Berechnungslogik des Budgets

Banana Buchhaltung verwendet die Buchhaltungs- und Planungsdaten, um Salden, Budgetwerte, Berichte sowie Vergleiche zwischen Budget- und Buchhaltungswerten automatisch zu erstellen.

Auf dieser Seite wird erläutert, wie das Programm diese Daten verarbeitet und die Planwerte berechnet.

Berechnungsjournal

Die Grundlage für die Verarbeitung der Buchhaltungs- und Planungsdaten bildet das Berechnungsjournal.

Dabei handelt es sich um eine interne Datenstruktur, die Banana Buchhaltung automatisch erstellt, um die in der Datei enthaltenen Informationen zu verarbeiten. Das Berechnungsjournal dient unter anderem zur Berechnung folgender Elemente:

• Bilanz
• Erfolgsrechnung
• Kontoauszüge
• MWST/USt-Abrechnungen
• Budgetwerte
• Vergleiche zwischen Budget- und Buchhaltungswerten

Das Berechnungsjournal enthält alle für die Berechnungen erforderlichen Bewegungen, darunter die Eröffnungssalden, die tatsächlichen Buchungen und die Planbuchungen.

Der Ablauf lässt sich vereinfacht wie folgt darstellen:

Buchhaltungs- und Budgetdaten → Berechnungsjournal → Berechnete Werte → Berichte und Vergleiche

Entwickler können über die Buchhaltungs-API mit der Funktion Journal (nur auf Englisch) auch auf die Bewegungen des Berechnungsjournals zugreifen.

Erstellung des Berechnungsjournals

Zur Verarbeitung der Buchhaltungs- und Planungsdaten erstellt Banana Buchhaltung anhand der vom Benutzer erfassten Angaben automatisch ein internes Berechnungsjournal.

Darin werden alle Zeilen erzeugt, die erforderlich sind, um die buchhalterischen Auswirkungen der einzelnen Bewegungen einschliesslich der Eröffnungssalden abzubilden.

Jede Zeile enthält die für die Verarbeitung erforderlichen Angaben, darunter:

• Herkunft der Bewegung, um Buchhaltungs- und Budgetdaten zu unterscheiden
• Art des Vorgangs, z.B. Eröffnungssaldo, Buchung, Übertrag oder Ausgleich
• Bezugsdatum
• Beschreibung
• Konto
• Kontoart, z.B. normales Konto, Kostenstelle oder Profitstelle
• Betrag in Basiswährung
• Betrag in der Kontowährung
• allfällige zusätzliche Angaben aus der Buchung

Im Berechnungsjournal stehen positive Beträge für Sollbewegungen und negative Beträge für Habenbewegungen.

Bei jeder Neuberechnung wird das Berechnungsjournal automatisch neu erstellt. Das Programm:

• erzeugt die Zeilen der tatsächlichen Buchungen
• erzeugt die Zeilen der Planbuchungen
• führt die erforderlichen Berechnungen durch
• verwendet die Ergebnisse zur Aktualisierung der Werte, Berichte und Ausdrucke

Für die Verarbeitung der Planungsdaten verwendet Banana Buchhaltung eine auf der doppelten Buchhaltung basierende Berechnungslogik. Dadurch können die Daten auch bei unterschiedlichen Buchhaltungsarten nach einheitlichen Grundsätzen verarbeitet werden.

Berechnung der tatsächlichen Werte

Zur Berechnung der tatsächlichen Werte fügt Banana Buchhaltung dem Berechnungsjournal automatisch die Zeilen der Buchhaltung hinzu.

Die aktuellen Werte werden anhand folgender Daten berechnet:

• Eröffnungssalden in der Tabelle Konten
• Buchungen in der Tabelle Buchungen

Eröffnungssalden

Für jedes Konto mit einem Eröffnungssaldo erstellt das Programm im Berechnungsjournal automatisch eine Zeile mit folgenden Angaben:

• Anfangsdatum der Buchhaltung
• Konto
• Betrag des Eröffnungssaldos

Diese Zeilen bilden die Ausgangssituation der Buchhaltung und die Grundlage für die weiteren Berechnungen.

