Tabelle Journal der Arbeitszeiterfassung

In der Journal-Tabelle werden die täglichen Daten der Zeiterfassungs-Datei eingegeben, welche an Ihren persönlichen Bedürfnisse angepasst werden können.

Dank der Zeilen und Spalten mit Totalsummen erhält man einen sofortigen Überblick über die Situation.

Die Journal-Tabelle enthält mehrere Spalten für alle Anforderungen. Je nach Ihren Bedürfnissen können die von Ihnen benötigten Spalten angezeigt werden.

Zeilentypen, Farben und Zeilenformat

Die Journalzeilen werden vom Programm automatisch eingefügt, wenn eine neue Datei erstellt wird. In den vordefinierten Vorlagen sind die Journalzeilen bereits eingerichtet. 

Zeilen der Tage

Die Tageszeilen werden für die Dateneingabe verwendet:

• Arbeitstage werden normal dargestellt.
• Feiertage werden in Rot dargestellt.
• Ruhetage (keine Werktage) werden in Blau dargestellt
• Aktueller Tag wird gelb hervorgehoben.

Mehrere Zeilen der Tage

Durch Duplizieren der Tageszeile können Sie zusätzliche Informationen zum selben Tag eingeben, z. B. Zeiten pro Projekt, Anmerkungen oder anderes.
Zur Unterscheidung der nachfolgenden Zeilen wurde die Tagesbeschreibung leicht eingerückt.

Zeilen Übertrag, Start, Total und Saldo

Die Zeilen Übertrag, Start, Total und Saldo sind fett gedruckt. In diesen

• Übertragszeile - Zeigt automatisch die Ferien- und Arbeitsstunden des Vorjahres an, die in den Eigenschaften → Anfang eingegeben wurden.
• Start-Zeilen - Beziehen sich auf den Jahresanfang und Monatsbeginn. Sie dienen zur Angabe der Anfangswerte der Ferientage oder Arbeitsstunden.
• Total-Zeilen (Totalsumme) - Beziehen sich auf die Werte per Monats- und Jahresende. Die Summen der Spalten mit Werten werden automatisch übernommen.
• Saldo-Zeilen - Werden automatisch vom Programm berechnet und zeigen die progressiven Summen der Spalten, die Werte haben.

Ansicht der Tabelle Journal

Die Journal-Tabelle besteht aus mehreren Spalten, um eine Vielzahl von Anforderungen abzudecken.
Je nach Ansicht werden vordefinierte Spalten angezeigt:

• Basis - Präsentiert die Hauptspalten
• Minimal - Präsentiert die Spalten, wo eingegeben wird
• Komplett - Präsentiert alle Spalten der Journal-Tabelle.

Spalten der Tabelle Journal - Ansicht 'Basis'

Die Ansicht Basis enthält die grundlegenden Spalten (Hauptspalten) zur Anwendung für die Verwendung der Arbeitszeiterfassung.

Datum

Die Spalte ist geschützt. Hier wird das Datum des Tages eingegeben.

Feiertag

Einen Code eingeben, der anzeigt, ob der Tag ein Feiertag ist.
Wird kein Wert eingegeben, werden die in den Dateieigenschaften oder mit dem Code W gefolgt von einem Wert, eingestellten Werte übernommen (siehe unten).

Verfügbare Werte:

