In this article
Muchas escuelas y profesores de contabilidad sienten la necesidad de utilizar softwares de contabilidad en el contexto de la enseñanza. A diferencia de otros ámbitos, como el de las hojas de cálculo, en el que el número de productos es limitado, en el sector de la contabilidad hay una multiplicidad de soluciones. Esta variedad se deriva del hecho de que las empresas tienen distintas necesidades en función de su naturaleza y tamaño. Los diferentes productos que existen en el mercado son todos de gran calidad y su elección dependerá de las necesidades específicas.
A la hora de elegir un software de contabilidad para incorporarlo a la enseñanza, hay que tener en cuenta que el contexto es totalmente diferente al de una empresa. Por consiguiente, los criterios que se utilicen para la evaluación deben ser específicos del sector de la enseñanza. Esto puede parecer un argumento trivial, pero la mayoría de las veces, incluso hoy día, el software que se va a utilizar en la enseñanza se evalúa con los mismos criterios utilizados para seleccionar un software que se va a utilizar en una empresa. Lamentablemente, la mayor parte de las veces, este enfoque llevará al fracaso de la introducción de sofwares para los proyectos educativos. Si en cambio la elección se hace sobre la base de los criterios específicos de la enseñanza, la implantación será un éxito.
Los criterios que se exponen a continuación son los que, en tantos años de estrecha colaboración con las escuelas de contabilidad y en muy diversas situaciones, han llegado a demostrar su eficacia. Evidentemente, cada institución y cada curso tendrán distintos requisitos, que dependerán de la edad y la preparación de los estudiantes, el plan de estudios propuesto, el tiempo y la infraestructura informática disponible. Los profesores que se preparan para implantar un software en el ámbito de la enseñanza de la contabilidad tendrán que evaluar las necesidades específicas de cada situación.
1. Trabajo a nivel individual
La formación en contabilidad, al igual que otras materias, se divide en una parte teórica y otra práctica. En la práctica, cada alumno realiza las tareas que le asigna el profesor y que, en general, consisten en la elaboración del Plan de Cuentas y el registro de las operaciones contables mediante el método de contabilidad por partida doble.
Los estudiantes trabajarán de forma individual, como si estuvieran dirigiendo su propia empresa. Al elegir el software de contabilidad que se utilizará para las prácticas de los estudiantes, es importante tener en cuenta que el modo de uso es completamente diferente del que suele utilizar una empresa. De hecho, en una empresa, las personas acceden y alimentan simultáneamente el sistema de información centralizado. La finalidad de las soluciones de contabilidad es permitir que un mayor número de personas introduzcan datos sobre las transacciones y dispongan de informes globales para la empresa. Los sistemas de contabilidad suelen requerir servidores, tienen procedimientos de configuración complejos y exigen mucho tiempo.
El tiempo para la clase y la corrección de los deberes es limitado. Si el objetivo es permitir que los estudiantes practiquen individualmente, se debe contemplar un software de contabilidad que permita a los estudiantes crear cuentas individuales y transmitirlas al profesor de forma rápida y fácil. Un software de contabilidad que necesita mucho tiempo su configuración no es adecuado para la enseñanza.
Banana Contabilidad se presta muy bien, desde este punto de vista. Los estudiantes tienen cada uno su propio archivo, como en el caso de Excel. Pueden crear fácilmente un nuevo archivo de contabilidad o usar el que el profesor ha puesto a su disposición. Pueden usar un archivo diferente para cada ejercicio y trabajar de forma completamente independiente. Cuando terminan, pueden entregar el archivo al profesor.
2. Trabaja fácilmente
Durante el aprendizaje, se debe dedicar el mayor tiempo posible a la enseñanza de la parte teórica y a los ejercicios. Los programas informáticos sólo son aptos para la enseñanza si son comprensibles para los estudiantes y si tienen un corto período de tiempo de aprendizaje. Hay que tener en cuenta que los estudiantes no pueden utilizar los programas informáticos de forma regular y durante un largo período. Si el software no es intuitivo y fácil de usar, los estudiantes perderán tiempo cada vez que lo utilicen.
Al evaluar la facilidad de uso, debe tenerse en cuenta el nivel de conocimientos de los estudiantes en materia de contabilidad. Los software que utilizan lógicas y terminologías que ya exigen conocimientos de contabilidad son difíciles de utilizar para las personas que están aprendiendo.
Banana Contabilidad está especialmente bien adaptada desde este punto de vista, porque utiliza un sistema de hojas de cálculo y toda una serie de herramientas que permiten su fácil uso. A principios de los noventa, un grupo de especialistas en interfaces de usuario desarrolló una metodología para crear programas fáciles de usar, que sigue siendo un punto de referencia incluso para sitios web y aplicaciones.