Buchungen

Anschliessend fügt das Programm die aus den tatsächlichen Buchungen erzeugten Zeilen hinzu.

Eine Buchung kann im Berechnungsjournal mehrere Zeilen erzeugen, beispielsweise für:

• Sollkonto
• Habenkonto
• MWST/USt-Konto
• Kostenstellen
• Profitstellen
• Segmente

Für jedes betroffene Konto wird eine Zeile mit dem entsprechenden Betrag erzeugt:

• positiv für Sollbewegungen
• negativ für Habenbewegungen

Mit dieser Methode kann das Programm Salden, Bewegungen, Bilanzen, Berichte und Vergleiche mit den Budgetwerten einheitlich verarbeiten.

Berechnung der Budgetwerte

Zur Berechnung der Budgetwerte erstellt Banana Buchhaltung automatisch die entsprechenden Zeilen im Berechnungsjournal.

Diese Zeilen werden anhand folgender Daten erzeugt:

• der Eröffnungssalden in der Tabelle Konten
• der Planbuchungen in der Tabelle Budget
• der Werte in der Spalte Budget der Tabellen Konten und Kategorien, sofern keine Tabelle Budget vorhanden ist.

Eröffnungssalden

Wie bei den tatsächlichen Buchhaltungswerten verwendet das Programm auch für die Budgetwerte die Eröffnungssalden aus der Tabelle Konten.

Für jedes Konto mit einem Eröffnungssaldo wird automatisch eine Budgetzeile erzeugt, welche die Ausgangssituation der Finanzplanung darstellt.

Planbuchungen

Wenn die Tabelle Budget verwendet wird, erzeugt das Programm anhand der darin erfassten Planbuchungen automatisch die entsprechenden Zeilen im Berechnungsjournal.

Die Logik entspricht derjenigen der tatsächlichen Buchungen: Für jede Planbuchung werden die erforderlichen Zeilen erzeugt, um ihre Auswirkungen auf die betroffenen Konten abzubilden.

Folgende Planbuchungen können verarbeitet werden:

• Buchungen mit manuell erfassten Beträgen
• Buchungen mit Berechnungsformeln
• Buchungen mit Mengen und Preisen
• wiederkehrende/wiederholende Buchungen

Wie bei den Buchungen wird auch bei Planbuchungen, die mehrere Konten umfassen, für jedes betroffene Konto automatisch eine eigene Budget-Journalzeile erzeugt.

Wiederkehrende/wiederholende Planbuchungen

Für wiederkehrende Geschäftsvorgänge können Sie in der Tabelle Budget Wiederholungen festlegen.

Anhand des Wiederholungscodes erzeugt das Programm automatisch die zukünftigen Buchungen für den erforderlichen Auswertungszeitraum.

Die Wiederholungen werden anhand folgender Angaben berechnet:

• Anfangsdatum
• Enddatum
• Wiederholungscode

Wenn Sie beispielsweise im Januar eine Miete mit monatlicher Wiederholung erfassen, erzeugt das Programm automatisch die entsprechenden Buchungen für die  folgenden Monate.

Wird eine Buchung auf den 31. eines Monats festgelegt, verwendet das Programm in Monaten mit weniger als 31 Tagen automatisch den letzten verfügbaren Tag.

Ebenso werden bei einer Buchung, die als Monatsendbuchung festgelegt ist, die folgenden Daten automatisch an den letzten Tag des jeweiligen Monats angepasst.

Wiederkehrende Buchungen können ausserdem folgende Angaben enthalten:

• Berechnungsformeln
• Mengen
• Stückpreise 
• Kostenstellen
• Segmente
• MWST/USt-Codes

Mit diesem Verfahren können Planwerte auch für längere Zeiträume berechnet werden, ohne dass jede zukünftige Buchung einzeln erfasst werden muss.

Jahresbudget ohne Tabelle Budget

Wenn keine Tabelle Budget verwendet wird, erzeugt Banana Buchhaltung die Budgetzeilen automatisch anhand der Werte in der Spalte Budget der Tabellen Konten und Kategorien.

