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La mayoría de las escuelas de contabilidad, en todo el mundo, siguen impartiendo la enseñanza sin la utilización de softwares de contabilidad. Aunque la mayoría de las empresas utilizan softwares para llevar sus cuentas desde hace décadas, los estudiantes siguen practicando con papel y bolígrafo y, al entrar en el mercado laboral, tienen que ser formados de nuevo por sus empresas, para poder utilizar los modernos instrumentos tecnológicos.
El uso limitado de la tecnología para la formación de contables es un problema bien conocido en todo el mundo. Todos los implicados, incluidas las propias escuelas, consideran que esta situación es lamentable y que la urgencia por solucionar el problema se incrementa con el avance de la tecnología moderna.
Un estudio realizado en los Estados Unidos en 2017 documenta muy bien la situación (An Examination and Analysis of Technologies Employed by Accounting Educators, Alan I. Blankley, David S. Kerr, Casper E. Wiggins). Los autores señalan que el software de contabilidad se utiliza sólo en el 9% de las clases de Grado en Administración de Empresas.
En otros entornos de enseñanza, como en la arquitectura, la ingeniería, el desarrollo de software, diseño gráfico y medios de comunicación, la situación es completamente diferente. Los estudiantes utilizan las versiones más recientes de software desde el comienzo de sus estudios. Los estudiantes se preparan para la nueva realidad digital al entrar en el mercado laboral y suelen ser más expertos en tecnología que las empresas que los contratan.
Falta de estudios sobre el uso demorado de las tecnologías
No hemos podido encontrar ningún estudio en profundidad, que analice los motivos que obstaculizan un uso más amplio de la tecnología en la formación de los contables. A menudo este retraso se atribuye erróneamente a la falta de voluntad de las escuelas de actualizar sus propios cursos de formación.
Evaluar los motivos de este atraso en el uso de las herramientas informáticas será el primer paso para tratar este tema correctamente. A continuación, enumeramos lo que creemos que son las principales razones de la situación actual.
Criterios erróneos en la elección del software de contabilidad
Las escuelas tienden a optar por los programas informáticos utilizados en el mercado laboral en sus diversos ámbitos educativos. Excel se utiliza generalmente para las hojas de cálculo, Photoshop para la fotografía, Archicad para la arquitectura.
Todos los software de contabilidad se basan en el método de partida doble y son muy similares en cuanto a los aspectos y funciones de la contabilidad. Así pues, las escuelas y los profesores se decantan por el software más utilizado en sus respectivos países. Se presupone, por tanto, que el software utilizado en la empresa también es adecuado para la enseñanza. A menos que se desee realizar un curso sobre un software específico, este enfoque es erróneo ya que no tiene en cuenta las diferencias entre los requisitos de un entorno de enseñanza y las prioridades de las empresas. No todos los programas informáticos de contabilidad son adecuados para la enseñanza. Las escuelas deben seguir una estrategia más precisa, definiendo los criterios que deben aplicarse en el proceso de selección para basar su enseñanza en una elección fundamentada.
La formación en contabilidad sigue siendo en gran parte teórica
Al igual que en otras especialidades como el derecho y la medicina, la formación en contabilidad, está fuertemente orientada a la construcción de una metodología y presupone la asimilación por parte del estudiante de toda una serie de conocimientos teóricos. El estudiante de medicina debe entender primero cómo funciona el cuerpo humano y sólo entonces, irá a la práctica. Del mismo modo, en contabilidad, el profesor proporciona un marco de conocimientos que le permite entender el ciclo de negocios en una empresa. La diferencia entre el capital de terceros y el capital social requiere conocimientos jurídicos específicos. El registro de una venta con IVA requiere una explicación y conocimientos de cómo funciona el impuesto sobre el valor añadido. Lo mismo ocurre con los impuestos sobre la renta, el capital u otros impuestos. Comprender cómo se produce la depreciación de un activo fijo, exige el conocimientos sobre el ciclo de vida de un activo y sobre los diferentes métodos de cálculo de la depreciación. La fase fundamental de la formación en materia de contabilidad consiste en impartir a los estudiantes los conocimientos teóricos que les permitirán elaborar un plan de cuentas y registrar las transacciones en la contabilidad.
Mientras se aprende, el software de contabilidad permite acelerar los cálculos, tener una percepción más sencilla de los vínculos entre las operaciones y los resultados globales, pero siempre se precisará de una formación teórica.
Los estudiantes de secundaria no tienen conocimientos prácticos de cómo funciona una empresa, cómo funciona el dinero, qué son los impuestos.
En la formación en contabilidad, se explican primero los conceptos y luego cómo se traducen al lenguaje contable.
Diferencias aritméticas entre la contabilidad manual y la computarizada
Las bases teóricas de la contabilidad han permanecido inalteradas, incluso después de la llegada de los ordenadores, pero la forma en que estos organizan los datos y realizan los registros es diferente al método manual.
La contabilidad por partida doble se basa en la ecuación Débito = Crédito.
Para simplificar y acelerar los cálculos, los programas de contabilidad utilizan la misma ecuación, pero formulada de manera diferente, donde Débito - Crédito = 0. Esta diferencia tiene consecuencias lógicas y prácticas muy importantes. En la contabilidad manual, el Deber y el Haber utilizan diferentes columnas y siempre son positivas. Los ordenadores utilizan una sola columna en su lugar, y los valores del Débito son positivos, mientras que los del Crédito son negativos.