Banana Contabilidad fue desarrollada en base a este enfoque y cumple con los diez puntos mencionados, lo que hace que sea particularmente intuitivo y fácil de usar. De un solo vistazo, el estudiante puede ver los datos que ha introducido y cuál es la situación contable. Incluso cuando no lo ha usado durante un tiempo, es fácil volver a retomarlo.
3. Experimento
Como parte de la formación, es necesario proporcionar a los estudiantes herramientas que les permitan ser capaces de experimentar y corregir en caso de error. Muchos programas de contabilidad, especialmente los que se utilizan en las grandes empresas y por una infinidad de personas, son estrictos por razones de seguridad. Una vez que se registran los asientos o se establece el plan de cuentas, ya no se pueden hacer cambios. Trabajar de esta manera no es muy apropiado para el entorno de la enseñanza, porque los estudiantes a menudo cometen errores y se ven obligados a insertar registros de reversión o corrección , lo que provoca una pérdida de tiempo y dificulta el trabajo de rectificación.
Banana Contabilidad permite la experimentación. El estudiante puede introducir los registros y visualizar las repercusiones en la cuenta al instante. Si advierte que la caja registradora tiene un valor negativo, se le avisará inmediatamente y podrá corregirlo. Banana también te permite cancelar las transacciones. Este sistema de trabajo es muy práctico y mucho más productivo. Para los estudiantes, el registro se convierte casi en un juego. También es más sencillo para los profesores corregir el trabajo realizado, porque las cuentas son fácilmente legibles y comprensibles.
4. Comprender la contabilidad por partida doble
El propósito de la enseñanza de la contabilidad es hacer que los estudiantes aprendan el método de contabilidad por partida doble, el significado de débito y crédito y cómo registrar las diferentes operaciones. Todos los programas de contabilidad se basan en el sistema de contabilidad por partida doble, pero muchos de ellos, especialmente los destinados a personas con escasos conocimientos de contabilidad o que contienen funciones automatizadas, tienden a ocultar al usuario la lógica de este sistema. El programa proporcionará diálogos específicos para cada tipo de transacción, factura, cobro y pago y será entonces el programa el que cree e inserte automáticamente los registros en un diario interno. En otros programas, la opción de introducir registros contables sólo es posible para casos concretos o puede ni siquiera estar disponible.
Por lo tanto, si el programa se va a utilizar en un entorno de formación, es necesario asegurarse de que la función de insertar los registros permita a los estudiantes practicar libremente y siga siendo funcional.
En este sentido, Banana Contabilidad es óptima porque el asiento de la transacción se realiza en un cuadro, como en el método tradicional de contabilidad por partida doble. Las columnas son las que se generan normalmente al realizar los ejercicios contables, incluida la fecha, la descripción, la cuenta deudora, la cuenta acreedora y el importe. Las entradas directas (como la de la caja registradora al banco) se registran en una línea, y las que afectan a varias cuentas se registran en varias líneas, exactamente como se hace cuando se enseña en las escuelas. Las cuentas se actualizan al instante por el programa y se muestran los saldos actualizados. Esto permite al estudiante entender si la operación tiene el efecto deseado. Si las operaciones de débito y crédito no cuadran, se muestra un mensaje de alerta con la diferencia. Este planteamiento permite a los estudiantes perfeccionar su técnica en materia de contabilidad. La otra ventaja importante es que los manuales de técnicas de contabilidad, con sus ejercicios y soluciones diseñadas para ser realizadas a lápiz y papel, siguen siendo perfectamente válidos.
5. Excluye las automatizaciones para el cumplimiento de los impuestos
El propósito de las soluciones contables es facilitar el pago de los impuestos. Por lo tanto, los cuadros de registro proporcionan datos específicos para configurar todo lo necesario para automatizar las declaraciones. En la formación contable, el aspecto de la automatización no es muy importante, de hecho al principio del curso de formación, puede incluso ser una barrera que dificulte el uso del software.
Cuando se enseña a los estudiantes cómo funciona el IVA, por ejemplo, se les pide que hagan los cálculos manualmente y que registren los diferentes elementos por separado. Sólo después de aprender estos cálculos, se explica el uso de las funciones automatizadas para la gestión del IVA.
Si la formación en contabilidad tiene por objeto el aprendizaje de las bases teóricas, sería útil disponer de programas que permitan excluir las funciones que no sean necesarias y proporcionar un plan de cuentas conciso, a fin de facilitar su uso a los estudiantes. Esta posibilidad no la ofrecen los programas que han sido diseñados para su uso en el sector empresarial. Teniendo esto en cuenta, Banana Contabilidad también fue desarrollada para adaptarse a las necesidades de aquellos que deben aprender o gestionar una contabilidad básica. Te permite crear archivos de contabilidad con solamente las características específicas que necesitas. Puedes trabajar con archivos que proveen un Plan de Cuentas muy conciso sin la administración del IVA u otras características. El programa también es adecuado para principiantes. Varias escuelas en Alemania usan Banana Contabilidad para enseñar contabilidad desde los 13 años, esto se debe a que es posible crear archivos con un Plan de Cuentas muy simple y con sólo las columnas que se necesiten.