Dabei führt das Programm folgende Schritte aus:

• Es ermittelt die Anzahl der Monate des Buchhaltungszeitraums.
• Es berechnet die Budgetwerte für jeden Monat.
• Es verteilt den Jahresbetrag auf die einzelnen Perioden.

Allfällige Rundungsdifferenzen werden in der letzten Periode automatisch ausgeglichen.

Dadurch kann auch das direkt in den Konten oder Kategorien erfasste Jahresbudget in Berichten verwendet werden. Eine detaillierte Aufschlüsselung nach einzelnen Planbuchungen ist dabei jedoch nicht verfügbar.

Nach ihrer Erzeugung werden alle Budgetzeilen nach Datum aufsteigend sortiert, damit die Berechnungen korrekt durchgeführt werden können.

Berechnung der Spalte Betrag

Für jede Planbuchung in der Tabelle Budget ermittelt Banana Buchhaltung den Betrag, der für die Berechnung der Planwerte verwendet wird.

Der Betrag wird nach folgender Priorität bestimmt:

1. Formeln
2. Mengen × Stückpreis
3. Manuell erfasster Betrag

Ist eine Formel vorhanden, verwendet das Programm das Ergebnis der Formel.

Ist keine Formel vorhanden, sind jedoch eine Menge und ein Stückpreis angegeben, wird der Betrag durch Multiplikation dieser beiden Werte berechnet.

In allen anderen Fällen verwendet das Programm den in der Spalte Betrag erfassten Wert.

Dank dieser Prioritätsreihenfolge können Sie in derselben Tabelle Buchungen mit festen Beträgen, anhand von Mengen und Preisen berechneten Beträgen oder durch Formeln dynamisch ermittelten Werten verwenden.

Auswertung der JavaScript-Formeln

Die Formeln in der Tabelle Budget werden von einem in Banana Buchhaltung integrierten JavaScript-Interpreter verarbeitet.

Beim Erstellen des Berechnungsjournals initialisiert das Programm die für die Ausführung der Budgetformeln erforderliche Umgebung.

Initialisierung des Interpreters

Vor der Ausführung der Formeln wird der JavaScript-Interpreter initialisiert. Dabei werden folgende Inhalte geladen:

• die vordefinierten Skripte von Banana Buchhaltung
• der Inhalt der Datei _budget.js, sofern diese in der Tabelle Dokumente vorhanden ist

Die Datei _budget.js kann für folgende Zwecke verwendet werden:

• benutzerdefinierte Variablen initialisieren
• spezifische Berechnungsfunktionen definieren
• benutzerdefinierte Automatisierungen für die Finanzplanung festlegen.

Reihenfolge der Formelberechnung

Die Formeln werden fortlaufend in der zeitlichen Reihenfolge der Buchungen verarbeitet.

Haben mehrere Planbuchungen dasselbe Datum, wird ihre jeweilige Verarbeitungsreihenfolge beibehalten.

Der Status des JavaScript-Interpreters bleibt während der Berechnung erhalten. Dadurch können nachfolgende Formeln Werte oder Variablen verwenden, die bei vorherigen Berechnungen ermittelt wurden.

Auch die Formeln in wiederkehrenden Buchungen werden entsprechend der zeitlichen Reihenfolge der erzeugten Buchungen verarbeitet.

Die Reihenfolge der Buchungen kann daher das Ergebnis von Formeln beeinflussen, die von zuvor berechneten Werten abhängen.

Fremdwährungen und MWST/USt

Bei Buchhaltungen mit Fremdwährungen:

• wird zunächst der Betrag in der Kontowährung berechnet
• anschliessend wird der Gegenwert in der Basiswährung berechnet

Das bedeutet, dass das Ergebnis einer Berechnungsformel davon abhängen kann, zu welchem Zeitpunkt sie innerhalb der zeitlichen Abfolge der Finanzplanung ausgeführt wird.

Ist keine besondere Formel für die Basiswährung vorhanden, verwendet Banana Buchhaltung den vom System vorgesehenen Wechselkurs zur Berechnung des Gegenwerts.