• Leer - Arbeitstag
• 0 - Um den aktuellen Tag als Feiertag festzulegen (Zeile in Rot dargestellt).
  Wenn es sich um einen Tag handelt, der allgemein als "Feiertag" gilt, an dem Sie aber arbeiten müssen, müssen Sie "Arbeitstag" auswählen.
• 1 - Um den aktuellen Tag als arbeitsfreier Tag einzugeben (Zeile in Blau dargestellt).
• 2 - Um den aktuellen Tag als Arbeitstag festzulegen. Überschreibt den Standardwert.
• [0] - Feiertag automatisch eingestellt (Zeile in Rot dargestellt); wird aus den Dateieigenschaften übernommen. In der Spalte Sollzeit wird kein Wert angezeigt.
• [1] - Arbeitsfreier Tag automatisch eingestellt (Zeile in Blau dargestellt); wird aus den Dateieigenschaften übernommen. In der Spalte Sollzeit wird kein Wert angezeigt.
• W0 - Um den aktuellen Wochentag als Feiertag einzugeben. Das Programm wird denselben Wochentag, in den folgenden Wochen automatisch mit dem Wert (0) bezeichnen.
• W1 - Um den aktuellen Wochentag als arbeitsfreier Tag einzugeben. Das Programm wird denselben Wochentag, in den folgenden Wochen automatisch mit dem Wert (1) bezeichnen.
• W2 - Um den aktuellen Wochentag als Arbeitstag festzulegen. Das Programm wird denselben Wochentag, in den folgenden Wochen automatisch mit dem Wert (2) bezeichnen.
• WR (Reset) - Um den aktuellen Wochentag mit dem in den Dateieigenschaften angegebenen Wert zurückzusetzen.
• WA - Um den aktuellen Wochentag mit dem in den Dateieigenschaften angegebenen Wert zurückzusetzen. Das Programm wird denselben Wochentag, in den folgenden Wochen automatisch mit dem in den Dateieigenschaften angegebenen Wert bezeichnen.

Beschreibung Tag

Vom Programm benutzte Spalte zum automatischen Einfügen des Namens des Tages aufgrund des Datums.
Wenn Sie einen anderen Text (Tages-Beschreibung) als den vom Programm angezeigten wünschen, geben Sie einen Text mit vorangehendem Zeichen # (z.B. #Weihnachten, #Nationalfeiertag) ein.

Anmerkungen

Man kann selber eigene Anmerkungen anbringen.

Anfang1, Ende1, Anfang2, Ende2, ...

In diesen Spalten die Uhrzeit Anfang und Ende der Arbeit eingeben. Die Anfangswerte dürfen nicht tiefer sein als der Wert des vorherigen Ende.
Die Spalten Total und Differenz werden vom Programm automatisch aktualisiert.

Krankheit

Spalte für die Eingabe von krankheitsbedingten Abwesenheitszeiten.

Ferien

Spalte für die Eingabe von Ferienstunden.

Korrektur

Spalte zur Eingabe eines Anpassungswertes.

Total

Geschützte Spalte; wird vom Programm zur automatischen Eingabe der Summe von Arbeitsstunden, Überstunden, Abwesenheiten und Korrekturen benutzt.

Code Sollzeit

Die Spalte dient dazu, im Bedarfsfall den Wert der Sollzeit (Stunden, die man täglich arbeiten soll) zu ändern.
Wenn der Code Sollzeit (Due code) leer gelassen wird, wird der Wert der Sollzeit automatisch vom Programm vervollständigt, aufgrund von den Einstellungen der Datei aus Menü Datei → Eigenschaften (Stammdaten) → Anfang.

Um den Wert der Sollzeit aus der Journal-Tabelle zu ändern:

• Sollzeit zurücksetzen
  Codes, die in der Spalte Sollzeit eingegeben werden müssen, um die täglich zu leistenden Arbeitsstunden zurückzusetzen, beginnend mit der Zeile, in der Sie sich befinden. Der neue Wert muss dann in der Spalte Sollzeit eingegeben werden:
  • DS (Set Today) - Setzt den aktuellen Tag fest, ohne die anderen Tage zu ändern. 
  • WS (Set Week Day) - Setzt den vordefinierten Wert für den Wochentag (z.B. Dienstag) und für die gleichen folgenden Tage fest.
  • PS (Set Predefined) - Setzt die fälligen Stunden ab diesem Tag und für alle folgenden Tage fest (mit denselben Einstellung).
• Codes für das Zurücksetzen der täglichen Sollzeit
  • WR (Reset Week Day) - Entfernt den vordefinierten Wert für den Wochentag.
  • WA (Reset All Week Days) - Entfernt alle vordefinierten Werte relativ zu den Wochentagen
  • PR (Reset Predefined) - Entfernt den vorhandenen allgemeinen vordefinierten Wert.
  • PA (Reset Predefined and Week Day) - Setzt den allgemeinen vordefinierten Wert und die Werte der Woche zurück. Wie wenn alles von vorne beginnen sollte.
• Progressiver Reset-Code
  • RP Progressiver Reset - Startet den Wert der progressiven Spalte von Null auf.
    Geben Sie diesen Code zu Beginn des Monatszeile ein, wenn alle Stunden mit dem Stundenlohn des Vormonats bezahlt wurden.

Sollzeit

Die Spalte ist geschützt. Das Programm berechnet automatisch die Differenz zwischen den geleisteten Arbeitsstunden und den pro Tag zu arbeitenden Stunden. Am Ende des Monats und des Jahres werden auch die Gesamtsummen der Sollzeit angezeigt.

• Wenn es in der Spalte Sollzeit keinen Code Sollzeit gibt, werden die Stunden vom Programm eingerichtet, aufgrund der vordefinierten Werte, die in den Eigenschaften → Anfang eingerichtet worden sind.
• Wenn es in der Spalte Sollzeit einen Code gibt (siehe vorherigen Abschnitt), wird der angegebene Wert gebraucht.
• In den Zeilen der Spalte Feiertag steht 0 (Feiertag) oder 1 (kein Arbeitstag). In der Spalte Sollzeit ist die Zelle leer.

Differenz

Die Spalte ist geschützt. Das Programm berechnet automatisch die Differenz zwischen den geleisteten Arbeitsstunden (Total) und den täglich zu leistenden Stunden (Sollzeit). Die Differenzsummen werden auch am Monats- und am Jahresende angezeigt.

Progressiv

Die Spalte ist geschützt. Das Programm berechnet automatisch die progressive Differenz zwischen den geleisteten Arbeitsstunden (Total) und den täglich zu leistenden Stunden (Sollzeit). Am Ende des Monats und des Jahres werden auch die Summen der progressiven Differenz angezeigt.

Spalten der Tabelle Journal - Ansicht 'Komplett'

Die Ansicht Komplett gibt es zusätzlich zu den Spalten der Ansicht Basis weitere Spalten.

Sektion

Die Spalte ist geschützt. Sie wird vom Programm verwendet, um zwischen den für die Dateneingabe zu verwendenden Zeilen und den systemspezifischen Zeilen zu unterscheiden.

Bei den Zeilen, die für die Eingabe und Bearbeitung von Daten (Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Feiertage usw.) verwendet werden, ist die Zelle der Spalten Sektion leer.

Die systemspezifischen Zeilen, die vom Programm zur Berechnung verwendet werden, haben einen spezifischen Identifikations-Code in der Zelle der Spalte Sektion.

Dieser Code darf nicht geändert werden, da sonst die Summen falsch sein können.
Beispiele für verwendete Codes: AllStart, YearStart_2020, MonthStart_202001, MonthTotal_202001, MonthBalance_202001, SpaceAfterMonth_202001. 
Der Wert ist ein Identifikations-Code, der aus mehreren Elementen besteht:

Periode

• All - In Bezug auf die Zeilen
• Year - In Bezug auf die Zeilen des Jahres
• Month - In Bezug auf die Zeilen des Monats
• Week - In Bezug auf die Zeilen der Woche
• Day - In Bezug auf die Zeilen des Tages