6. Instala el software en el dispositivo del estudiante
En un principio, las escuelas introdujeron el uso de software de contabilidad en la enseñanza, gracias a la disponibilidad de salas de informática. Sin embargo, las salas de informática no siempre están disponibles y requieren una supervisión continua. A menudo, los estudiantes no están familiarizados con el sistema operativo específico y deben ser formados. El mejor sistema es que el estudiante pueda instalar y utilizar el software de contabilidad directamente en su portátil. Esto ofrece una mayor flexibilidad y permitirá que los estudiantes practiquen en casa y que la escuela y los profesores no tengan que dedicar tiempo a gestionar la infraestructura. Otra ventaja de la instalación en su propio ordenador es que permite a los estudiantes trabajar incluso si no tienen una conexión de red.
No todos los software de contabilidad están diseñados para funcionar en los ordenadores de los estudiantes, así como cuando no hay conexión a Internet. Por lo tanto, al evaluar la solución de software es esencial considerar la infraestructura técnica disponible en la escuela y los medios que tienen los estudiantes. Cuanto más compleja sea la gestión del software, más difícil será para la escuela implantar su uso. Banana Contabilidad reduce significativamente la dificultad, porque los estudiantes pueden instalar el software en su dispositivo y utilizarlo gratuitamente por un tiempo ilimitado. La versión gratuita permite trabajar en tantos archivos de contabilidad por partida doble como sea necesario, con un máximo de 70 registros por archivo. Este límite ha demostrado ser más que suficiente, ya que al hacer un ejercicio generalmente se crea un nuevo archivo. Banana Accounting está disponible para todos los sistemas operativos, incluyendo los dispositivos móviles Android y iOS. Ahora mismo todos los estudiantes, en todas partes del mundo, tienen a su disposición smartphones, que cada vez ofrecen mayor rendimiento, y cuentan con pantallas de alta resolución. Cuando se hace contabilidad, es obviamente preferible tener un ordenador portátil, pero la posibilidad de gestionarla tablets o teléfonos móviles también abre nuevas oportunidades en el ámbito de la enseñanza, ya que permite democratizar el uso de los software de contabilidad para todos los estudiantes. La versión de Banana Contabilidad para dispositivos móviles está ya casi en línea con la versión de escritorio y en un futuro próximo se producirán nuevas mejoras.
7. Entender la lógica de un software
La introducción de softwares de contabilidad como parte de la formación también tiene por objeto preparar a los estudiantes para el uso de los softwares como tal, de modo que cuando entren en el mercado laboral ya estén familiarizados con el uso de los sistemas informáticos. Cada programa de contabilidad tiene sus propias especificaciones, pero la lógica de los cálculos es sustancialmente la misma. Es un poco como cuando se aprende a conducir un coche, el estudiante que ha aprendido a utilizar un programa de contabilidad tendrá mucha menos dificultad al utilizar otro.
En este sentido, es importante considerar que el software de contabilidad no aplica la ecuación contable en su forma típica de Débito = Crédito, sino como Débito - Crédito = 0. Este cambio puede parecer mínimo, pero tiene implicaciones lógicas y prácticas muy importantes. En la contabilidad manual, las cantidades en el Deber y el Haber son siempre positivas y están organizadas en columnas separadas. Los ordenadores utilizan una sola columna, y las cantidades de débito son positivas, mientras que las de crédito son negativas. Esta estructura permite a los programas ahorrar espacio y realizar operaciones rápidamente. La comprensión de la estructura de datos y la lógica utilizada por los programas para calcular los saldos, crear tarjetas de cuenta y preparar el balance y la cuenta de resultados facilitará el uso de otros programas.
Dependerá en gran medida del plan de estudios, pero fundamentalmente el programa de contabilidad también debería permitirte comprender todo el potencial que ofrece una empresa, y no sólo ocuparse de la contabilidad y la impresión de los informes financieros, sino también permitirte llevar un control de los clientes y proveedores, gestionar los activos amortizables, crear facturas y utilizar la cadena de bloques para la seguridad.
En la evaluación, será útil considerar si el software permite a los estudiantes comprender fácilmente cómo funciona. Hay programas que tienden a ocultar las complejidades al usuario o que ofrecen sólo un número limitado de características. Otros programas, en cambio, son muy ágiles, ofrecen múltiples posibilidades, pero también son complejos y difíciles de usar. Banana Contabilidad ofrece un excelente equilibrio e incluye todas las características principales, manteniendo la facilidad de uso. Las diversas operaciones, incluida la emisión de facturas, se gestionan dentro de la tabla de transacciones. La seguridad de los datos está garantizada por el método de cadena de bloques. La visualización de los datos es idéntica a la utilizada internamente por el programa, de manera que se facilita la comprensión de cómo "razona" el software de contabilidad.