Bei Buchungen mit MWST/USt berechnet das Programm die Steuer automatisch anhand des endgültigen Buchungsbetrags neu.

Fortlaufende Berechnungen im Zeitverlauf

Die Berechnungsformeln werden fortlaufend entsprechend der zeitlichen Reihenfolge der Planbuchungen verarbeitet.

Das bedeutet, dass jede Buchung die bis zu diesem Zeitpunkt berechneten Salden, Werte und Ergebnisse verwenden kann.

Enthält beispielsweise eine Buchung im Februar eine Formel, die den Saldo eines Kontos abruft, berücksichtigt das Programm die bis zu diesem Zeitpunkt verarbeiteten Buchungen, jedoch nicht diejenigen der nachfolgenden Monate.

Dieses Vorgehen ermöglicht Finanzsimulationen, die den zeitlichen Verlauf der Finanzplanung korrekt berücksichtigen.

Berechnung der Spalte Total in der Tabelle Budget

Die Spalte Total der Tabelle Budget wird automatisch berechnet. Sie zeigt den Gesamtbetrag der Planbuchung für den in den Dateieigenschaften festgelegten Buchhaltungszeitraum an.

• Bei einer einmaligen Buchung entspricht der Wert in der Spalte Total dem Buchungsbetrag.
• Bei einer wiederkehrenden Buchung entspricht der Wert in der Spalte Total der Summe aller Wiederholungen innerhalb des Buchhaltungszeitraums.
• Die Spalte Total bleibt leer, wenn die Planbuchung ausserhalb des in der Datei festgelegten Buchhaltungszeitraums liegt.

Berechnung der Werte nach Perioden

Nach der Erstellung des Berechnungsjournals verwendet Banana Buchhaltung dessen Daten zur Berechnung der Bilanz, der Erfolgsrechnung, der Kontoauszüge und weiterer Auswertungen.

Für jede ausgewählte Periode werden sowohl die Buchhaltungswerte als auch die Budgetwerte berechnet.

Für jedes Konto können folgende Werte berechnet werden:

• Anfangssaldo der Periode
• Sollbewegungen
• Habenbewegungen
• Gesamtbewegung der Periode
• Endsaldo

Der Endsaldo ergibt sich aus dem Anfangssaldo und den innerhalb der Periode erfolgten Bewegungen.

Da jede Bewegung im Berechnungsjournal einem Datum zugeordnet ist, können dieselben Daten für unterschiedliche Perioden ausgewertet werden, beispielsweise nach Monaten, Quartalen, Halbjahren oder Jahren.

Vergleich zwischen Budget- und Buchhaltungswerten

Da die Buchhaltungs- und Budgetdaten nach derselben Struktur verarbeitet werden, kann Banana Buchhaltung sie direkt miteinander vergleichen.

In den Berichten können folgende Werte angezeigt werden:

• Buchhaltungswert beziehungsweise tatsächlicher Wert
• Budgetwert
• absolute Abweichung
• prozentuale Abweichung

Die Abweichungen zeigen den Unterschied zwischen den geplanten und den tatsächlich erfassten Werten. Dadurch können Sie überprüfen, inwieweit die tatsächliche Entwicklung mit der Finanzplanung übereinstimmt.

Der Vergleich ermöglicht Ihnen:

• das Erreichen der festgelegten Ziele zu überprüfen
• Unterschiede zwischen den Budget- und Buchhaltungswerten festzustellen
• Abweichungen bei Aufwänden und Erträgen zu analysieren
• die geplante mit der tatsächlichen Liquidität zu vergleichen
• die wirtschaftliche und finanzielle Entwicklung zu überwachen

Weitere Informationen zur Anzeige und Analyse dieser Werte finden Sie auf der Seite Ausdrucke und Berichte zur Finanzplanung.

Kombinierte Auswertungen

Mit Banana Buchhaltung können Sie auch Auswertungen erstellen, die Buchhaltungs- und Budgetwerte miteinander kombinieren.