Todos los libros de contabilidad se refieren a la forma manual de llevar las cuentas y explican cómo funciona una ficha de cuenta y calculan el saldo y el beneficio con la "T" (Débito a la izquierda y Crédito a la derecha). Los ordenadores gestionan las fichas de cuentas y calculan el saldo y las ganancias con un enfoque diferente. Las explicaciones teóricas aplicables a la contabilidad manual no se adecuan a la computarizada.
El registro de las operaciones con ordenador utilizando libros de contabilidad basados en el método manual, hace que la comprensión sea más complicada. Si utilizamos un software de contabilidad, también debemos modificar los libros de contabilidad y el enfoque teórico de la enseñanza. No podremos cambiar en un instante más de 500 años de tradición de cómo se explica la contabilidad a los estudiantes.
Falta de infraestructura informática
No todas las escuelas tienen aulas equipadas con ordenadores y, cuando las hay, se utilizan para otras asignaturas, lo que dificulta su disponibilidad.
Administrar salas de ordenadores y poner a disposición programas de contabilidad no es fácil. Se necesita personal para ocuparse de las actualizaciones y el mantenimiento. También en aspectos relacionados con la seguridad y el mal uso por parte de los estudiantes. Los profesores de contabilidad tienen la tarea adicional de asegurarse de que se está haciendo un uso correcto.
No basta con poner a disposición los ordenadores durante el horario escolar. Los estudiantes también deben poder hacer ejercicios en casa, para ponerse al día con clases perdidas o practicar antes de los exámenes.
La mejor solución para los estudiantes sería usar el software en su propio ordenador. El problema que surge aquí es que no todos los estudiantes tienen un ordenador y también deben tener conocimientos sobre la instalación del software.
Un sistema de gestión que se ponga a disposición de los estudiantes, tanto en la escuela como en el hogar, a través de una conexión a Internet sería una alternativa idónea. Pero incluso si la escuela logra poner a disposición el software, surge el problema de que las conexiones de red que sean estables y de buena calidad. No todas las escuelas tienen una conexión WiFi disponible para los estudiantes. Los estudiantes deberían poder conectarse a través de su teléfono, pero incluso siendo esto posible y financieramente sostenible, a menudo sucede que en muchas aulas la recepción no es buena.
Los planes de estudio no incluyen el uso de softwares
Las propias escuelas no siempre definen los currículos de estudio a utilizar en su enseñanza de contabilidad. Puede haber normas o requisitos que deben cumplirse y que no implican el uso de software de gestión. También puede haber situaciones en que se exija que las pruebas estándar se realicen a mano.
En esos casos, los profesores pueden impartir lecciones que impliquen el uso de la tecnología, pero aún así deben enseñar a los estudiantes a utilizar un sistema manual, a fin de prepararlos para aprobar sus exámenes.
Cambiar los planes de estudio resulta ser una cuestión compleja. Muy a menudo los currículos no se modifican hasta que todos los estudiantes tienen la oportunidad de acceder a una formación contable informatizada, para un trato igualitario. Como resultado, los currículos no se adaptan hasta que todas las escuelas tienen la estructura informática adecuada. Un cambio general de un sistema a otro es muy complicado, tanto logísticamente como en términos de tiempo, porque es necesario que todos los profesores estén capacitados para pasar al nuevo sistema.
Lo ideal sería que los respectivos departamentos comenzaran a introducir la posibilidad de impartir formación en materia de contabilidad y de realizar exámenes por ordenador, estableciendo también los parámetros pertinentes. Esto conducirá a una adopción progresiva.
Falta de estímulo económico para los productores de software
En ciertas áreas, las compañías de software tienen particular interés en hacer que los estudiantes usen sus herramientas. Los productores de software tratarán de mantener la lealtad de los alumnos, de modo que cuando entren en el mercado laboral como independientes, o empleados de empresas, prevalecerá su enfoque de " llevar su propio dispositivo o software a utilizar", y así permanecerán fieles a la solución que han utilizado en la escuela.
La situación es diferente para la contabilidad, ya que la mayoría de las empresas ya tienen una herramienta de software. Cuando un estudiante de contabilidad empieza en su nuevo trabajo, no traerá su propia herramienta, sino que tendrá que adaptarse a la utilizada por la empresa. Además, cabe mencionar que la formación en materia de contabilidad requiere soluciones individualizadas y flexibles, mientras que las empresas requieren soluciones integradas y multiusuario. En muchos casos la solución utilizada por una empresa no será la misma que la que se adapta a una escuela.
Sin duda siempre existirá un interés por parte de los productores de software para que los estudiantes utilicen su software, pero la enseñanza, como tal, no es un instrumento para ganar fidelización como lo es en otras áreas. Las empresas de software de gestión no suelen tener gran interés en invertir en el sector de la educación, ni en adaptar sus soluciones para apoyar y fomentar el uso educativo poniéndolas a disposición de las escuelas y los estudiantes de forma gratuita.
Bibliografía
An Examination and Analysis of Technologies Employed by Accounting Educators, Alan I. Blankley, David S. Kerr, Casper E. Wiggins, The Accounting Educators’ Journal, Volume XXVIII, 2018 pp. 75-98