8. Planificar, ejecutar, comprobar
Para finalizar una actividad con éxito, primero se debe planear, luego implementar y verificar constantemente como se desarrolla su ejecución y así hacer los ajustes necesarios. Esta metodología perfectamente consolidada, se utiliza en la gestión de empresas y proyectos de todo tipo. Con la digitalización, los datos llegan desde otras fuentes en formato digital, que se integrarán en el sistema de contabilidad.La introducción de datos disminuye y en su lugar aumenta la necesidad de tener una visión general de su funcionamiento y de la empresa. El contable tiende a convertirse en una figura que ya no sólo prepara informes, sino que participa en las decisiones estratégicas y en la planificación de la empresa. Por consiguiente, el programa de formación en contabilidad tiende a dar importancia a los aspectos de planificación y control.
En muchas empresas, las previsiones financieras se siguen haciendo con hojas de cálculo electrónicas. Esto supone una gran pérdida de tiempo, que implica la necesidad de tener clases por separado sobre los distintos temas. Es una gran ventaja para los profesores poder utilizar el mismo software para enseñar contabilidad, presupuestos y planificación financiera.
Banana Contabilidad ofrece un sistema avanzado de previsión financiera basado en la contabilidad. El mismo Plan de Cuentas se utiliza para preparar presupuestos también para la planificación a través del método por partida doble. De esta manera, se tiene una visión completa y coherente del pasado, presente y futuro. La enseñanza y el aprendizaje para elaborar planes financieros y de liquidez se hace mucho más fácil.
Banana Contabilidad se integra fácilmente en Excel y también cuenta con su propio entorno de programación, que permite a los usuarios desarrollar sus propias aplicaciones de extracción de datos y presentación. Los estudiantes de contabilidad pueden aprender fácilmente los conceptos de estructuración y programación de datos.
9. Integración del software en una plataforma de e-learning
En el ámbito de la formación, las escuelas se están equipando cada vez más con sistemas digitales que facilitan el contacto y la colaboración entre profesores y estudiantes. Van desde el uso de sistemas de intercambio de archivos como Dropbox, iCloud, Google Drive, hasta sistemas completos de aprendizaje virtual, que permiten a los profesores y los estudiantes utilizar el contenido digital como apoyo al trabajo en clase. Los profesores los utilizan para poner a disposición de los alumnos notas de clase y ejercicios y los estudiantes suben las tareas realizadas.
Al elegir el software de contabilidad que se empleará para la enseñanza, es igualmente necesario considerar la forma en que se integra con los medios existentes en la actualidad, así como con los futuros. Cada vez se desarrollan más softwares de contabilidad en la nube. Para las empresas, estas opciones pueden ser convenientes, pero en el contexto de la enseñanza puede crear un problema, porque los estudiantes y los profesores no tienen control sobre los datos. Además, puede dificultar la comprobación de quién ha hecho la tarea y la verificación de los trabajos realizados.
De manera similar a Excel, Banana Contabilidad guarda los datos contables en un solo archivo que puede ser almacenado localmente, en la nube o enviado por correo electrónico. Este sistema es altamente compatible con las plataformas de trabajo colaborativo y de aprendizaje online. El profesor puede preparar ejemplos y modelos de contabilidad y ponerlos fácilmente a disposición de la clase. Tras completar su tarea, el estudiante puede simplemente poner el archivo a disposición del profesor y una vez que el profesor haya corregido la tarea, puede devolverla al estudiante con sus observaciones. Beneficioso cuando estos ejercicios se utilizan para evaluar la nota final del estudiante, ya que el trabajo realizado por los estudiantes se conserva.
10. Accede a tu software de forma gratuita
El coste financiero es también un elemento importante. La mayoría de las escuelas no disponen de medios financieros para adquirir programas de contabilidad. Luego está la cuestión de la gestión de la infraestructura informática. El equipamiento de las aulas o la instalación de un programa informático centralizado entraña costos de gestión que deben tenerse en cuenta. Otro aspecto a tratar es la posible necesidad de tener una conexión constante a Internet. A menudo sucede que es difícil cubrir las escuelas con red WiFi. El mantenimiento de una conexión rápida y constante puede suponer costes significativos.
La mejor solución desde este punto de vista es, sin duda, ofrecer a los estudiantes la oportunidad de instalar el software de contabilidad directamente en su teléfono móvil. Sin embargo, no todos los programas permiten un uso local. En este sentido, Banana Contabilidad es una de las mejores soluciones, porque permite a los estudiantes instalar el software de contabilidad y utilizarlo con fines educativos sin costo alguno.