Bei einer kombinierten Auswertung:

• werden bis zu einem bestimmten Datum die tatsächlichen Buchhaltungswerte verwendet
• werden ab dem darauffolgenden Datum die Budgetwerte verwendet

So erhalten Sie eine aktualisierte Finanzplanung, die bereits erfasste Ergebnisse mit den Planwerten für den zukünftigen Zeitraum verbindet.

Während des Jahres können Sie beispielsweise für die bereits vergangenen Monate die tatsächlichen Buchhaltungswerte verwenden und das restliche Jahr mit den Budgetwerten der kommenden Monate ergänzen.

Kombinierte Auswertungen gehören zu den erweiterten Funktionen und können über folgende Möglichkeiten erstellt werden:

• Skripte
• Webserver
• API von Banana Buchhaltung

Kombinierte Finanzplanung

Banana Buchhaltung ermöglicht auch die Kombination von:

• effektiven Buchhaltungsdaten
• Budgetdaten

Bei dieser Art der Berechnung:

• werden bis zu einem bestimmten Datum die effektiven Buchhaltungswerte verwendet
• ab dem festgelegten Datum die Budgetwerte

Dadurch lassen sich aktuelle Finanzsimulationen erstellen, die Folgendes miteinander verbinden:

• bereits erfasste Ergebnisse
• zukünftige Budgetwerte
• die erwartete Entwicklung der Liquidität und der Vermögenslage

Diese Funktion steht zur Verfügung über:

• Skripte
• den Web Server
• die API von Banana Buchhaltung

Neuberechnung der Planungsdaten

Die Planwerte hängen von den in der Datei enthaltenen Daten ab. Wenn sich diese Daten ändern, führt Banana Buchhaltung die erforderlichen Berechnungen erneut durch und aktualisiert die Ergebnisse.

Automatische Neuberechnung

Die Neuberechnung erfolgt normalerweise automatisch, wenn Daten geändert werden, die sich auf die Finanzplanung auswirken, oder wenn eine Auswertung angefordert wird.

Eine Neuberechnung erfolgt beispielsweise, wenn:

• Planbuchungen in der Tabelle Budget geändert werden
• der Buchhaltungszeitraum geändert wird
• die Tabelle Konten geändert wird
• die Buchungen aktualisiert werden
• ein Bericht oder Ausdruck erstellt wird

Nach der Neuberechnung werden alle von der Finanzplanung abhängigen Werte aktualisiert, darunter:

• die Budgetwerte (Spalte Budget) in den Tabellen Konten und Kategorien
• die Spalte Total der Tabelle Budget
• die Berichte zur Finanzplanung
• die Vergleiche zwischen Budget- und Buchhaltungswerten

Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn folgende Elemente geändert werden:

• die Tabelle MWST/USt-Codes
• die Datei _budget.js
• andere JavaScript-Dateien, die in den Budgetformeln verwendet werden

In diesen Fällen müssen Sie den Befehl Buchhaltung nachkontrollieren und nachrechnen im Menü Aktionen ausführen.

Leistung bei komplexen Finanzplanungen

Die für die Neuberechnung benötigte Zeit hängt von der Menge und Komplexität der zu verarbeitenden Daten ab, insbesondere von:

• der Anzahl der Konten und Gruppen
• der Anzahl der Planbuchungen
• der Anzahl der erzeugten wiederkehrenden Buchungen
• dem Vorhandensein und der Komplexität der Formeln
• der Dauer des Planungszeitraums

Je länger der Planungszeitraum ist, desto mehr Buchungen muss Banana Buchhaltung möglicherweise erzeugen und verarbeiten.

Bei besonders umfangreichen oder komplexen Finanzplanungen kann die fortlaufende automatische Neuberechnung die Dateneingabe in der Tabelle Budget verlangsamen. In diesem Fall können Sie über das Menü Datei > Eigenschaften (Stammdaten) > Registerkarte 'Optionen' > Option 'Totalsummen manuell nachrechnen (F9))' aktivieren.

Wenn diese Option aktiviert ist, aktualisieren Sie die Werte mit dem Menübefehl Aktionen > Buchhaltung nachkontrollieren.