Typ

• CarryForward - Übertragszeilen aus dem Vorjahr. Das Programm fügt automatisch die in den Dateieigenschaften angegebenen Überträge ein
• Start - Anfangszeilen. Für die Eingabe der Anfangswerte (geplante Ferientage, Korrekturen Feriensaldo)
• Total - Zeilen Totalsumme, mit den Totalsummen bezüglich der Spalten. Sie werden in den Total-Zeilen summiert (Spalten, die sich auf die Tageszeiten beziehen, Korrekturen der Sektion Start und CarryForward). 
• Balance - Die Totalsumme der Ferien. Die Totalsumme der Ferien finden Sie in den Übertragszeilen und Anfang, minus Totalsumme der täglichen Ferien.
• SpaceAfterMonth - Um anzuzeigen, dass eine leere Zeile vorhanden sein muss (Jahr, Monat oder Tag, auf die sich der Identifikator bezieht).

Beschreibung

Spalte zur Eingabe einer zusätzlichen Beschreibung.

Code 1

Diese Spalte wird verwendet, um eine eventuelle Kundennummer, ein Projekt oder anderes anzugeben.

Arbeit1 und Arbeit2

Die Spalten Arbeit1 und Arbeit2 dienen insbesondere in der Vorlage Arbeitszeiterfassung vereinfacht und zwar zur Eingabe von gearbeiteten Stunden. In der Experimental-Version können sie zudem zur Berechnung bestimmter Arbeitszeiten (z.B. Nachtschichten, Feiertage) benutzt werden.
Parallel zu diesen Spalten werden auch die Zusatzspalten verwendet (siehe Erläuterungen unten).

Arbeitszeit

Die Spalte ist geschützt. Totalsumme der gearbeiteten Stunden, vom Programm berechnet.

Detail

Die Spalte ist geschützt. Sie wird vom Programm verwendet, um Arbeitsdetails (z.B. Projekte) automatisch anzuzeigen. Siehe Projekte verwalten.

Zuschlag

Sie können die extra bezahlte Arbeitszeit in Stunden und Minuten eingeben. Diese Spalte kann auch für die Verwaltung von nachgeholten Stunden oder Abzüge bei Verspätungen und anderes benutzt werden.

%Zuschlag

Sie können den Prozentsatz der zusätzlichen Arbeitszeiten, welche extra ausbezahlt werden, eingeben.
Falls am selben Tag Stunden ohne Zuschlag und Stunden mit Zuschlag geleistet werden, müssen die Zeiten auf zwei Zeilen eingegeben werden:

• Zeile Tag hinzufügen
• In der ersten Zeile wird die normale Arbeitszeit (Anfang und Ende) eingegeben.
• In der zweiten Zeile werden die zusätzlichen Stunden und der entsprechende Prozentsatz angegeben.
  Wenn Sie die tägliche Gesamtsumme direkt in der Tabelle haben möchten, muss eine Zeile Tagestotal hinzugefügt werden.

Berechneter Zuschlag

Die Spalte ist geschützt. Sie wird vom Programm verwendet, um die zusätzliche Zeit zu berechnen, die in der Spalte Zuschlag oder %Zuschlag angegeben ist.

Total Zuschlag

Die Spalte ist geschützt. Sie wird vom Programm verwendet, um die gesamte zusätzliche Zeit zu berechnen, die in der Spalte Zuschlag oder %Zuschlag angegeben ist.
Dieser Wert wird in der Spalte Total addiert.

Dienst

Abwesenheit

Die Spalte ist geschützt. Vom Programm berechnete Totalzeit der Abwesenheit.

Unterteilung1 und Unterteilung2

Diesen Spalten können verwendet werden, um die Zeit anzugeben, die man für ein bestimmtes Projekt gebraucht hat.

Hinzufügen von weiteren Spalten

Mittels Befehl Spalten einrichten aus Menü Daten können Spalten hinzugefügt werden, oder schon vorhandener Spalten die Überschriften geändert werden.

Derzeit erscheinen die hinzugefügten Spalten nicht im Monatsbericht.