con gli strumenti attuali usati e quelli futuri. Sempre più i software di contabilità sono sviluppati su piattaforme Cloud. Per le imprese queste soluzioni possono essere comode, ma nell’ambito dell’insegnamento può diventare un problema, perché gli studenti e i docenti non hanno il controllo dei dati. Può diventare anche difficile capire chi ha svolto l’esercizio e mantenere la prova del lavoro fatto.

I Fogli di Banana Contabilità, in modo simile a Excel, salvano i dati della contabilità in un unico file che può essere salvato localmente, sul Cloud o trasmesso via  email. Questo sistema è altamente compatibile con le piattaforme collaborative e di e-learning. Il docente può preparare degli esempi e modelli di contabilità e metterli agevolmente a disposizione della classe. Gli studenti, terminati i compiti, possono facilmente riconsegnare il file di contabilità al docente che, una volta corretto l'esercizio, può farlo riavere all’allievo con le sue osservazioni. Nel caso che questi esercizi servano a dare le note e a decidere se un allievo superi gli esami, questo approccio permette di conservare i lavori svolti dagli allievi.

10. Accedere al software gratuitamente

Un elemento anche importante è quello finanziario. La gran parte delle scuole non ha mezzi finanziari a disposizione per l’acquisto di software di contabilità. C’è poi la questione della gestione dell’infrastruttura informatica. Avere delle aule attrezzate o installare dei software centralizzati comporta dei costi di gestione che devono essere considerati. Un altro aspetto da valutare è l’eventuale necessità di avere una connessione internet costante. Capita spesso che zone della scuola siano difficili da raggiungere con le reti wifi. Assicurare una qualità di connessione alta e costante può comportare dei costi non indifferenti.

La soluzione migliore da questo punto di vista è certamente quella di dare la possibilità agli studenti di installare il software di contabilità direttamente sul proprio telefonino. Non tutti i software però consentono di essere usati localmente.
I Fogli di Banana Contabilità da questo punto di vista sono una delle soluzione migliori, perché permettono agli studenti di dotarsi di un software contabile e di usarlo a scopi didattici senza costi.

 

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